Benchmarking knihoven

1. Benchmarking knihoven 13.3.2009 Olomouc Národní knihovna ČR vit.richter@nkp.cz Tel. 603 223 627

2. Hlavní témata • Co je benchmarking? • Projekt „Benchmarking knihoven“ • Kategorizace knihoven • Indikátory pro srovnávání • Databáze „Benchmarking knihoven“ • Jak srovnávat výkon a činnost knihoven • Jak vstoupit do projektu?

3. Často kladené otázky • Chce zřizovatel snížit rozpočet knihovny? • Chcete požádat o zvýšení dotace na knihovnu? • Máte hodně nebo málo pracovníků? • Vydáváte na nákup knihovního fondu hodně nebo málo peněz? • Ve které oblasti dosahuje knihovna dobrých výsledků? • Ve kterých zaostává? Máte připravené odpovědi?

4. Dvě metody pro měření výkonu knihoven • Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) • Benchmarking – vzájemné porovnávání mezi knihovnami • Veřejné knihovny • Regionální funkce (služby) krajských knihoven Benchmarking  Podle předem určeného standardu

5. K čemu potřebujeme srovnávání? • Rozvoj internetu a digitalizace vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven • Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí • Prokázat svou ekonomickou efektivnost • Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě chybí možnost vzájemného srovnávání,  je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

6. Co je BENCHMARKING?= • Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven • Metoda zjišťování nejlepších výsledků a jejich uplatnění ve vlastní činnosti knihovny Benchmarking

7. Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTEA UČTESE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

8. Projekt„Benchmarking knihoven“

9. Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/

10. Základní údaje o projektu • Zahájení projektu – 2005 – Národní knihovna ČR • Kategorizace knihoven • Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání • Zpracování definic indikátorů • Vytvoření databáze pro analýzu dat • Metodika srovnávání výkonů knihoven • Spolupracuje 100 knihoven – krajské, městské, obecní • Vstup do projektu volný • Elektronická konference, webová stránka, semináře, workshopy, metodická pomoc

11. Knihovny v projektu benchmarking

12. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

13. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

14. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

15. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

16. Kategorizace knihoven Komu je benchmarking určen? • Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám • Největší přínos může mít ve větších knihovnách • Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

17. 3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů • Podmínky pro činnost knihovny • 12 indikátorů • Uživatelé, služby • 8 indikátorů • Financování, výdaje, efektivita • 9 indikátorů

18. Podmínky pro činnost knihovny • Podíl financování knihovny na rozpočtu obce • Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel • % obnovy knižního fondu • Objem přírůstků na 1000 obyvatel • Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel • Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel • Počet studijních míst na 1000 obyvatel • Počet internetových stanic na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků • Počet hodin pro veřejnost týdně

19. Uživatelé, služby • Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace • Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let • Počet návštěv na jednoho obyvatele • % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků • Počet výpůjček na registrovaného čtenáře • Obrat knihovního fondu • Kulturní akce na 1000 obyvatel • Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel • Internetové služby: webová stránka, OPAC…

20. Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník

21. Financování, výdaje, efektivita • Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku • % čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů • % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů • % osobních nákladů z celkových provozních nákladů • % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

22. Databáze „Benchmarking knihoven“ http://www.nipos-mk.cz/benchmarking/

23. Databáze „Benchmarking knihoven“ • Zpracovatel a provozovatel: NIPOS • Obsahuje data 100 knihoven – účastníků projektu • Rok 2006, 2007, 2008 • Umožňuje: • Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat • Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven • Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven • Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

24. Jak se provádí porovnávání?

25. Vzájemné porovnávání knihoven ZELENÁ knihovna ŽLUTÁ knihovna

26. Doplňující údaje o porovnávaných knihovnách

27. Žlutá a zelená knihovna

28. Metoda známkování

29. Průměr

30. Průměr

31. Která knihovna je lepší?

32. SWOT analýza žluté a zelené knihovny

33. Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy. Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů. Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně nadprůměrné množství výpůjček na uživatele. Knihovna má mírně podprůměrné prostorové podmínky, nabízí přiměřené množství internetových, ale také velké množství studijních míst. Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Průměrná je návštěvnost internetu. Knihovna má průměrné množství mladých uživatelů do 15 let. S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná. Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů. Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný. Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot. Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady. Knihovna má nízký počet pracovních úvazků Silné stránky

34. Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS. Knihovna má z hlediska rozsahu podprůměrný knihovní fond, který je také zřejmě zastaralý. Procento jeho obnovy je nízké a podprůměrná je i nabídka časopisů. Podprůměrné je procento výdajů na nákup dokumentů i elektronických informačních zdrojů. Tomu také odpovídá mírně podprůměrné množství výpůjček i menší obrat knihovního fondu. Prostorové zajištění knihovny je výrazně podprůměrné. Počet internetových stanic a studijních míst je průměrný. Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS. Knihovna pořádá silně podprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je podprůměrně navštěvována. Silně podprůměrné je využití internetu. Procento obsluhované populace dospělých i mládeže je podprůměrné. Knihovna není dobře financována. Výdaje na knihovní fond a čisté provozní náklady jsou podprůměrné, naopak vyšší je procento osobních výdajů. Slabé stránky

35. Osobní náklady jsou podprůměrné, může existovat riziko odlivu kvalitních pracovníků. Podprůměrný knihovní fond a nedostatečné prostorové zajištění může vést k dalšímu poklesu zájmu o služby knihovny. Riziko poklesu uživatelů (nízký podíl mládeže i dospělé populace). Knihovna vykazuje nadprůměrné procento osobních výdajů na celkových nákladech. Hrozby

36. Knihovna by mohla usilovat o rozšíření provozní doby. Knihovna by měla usilovat o to, aby si zachovala větší počet uživatelů ve vyšších věkových kategoriích, existuje značný potenciál mladých uživatelů. Knihovna má mírně nadprůměrné internetové služby, ale je zde potenciál na jejich rozšíření. Bylo by užitečné zvýšit nabídku elektronických informačních zdrojů. Knihovna má potenciál ke snižování čistých provozních nákladů. Knihovna má potenciál k rozšíření příjmů z dotací a grantů a také ze svých vlastních příjmů. Zlepšit rozsah a obsah knihovního fondu – knihy, časopisy, elektronické informační zdroje. Zlepšit prostorové zajištění knihovny. Rozšířit počet kulturních a vzdělávacích akcí. Propagovat nabídku veřejného internetu. Knihovna má podprůměrné množství pracovníků a to jak k počtu obyvatel, tak i k registrovaným uživatelům i návštěvníkům. Knihovna má potenciál získat další příjmy z dotací a grantů. Podíl na financování obce je podprůměrné, existuje zde potenciál, že by obec mohla knihovnu lépe financovat. Příležitosti

37. V čem pomůže projekt? Postup benchmarkingu Co musíte udělat knihovna? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

38. K čemu je benchmarking užitečný? • Definuje nejlepší výkony • Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky • Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává • Nejde o to, kdo je lepší nebo horší – vyvolání otázek • Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech • Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů • Efektivní využití statistických dat • Příklady zlepšení • V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, CzechInvest - Český benchmarkingový index, srovnávání regionálních služeb knihoven

42. Jaká jsou omezení? • Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost • Každá knihovna pracuje v jiném kontextu • Knihovny plní různé funkce • Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery • Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch • Sdílení strategických informací – může přinést problémy • Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

43. Co nyní potřebujeme? • Zapojit co nejvíce knihoven do projektu • Využít benchmarking při oceňování knihoven – Knihovna roku, Kamarádka knihovna….? • Spolupráce se Slovenskem? • Zjišťování spokojenosti uživatelů

45. Podmínky účasti v projektu • Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání • Přihlásit se jako účastník projektu • Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti • Poskytnout souhlas pro práci s daty • Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání • Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti

46. Údaje nezbytné pro benchmarking • Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT • Údaje o službách a fondech 15 • Ekonomické údaje12 • Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 • Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje • Počet dětí do 15 let v obci/městě • Celkové výdaje města/obce v roce 2008 • Dotazník k elektronickým službám • Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod. Odpočet výkonů regionálních funkcí

47. Formulář pro vyplnění dat pro benchmarking

49. Dodatečné údaje • Zda knihovny vykonává regionální funkce • Zda provozuje vlastní hudební oddělení • Zda půjčuje zvukové dokumenty • Kolik má poboček • Charakteristika obsluhované populace – rozsah, spádovost, zvláštnosti • Vzdělávací zařízení v místě • Bližší charakteristika provozní doby • Umístění knihovny - umístění v samostatném účelovém objektu,centrum… • Financování – výše registračního poplatku, výdělečné činnosti, získání zvláštních dotace, velké dary apod. • Další funkce knihovny • Zvláštností a specifika konkrétního roku

50. Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se! roman.giebisch@nkp.cz vit.richter@nkp.cz Oslovte knihovny ve svém blízkém i vzdáleném okolí, se kterými se chcete porovnat Přesvědčte je k účasti na projektu