1 / 12

SvarUt

SvarUt. Erfaringer fra Bergen kommune. SvarUt i Bergen kommune:. Utviklet av kommunen To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk Innført samtidig med elektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling Testet høsten 2010, prodsatt for byggesaksområdet februar 2011

uri
Download Presentation

SvarUt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SvarUt Erfaringer fra Bergen kommune

  2. SvarUt i Bergen kommune: Utviklet av kommunen To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk Innført samtidig med elektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling Testet høsten 2010, prodsatt for byggesaksområdet februar 2011 Pr dato innført for samtlige 7 byrådsavdelinger på sentralt/stabsnivå Potensielt volum ca 100.000 dokumenter i 2013 Basert på sak/arkivsystemet, utsendelser fra fagsystemer basert på automatiske grensesnitt (pt vann/avløp og barnehage) Gjenstår enheter med store volum (bla Kemner, bolig, brannvesen) Gjenstår operative enheter med mindre volum (bla sykehjem)

  3. Erfaringer: Teknisk sett få problemer (med unntak av at forsendelsen til Altinn var nede deler av febr’13 slik at hovedtyngden ble sendt pr post) Innføring samtidig med eArkiv og eSaksbehandling har gått smertefritt – enklere/sikrere/mer effektivt for saksbehandlere/ledere/merkantilfunksjonene Fortsatt behov for fokus på oppfølging av endrede rutiner ved Sentralarkivet/enheter med lokalt ansvar

  4. Prosess i Bergen Arkiv Kvalitets Kontroll J Samme dag Arkiv Registrer post inn Avsender Fnr orgnr JP status F G Saks- behandling Svarut Altinn Print Kontaktreg Elektronisk gevinst i Bergen blir stor pga. høy kvalitet på postregistrering (fnr/orgnr) Trondheim

  5. Overvåking – kostfordeling - statistikk • Automatisk varsling via epost til Forvaltning ved: • Evt feil ved dokument fra sak/arkivsystemet (eks ufullstendige adresser, utenlandske adresser)* • Dersom printleverandørs logg ikke er mottatt innen fastsatt tid (mao at forsendelsene ikke er produsert – har så langt ikke inntruffet) • Overvåking av teknisk miljø ved IKT-drift – ved behov varsling til Forvaltning • Kostfordeling basert på prodkostnader/porto pr forsendelse (konteringsbegreper knyttet til den enkelte forsendelse). Foretas av Forvaltning gjennom direktepostering i økonomisystemet (avtale med brukerenhetene) • Rapporter som viser relevant informasjon om den enkelte forsendelse (saksnr, doknr etc) + logg fra altinn + logg fra printleverandør (inklusiv prodkostnader og porto pr forsendelse) – jf vedlagte eksempler • *I andre sak/arkivsystemer (Bergen benytter Doculive fra SI, igangsatt prosjekt for anskaffelse av nytt system) er det mulig at slike feil fanges opp før dokumentet overføres til SvarUt

  6. Resultatene må ses i lys av at: • 65-80% av dokumentene har fødselsnr/organisasjonsnr(pt kun tilgang til oppslag for Bergen kommune, gjenstår fortsatt noe før rutinen for oppslag/registrering i sak/arkivsystemet er fullt innarbeidet ved Sentralarkivet) • 15-20% av privatpersoner har ikke aktivisert meldingstjenesten i Altinn – ukjent hvor mange som har aktivisert varsling via sms/epost • Pt ikke varsel til organisasjoner • En litt annen vinkling: ca 45% av dokumentene sendt til privatpersoner via Altinn i mai’13 er lest elektronisk (dvs enten etter å ha mottatt varsel via sms/epost eller logget inn etter å ha lest orienteringen i følgeskrivet som sendes ved dokumenter pr post). Tjenesten vil følgelig gradvis bli mer kjent både blant privatpersoner og organisasjoner (ca 5% av sistnevnte lest dokumentet elektronisk i mai’13, 8 av 1172 kun lest elektronisk)

  7. Besparelsene er basert på en enkel modell utarbeidet av Bergen kommune og er sannsynligvis forsiktige anslag. Foreligger pt ikke tall for mai.

  8. Eksempel på deler av rapport i excel som logger all informasjon om den enkelte forsendelse

  9. Utfordringer PDF varianter PDF med passord Store excellark

More Related