Kapitel 4 Inköp och facilities management (FM)

1. Kapitel 4Inköp och facilities management (FM)

2. Program • Roll och betydelse i en FM-miljö • De viktigaste framgångsfaktorerna för inköp i en FM-miljö • Vilka åtgärder som kan användas för att förbättra inköpens resultateffektivitet i en FM-miljö • Hur man kategoriserar organisationens tjänster som lagts ut på kontrakt • Vad som krävs för att köpa indirekta produkter och tjänster

3. Inköp och facilities management (FM) • Förhållandet mellan inköpskostnader och försäljningsintäkter är relativt låg • Frånvaro av inledande inköpsprocesser (eftersom det inte finns någon fysisk produktions-process) • Inköpsbesparingar har begränsad påverkan på räntabiliteten (avkastningen på tillgångarna) • Ledningen kommer att spendera mest tid på värdeskapande och personrelaterade frågeställningar och aktiviteter, de kommer att anstränga sig lite i stödaktiviteter (inköp)

4. Inköp och facilities management (FM) Viktigaste utgiftskategorier Byggnader, installation & infrastruktur Energi • Fastigheter • Omstrukturering och förnyelse • Underhåll • Tekniska installationer • Säkerhetssystem • Kontorsmöbler • Väggar • Tillfälliga byggnader Hushållsskötsel • Energi • Catering • Städning • Trädgårdsskötsel • Transporttjänster • Säkerhet • Sophämtning • Kläder • Tekniska supportmaterial Tillfällig arbetskraft • Anställning av tillfällig personal • Tillfälligt anställda chefer • IT-programmerare, analytiker och programchefer Tjänster • Transporttjänster • Bilar och transportfordon • Resor • Logi • Praktik och utbildning • Uppsökning & rekryteringstjänster • Marknadsundersökningar • Marknadsföring och reklam • Media • Events • Factoring • Professionella tjänster IT och telematik • Hård- och mjukvara • Servrar • Datorer • Kringutrustning • Kommunikationsnätverk • Telefonväxlar • Infrastruktur • IT-projekt • Outsourcing • Informationstjänster Kontorsmaterial och utskrifter • Kopiering • Kontorsutrustning • Kontorsmaterial • Papper • Emballage • Utskrifter • Representation • Böcker och prenumerationer Bearbetad från Rietveld, 1995

5. Inköp och facilities management (FM) Tjänstesektorn håller på att förändras från en traditionell och lokal marknad till en international marknad. Som ett resultat av detta strävar tjänsteleverantörer mot att förbättra sina tjänster till slutkunden och samtidigt reducera sina verksamhetskostnader. • Ökad outsourcing av supporttjänster • Integrering av supporttjänster i en FM-organisation • Ökad verksamhetsskala

6. Effektiva FM-inköp Som det uppfattas av inköpsavdelningen Som det uppfattas av interna avdelningar • Lågt pris • Bra avtal • Objektiva • leverantörsval • Leveransprecision • Rättidighet • Rätt kvantitet • Rätt kvalitet • Snabba svarstider • och återkoppling • 4. Hög tillgänglighet Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid på samma nivå

7. Effektiva FM-inköp Matris för kundens produktgrupper a) Total inköpsvolym b) Inköpsutgifter c) Inköpens marknadsandel d) Förväntad volym

8. Förbättra kundfokus (1) • Analysera och dokumentera interna kunder och produktkategorier: • Fastställ total inköpsspend per avdelning • Fastställ vilken hur stor andel som går via inköpsavdelningen • Bedöm intern kundnöjdhet: • Ta reda på vilka flaskhalsar som finns i relationerna. • Sätt upp mål (detaljerad handlingsplan): • Inom vilka kund- och produktkategorikombinationer kan inköps-avdelningen stärka sin position, dvs intern marknadsandel? • Åtgärder som krävs för att detta ska hända? • Vilka resultat kan förväntas av dessa åtgärder?

9. Förbättra kundfokus (2) • Tvärfunktionella inköpsteam och organisationsstruktur: • Team med specialister användarnas avdelningar bör bildas för att utveckla särskilda sourcingplaner. • Utveckla inköpsstragier: • Använd inköpsportföljen • Detaljera handlingsplan per inköpskategori • Införande: • Noggrann övervakning av resultat i form av: • Genererade besparingar • Kundnöjdhet • Administrativ ledtid

10. Effektiva inköp i FM-miljö • Olika metoder för en optimal struktur • Fokus på den interna kunden • Produktfokuserad orientering (oftast använd) • Leverantörsfokuserad orientering • Hur kan ett effektivt fokus på den interna kunden åstadkommas i kombination med kunskaper om produkter och marknader? • Gör den interna kunden ansvarig för att gå igenom inköpsprocessen • Lös interna kommunikationsproblem genom att utse kundansvariga på inköpsavdelningen, vilka är ansvariga för specifika kunder

11. Köpa indirekta varor och tjänster • Indirekta varor och tjänster som inte hör till företagets primära processer. • Urskiljning beroende på destination: • Köpande av allmänna varor och tjänster • Köpande av investeringsvaror • Köpande av handelsvaror • Urskiljning beroende på egenskaper: • IT, marknadsföring och kommunikation, professionella tjänster, förvaltning av humankapital, FM, transport och logistik, tekniskt underhåll

12. Köpa indirekta varor och tjänster Spend på indirekta varor är ibland högre än spend på direkta varor och tjänster: • Outsourcing av processer • Medel 50:50 • Indirekta köp använder ofta en stor leverantörsbas Förslag till kostnadsbesparingar: • Minskande av antalet leverantörer • Införande av kategoristyrt inköp • Analysera användarmönster ‘feber vid slutet av året’ • Produktstandardisering • Minskande av leverantörsbasen • Översyn av befintliga avtal • Minska transaktionskostnader • Outsourca småinköp och småkontrakt

13. Nedbrytning av inköpsspenden Nedbrytning av leverantörsbasen för icke produktionsrelaterade inköp 635 422 213 Antal leverantörer 154 148 132 126 112 92 86 78 68 54 48 43 39 28 35 25 18 21 14 10 7 IT FoU OKÄNT DIVERSE CATERING BILLEASING BEMANNING KONSULTER TRYCKSAKER RESEBYRÅER MEDLEMSKAP INFORMATION FASTIGHETER REKRYTERING BANKTJÄNSTER POSTTJÄNSTER ARBETSKLÄDER PATENTBYRÅER MARKNADSFÖRING KONTORSMATERIAL AVFALLSHANTERING FÖRETAGSÄGDA BILAR TELEKOMMUNIKATIONER UTRUSTNING FÖR ANSTÄLLDA

14. Slutsatser Tjänsteföretag representerar en växande andel av den ekonomiska aktiviteten i de flesta europeiska länder. Att utveckla en professionell inköpsmetod för tjänsteproducerande organisationer är långt ifrån en enkel sak För att uppnå resultateffektivitet bör inköpare främsta vara serviceinriktade snarare än kostnadsinriktade. Varor och tjänster för FM är del av indirekta köp.