Dagens agenda

1. Återkommande enkät för anställda som ett led i strategiskt personalpolitiskt utvecklingsarbetedelprojekt inom PUPA Projektledare Christer Eldh uppdragsgivare Ingalill Rahm Hallberg.

2. Dagens agenda Avsikten med seminariet är: • Ni skall känna till enkätens bakgrund och syfte. • Motivera personal och svara på grundläggande frågor 13-14 Genomgång av lathund. Christer Eldh 14-15 Frågor och kommentarer. Finns det något som ni ser saknas. Ingalill Rahm-Hallberg, Marta Santander, Lennart Nordberg, Per Johnsson och Christer Eldh

3. Syfte • Syftet med en enkät till anställda är att erhålla ett kunskapsunderlag baserat på de anställdas uppfattning om Lunds universitet som arbetsplats som kan bidra till att utveckla det personalpolitiska arbetet. • Ska vara återkommande vart tredje år. Erfarenheten säger att intervallet är lämpligt för att också få tid att genomföra förändringar. • Det är inte en utvärdering av chef- och ledarskap vid LU

4. Avsikten med enkäten • vilka insatser som behöver genomföras för universitetet som helhet respektive inom fakulteterna för att svara upp mot vårt övergripande mål; att erbjuda möjligheter till personlig utveckling och professionella arbetsvillkor (PUPA).

5. Övrigt • Det kommer också att ge oss information om vilka ytterligare kompetenser vi behöver för att svara upp mot anställdas behov. • Beredskapen för detta är att sektion personal kommer att vara med när resultatet presenteras för fakulteter/sektioner och prefekter/avdelningschefer. • LU har kompetens för en del, annat måste eventuellt köpas in utifrån. • Bestäm redan nu en lämplig tidpunkt i maj.

6. Frågeområden • Den egna rollen • Introduktion • Utvecklings- planerings- och lönesamtal • Kompetens- och karriärutveckling /fortbildningBalans privatliv-arbetsliv • Allmän arbetstillfredställelse • Stress • Kommunikation • Värdighet och respekt i mötet med (var)andra • Mångfald • Integration och teamarbete • Fysisk arbetsmiljö • Chefs- och ledarskap på olika nivåer • Övergripande: Hur det är att arbeta vid LU

7. Hur har enkäten tagits fram? • Enkäten har tagits fram av projektgruppen på basis av tidigare genomförda enkäter inom andra verksamheter. • Grundar sig snarare på vetenskaplig metodik än önskemål från exempelvis arbetsgivare och personalorganisationer • Grundar sig på en enkät genomförd vid Bristol University, vilket även andra universitet i Europa gjort. • Enkätens resultat kan jämföras med andra undersökningar.

8. Eventuella knepigheter i enkäten • Det finns risk för att vissa arbetsplatser inte går att hitta i rullgardinen. • Svarsalternativet ”vet ej” och ”ej relevant” har införts men inte på alla frågor. • Det går att ”spara”. Sist i enkäten ”spara tillfälligt”. • Ingen ”fri text”. Ej ansvarsfullt att öppna en sådan möjlighet eftersom vi inte kan hantera ett sådant material. • Alla vet inte vem som är deras chef. • Utvecklingssamtal och lönesamtal förekommer inte inom alla verksamheter.

9. FrequentlyAskedQuestion 7. Hur kommer enkäten att skickas ut och hur ska jag fylla i den? Enkäten fylls i elektroniskt kommer att skickas ut som ett e-brev. Det kommer att finnas möjlighet att avbryta och spara den till delar ifyllda enkäten för att vid ett senare tillfälle fullfölja den. Det är närmaste chefens ansvar att enkäten finns i pappersformat för den som inte kan svara elektroniskt.

10. FAQ 8. Om jag behöver hjälp med att fylla i enkäten? För den som vill, av olika skäl, finns det en möjlighet att fylla i en utskrift av enkäten (pappersform). För dem som har problem att själv fylla i den kan personligt stöd erhållas. Kontakta Christel Berg.

11. FAQ 12. Kan jag vara säker på att mitt svar är anonymt? Ja. Dels genom att enkäten är tekniskt utformad på ett sådant sätt att det är omöjligt att härleda en besvarad enkät till en enskild person. Dels genom att mindre verksamheter (åtta eller färre anställda) inte kommer att analyseras eller redovisas separat.

12. FAQ 14. Hur kommer resultatet av undersökningen att påverka min arbetsplats? Enkätens resultat kommer att leda till att universitetet får en konkret plattform för att vidareutveckla den gemensamma personalpolitiken. Vidare kommer enkäten också att vara ett stöd för chefer att uppmärksamma vilka utvecklingsområden som är särskilt relevanta för den egna verksamheten inom Lunds universitet.

13. TIDSPLAN Februari 15 Info i rektorsbrev Info till dekanråd 16 Brev till prefekter och kommunikatörer 16 Information till personalchefer/ansvariga vid LU 17 Information till UniversitetsförvaltningensLedningsgrupp(UFLG) 23 Informationsbrev till anställda 24 Seminariumförcheferochansvariga 13-15 27 Enkäten skickas ut.

14. Tidsplan Mars 1 Påminnelse i rektorsbrev Uppdatering av FAQ och hemsida Eventuellt genomförande av fokusgruppintervjuer Bevakning av svarsfrekvens och eventuella åtgärder 16 Seminarium II om enkäten, uppföljning och uppsamling för dem som inte kan i dag 24 Enkäten stängs Publicering av viss data från enkäten April Överlämnande av rapport till uppdragsgivare/rektor/dekanråd/personalorganisationer Överlämnande av rapport till chefer och ledare vid LU Maj Hantering av resultatethos arbetsplatserna

15. Vad innebär tidsplanen för er? • Motivera personalen att fylla i enkäten. • Svara på frågor. • Hänvisa frågor vidare till projektgruppen. • Skapa och mobilisera mottagningsgrupp av resultatet. • Analys av resultatet. • Välja ett datum, exempelvis i samband med dekaners möte med sin prefekter, sektioners möte med avdelningschefer där resultatet kan presenteras. • Säkerställa att prefekter och avdelningschefer får de resurser som behövs.