Formation

1. Formation à Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

2. Plan Général : introduction Interface et environnement La feuille de calculs Les calculs Les fonctions Les graphiques Les listes de données En savoir davantage Conclusion Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

3. introduction C’est quoi Excel et comment on s’en sert ? Excel est un tableur c'est-à-dire un programme informatique dans lequel on ouvre un classeur contenant des feuilles de calculs. Ces feuilles de calculs contiennent des lignes et des colonnes dont l’intersection s’appelle une cellule. Chaque cellule peut contenir toutes sortes de données et de formules de calculs (plus de 350 fonctions sont déjà prédéfinies) Excel permet de gérer toutes sortes d’applications familiales, associatives ou professionnelles. Stockage, traitement, présentation, publication des informations font d’Excel un puissant outil de productivité personnelle d’où l’utilité d’apprendre pour mieux s’en servir, c’est le but de cette formation d’initiation. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

4. L’interface d’Excel 2003 Excel fait partie de la suite bureautique MS Office éditée par le géant américain du logiciel Microsoft, auteur de l’antique Multiplan de 1982. La suite Microsoft Office 2003 contient Excel, les autres outils bureautiques Word, Power Point, Access et Outlook. Microsoft Excel est un logiciel de type « Tableur ». Il n'est donc pas destiné à une utilisation spécifique mais représente un outil de travail polyvalent, adapté à la gestion des tableaux, listes, calculs et tous traitements de données. Excel a conservé la même logique de son interface jusqu’à la version 2003. En revanche, celle-ci a été profondément remaniée avec la version 2007 Excel 2003 Excel 2007 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

5. L’interface d’Excel 2003 • Lors du démarrage, Excel crée un Classeur comportant 3 feuilles par défaut, nombre qui peut être diminué ou augmenté selon les besoins (255 max.) • Ouvrons un classeur pour y retrouver : • La barre de titre • La barre de menu • La barre d’outil • La barre de formule • La zone d’affichage • La barre d’état Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

6. Barre de titre Barre des menus Barre des formules Barre d’outils Cellule active Réf. Cellule active Zone d’affichage 1 classeur avec 3 feuilles Barre d’état 3 feuilles Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

7. Les menus La barre de menus Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

8. Les menus Les menus contextuels En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous accédez à un menu contextuel se rapportant à un objet donné Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

9. La barre d’outils Plusieurs barres d’outils peuvent être affichées en même temps, chacune étant personnalisable à souhait Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

10. Les fenêtres La gestion des fenêtres permet de gérer leur taille, les déplacer, les réorganiser, avec deux fonctions utiles : Fractionner et Figer les volets pour afficher différentes parties d’une feuille Excel Supprimer le fractionnement Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

11. La gestion de fichiers Les fichiers Excel sont enregistrés avec une extension .XLS pour les classeurs et une extension XLC pour les graphiques. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

12. La feuille de calcul Créer un tableau Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

13. La feuille de calcul • Une feuille de calcul Excel 2003 contient 65 536 lignes et 256 colonnes. Une feuille de calcul Excel 2007 contient 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. • On appelle "cellule" l'intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale). Les cellules Excel sont référencées par leur numéro de colonne suivi de leur numéro de ligne. Chaque cellule peut contenir diverses données : Alphanumérique, Numérique, Date, Heure, et commentaires. • Le contenu de chaque cellule peut être modifié, supprimé, transféré, formaté selon la présentation souhaitée. Excel dispose d’une fonction de collage spécial de cellules très pratique et très complète. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

14. Comment créer un tableau ? L'élément de base pour le travail sur Excel est le tableau. Un tableau est un ensemble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour former des cellules permettant une représentation synthétique des données. Une cellule est identifiée par sa colonne et sa ligne d'appartenance. Par exemple, la cellule « C2 » se trouve à l'intersection de la colonne « C » et de la ligne « 2 ». Pour insérer des données (Texte, nombre, date.) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus avec la souris et de saisir les données grâce au clavier. Alors que vous saisissez ces éléments, les modifications apparaissent simultanément dans la cellule et dans la zone de formule. D'ailleurs, à chaque fois que vous sélectionnez une cellule, son contenu apparaît dans la zone de formule vous permettant d'y apporter d'éventuelles modifications. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

15. Comment créer un tableau ? Essayons de créer rapidement ce Tableau • Saisir janvier puis tirer sur la poignée de recopie jusqu’à juin • Saisir lundi puis tirer sur la poignée de recopie jusqu’à dimanche • A présent, il va falloir faire la mise en forme de ce tableau car par défaut, dans chaque cellule : • le texte est cadré à gauche • les nombres sont cadrés à droite sans format personnalisé Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

16. Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet nombre / personnalisé Choisir la séparation des milliers et l’affichage de 2 décimales Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

17. Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet Alignement Choisir centré car par défaut c’est l’alignement sur le bas Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

18. Choisir un format pour chaque cellule On peut poursuivre la mise en forme avec les deux autres onglets : Menu Format de cellule / onglet Police et Motifs de façon à obtenir la présentation souhaitée Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

19. Choisir une mise forme en automatique Excel a prévu une fonctionnalité appelée « Mise en forme automatique » qui permet de faire une mise forme rapidement et en une seule étape. Après avoir sélectionné la zone à mettre en forme du tableau, allez dans le menu « format » et choisissez « Mise en forme automatique ». Dans le fenêtre qui s'affiche à l'écran, il suffit de choisir le modèle qui vous convient (en cliquant dessus) et de valider par OK. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

20. Définir une zone d’impression Définir une zone d’impression permet de délimiter la partie de la feuille qui sera imprimée. Une action à faire très tôt car très utile pour afficher un aperçu avant impression de façon à vérifier le rendu final du travail. Sélectionner le groupe de cellule puis Aller dans le menu Fichiers / Zone d’impression / Définir Cliquer sur l’icône Définir est encore plus simple et rapide Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

21. Mise page Après avoir définie une zone d’impression, aller dans fichier Mise page pour finaliser la présentation : dimensionner les marges, ajuster les lignes et les colonnes, insérer En-tête et Pied de page etc…Astuce : utiliser le bouton aperçu avant impression. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

22. Quelques raccourcis clavier d’Excel Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

23. Le point fort d'Excel : Les Calculs Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

24. Calculer avec Excel Les bases du calcul simple • La vocation première d’un tableur comme Excel est de réaliser des calculs simples ou complexes : une puissante calculatrice ! • L’avantage est de pouvoir conserver les calculs, les mettre en forme, les imprimer, les communiquer, les exploiter avec d’autres logiciels ou avec d’autres correspondants. • Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme d’une Formule. • Une formule commence toujours par le signe = et peut comporter divers éléments : • des références de cellules, des valeurs constantes, • des opérateurs arithmétiques : addition, multiplication, puissance… • des opérateurs de comparaison = < > … • des fonctions somme(), … Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

25. Calculer avec Excel Les bases du calcul simple • Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme d’une Formule. • Exemples : • =B1+B2 où B1 et B2 sont des références de cellules et + est • un opérateur arithmétique • =B1*9 ou B1 est une référence de cellule, * un opérateur • et 9 est une constante numérique • =somme(B1:B8) où SOMME(…) est une fonction • et B1:B2 est la référence à un groupe • de cellule Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

26. Calculer avec Excel Les opérateurs arithmétiques sont les suivants : • + pour l’addition * la multiplication ^ la puissance • pour la soustraction / la division Dans les formules comportant plusieurs opérateurs, la priorité d’exécution est la suivante : • ^ la puissance puis * la multiplication et / la division puis • + l’addition et - la soustraction Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

27. Calculer avec Excel Exemples de prioritésdes opérateurs arithmétiques : • =B1+B2/2 Excel calcule d’abord B2/2 puis ajoute le • résultat à B1 • =B1*B2^2+B3 Excel calcule d’abord B2 à la puissance 2 • puis multiplie le résultat obtenu par B1 • puis additionnera le tout à B3 Utiliser les parenthèses pour forcer la règle de priorité : • =(B1+B2)/2 Excel calcule d’abord B1+B2 puis divisera • le résultat obtenu par 2 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

28. Calculer avec Excel Exercice 1 : Corrigé 1 : Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

29. Calculer avec Excel Références pour représenter l’adresse d’une cellule dans une formule : Référence relative : La référence relative désigne une adresse de cellule calculée par rapport à la cellule contenant la formule. La référence relative d'une cellule est l'expression de sa position par rapport à une autre cellule Référence absolue : La référence relative désigne une adresse fixe quelle que soit la cellule contenant la formule. En mode A1: la référence absolue à une cellule se fait en précédant le numéro de ligne et le numéro de la colonne par le signe $. $LettreColonne$NumeroLigne Référence mixte : On appelle référence mixte, une référence dans laquelle la position horizontale de la cellule est exprimée de manière absolue et la position verticale de façon relative, ou inversement.$C5 ou F$18. Référence nommée : Il est possible de donner un nom à une cellule ou un groupe de cellule. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis d'aller dans Insertion > Nom > Définir Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

30. Les Fonctions Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

31. Les Fonctions Toute la puissance d’un tableur : Une fonction est une formule prédéfinie sous Excel permettant d’effectuer en automatique des calculs simples ou complexes. Excel en propose plusieurs centaines : mathématiques, financières, logiques, statistiques, textes, Date/heure. Un assistant fonction vous permet de les découvrir et vous guide dans leur application, qui peut-être assez complexe selon la fonction choisie. L'assistant fonction peut-être affiché soit par le menu Insertion / Fonction..., ou plus directement par le bouton fx dans la barre d'outils. Une fonction se compose d’un nom et d’un couple de parenthèse entourant les arguments (réf. de cellules ou des constantes). Si plusieurs arguments sont nécessaire au calcul d’une fonction, ils sont séparés par le signe point virgule. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

32. Les Fonctions Excel propose 2 façons d’insérer une fonction dans une formule : Soit en tapant la fonction directement dans la barre de formules (utilisateurs avancés) par exemple : Soit en utilisant l’assistant de fonctions (fortement recommandé pour les débutants) par exemple : Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

33. Les Fonctions La fonction SOMME() : • La fonction la plus courante est sans doute la somme automatique, d'ailleurs elle a droit à son propre bouton dans la barre d'outils standard. • Pour additionner une série de chiffres, il suffit de procéder de la manière suivante : • Sélectionner la cellule dans laquelle doit s'afficher le résultat (la somme). • Cliquez sur le bouton "Somme automatique" de la barre d'outil. • Vérifiez la sélection proposée par Excel et validez. Le résultat s'affichera à • la place de la formule =SOMME(Cx:Lx). Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

34. Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple d’un tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie;alors vrai;sinon faux) Exemple : =SI(Réel>Prévu;Dépassement du Budget;Ok) Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

35. Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple d’un tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie;alors vrai;sinon faux) Exemple : dépouiller les résultats d’un questionnaire à choix multiple (QCM), réponse unique A, B, C,ou D à chaque question Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

36. Les Fonctions Calculer l’âge d’une personne : Plusieurs formules permettent calculer l’âge d’une personne en fonction de sa date de naissance : Formule 1 : =ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365) Mettre la date de naissance dans la cellule A1 Mettre la formule dans la cellule A2 Résultat : affichage du nombre d’années Formule 2 : =SI(A1;ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365,25)&" ans "&MOIS(AUJOURDHUI()-A1)&" mois";"-") Mettre la date de naissance dans la cellule A1 Mettre la formule dans la cellule A2 Résultat : affichage du nombre d’années et du nombre de mois (approximativement) avec un tiret si la date est inconnue Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

37. avec Les graphiques Excel Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

38. Les graphiques L’assistant d’Excel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

39. Les graphiques L’assistant d’Excel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

40. Les Listes de données Exemple : la gestion d’un fichier d’adhérents Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

41. Les listes de données Gérer un fichier adhérents : EXCEL peut fonctionner en mode système de gestion de base de données sans atteindre la puissance de Microsoft Accès en cas de très gros volume de traitement. EXCEL s’avère surtout très pratique pour gérer jusqu’à plusieurs centaines d’adhérents dans le cadre de la vie associative. Il suffit d’ouvrir une ligne par adhérent avec les renseignements classés dans autant de colonnes que nécessaires : civilité, nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, e-mail, et toutes les informations complémentaires : date entrée sortie dans l’association, cotisations diverses, participation aux activités, données financières, comptables, statistiques, etc… La qualité du suivi et de la mise à jour du fichier est un facteur clé de réussite du système d’information et de la relation avec les adhérents (publipostage, suivi comptable etc…) Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

42. Les listes de données Pouvoir trouver rapidement une information : La fonction recherche est facilement accessible sous Excel. Aller dans Menu Edition / Rechercher Il est possible de personnaliser la barre d’outil pour y placer le bouton rechercher Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

43. Les listes de données Pouvoir trier les enregistrements : D’abord, choisir et activer les lignes à trier (toujours des lignes entières pour que toutes les colonnes suivent le tri) Aller dans Menu Données / Trier et choisir le critère sur laquelle on indexe le tri. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

44. Les listes de données Pouvoir concaténer le contenu de deux colonnes : Fusionner entre elles des colonnes contenant du texte s’appelle la concaténation. Avec Excel, on peut concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce à l'opérateur & par exemple le nom et le prénom Solution : Hypothèse le nom est en colonne A et le prénom en colonne B, créer une colonne vide en C puis entrer et répéter la formule suivante à partir de la cellule C2 (laisser un espace entre les guillemets) : =A2&" "&B2 Créer une colonne D et copier les valeurs de la colonne C à l’aide du collage spécial. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

45. Les listes de données Procéder à des extractions en utilisant les filtres : D’abord, activer la ligne des titres (en-têtes nom, prénom…) puis aller dans Menu Données / Filtrer et choisir Filtre automatique Aller sur la colonne Commission et choisir Com Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

46. Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur l’original. Solution 1 avec le Filtre élaborée : Sélectionner la colonne susceptible des doublons. Aller dans le menu Données / Filtrer / Filtre élaborée Cocher Extraction sans doublon puis Ok Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

47. Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur l’original. Solution 2 avec la fonction =SI() : Trier le fichier sur la colonne susceptible de comporter des doublons Exemple, si cette colonne à dédoublonner est en A, insérer une colonne vierge en la colonne A et la colonne B. Puis insérer dans la cellule B2 et suivantes, la formule suivante : =si(A2=A1;"******";"") En clair, si le contenu de la cellule A2 est égale à la cellule A1, alors on écrit des étoile en cellule B2 Il suffit de trier à nouveau le fichier sur la colonne B pour regrouper les lignes comportant des étoiles et de les supprimer. Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

48. Les listes de données Procéder à des envois courriels Créer le message en entier dans l’outil de messagerie habituel, Ouvrir la feuille de calcul d’Excel, sélectionner la liste des adresses e-mails et copiez les dans le presse papier (touche ctrl + C) Retourner dans le courriel en instance d’envoi et coller la liste des adresses e-mails dans la rubrique Cci (touche Ctrl + V) Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

49. En savoir davantage... Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau

50. Pour aller plus loin … Le site de FREELANG : les premiers pas avec un Tableur Le site INFOWEB17 : trucs et astuces sur EXCEL Le site de CulturePc : formation Excel 2003 Le site de Microsoft : l’espace Office… 2007 Le site de PcAstuces : trucs et astuces sur EXCEL Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau