Prezentacja projektu Bożena Ciechanowska „Samorząd Kujaw w odpowiedzi na wyzwania XXI wieku ”

1. Prezentacja projektuBożena Ciechanowska„Samorząd Kujaw w odpowiedzi na wyzwania XXI wieku”

2. Plan prezentacji • Informacje o projekcie • Wdrożenia do instytucji • Szkolenia i studia dla pracowników • Promocja dobrych praktyk • Współpraca Lider - Partnerzy

3. 1. Informacje o projekcie

4. Intencja projektu Podniesienie efektywności funkcjonowania 5 JST Doskonalenie kompetencji urzędników oraz wzrost sprawności instytucji Udział 112 pracowników w szkoleniach, kursie językowym i studiach podyplomowych Uczestnictwo Partnerów w 4 konferencjach Wdrożenia systemów do urzędów

5. 2. Wdrożenia dla 5 instytucji

6. Wdrożenie systemów i przyjęcie kodeksu etycznego WDROŻENIA CELE zwiększenie czytelności i zrozumiałości procedur usług publicznych wzrost jakości świadczonych usług publicznych zwiększenie sprawności obsługi klientów • Procedura aktualizowania opisu świadczonych usług • System pomiaru i monitorowania satysfakcji klientów • Stworzenie Biura Obsługi Klienta

7. Procedura aktualizowania opisu usług świadczonych w 5 JST • Trwa 4 miesiące: od listopada 2010 do lutego 2011 • Etapy: • Opracowanie założeń dla zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy. • Opracowania nowych opisów usług oraz formularzy dla klientów. • Implementacja opisu usług i wzorów formularzy w BIP 5 urzędów, BOK oraz stanowiskach odpowiedzialnych za daną usługę. Kadra wdrażająca –wyłoniona na podstawie konkursu ofert

8. System pomiaru i monitorowania satysfakcji klientów • Trwa 10 miesięcy: od czerwca 2011 do końca I kwartału2012 • Etapy: • Opracowanie metodyki badawczej zastosowanej do pomiaru satysfakcji klientów • Opracowanie graficzne i druk kwestionariuszy badawczych. • Przeprowadzenie badań jakościowych w 5 Urzędach. • Implementacja pliku poleceń i bazy danych na serwerze BIP. • Opracowanie raportu zawierającego analizy porównawcze. • Opracowanie instrukcji posługiwania się systemem. • Przeprowadzenie konsultacji dla 5 Urzędów w zakresie posługiwania się systemem. Kadra wdrażająca –wyłoniona na podstawie konkursu ofert

9. Stworzenie Biura Obsługi Klientów w 5 JST • Trwa 20 miesięcy: od października 2010 r. do maja 2012. • Etapy: • Adaptacja pomieszczeń na BOK. • Zakup sprzętu i wyposażenia niezbędnego w 5 BOK. • Zatrudnienie pracowników do 5 BOK. • Przeszkolenie pracowników z 5 BOK. • Funkcjonowanie BOK w 5 Urzędach. UWAGA! Funkcjonowanie przez okres co najmniej 5 lat po zakończeniu realizacji projektu BOK.

10. 3. Szkolenia, kursy językowe i studia dla pracowników

11. 1. Szkolenia dla 60 urzędników zajmujących się przygotowaniem decyzji administracyjnych Szkolenia odbywać się będą: • od I do II kwartału 2012r • 8 godzin dydaktycznych, co 2-3 tygodnie, w godzinach pracy • 5 grup/tematów szkoleniowych

12. 1. Moduły szkoleniowe • MODUŁ OGÓLNY – dla wszystkich/3 dni szkoleniowe (procedury wydawania decyzji, dostęp do informacji publicznej, ochrona danych osobowych) • MODUŁ SPECJALISTYCZNY – według specyfiki wydawanych decyzji/4 dni szkoleniowe (sprawy podatkowe, obywatelskie, sprawy zagospodarowania przestrzennego i budownictwa, sprawy ochrony budownictwa, sprawy gospodarki nieruchomościami) Dla 60 urzędników (co najmniej 50% osoby +45) 2 MODUŁÓW

13. 3. Szkolenia dla 44 urzędników wg potrzeb stanowiska pracy Szkolenia odbywać się będą: • od II do IV kwartału 2011r • 6 dni x 8 godz. dydaktycznych (łącznie 48 godzin) • 12 grup/tematów szkoleniowych

14. 3.Moduły szkoleniowe • PROFESJONALNA OBSŁUGA KLIENTA • ASERTYWNOŚC W RELACJACH Z KLIENTEM • AUTOPREZENTACJA I BUDOWANIE WŁASNEGO WIZERUNKU • ZARZĄDZANIE CZASEM I ARCHIWIZACJA DOKUMETÓW • ZAMÓWIENIA PUBLICZNE • PRZYGOTOWANIE I ROZLICZANIE PROJEKTÓW • SPRAWY KADROWO-PŁACOWE • RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA I INNE Dla 93 urzędników 12 MODUŁÓW

15. 4. Studia podyplomowe dla 40 urzędników Studia odbywać się będą: • od października 2010r do czerwca 2011r. • 25 osób wg potrzeb stanowiska pracy Finansowanie kosztów czesnego uczestnictwa w 2 semestrach studiów (do 4.000zł)

16. 5. Szkolenia językowe Szkolenia językowe odbywać się będą: • od października 2010r do czerwca 2011r. • 20 osób wg potrzeb stanowiska pracy Finansowanie kosztów uczestnictwa w 2 semestrach kursu językowego (do 2.500zł)

17. Wsparcie w ramach szkoleń • teczka uczestnika • materiały warsztatowe • certyfikat ukończenia szkoleń • catering

18. Dlaczego warto ? • dofinansowanie z UE w ramach EFS (90%) • kompleksowość wsparcia • wymiana doświadczeń pomiędzy JST • szkolenia „skrojone na miarę” • ewaluacja i ocena jakości szkoleń • ocena wiedzy uczestników • …

19. 4. Promocja dobrych praktyk

20. Zorganizowanie 4 konferencji dla 40 osób • listopad 2010r. – seminarium inaugurujące nt „Procedury aktualizowania opisu usług świadczonych przez JST” • maj 2011 r. - seminarium podsumowujące nt weryfikacji „Procedury aktualizowania opisu usług świadczonych przez JST” • luty 2011r. - seminarium inaugurujące nt założeń „Systemu monitorowania usług publicznych w JST” • marzec 2012 r. - seminarium podsumowujące nt możliwosci uruchomienia procesu doskonalenia funkcjonowania JST w oparciu o wyniki raportu

21. 5. Współpraca Lider -Partnerzy

22. Obowiązki Partnerów w zakresie monitorowania projektu • statystyka uchylalności decyzji administracyjnych przez SKO • statystyka uchylalności uchwał przez RIO i wojewodę • statystyka decyzji wydanych po terminie wg KPA • wydawanie zaświadczeń o wkładzie własnym JST • dostarczanie danych osobowych do PEFS

23. Obowiązki Partnerów w zakresie postępu rzeczowego projektu • oddelegowanie urzędników na szkolenia • oddelegowanie urzędników na studia • współpraca przy wdrażaniu systemów • uczestnictwo w 4 konferencjach/seminariach

24. Ustalenia Partnerów na dziś • Wyłonienie członków i zastępców Grupy Sterującej (10 osób) • Zaplanowanie spotkań Grupy Sterującej • Udział członków Grupy w realizacji Projektu

25. Prezentacja projektuBożena Ciechanowska