TimeFrame KANCELARIA

1. TimeFrame KANCELARIA System zarządzania pracą Warszawa maj 2007

2. Umiejętności • 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi • Analizy i projekty oparte o standardy UML • Wykorzystywanie nowoczesnych technik programistyczntych • Prowadzenia projektów według sprawdzonych standardów • Wdrożenie i maintenance – współpraca z dużymi klientami • Referencje

3. TFS – systemy • TimeFrame KANCELARIA • TimeFrame DMS • TimeFrame Departament prawny

4. Główne moduły systemu Baza danych klientów, projektów, pracowników, itp. DMS – zarządzanie dokumentami WorkFlow – praca grupowa Biling

5. TFK i Kancelaria Szefowie projektów • Kontrola przebiegu pracy • Zatwierdzanie prac i zadań Partnerzy • Wgląd w aktualny stan kancelarii Administracja • Moduł umożliwiający kontrolę nad procesami księgowymi i zarządzającymi • Szybkie generowanie raportów, podsumowań, wykresów • Narzędzia kontroli pracy • Narzędzia do kontroli obiegu dokumentów i zleceń IT • Narzędzia umożliwiające współpracę z programem Prawnicy • Prosty interfejs do zarządzania pracą i dokumentami oparty o przeglądarkę WWW

6. Portal wewnętrzny • Dostęp do danych poprzez przeglądarkę WWW (dowolne miejsce) • Publikowanie dokumentów • Moduły: • Klienci • Dane teleadresowe • Projekty • Dokumenty • Terminy • Zadania • Urlopy • Sprawdzania konfliktów • Koszty klientów • Koszty pracowników • Zaliczki klientów • Zaliczki pracowników • Formatki bilingowe • CV • Biblioteka • Korespondencja i kontakty • Analizy • Raporty • Wykresy

7. Klient • Dane teleadresowe • Powiązania pomiędzy podmiotami • Projekty, modele rozliczeń • Dane księgowe • Analizy

8. Terminarz Terminy Rezerwacja sal Zadania Sprawdzanie stanu realizacji Automatyczne przypomnienia

9. Obieg informacji bilingowych Sporządzanie raportów, wpisywanie kosztów Wysyłanie zestawień i faktur Kontrola Rejestrowanie przepracowanych godzin Zatwierdzanie godzin i kosztów Odbiór faktur

10. Możliwości rozliczeniowe • Stawki • za godzinę • progresywne • regresywne • za grupę prac • za konkretną pracę • za usługi • indywidualne • grupowe • Koszty • Zaliczki • Ryczałty • na kwotę • na procent • na kwotę dodatkową • na koszty • na godziny • wiele innych • Faktury • z wielu projektów, etapów • kontynuowane • korygujące • Waluty • dowolne waluty na poziomie każdego obiektu • faktur, prac, stawek, kosztów, ryczałtów • dowolna waluta domyślna do rozliczeń globalnych

11. Tworzenie raportów Założenia budżetowe Dane wprowadzane przez pracowników Istotne parametry mające wpływ na funkcjonowanie kancelarii Obliczenia

12. Księgowość menadżerska • Raporty dla firm o liczbie prawników do 15 • zestawienia bilingowe wewnętrzne i zewnętrzne • faktury • rozliczanie premii pracowników • inne • Raporty korporacyjne • budżety • zyskowności klientów, • opłacalności projektów i pracowników, • rozliczenia partnerskie • inne około 200 raportów

13. Przykłady raportów Raport dla klienta (TimeSheet) Skuteczności Zyskowności Porównywanie z budżetem (Gross Margin) Premii Magazyny godzin i kosztów (Inventory) Płatności Planowanej sprzedaży Kontroli sposobu wprowadzania danych Wiele innych

14. Przykłady raportów Raporty skuteczności pracowników mają na celu pokazanie skuteczności pracy i sprzedaży danego pracownika. Występują w różnych konfiguracjach uwypuklając różne parametry Raporty godzin niesprzedawalnych pokazują strukturę godzin wewnętrznych oraz ich relacje do godzin sprzedawalnych Raport magazyn godzin (inventory) pokazuje stan godzin przepracowanych dla danego klienta/projektu

15. Ocena sprzedaży/zyskowności klienta Raporty tego typu pokazują sprzedaż kancelarii lub grup partnerskich na klienta. Dostępnych jest wiele wykresów sprzedaży • dla całej kancelarii • dla poszczególnych klientów • dla klientów z podziałem na miesiące • dla pracowników • dla partnerów • inne Pokazany wykres przedstawia zyskowność godzinową dla klientów. Raporty zyskowności uwzględniają: • koszty osobowe • koszty klienta

16. Kontrola wpisywania danych Kontrola opóźnień we wpisywaniu danych • dla kancelarii • dla poszczególnych pracowników Uwzględnianie opóźnień w systemie premiowania Analiza sprzedaży na podstawie opóźnień Kontrola przepływu prac (np. zmian projektów) Kontrola wpisów dla projektów wewnętrznych

17. DMS – zarządzanie dokumentami kancelarii

18. Co zapewnia DMS TFS • Składowanie dokumentów elektronicznych • Ewidencja dokumentów „papierowych” • Baza korespondencji, wiedzy … • Udostępnianie dokumentów • Rozszerzone informacje o dokumentach • Zabezpieczenie wersji oryginalnych • Bezpieczeństwo danych

19. Uporządkowanie dokumentów • Powiązanie z obiektami z systemu bilingowego TFK: klient, projekt • Jednostki przechowywania dokumentów: folder • Powiązanie z bazą danych teleadresowych • Działanie samodzielne • Odnośniki

20. Wyszukiwanie • Wyszukiwanie po zawartości • Informacje o dokumencie nie zawarte w nim samym • Nazwa • Fizyczny rodzaj dokumentu • Specyfikacja • Specjalizacja • Przynależność do klienta, do projektu • Definiowalne właściwości

21. Wersja 1 Rewizja 1 Wersja 2 Rewizja 4 Wersja 1 Rewizja 2 Wersja 2 Rewizja 5 … Wersja 1 Rewizja 3 Wersja 2 Rewizja 6 Wersje i relacje Załącznik Powiązania między dokumentami Wersje w obrębie dokumentu Wersje równoważne: tłumaczenia Dokument Pierwotny Dokument

22. Kontrola dostępu • Ukrywanie informacji o dokumencie i jego zawartości • Określanie uprawnień do modyfikacji dokumentów • Ograniczenie indeksowania zawartości • Szyfrowanie zawartości • Zewnętrzne narzędzie • Niezależny podsystem szyfrujący • Historia zmian i statystyki pobrań

23. Integracja z Pulpitem • TFS DMS widoczny jako element pulpitu Windows • Kopiowanie, przenoszenie otwieranie dokumentów w systemie jak zwykłych plików • Dedykowane okna do wyszukiwania i wyświetlania właściwości dokumentów • Integracja z programami z pakietu Microsoft Office

24. Dostęp poprzez przeglądarkę internetową • Wyszukiwanie dokumentów • Pobieranie dokumentów • Dodawanie dokumentów • Określanie dodatkowych atrybutów • Możliwość pracy zdalnej poprzez internet

25. System dedykowany

26. Cechy rozwiązania • Rozwiązanie przygotowane specjalnie dla Klienta (dokładna analiza potrzeb) oparte o posiadane moduły • Możliwa integracja z DMS • Możliwa integracja z systemami wewnętrznymi Klienta • Zabezpieczenia zgodne z wymogami IT • Dzięki doświadczeniu i posiadanym modułom najkrótszy czas wykonania

27. Przykład aplikacji • Ewidencja spraw (postępowań) • Podział na kancelarie/oddziały • Podstawowe dane, zdarzenia • Pozwani/powodowie • WPS • Koszty/wydatki • Korespondencja • Terminy • Inne • Wyszukiwanie, przeglądanie • Kontrola dostępu • Podmioty • Osoby • Firmy • Instytucje • Adresy • Terminarze • Różne typy terminów • Korespondencja • Dokumenty (pliki) • Bezpośrednie podpięcie do DMS

28. Prezentacja danych

29. Edycja danych

30. Konkluzje • Spójny system – integracja wielu funkcjonalności • Gromadzenie wiedzy • Kontrola istotnych parametrów finansowych • Dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji • Rozbudowa systemu według potrzeb

31. Referencje • Domański Zakrzewski Palinka • Richardson Rios Olechowski International Lawyers • Gessel i Wspólnicy • Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór • Kuczek Maruta i Wspólnicy • Góralczyk Rychlicki Boroń • Sieniawski • Zawartka i Wspólnicy • Hałuszczyński • Chałas i Wspólnicy • Chajec Don-Siemion & Żyto • M. Furtek i Wspólnicy • Wójcik i Złotnik • Siemiątkowski & Davis • Plucińska Stopczyk Mikulski