АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА БАЗЕ СИСТЕМЫ "ДЕЛО"

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА БАЗЕ СИСТЕМЫ "ДЕЛО" Каменева Екатерина Михайловна – главный специалист – эксперт отдела внедрения компании "Электронные Офисные Системы"

Определение понятия делопроизводства (документационного обеспечения управления); Взаимосвязь организации и автоматизации делопроизводства; Способы автоматизации делопроизводства; Реализация основных функций делопроизводства (регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа и т.д.) с помощью системы автоматизации; Условия, необходимые для успешной автоматизации делопроизводства; Основные риски при внедрении системы автоматизации делопроизводства и пути их минимизации. План лекции

Документационное обеспечение управления Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами Организация работы с официальными документами –организация документооборота, храненияи использования документов в текущей деятельности учреждения Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам Организация документооборота(движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления) Обработка исполненных и отправляемых документов Использование документов в текущей деятельности учреждения Хранение документов в текущей деятельности учреждения Прием и первичная обработка входящих документов Исполнение документов, контроль за исполнением Предва-рительное рассмотрение документов Регист-рация доку-ментов Органи-зация движения документов

Документационное обеспечение управление является важным аспектом работы любой организации: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От рациональной организации работы с документами зависит не только быстрота, оптимальность и качество принимаемых решений, своевременность доведения их до исполнителей и осуществление контроля за исполнением, а также деятельность организации в целом. Документационное обеспечение управления

Организация делопроизводства В настоящее время нельзя рационально организовать документационное обеспечение управления без применения систем автоматизации делопроизводства. Журнальная и картотечная форма регистрации, контроль за исполнением с помощью бумажных контрольных картотек, поиск с помощью бумажных информационно-справочных картотек являются устаревшими и не эффективными. Если в организации не готовы к полной автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота), то в настоящее время необходимо автоматизировать отдельные функции делопроизводства: регистрацию, поиск, контроль за исполнением и т.д.

Организация и автоматизация ДОУ • Организация и автоматизация ДОУ связаны: • без рационально организованной работы с документами нельзя получить максимальный эффект от автоматизации; • в настоящее время нельзя рационально организовать работу с документами без использования систем автоматизации. Организация ДОУ Организация ДОУ Автоматизация ДОУ Автоматизация ДОУ

Способы автоматизации делопроизводства - поэтапная (постепенная) автоматизация делопроизводства: установка ограниченного числа рабочих мест (в основном сотрудникам службы ДОУ) и автоматизация отдельных функций делопроизводства с постепенным наращиванием функционала системы и подключением новых рабочих мест. - комплексная автоматизация делопроизводства: автоматизациях всех функций делопроизводства и установка рабочих мест системы всем сотрудникам, участвующим в работе с документами.

Этапы внедрения системы

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Назначение системы «ДЕЛО» Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" может использоваться в двух целях: Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

Настройка систем автоматизации делопроизводства Любая система автоматизации делопроизводства перед началом ее эксплуатации должна быть настроена на структуру организации и правила ведения делопроизводства конкретной организации. Под структуройорганизации понимается состав и организационная подчиненность подразделений предприятия, а также перечень должностных лиц. Настройка системы на структуру организации необходима для правильного, быстрого и точного прохождения документов. К моменту внедрения системы в организации уже могут существовать устоявшиеся правила делопроизводства. Для того чтобы система смогла поддерживать эти правила, их нужно выявить на этапе проведения обследования и настроить систему с их учетом. Система автоматизации делопроизводства должна позволять в любой момент производить ее перенастройку в связи с изменениями в структуре организации и правилах ведения делопроизводства.

Структура системы «ДЕЛО»

Регистрация документов Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Преследует три цели: • учет документов; • контроль за их исполнением; • справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в пределах групп один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов В службе ДОУ следует централизовано регистрировать: • входящие документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации; • распорядительные документы за подписью руководителя; • переписку за подписью руководителя; • протоколы и решения коллегиальных органов. Регистрация остальных организационно-распорядительных документов зависит от размера организации и объема документооборота: В небольших организациях с маленьким объемом документооборота целесообразно регистрировать организационно-распорядительные документы в службе ДОУ. В крупных организациях с достаточно большим объемом документооборота регистрация и хранение остальных внутренних и исходящих организационно-распорядительных документов (т.е. неназванных выше), проводится в структурных подразделениях по месту их образования. В этих же структурных подразделениях регистрируются входящие документы, адресованные в структурное подразделение или его руководителю.

Регистрация документов Система автоматизации должна позволять проводить регистрацию всех необходимых видов документов централизованным или децентрализованным способом. При этом разграничивать права для пользователей на регистрацию, редактирование, удаление документов и доступ к ним.

Регистрация документов Регистрационные карточки документов, создаваемые при регистрации, должны содержать перечень реквизитов, установленный действующими нормативными актами (например, п. 4.1.8. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536) и позволять расширять этот перечень дополнительными реквизитами.

Регистрация документов Во время регистрации документу присваиваются дата и регистрационный номер, который состоит из порядкового номера и может дополняться буквенным или цифровым индексом: структурного подразделения, дела по номенклатуре дел и т.д. Система должна позволять автоматически формировать регистрационные номера документа с учетом требований инструкции по делопроизводству. Регистрационная карточка документа Настройка индекса конкретной группы документа в модуле «Справочники»

Регистрация документов

Регистрация документов Система автоматизации должна поддерживать однократную регистрацию документов. При этом должно отслеживаться движение документов, как в электронном, так и в бумажном виде.

Регистрация документов Установка связки с другим документом (документами)

Регистрация документов Прикрепление к РК файла с документом

РК Регистрация документов Схема поточного ввода бумажных документов.

Регистрация документов Электронная цифровая подпись файлов документов

Регистрация документов Проверка электронной цифровой подписи файла документа

Регистрация документов Некоторые преимущества автоматизированной формы регистрации по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации: • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; • экономия времени при заполнении электронной РК благодаря справочникам и «стандартным текстам»; • дальнейший быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационной (регистрационно-контрольной) карточки; • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам и другие. • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе; • однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа; • автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек в системе: экономия трудовых и материальных ресурсов, связанная с отказом от копирования документов и передачи бумажных копий в подразделения; • автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и т.д.

Информационно-справочная работа по документам (поиск и составление отчетов) Одна из главных целей регистрации – создание картотеки (базы данных) о документах организации. На основе этой картотеки (базы данных) должна существовать возможность за несколько минут ответить на вопросы двух типов: • у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; • в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. При этом одним из основных преимуществ использования системы автоматизации, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Поиск зарегистрированных документов

Подготовка отчетов

Использование документов в текущей деятельности Документы во время их использования (или исполнения) должны храниться у должностных лиц в специальных папках с надписями , «На исполнение», «На подпись», «На контроле» и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон должностного лица. Папки в течение дня хранятся на столе должностного лица, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. При автоматизации делопроизводства лучше следовать правилам традиционного подхода к организации работы с документами. Так, например, в системе «ДЕЛО» существует специальная функция кабинет. Кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях (резолюциях) и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам. Кабинет можно условно назвать "виртуальным рабочим местом", основное назначение которого является отбор только тех документов и проектов, с которыми должны быть выполнены определенные делопроизводственные операции. Количество и состав кабинетов определяются принятой в организации технологией обработки документов, наличием компьютеров в подразделениях, количеством рабочих мест и т.д.

Использование документов в текущей деятельности Папки кабинета – папки, содержащие записи о документах, поручениях (резолюциях) и о проектах документов, с которыми должностное лицо должно выполнить определенные делопроизводственные операции. При выполнении действий с РК документов, поручениями, а также с РКПД в папках кабинетов появляются или исчезают записи, связанные с этими РК, поручениями или РКПД. Кабинет имеет восемь папок: "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства","На рассмотрении";"Управление проектами";"На визировании";"На подписании".

Использование документов в текущей деятельности Вид папок настраивается: выбираются необходимые столбы, которые располагаются в нужной последовательности. Кроме это в папках можно производить фильтрацию, сортировку и поиск.

Контроль за исполнением поручений Контроль за исполнением поручений – совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Существует два вида контроля: • контроль по существу выполнения поручений; • контроль над сроками исполнения поручений. Основными задачами сотрудников службы ДОУ, осуществляющих контроль над сроками исполнения поручений, являются следующие, а именно: • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения поручений; • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; • выработка предложений по ускорению документопотоков и улучшению исполнительской дисциплины.

Контроль за исполнением поручений Несмотря на то, что в течение достаточно большого периода времени был возможен и применялся только ручной способ контроля за исполнением, сегодня он практически не используется. Это произошло из-за появления автоматизированного способа, который является более рациональным и имеет ряд преимуществ (при автоматизации контроля только в службе ДОУ, без подключения рабочих мест исполнителей): • позволяет автоматически без затраты времени получать всевозможные сводки и отчеты об исполнении поручений и печатать их для представления руководству; • позволяет быстро проводить поиск поручений, например поиск всех поручений, которые должен исполнить определенный сотрудник на текущей неделе; • позволяет экономить время при постановке на контроль второго и последующих поручений по одному документу (т.е. если документ имеет несколько поручений, то при постановке на контроль второго и последующих поручений можно скопировать часть реквизитов, а не вводить их вручную. При ручном способе в этом случае придется заполнять несколько РКК, а это потребует гораздо больше времени).

Контроль за исполнением поручений Преимущества автоматизации рабочих мест исполнителей в целях исполнения и организации контроля за исполнением: • не нужно снимать копии с документов, затрачивая трудовые и материальные ресурсы, и передавать их исполнителю. РК документов вместе с электронными копиями документов после регистрации и ввода поручения автоматически пересылаются исполнителям в соответствии с реквизитами вынесенного поручения; • пересылка поручения осуществляется мгновенно, при этом специальные оповещатели или уведомления позволяют исполнителю оперативно узнавать о поступлении новых поручений. В итоге исполнитель может быстрее приступить к работе по исполнению поручения; • исполнитель, получивший поручение на исполнение, может сам отчитываться об исполнении. При этом контролер только просматривает, как отчитался исполнитель, и связывается с ним только в случае отсутствия отчета об исполнении. В результате экономится достаточно времени, которое раньше тратилось на проведения опроса; • исполнитель может мгновенно просмотреть перечень поручений, находящихся у него на исполнении, что позволяет быстро оценить объем работ и выполнить все поручения в установленный срок; • руководители, работающие в системе, могут в любой момент самостоятельно проверить, как исполняют поручения сотрудники организации и насколько они загружены.

Контроль за исполнением поручений Рассмотрим следующий пример осуществления контроля за исполнением поручений в системе "ДЕЛО": Руководитель организации (Задорнов М.М.) на входящий документ выносит контрольную резолюцию и отписывает его для исполнения руководителю подразделения (Щеглову А.А.). Начальник подразделения получает документ и расписывает его дальше: сотруднику своего подразделения (Безуглых А.В.). Сотрудник исполняет резолюцию и вводит в систему отчет об исполнении, который видит руководитель подразделения. Руководитель подразделения в свою очередь тоже вводит отчет об исполнении поручения. Руководитель организации получает информации об окончании исполнения и снимает поручение (резолюцию) с контроля.

Контроль за исполнением поручений

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА БАЗЕ СИСТЕМЫ "ДЕЛО"