Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

1. Langzeitarchivierung: Umsetzung im DV-Verbund Baden-Württemberg72. Südwestdeutscher Archivtag Bad Bergzabern, 23. Juni 2012Reinhard Schal und Dr. Christian Keitel

2. Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung  • Rechtsform Anstalt des öffentlichen Rechts • Gründung 1971 • Sitz Stuttgart • Anzahl Mitarbeiter rund 250 • Anzahl Kunden ca. 2.000 bundesweit • Erlöse 2011 ca. 35 Mio. € • Vorstand Karl Tramer (Vorsitzender) Joachim Kischlat Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

3. Situation und Vortragspunkte Standardisierte Archivschnittstellen zur Langzeitarchivierung • 16.10.2009 : Einstimmiger Beschluss im Projektausschuss der DZ:„Der Projektausschuss nimmt Kenntnis von dem Auftrag an den DVV, zusammen mit den Archiven der Gemeinden und der Stadt- und Landkreise einheitliche Schnittstellen zur Langzeitarchivierung aufzubauen. Die Federführung wurde der Datenzentrale übertragen.“ • Sachstand AG Archivschnittstelle • Weiteres Vorgehen Zwischenarchiv • Weiteres Vorgehen digitale Langzeitarchivierung Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

4. Aktueller Stand – Archivschnittstelle  Projektergebnisse der AG‘n Archivschnittstellen werden im Fachgremium des DVV vorgestellt • Einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren • Zwischenarchiv • Langzeitarchivierung  Projektergebnisse und Konzeptansatz Zwischenarchiv werden in UAG EWO sowie in UAG Gewerbe der AG Archivschnittstellen besprochen  1. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Technische Lösung des Landesarchivs wird den RZ- Vertretern vorgestellt (Teilnehmer: DZ, RZ, Archivare)  DZ erstellt Projektskizzen für die elektronische Übergabe von Registerdaten an die Archivare Nov 11 Dez 11 Dez 11 Jan 12 Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

5. Weitere Schritte – AG Archivschnittstelle • Sachstand und weiteres Vorgehen werden im Fachgremium des DVV besprochen: • Realisierung eines Zwischenarchivs wird befürwortet • Fokussierung auf DIMAG als in Frage kommende Software für Langzeitarchivierung • 2. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: • Erörterung von technische Fragen aus RZ-Sicht, • Weitere Themen: Lizenzkosten und Support-Leistungen des Landesarchivs • Abgleich der DVV/RZ-Anforderungen mit den gegebenen technischen Rahmenbedingungen von DIMAG und ermitteln des Deltas • Die DZ berücksichtigt in ihrer Aktivitätenplanung 2013 das Thema Langzeitarchivierung 7. März12 3. Mai 12 06./07.2012 Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

6. Aktueller Stand – Langzeitarchivierung • Derzeit Abstimmung im DVV • Ziele des Fachgremiums • Entscheidungsvorlage für einen Gremienbeschluss im 2. HJ 2012 und schaffen von Planungssicherheit für 2013 ff in DZ und in den RZ • Aufbau einer strukturierten Gesamtlösung für kommunale Archive und Kreisarchive in BaWü • Planung von Info-Veranstaltungen für Archivare und Angebot einer Software und eines Systems für die Langzeitarchivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben • Betrieb einer Langzeitarchivierungssoftware in den kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

7. Zwischenarchiv – Zielsetzung der DZ • Sicherung der bisher „zwischengelagerten“ Teil-Löschungen im Einwohnermeldewesen und Aufbereitung für eine Überführung in ein Zwischenarchiv • Bereitstellung einer neutrale Lösung zur Zwischenspeicherung und Weiterleitung „archivarisch“ aufbereiteter Daten • beginnend mit Fachgebiet Einwohnermeldewesen • Anschließend Fachgebiet Gewerberegister-Daten • Zwischenarchiv als Kommunikationsmedium zur einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

8. Zwischenarchiv – Modell (DZ) Pool von Teil-Löschungen Einwohner-melderegister Langzeitarchiv X Daten XML XML Zwischenarchiv EWO-Verfahren Meta XML Langzeitarchiv Y Daten XML Gewerbe-Verf. Langzeitarchiv Z … xx-Verf. Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

9. Zwischenarchiv – geplante Aktivitäten der DZ • Zusammenstellen der Anforderungen an das Zwischenarchiv aus Sicht der Archivare, der RRZ (Betreiber) und der DZ-Fachverfahren • Festlegen von Synergien für jegliche Fachverfahren und Beteiligte im Themenumfeld der Archivierung: Zwischenarchiv als vorgelagertes System einer Langzeitarchivierung • Nutzung der in der „AG Archivschnittstellen“ entwickelten Konzepte zur Realisierung von XML-Schnittstellen zur Übergabe von Fachverfahrensdaten an ein Zwischenarchiv bzw. ein Langzeitarchiv • Einwohnerwesen:Logik zur Zusammenführung der Datensegmente aus Teil-Löschen für die Übergabe an ein Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

10. Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen • Elektronische Übergabe vom Fachverfahren ans Zwischenarchiv zur Aufbereitung • Sammlung der Daten mit unterschiedlichen Löschfristen (Einwohnerwesen) und zentrale Zusammenführung dieser Teildatensätze • Verknüpfung der Teildatensätze zu einem kompletten Datensatz bei endgültiger Löschung des Falles • Weitergabe als kompletter Datensatz pro Person/Gewerbe an digitales Langzeitarchiv • Möglichkeit PDF(A) aus XML-Primärdaten zentral zu erzeugen Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

11. Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen • Möglichkeit zur Erzeugung weiterer einheitlicher Metadaten für die Archivierungsvorgänge aus dem Zwischenarchiv • Dokumentation der Datenaufbewahrung und -übergabe zur transparenten Nachvollziehbarkeit des Datenverbleibs • Protokollierung der erzeugten Archiv-Dateien der Verfahren (z. B. Einwohnerwesen) im Zwischenarchiv • Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Daten des Vorverfahrens durch Rückführung aus Zwischenarchiv • Einsicht der Daten im Zwischenarchiv für berechtigte Archivare oder Personen, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können (Beachtung von Auskunftssperren) Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

12. Langzeitarchivierung – weiteres Vorgehen • Gemeinsame Festlegung der Basis für eine landeseinheitliche Vorgehensweise zur Langzeitarchivierung im DVV (DZ und RZ) • Auswahl der benötigten Software • Klärung von Fragen zum Produktionsbetrieb • Erstellen von Geschäftsmodellen / Angeboten • Klären von Fragen des 1.- und 2. - Level-Supports • Durchführen von Info-Veranstaltungen für Archivare zu Intentionen des DVV • DZ-Arbeitsplanung 2013: • Realisierung der Übergabe von Gewerbedaten an das Zwischenarchiv zur Weiterleitung an digitales Langzeitarchiv • Realisieren der Schnittstelle Zwischenarchiv  Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

13. Diskussion Reinhard Schal Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der Datenzentrale Baden-Württemberg Tel.: 0711/8108-27321 Fax: 0711/89696022 eMail: r.schal@dzbw.de Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012