Collection Les référentiels du CNRS « Référentiel des pièces justificatives de dépenses »

1. Collection Les référentiels du CNRS« Référentiel des pièces justificatives de dépenses » Moderniser l’appui aux unités Réunion des DR, 6 février 2007

2. Présentation • Le Référentiel des pièces justificatives de dépenses a pour objet de lister dans un document unique l’ensemble des pièces nécessaireset suffisantes à la justification d’une dépense, quel que soit le lieu où elles doivent être conservées.

3. Son contenu :Toutes les pièces justificatives relatives aux grandes catégories de dépenses • Dépenses de personnel. • Dépenses liées aux déplacements de personnes. • Dépenses d’achats de biens ou de services. • Dépenses d’intervention. • Divers.

4. Simple et pratique • Une présentation simple en 4 colonnes : • Nature des dépenses, • Pièces originales reçues, transmises ou créées à la délégation (SFC, SRH,…), • Pièces originales à conserver par l’unité de recherche ou administrative, • Commentaires. • Un accès pratique avec : • Un sommaire général, • Un sommaire détaillé, • Un index par mots-clefs.

5. Objectifs : simplifier et harmoniser • Un outil de simplification • DR : ne réclamer que les pièces nécessaires. • Labo : ne produire que les pièces demandées. • Un outil d’harmonisation • Partout au CNRS, les mêmes « bonnes pratiques ».

6. Quelques exemples de simplifications • Suppression de la production de pièces (dont certaines sont exigées aujourd’hui ; selon des pratiques diverses d’une DR à l’autre), par exemple : • Statuts des associations (la production ne se justifie qu’en cas de doute lié à une éventuelle gestion de fait). • Attestation de frais de réception dans le cas d’un paiement direct au fournisseur. • Exemplaire de la publication pour les factures de frais d’impression ou d’insertion. • CA « vêtements de travail ». • Mention du numéro d’inventaire CNRS ou convention d’entretien lors de la réparation d’un matériel. • …

7. Quelques exemples de simplifications • Conservation dans les labos de pièces aujourd’hui « remontées » dans les délégations (pratiques diverses selon les DR) : • Dossier RECA. • CA de dérogation à la remise en compétition. • Formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse. • Bons de commande (hors le cas des BC ayant des incidences financières dans le cadre de marchés passés selon une procédure formalisée). • Devis ou offre (dans la mesure où les factures sont détaillées). • CA achat hors marché formalisé. • Programme des colloques. • …

8. Un référentiel accessible par tous • Un format « .pdf » imprimable facilement. • Un accès en ligne via la bibliothèque pratique. • Un version guide en ligne orientée « actes de gestion » : • Quelles pièces doit-on produire à l’arrivée d’une facture ? d’un état de frais ?...

9. Nature des bénéfices • Allégement du nombre de bonnes pratiques à maîtriser réduction de la complexité • Interface labo <=> DR allégée  robustesse des processus • Réduction du nombre de copies. • Charge de travail administratif réduite. • Maîtrise accrue des chaînes de traitement. • Ergonomie de travail et modernisation des outils (en ligne). • Contrôles rationalisés • Performance d’ensemble accrue

10. Le premier d’une nouvelle collection… • Pour 2007 • le référentiel des pièces justificatives des recettes. • Le référentiel des rubriques comptables (plan comptable annoté). • …