13. 3. 2012

1. Seminář pro příjemce podpory z 16., 17. a 18. výzvy ROP Jihozápad + pro příjemce náhradních projektů 13. 3. 2012

2. Obsah • Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace • Prevence chyb v projektech • Změny v projektech • Problematika veřejných zakázek • Nejčastější pochybení při realizaci projektů, nesrovnalosti • Jak zajistit bezproblémovou udržitelnost projektu • Dotazy, diskuse www.rr-jihozapad.cz

3. Příjemce dotace • Z žadatele se stává příjemce dotace až podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace (na dotaci není právní nárok!) • Povinnost předložit požadované přílohy nejpozději do 26. 3. 2012 (16.-18. výzva), resp. do termínu uvedeného v emailu od hlavního finančního manažera projektu (10.-12.4.2012) • Upozornění: nová příloha – doložení žádosti o zařazení do evidence žadatelů o certifikaci ubytovacího zařízení • Termín podpisu Smluv o dotaci – začátek května 2012 • Vzor smlouvy naleznete na www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz

4. Dokumentace ROP Jihozápad • Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace • Příručka pro žadatele • Příručka pro příjemce • Metodická oznámení • Metodické pokyny (k veřejné podpoře, ke způsobilým výdajům atd.) • Definice indikátorů • Národní legislativa www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz

5. Povinnosti příjemce při realizaci projektu • Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy o dotaci – vztahuje s přesností na kalendářní den (nikoli měsíc!) • Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě o dotaci • Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv • Dodržovat harmonogram projektu • Informovat o změnách projektů www.rr-jihozapad.cz

6. Povinnosti příjemce při realizaci projektu • Vést oddělené účetnictví projektu • Provést audit projektu – u projektů s celkovými způsobilými výdaji nad 30 mil./ nad 100 mil. • Dodržovat pravidla pro publicitu • Nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu bez souhlasu poskytovatele dotace • Pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený v rámci realizace projektu – výjimka pro projekty OP 1.1 a 1.5 • Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu) www.rr-jihozapad.cz

7. Změny v realizaci projektu= jakékoli změny oproti plánu • Žádost o dotaci byla hodnocena a uspěla na základě podkladů, které jste doložili podle nich byste měli projekt zrealizovat • Realizovat projekt beze změn není možné • Pokud příjemce realizuje výraznější změnu (stavební) oproti žádosti o dotaci – není možné hradit ze způsobilých výdajů projektu! www.rr-jihozapad.cz

8. Změny v realizaci projektu Formulář Oznámení příjemce o změně projektu (příloha č. 9 PPP) Změna nepodstatná Změna podstatná • menšího rozsahu • většího rozsahu Změna obecně nepřípustná www.rr-jihozapad.cz

9. Obecná pravidla hlášení změn Změna nepodstatná - schvaluje hl. finanční manažer a vedoucí oddělení kontroly, schválení trvá cca 5 pracovních dní Změna podstatná menšího rozsahu – posuzována schvalovacím kolečkem, schvaluje vedoucí Odboru řízení programu, schvalování trvá cca 14 dní i déle Změna podstatná většího rozsahu – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce O schválení či neschválení změny je příjemce informován emailem www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz

10. Upozornění • Pokud změna není schválena, nemůže ji příjemce realizovat! • Výdaje spojené s neohlášenou a neschválenou změnou jsou nezpůsobilými • Pokud příjemce realizuje neschválenou změnu, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu (dle závažnosti) www.rr-jihozapad.cz

11. Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení • Bezchybně provedené výběrové řízení je základem dobře zrealizovaného projektu • Při kontrole klasifikujeme nejvíce pochybení v oblasti zadávání zakázek korekce, sankce, porušení rozpočtové kázně • Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek – ke stažení na www.rr-jihozapad.cz - Veřejné zakázky příjemců • Možnost konzultovat zadání zakázek s pracovníky oddělení kontroly – dokumentaci zaslat emailem – do 10 pracovních dní odpověď www.rr-jihozapad.cz

12. Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení • Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v aktuálním znění • Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období 2007-2013 – projekty z 5.-13. výzvy – verze 2/2009, projekty 16.-19. výzva – verze 2/2011 • Metodika zadávání veřejných zakázek podle zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách – Metodika zadávání zakázek financovaných ze zdrojů Evropské unie www.rr-jihozapad.cz

13. Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení • Řídící orgán ROP Jihozápad zakazuje: • Používat při hodnocení ekonomické výhodnosti nabídek jako dílčí hodnotící kritérium smluvní pokuty a další smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele – platí i pro zakázky mimo režim zákona • Používat náhodný výběr losem, a to ani v kombinaci s objektivními kritérii www.rr-jihozapad.cz

14. Novela zákona o VZ • „Transparenční“ novela zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách - publikovaná pod číslem 55/2011 – schválená Poslaneckou sněmovnou 31. 1. 2012 • Účinnost od 1. 4. 2012 • Nejdůležitější změny: • Snížení limitů pro postup dle zákona – zakázka na dodávky a služby od 1 mil. Kč, zakázka na stavební práce od 3 mil. Kč (od 1.1. 2014 limit pravděpodobně 1 mil. Kč pro všechny zakázky) • Nová definice dotovaného zadavatele – nově každý, kdo obdrží více než 50% prostředků na zakázku z veřejných zdrojů ! • Nově definovaná významná veřejná zakázka – stát – VZ nad 300 mil. Kč, obce, kraje – VZ nad 50 mil. Kč – schválení vlády, zastupitelstev, nastaveny delší lhůty www.rr-jihozapad.cz

15. Novela zákona o VZ • Nejdůležitější změny: • Ekonomická a finanční kvalifikace – bude prokazována jen čestným prohlášením dodavatele o finanční způsobilosti plnit veřejnou zakázku • Nový pojem „osoba se zvláštní působností“ – zaměstnanec zadavatele, vyjádření k ZD + povinný člen hodnotící komise, nutné absolvovat vzdělávací program MMR – účinnost patrně až od 1. 1. 2014 • Rozšiřování povinnosti uveřejňování dokumentace na profilu zadavatele – celá ZD včetně smlouvy, skutečně nasmlouvaná cena, odůvodnění stanovení technických kvalifikačních požadavků • Novela de facto ruší užší řízení – resp. nahrazuje jej dvoukolovým otevřeným řízením • Zákaz požadavků na ISO, certifikátů z hlediska ochrany životního prostředí aj. www.rr-jihozapad.cz

16. Novela zákona o VZ • Povinnost zadavatele zrušit zadávací řízení při obdržení jen jediné nabídky • Povinnost zadavatele zrušit zadávací řízení při hodnocení jediné nabídky • Komise pro otevírání obálek již nekontroluje úplnost nabídky • Hodnotícím kritériem nesmí být platební podmínky – sankce, splatnost faktur apod. • Taxativně uvedeny podstatné změny smlouvy, které nesmí být provedeny (rozšíření předmětu zakázky, rozšíření okruhu dodavatelů, ovlivnění výběru nejvhodnější nabídky, změna ekonomické rovnováhy ve prospěch dodavatele) • Povinnost zadavatele uveřejnit předběžné oznámení ke všem nadlimitním a podlimitním zakázkám (mimo zjednodušené podlimitní řízení, jednací řízení) – řízení může být zahájeno až po 1 měsíci od uveřejnění předběžného oznámení www.rr-jihozapad.cz

17. Konkrétní pochybení ve VŘ • Dělení zakázek – nutné zadávat dohromady spolu související plnění z hlediska místa, času i věcného plnění • Neoprávněné slučování spolu nesouvisejících plnění – např. vybavení IT technikou a vybavení profesionální kuchyně • Diskriminace potenciálních uchazečů – požadovaný obrat x předpokládaná hodnota zakázky • Uvádění specifických označení výrobků a služeb • Nesprávné použití JŘBÚ www.rr-jihozapad.cz

18. Konkrétní pochybení ve VŘ • Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění) • Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) • Nelze hodnotit zvyšování objemu plnění zakázky – za každý navíc pořízený PC - 1 bod navíc • Rozpor návrh SoD x podepsaná SoD • Nepřiměřená úhrada za poskytování ZD – cena musí odpovídat nákladům na pořízení kopie, poštovné, balné (nelze přenášet na uchazeče náklady spojené s realizací řízení!) www.rr-jihozapad.cz

19. Nejčastější pochybení při realizaci projektů Pozor na omezené výdaje! • Výdaje za zpracování projektu max. 5% CZV • Výdaje spojené s řízením projektu max. 500 tis./50 tis za měsíc • BOZP,TDI, autorský dozor – 3% ze způsobilých výdajů za skutečně provedené stavební práce • Odborné a znalecké posudky v rámci položky „Výdaje na zpracování projektové dokumentace“ 1% z CZV (max. 300 000 Kč) • Supervize řízení projektu = nezpůsobilý výdaj! • Výše uvedené limity jsou stropem, nikoli částkou, která bude automaticky proplacena ! www.rr-jihozapad.cz

20. Nejčastější pochybení při realizaci projektů Způsobilé výdaje – podmínky: • hospodárné • účelné • efektivní • cena za výdaj v čase a místě obvyklá – poskytovatel dotace může výši ceny ověřovat! Pokud jsou ceny vyšší než jsou ceny obvyklé – dotace bude ponížena. www.rr-jihozapad.cz

21. Nejčastější pochybení při realizaci projektů Účetnictví, ekonomika projektu • Samostatná účetní evidence pro projekt • Rozdělení na investice/neinvestice – důraz na správné zaúčtování • Správné zaúčtování samostatných movitých věcí/souborů movitých věcí www.rr-jihozapad.cz

22. Nejčastější pochybení při realizaci projektů • Projekt musí směřovat k naplnění stanovených monitorovacích ukazatelů • Evidovat spolupráci s partnerem (např. zápisy z jednání) • Prokazatelně naplnit environmentální ukazatele uvedené v žádosti o dotaci • Doložit naplnění závazků k rovným příležitostem uvedeným v žádosti o dotaci www.rr-jihozapad.cz

23. Udržitelnost projektu • I v době udržitelnosti (5/3 roky) je příjemce vázán podmínkami poskytovatele dotace • Projekt je úspěšně ukončen nikoli proplacením poslední žádosti o platbu, ale úspěšným ukončením období udržitelnosti – tj. 5 let, pro malé a střední podniky 3 roky • V období udržitelnosti projektu se projeví životnost projektu, jeho reálnost, finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů), schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pracovní místa, počet lůžek, pořízené vybavení atd.) • Nutné udržet indikátory projektu • Pronájem, převod majetku podpořeného z dotace – nutný souhlas VRR • 1x za rok povinnost informovat poskytovatele dotace o udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

24. Na co myslet a na co si dát pozor • Cílem projektu není za přidělené peníze pořídit maximální množství majetku – výdaje musí být účelné (nezbytnost a přímá vazba na projekt), hospodárné (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu) a efektivní (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu) • Faktury – musí být na první pohled jasné, co je fakturováno – tj. rozpis jednotlivých položek včetně množství a jednotkových cen; nezapomenout na doložení příloh faktury • Dohodnout se s dodavatelem na vystavení 2 originálů faktur – jeden originál pro účely projektu (založení do složky projektu), jeden pro vlastní účetní evidenci • Stanovit si, jakým aktem bude ukončena fyzická realizace projektu – k ukončení FR je nutné doložit kolaudační souhlas/předčasné užívání stavby www.rr-jihozapad.cz

25. Několik dobrých rad na závěr • Číst, číst, číst! – vše podstatné naleznete v příručkách a na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz • Nebát se zeptat! – v případě nejasnosti raději konzultovat s manažerem projektu, než se dopustit chybného řešení • Nenechávat vše na poslední chvíli! – raději odevzdávat dokumenty s časovou rezervou • Úspěšná realizace projektu končí po skončení období udržitelnosti projektu! www.rr-jihozapad.cz

26. Kontakt Územní odbor implementace programu Plzeň Poděbradova 2842/1 (Avalon Business Center - 4. patro) 301 00 Plzeň • Úřední hodiny: Pondělí: 8:00 - 16:30 Úterý – čtvrtek: 8:00 - 15:30 Pátek: 8:00 - 14:00 www.rr-jihozapad.cz