GERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS

1. GERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS M.Sc. NELSON RODRÍGUEZ MONTAÑA

2. GESTIÓN INTEGRAL DE COMPRAS Planificación del abastecimiento Manejo del abastecimiento

3. LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS DENTRO DE LA COMPETITIVIDAD “Quien compra bien vende bien”

4. LAS COMPRAS:ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO PARA LA COMPETITIVIDAD

5. INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA SOBRE LOS MERCADOS Instrumentos de influencia Política del programa de adquisición Política de adquisición Política de comunicación Política de condiciones Política de financiamiento Política de cantidad Política de calidad Política de fechas Marketing Mix

6. Mercadotecnia de ventas vs. Mercadotecnia de compra Relaciones Públicas Política de comunicación Promoción de ventas Publicidad Política de distribución Política de selección Estrategia de adquisición Estrategia de ventas M e r c a d o Política de precio Política de precio Política de calidad Política de productos Política de cantidad Investigación de mercado Investigación de mercado

7. FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADOS EN EL RAMO DE LAS COMPRAS • Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los cambios en los mercados de compras • Apertura de fuentes de suministro favorables • Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos de botella en el suministro de materiales) • Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables en cuanto a sus costos • Información sobre nuevas vías de suministro • Apoyos argumentativos para negociaciones de compras • Soluciones alternativas para la Administración • Propuestas para el reciclaje de productos de desecho

8. SISTEMA DE COMPRAS EN LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA • Propósito: apoyar los objetivos corporativos y funcionales. • Objeto: componente del plan estratégico y del proceso operativo global de una empresa. • Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios necesarios. • Acción: relaciones estables con proveedores.

9. RESPONSABILIDAD DE LA PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO • Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con los objetivos corporativos y funcionales (formales e informales), incluye: • La asignación de los recursos. • La infraestructura. • El ambiente de trabajo. • La satisfacción de las expectativas. • Exigencias del mercado.

10. Decisiones “HACER O COMPRAR”: ventajas de cada alternativa Criterio Posibles ventajas “COMPRAR” Posibles ventajas “HACER” Costos • Reducción de costos de distribución • Posibles economías de escala • Eliminación de márgenes de intermediarios innecesarios • Oportunidades de financiamiento • Reducción de costos de almacenamiento (especialmente cuando se compra “Justo-a-tiempo”) • Por mayores cantidades el proveedor puede llegar a precios de producción más bajos que pueden llevar a precios bajos de compra (especialmente cuando estandariza los productos) Calidad • La “fabricación en casa” puede garantizar una mejor calidad. • Por mayores cantidades el proveedor puede emplear máquinas muy buenas para producir mejor calidad a bajo costo Consecuencias para las ventas • Los residuos y subproductos pueden ser vendidos rentablemente si su calidad es adecuada. • Si la imagen de calidad del proveedor es buena, esto puede ser un argumento de compra para el producto final. Riesgos y dependencias • Los proveedores de materias primas e insumos condicionan la elaboración de nuestros productos. RIESGO • Una adecuada amplitud de oferentes, puede eliminar riesgos y conducir a adecuados procesos de selección. Necesidades de capital • Es necesario invertir en Activos Fijos (maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO • Menos inversiones necesarias en maquinaria.

11. DECISIÓN DE HACERO COMPRAR Factor: Método: • Costo de oportunidad. • Capacidad e Idoneidad propias. • Costo diferencial. • Disponibilidad de proveedores. • Impacto general. • Evaluar el costo de oportunidad • Presentar especificación precisa • Analizar capacidad existente • Calcular el costo de compra • Analizar ofertas de proveedores • Calcular el comportamiento de los costos • Ponderar la capacidad propia y de proveedor y costos diferenciales

12. MAQUILAS Se denomina MAQUILA a la empresa que se encarga de hacerle la producción a otra. Ejemplo: Levi´s: Expofaro Abercombrie & Fitch, Patagonia, Liz Clairbone, Lands´ End, Hanes, Nautica, Levi´s, Adidas, Arena, Structure, Tommy Hilfiger, Polo-Ralph Lauren, Nike, Perry Ellis, Andrew Fezza, Kenneth Cole, HushPuppies, Kickers, Green Dog.

13. C.I. MAQUILA Y EMPAQUES LTDA. LOGIPACK S.A. CONSORCIO DE MAQUILA S.A. SERVICIOS INDUSTRIALES DE MAQUILA CAFE UNIVERSAL S.A. AVICOLA QUILICHAO S.A. PHARMALACTEOS S.A TEXTILES MALIBÚ LTDA. GOTEX UNIFORMES CONFECCIONES MARIA PAULA CONFECCIONES MAQUILA LTDA NECOLEX LTDA. FRAMERIK PHARMACEUTICAL & COSMETICS LTDA. LABORATORIOS ROBBIN LABORATORIOS LINCOLN S.A. COSMETICOS FAWY PRODUCTOS PARA EL ASEO LIMPIA-MAX OFERTA DE MAQUILAS

14. COMPONENTES DEL PROCESO DE COMPRAS

15. PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN 1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. 2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra . 3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al proveedor con el impacto en el producto. 4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para cumplir los requerimientos. 5. Elaborar y mantener Documentación formal de los resultados de las evaluaciones.

16. PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN 6. Información estructurada con respecto a requisitos para la aprobación de materiales, procedimientos, procesos y equipos. 7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e implementadas. 8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos de compras. 9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos. 10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y preventivas.

17. COMPRAS PRODUCCIÓN: • MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA LA FABRICACIÓN. • VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA SECTOR INDUSTRIAL • COMPRAS NO PRODUCCIÓN • PRODUCTOS INDIRECTOS. • COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y OPERACIONES. • SERVICIOS. • PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES EMPRESARIALES. • HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE ACTIVIDAD. ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?

18. VIAJES Agencia de viajes Líneas Aéreas Hotel Alquiler coche Tren Taxis EDIFICIO Comedor Limpieza Jardinería Mantenimiento Seguridad M₫dicos Correo Aire Acondicionado Ascensores Recogida desperdicios Mudanza oficinas COMUNICACIÓN Publicidad Agencia Publicidad Agencia publicaciones Impresos Servicios Multimedia Regalos Ferias Seminarios/conferencias TRABAJO (Servicios) Consultoría Bases de datos Control Educación/formación Trabajo especializado Estudios/ Análisis Trabajo temporal TRANSPORTE (personal) Autobús Otros SERVICIOS DE OFICINA Flota coches Copiadoras Impresos Procesos/documentos/Catálog. Traducciones Suministros de oficina Papel Muebles Libros y suscripciones Obras/reparaciones SERVICIOS DE FABRICA Electricidad Gas Gases industriales Prod. Petrolíferos Agua Equipo Almacén Estructuras Obras/instalaciones TRANSPORTE (mercancías) Aéreo Marítimo Camión Auto-tren Correo urgente Proveed. Logístico Embalajes HARD/SOFTWARE PC Mantenimiento Licencias Software Software desarrollo Consultoría EQUIPOS Instrumentación Medida Herramientas Maquinaria Repuestos de maquinaria y equipo COMPRAS PARA FINES DIFERENTES A LA PRODUCCIÓN

19. Materiales Especializados Materiales Estratégicos Materiales No Críticos Materiales Cuello de Botella MATRIZ DE KRALJIC Alto Impacto en el negocio ($) Bajo Baja Alta Complejidad del Mercado

20. MATRIZ DE KRALJIC Modelo bidimensional utilizado para clasificar los productos comprados por una empresa y los efectos que estos tienen sobre las compras y las finanzas de la empresa. Permite clasificar el proceso logístico de compras en cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC. Impacto en el negocio ($) • Categorías: • Materiales Especializados. • Materiales Estratégicos. • Materiales no Críticos. • Materiales Cuello de Botella. Complejidad del Mercado

21. MATRIZ DE KRALJIC • Análisis de Escenarios: • Materiales Especializados: Se utiliza el poder de compra, cuya estrategia es el objetivo del precio para reducir costos, pues no son productos críticos y la negociación mediante contratos corporativos . Ejemplo: El acero. • Materiales Estratégicos: Son los más importantes en el proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y riesgo en el proceso del suministro, se deben manejar planes de contingencia, Logística y control de Inventarios. Ejemplo: Las turbinas.

22. MATRIZ DE KRALJIC 3.Materiales no Críticos: Son menos complejos en el suministro y la estrategia utilizada es reducir costes, ya sea comprándole más a un proveedor o haciendo más competitiva la lucha entre ellos, se debe diseñar una línea-base de costes a la cual se debe de llegar en cada negociación. Algunas empresas determinan un precio objetivo el cual deben alcanzar los proveedores para calificar y poder vincularse a competir bajo otras variables como financiamientos, estandarización de productos, reducir la logística, volúmenes de entrega, uso de herramientas y e.commerce; etc. Ejemplo: Materias Primas.

23. MATRIZ DE KRALJIC 4.Materiales Cuello de Botella: Se debe garantizar la continuidad en el suministro, analizando el riego y la seguridad de los inventarios, así como el diseño de planes de contingencia, igualmente investigando productos alternos. Reduciendo la dependencia de muchos proveedores a algunos proveedores únicos, ya sea haciendo contratos a largo plazo o aumentando el portafolio de proveedores seleccionados. Ejemplo: Partes Electrónicas.

24. MATRIZ DE KRALJIC Principio de Pareto • Los artículos Estratégicos y los Especializados representan usualmente el 80% del presupuesto de compras. • Los artículos No Críticos representan usualmente el 20% del presupuesto de compras y utilizan el 80% de los recursos.

25. Diversidad Valores Compra Costos Operativos Tiempo de Compra Proveedores RELACIÓN ENTRE MATERIALES ESTRATÉGICOS Y NO ESTRATÉGICOS Materiales No Estratégicos 80% 80% 20% 80% 80% Materiales Estratégicos 20% 20% 80% 20% 20%

26. RELACIÓN ENTRE COMPRAS Y EL COSTO TOTAL • Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de las empresas lo controlan proveedores externos... 100% 100% 100% 100% Valor Agregado + Margen Compras Externas 60-70% ~75% 40-50% 30-40% Automotriz Contratación Ingeniería Farmacéutica Consumo Masivo

27. OBJETIVO DE UN SISTEMA DE COMPRAS • Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra (nacionales e internacionales), desde el momento en que un departamento de la empresa (usuario) realiza una solicitud de compra, hasta que el producto ha sido recibido por éste. • Se tendrán en cuenta los siguientes factores: • Recepción de bodegas en inventario • Evaluación de costos • Proveedores • Tiempos de entrega de pedidos • Necesidades del usuario

28. OBJETIVOSESPECìFICOS DE COMPRAS • MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO. • INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON: • SEGURIDAD. • PROVECHO ECONOMICO. • EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS, INUTILIZACIONES • OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO • MANTENER NIVELES DE CALIDAD • MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA

29. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS 1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores. 2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra. 3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y encargados de otros departamentos 4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de tiempos de entrega y costos de los artículos. 5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra. 6.Generar las órdenes de compra.

30. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS 7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas. 8.Agilizar la recepción de la mercadería,  9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras (costeo estimado y costeo real). 10.Realizar la planeación de compras para un período dado. 11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

31. Estrategia de Aprovisionamiento Organización y personal Gestión y desarrollo de proveedores Búsqueda de mercados/ proveedores Día-a-Día Gestión dedesempeño Informática COMPONENTES DEL PROCESO DE COMPRAS Procesos de Direccionamiento Procesos de Gestión Procesos de Apoyo

32. ETAPAS BÁSICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS Recepción e inspección de los artículos Inicio Determinación de precios y términos Reconocimiento de una necesidad Liquidación de la factura y pago al proveedor Preparación y asignación de la Orden de Compra Descripción de la necesidad Mantenimiento de registros Determinación y análisis Fuentes de Abastecimiento Seguimiento y/o expedición de la Orden de Compra Fin

33. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 1.Inicio El origen del proceso de compra en las empresas está determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa), ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En este caso las empresas deben contar con una Programación de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.

34. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 2.Formalización de la solicitud Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios. Específicamente, se puede considerar un formato de requisición, en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones correspondientes. En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con la debida autorización

35. REQUISICIÓN DE COMPRA La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el cliente interno identifica y define las características y especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del proceso y/o el producto

36. REQUISICIÓN DE COMPRA Requisición de compra Fecha elaboración:___________ N°_______ Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________ Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones Fecha requerida:_________ Notifíquese en caso de problema a________________________________ Instrucciones especiales de envío:_________________________________ Elaboró:________________________Aprobó________________________

37. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 3.Análisis de Proveedores Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.

38. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 4.Solicitud de Cotizaciones Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios requeridos. Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de venta, términos de negociación y condiciones de despacho aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso, no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un pedido con cargo al convenio o contrato establecido.

39. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 5.Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una Orden de Compra, que debe conservar las características y condiciones de la cotización o la factura pro forma. Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades, firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de negociación y de entrega.

40. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 6.Procesamiento de la Orden de Compra y Despacho El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra recibidas y preparar los despachos correspondientes. Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes. (Retroalimentación permanente).

41. Precio Cantidades Número de orden de compra Fechas de entrega Sitio o lugar de entrega Empaque Términos comerciales Pago Garantía de inspección Devolución Calificación y certificación de proveedores Facturación Códigos EAN Número de entregas Reclamos Firmas Responsables COMPONENTES DE LA ORDEN DE COMPRA

42. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 7.Gestión Logística El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. La empresas pueden optar por la creación de un área interna que asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.

43. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 8.Aspecto Financiero En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos comerciales. Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados, contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas, descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la negociación, que deben estar contemplados previamente en las políticas de las empresas.

44. PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS Almacenes Usuario Materiales Factura Solicitud del Pedido Solicitud de Ofertas Req. de Compra Autorización de Compra Ofertas Comprador Pedido Supervisor Proveedores Pagos Cuentas x Pagar

46. PROCESO IDEAL: COMPRAS Catálogo Autorizadores Áreas Técnicas Compras Corp. Catálogo Productos y Servicios Contratos Marco Procedimientos de Compra Ciclo de aprobación Elabora requisición Proveedores Certificados Orden de compra Necesidad Atención del proveedor Entrega al usuario Envío Recepción Almacén Pago y conciliación Información Destinatario Pago en Línea Recepción en Línea

47. EVALUACIÓN DE OFERTAS • Las ofertas de proveedores no seleccionados previamente deben evaluarse y calificarse previamente para participar en el proceso de adquisiciones • Participación en Preparación de ofertas: Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa, Compras y Financiera • Aspectos que debe contemplar: Especificaciones, dibujos, hojas de datos, requisitos de entrega, planes de inspección y prueba

48. SUMINISTRO DE PLIEGOS DE OFERTAS • Elaboración y entrega del paquete de propuestas, pliegos o licitaciones • Revisión para verificar integralidad y exactitud • Presentación uniforme con un índice estándar

49. EVALUACIÓN DE OFERTAS • Asignación de personal idóneo de las áreas administrativa, jurídica, ingeniería, compras y calidad • Supervisión por el área de aseguramiento de la calidad o los auditores internos correspondientes

50. EVALUACIÓN DE OFERTAS • Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los criterios, factores • Características y especificaciones definidas en las condiciones de las requisiciones de la compra y los paquetes de oferta