Zentrales Personenstandsregister

1. Zentrales Personenstandsregister SachstandVortrag über den aktuellen Diskussionsstand im Rahmen der 9. Fachtagung der Tiroler Standesbeamtinnen und Standesbeamten am 24.5.2012 in Kitzbühel Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

2. Ausgangssituation ZPR • Wunsch der Länder • Regierungsprogramm für die XXIV. Gesetzgebungsperiode: Leistungsfähiger Staat, G) E-Government und IKT, Punkt 4. rasche Umsetzung eines Zentralen Personenstandsregisters • 15. September 2009: Vortrag an den Ministerrat zum Arbeitspaket „Effizienz der Verwaltung“; E-Government und Optimierung der Supportprozesse • Arbeitsgruppe zur Erarbeitung von Konsolidierungsmaßnahmen Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

3. Projektziele ZPR • Die BürgerInnen sollen die „erforderlichen“ Dokumente bei allen Standesämtern und via E-Government erhalten • Andere Ämter und Behörden sollen Einsicht in das ZPR erhalten, um die Vorlage von Personenstandsdokumenten überflüssig zu machen (z. B. bei Passaustellung) • Verkürzung und Vereinfachung der Behördenwege für die BürgerInnen • Entfall der Mitteilungen • Entfall und Abschluss der Bücher mit Beginn des ZPR (Ersatz des Ehebuchs durch eine Niederschrift im Zuge der Eheschließung) Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

4. Projektskizze ZPR • Ablösung der bisherigen lokalen Register • Unterregister für die einzelnen Personenstandsfälle • Personenbezogener (anstatt ereignisbezogener) Aufbau • Direkte Zugriffsberechtigungen zur Einschau für Behörden und Bürger (Rollenkonzept) • Information anderer Stellen durch Schnittstellen • Kommunikation mit anderen Registern via Änderungsdienst • Nacherfassung Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

5. Bisheriger Projektfortschritt ZPR • Abschluss der Konzeptionsphase (Februar 2012): Projekthandbuch, Geschäftsprozesse, Lastenheft • Commitment der Mitglieder des Lenkungsausschusses • Derzeit Phase 3000 (Maßnahmen): rechtliche, technische, organisatorische Maßnahmen, Kosten- und Kostenbeteiligung, Änderung Gebühren und Verwaltungsabgaben, Testbetrieb, Schulungen, Einbindung der Betroffenen, Helpdesk, Clearingstelle, Datensicherung etc. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

6. Kosten des ZPR und Kostenteilung ZPR • 2012: € 2 Mio. • 2013: € 1,5 Mio. • 2014 bis 2016: jährlich € 1 Mio. • anteilige Betriebskosten noch nicht enthalten • Sonstige Kosten (hardware, Schulungen etc.) noch nicht enthalten • Kostenteilungsvarianten: • 60% Bund, 40% Länder (s. IDR) • 70% Bund, 30% Länder (s. ZWR) • Nutzung für die Behörden jeweils unentgeltlich Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

7. Diskussionspunkte ZPR • Datenmigration aus den lokalen Systemen • Nacherfassung • Kostenteilung • Start am 1.4.2013 (Umfang des ZPR zu diesem Zeitpunkt noch unklar) Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

8. Datenmigration ZPR • Analyse der bestehenden Daten und Strukturen über die lokalen Anbieter; unterschiedliche Datenqualitäten sind zu berücksichtigen, EDV-Systeme sind in den einzelnen Städten und Gemeinden unterschiedlich lange im Einsatz; derzeitige EDV-Systeme sind lediglich Hilfsmittel für die Bücher (kein Urkundencharakter der elektronischen Daten); Ausnahme sind die Daten der Evidenzsstellen, da hier die elektronischen Daten bereits die konservative Evidenzführung ersetzt haben • Migration der Personenstandsdaten und der Daten der Staatsbürgerschaftsevidenz über eine vorgegebene Schnittstelle von den lokalen Systemen in das ZPR • Jede Behörde soll selbst bestimmen, welche Daten migriert werden sollen; der Umfang hängt im Wesentlichen von der Datenqualität und Datenaktualität ab. Diese hängt v.a. davon ab, ob nur in die Bücher eingearbeitet wurde, oder auch in das System. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

9. Nacherfassung ZPR • Migrierte Daten • Nacherfassung im Anlassfall • Nacherfassung auf Wunsch des Bürgers / der Bürgerin • Freiwillige Nacherfassung ohne Anlassfall • Keine Nacherfassung über Passverfahren Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

10. Nacherfassung ZPR • Variante 1: Anlassbezogene Nacherfassung: Die Erfassung neuer Daten und die Prüfung migrierter Daten erfolgt zwingend im Anlassfall; eine freiwillige (nicht anlassbezogene Erfassung) soll jedoch möglich sein. Der Umfang der Datennacherfassung wurde im Projekt im Groben festgelegt; Bsp. 1: Geburtsbeurkundung: vollständige Datenerfassung zum Kind; Daten der Eltern fragmentarisch, Bsp. 2: Ermittlung der Ehefähigkeit: vollständige Datenerfassung der Verlobten, Daten der Eltern (bzw. Adoptiveltern) fragmentarisch (Namen und Geburtsdatum). • Anlassfälle sind: Eheschließung, Geburt, Geburtsfortschreibung, Ausstellung eines StbN, jede Ausstellung einer Urkunde, Antrag von BürgerInnen auf Nacherfassung, Sterbefall (im Ermessen der Behörde), bei der Nacherfassung von Ehen die nicht mehr aufrecht sind, werden nur die Grunddaten des Exmannes/der Exfrau erfasst. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

11. Nacherfassung ZPR • Vorteil der Variante 1: • wahrscheinlich kein zusätzlicher Personaleinsatz in den Behörden notwendig • Nachteil: • unvollständiges ZPR über einen langen Zeitraum; • wenig Nutzen für die einschauberechtigten bzw. einschauverpflichteten Behörden. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

12. Nacherfassung ZPR • Variante 2: Vollständige Nacherfassung binnen eines noch festzulegenden Zeitraumes (z. B. 3 Jahre). • Vorteil der Variante 2: • rasche Befüllung des ZPR • Nachteil: • hoher (zusätzlicher) Personalaufwand, der besonders in Städten mit Geburtskrankenhäusern spürbar ist. (Beispiel Stadt Sbg. ca. 3.000 Geburten + 3.000 Sterbefälle + 1.200 Eheschließungen jährlich). Gemeindebund äußerte im LA diesbezüglich Kritik an dieser Variante. • Fehleranfälligkeit bei der Datennacherfassung (qualifiziertes Personal?) • Mischvariante: Kombination von anlassfallbezogener Nacherfassung und Schaffung einer Frist zur Gesamtbefüllung des ZPR in Absprache mit den betroffenen Behörden. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

13. Zuständigkeiten ZPR • Änderung der Zuständigkeiten in einzelnen Bereichen auf Basis der neuen Geschäftsprozesse • Geburt: Grunderfassung dort, wo die Geburt stattfindet über die Anzeige der Geburt (Beibehaltung der örtlichen Zuständigkeit); es kann keine Geburt „verloren gehen“ • Beurkundung von Geburten durch das Ereignisstandesamt oder durch ein Wunschstandesamt (idR das Wohnsitzstandesamt der Eltern): Entlastung der „Geburten“Standesämter; Restkompetenz bleibt beim Ereignisstandesamt; Einbindung der Geburtenkrankenhäuser und Hebammen in die Erfassung der Daten (bis 1.4.2012?) • Ausstellung von Staatsbürgerschaftsnachweisen durch die die Geburt beurkundende Personenstandsbehörde (für die Evidenzstelle); danach Zuständigkeitswechsel an die Staatsbürgerschaftsevidenz. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

14. Zuständigkeiten ZPR • Ermittlung der Ehefähigkeit (Fähigkeit eine EP einzugehen) durch jedes Standesamt (jede BVB) ohne echte Delegation; • Eheschließung (EP) ebenfalls jedes Standesamt (jede BVB); • Wiederannahme eines früheren Familiennamens: Eintragung bei dem Standesamt, bei dem die Erklärung abgegeben wird • Legitimation durch Eheschließung durch das Eheschließungsstandesamt (für die Evidenzstelle) • Gerichtliche, eheauflösende Entscheidungen (Scheidung, Nichtigkeit, Auflösung einer EP): entweder Direkteingabe durch Gericht (1.4.2013?) oder Weiterleitung an das Standesamt (BVB) am Sitz des Gerichtes (Übergangsregelungen) • Beurkundung von Sterbefällen wie Geburten. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

15. Zuständigkeiten ZPR • Staatsbürgerschaftsevidenz • Antrag auf Ausstellung eines Registerauszuges bei jeder Evidenzgemeinde • Ausstellung eines StbN durch jede Staatsbürgerschaftsstelle Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

16. Registerauszüge ZPR • Ablösung der bisherigen Urkunden (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis etc.) durch Registerauszüge. • Inhalte der Auszüge (Teilauszüge, Gesamtauszüge, Auszüge über den aktuellen Stand, Auszüge über die Historie), Form und Gebühren dafür sind noch zu klären. • Für Personenstandswesen und Staatsbürgerschaft werden getrennte Auszüge erstellt. • Möglichkeit der Ausstellung von „Schön“Urkunden auf Wunsch (kein Sicherheitspapier; nicht streng verrechenbar; evtl. mit Barcode versehen) • Möglichkeit der Ausstellung von Auszügen durch die BürgerInnen selbst im Rahmen der Bürgerkartenfunktion inkl. Amtssignatur Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

17. Aktenablage ZPR • Keine zentrale elektronische Ablage der Akten, sondern lokale physische Ablage der Dokumente (analog dem bisherigen Sammelakten) • Einrichtung eines Dokumentenregisters als Teil des ZPR: zentrale elektronische Ablage aller ausgestellten Registerauszüge (früher GU, HU, StU, StbN) • Zweck des Dokumentenregisters: • spätere Verifizierung der ausgestellten Urkunden • Zugriff für Behörden im Zuge des Beglaubigungsverfahrens; Verkürzung des Beglaubigungsverfahrens • Zugriff z. B. für Notare auf Sterbeurkunden Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

18. Formularwesen ZPR • Entfall entbehrlicher Formulare (Bücher, Urkunden mit Religion etc.) • Adaptierung bestehender Formulare • Konzeption neuer Formulare: z. B. Antrag auf Nacherfassung, vorausgefüllter Meldezettel, Datenauszüge etc. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

19. Sonstiges ZPR • Einrichtung eines helpdesks und einer clearingstelle für Fragen der User • Rechtliche Anpassungen: Entfall des Religionsbekenntnisses (Beibehaltung akademischer Grade und Standesbezeichnungen) in den Formularen, Entfall der Trauzeugenpflicht, teilweiser Entfall des Ehefähigkeitszeugnisses und Ersatz durch Auszug aus dem Register für den jeweiligen Verlobten, Neuregelung der Gebühren, etc. Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer

20. ZPR Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer