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RFID 技术在档案管理中的应用

RFID 技术在档案管理中的应用. http://www.zjwlw.com. 档案管理 现状与问题. 编目繁琐，整理费时. 手工编目、整理，既繁琐又 低效。 ， 导致较多档案入馆后被长期 堆放得不到 及时整理归档。. 存放次序易打乱. 操作 的随意性和错误性，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难 。. 档案查阅耗时长. 跟据编目信息查找档案，一旦该档案没有按规定放置，查找起来将如大海捞针。. 盘点操作不科学. 盘点时只清点档案盒，如果开盒清点具体的档案情况，将是一项非常庞大的工程。. 对失效档案管理滞后.

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RFID 技术在档案管理中的应用

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Presentation Transcript

  1. RFID技术在档案管理中的应用 http://www.zjwlw.com

  2. 档案管理现状与问题 编目繁琐，整理费时 • 手工编目、整理，既繁琐又低效。，导致较多档案入馆后被长期堆放得不到及时整理归档。 存放次序易打乱 • 操作的随意性和错误性，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 档案查阅耗时长 • 跟据编目信息查找档案，一旦该档案没有按规定放置，查找起来将如大海捞针。 盘点操作不科学 • 盘点时只清点档案盒，如果开盒清点具体的档案情况，将是一项非常庞大的工程。 对失效档案管理滞后 • 很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案。

  3. RFID技术简介 RFID（Radio Frequency Identification），即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

  4. RFID技术发展概述 美国总统奥巴马将“物联网”列为振兴经济、确立优势的关键战略，启动投资110亿美元进行智能电网的研究和建设。 2009年8月7日，温家宝总在江苏无锡调研时指出：“尽快建立中国的传感信息中心，或者叫‘感知中国’中心”。 IBM提出“智慧的地球”战略，达到全球“智慧”状态，最终形成“互联网＋物联网＝智慧的地球”。 2001年，日本政府制定实施e—Japan战略，其目标是到2005年使日本成为世界最先进信息技术(IT)的国家。

  5. RFID的系统组成 电子标签(Tag) 天线(Antenna) 读写器(Reader) RFID工作原理

  6. RFID技术应用于档案管理的优势 • 非接触式数据采集 • 快速扫描，且一次性数据处理量大 • 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用 • 数据安全性高 • 标签耐用性好 • 标签体积小型化、形状多样化 • 标签可重复使用 • 穿透性和无屏障阅读 • 标签具有EAS防盗功能

  7. RFID档案管理系统的组成 一套基于RFID技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成。

  8. RFID数据管理系统 该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

  9. 档案管理信息系统 • 该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。 • 具体系统如下： • 储位管理子系统 • 查询管理子系统 • 销毁管理子系统 • 安全管理子系统 • 综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。

  10. 硬件设备的应用方案 • 档案管理系统硬件设备主要包括以下几个部分： • RFID电子标签 • 阅读器 • 天线 • 多天线分支器 • 智能档案架

  11. RFID电子标签 一般来说，档案库房的面积较小，可选择高频或超高频（HF/UHF）频段的读写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。 标签信息项的设定 档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。 库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。 • 标签安装 • 档案标签：将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。 • 储位标签：储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。

  12. RFID的系统组成 阅读器的安装 在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接110 - 240 VAC 电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。 手持式阅读器 用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案顺架盘点。

  13. 天线 天线安装 为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。 多天线分支器 分支器是是一个可拥有1-8个接口的超高频天线分支器，它可用于联网和在实时档案资产跟踪及智能密集架中分配RFID天线。 天线分支器由主天线分支器和从天线分支器组成。

  14. 天线分支器

  15. 智能档案架 功能作用：做档案实时监控，自动后台无人盘点，自动定位，非法取档案卷报警。

  16. RFID技术应用于档案馆档案管理的流程设计 1.入馆 新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。

  17. RFID技术应用于档案馆档案管理的流程设计 2.盘点 由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

  18. RFID技术应用于档案馆档案管理的流程设计 3.查阅

  19. RFID技术应用于档案馆档案管理的流程设计 4.防盗管理 所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。 5.销毁 档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。

  20. 清单

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