1.0 Grundlagen 1.1 Erforderliche Unterlagen - VOB Teil B – gültige Version - Langtextausschreibung / Kurztextausschre

1. 1.0 Grundlagen 1.1 Erforderliche Unterlagen - VOB Teil B – gültige Version - Langtextausschreibung / Kurztextausschreibung / - Funktionale Ausschreibung - Bau- und Konstruktionszeichnungen sowie sonstige ergänzenden zeichnerischen und textlichen Unterlagen z. B. Baugenehmigung, geprüfte Statik, etc., 1.2 Erläuterung der Baumaßnahme / des Gewerkes - Objektdatenkurzbeschreibung mit Angaben z. B. zum Auftraggeber / Bauherr, zu weiteren Beteiligten, etc., (Organigramm)

2. 1.3 Bieterkreisauswahl - Bieterwunsch des Auftraggebers / Bauherr - Bietervorschlag der Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers / Bauherr - Schriftliche Bieterkreisabfrage - Rücklauf der Bieterkreisabfrage - Auswahl der zuverlässigen Bieter nach Rücklauf der schriftlichen Bieterkreisabfrage (Kriterien / Risiken / etc.) für die geplante einzelne und / oder gesamte Baumaßnahme - Dokumentation der Bieterliste gemäß getroffener Auswahl - Einschaltung U-Bootanbieter ggfs. gegen Preis- und Auftragsabsprache - Bankauskunft über die jeweiligen Bieter

3. 2. Methodische Vorgehensweise 2.1 Angebotsaufforderungsschreiben mit folgenden Inhalt: - Kurze Objektbeschreibung - Festlegung des Leistungsumfangs mit Gliederung für Angebotszwischensummen, z. B. Leistungsabgrenzung nach Bauteilen, Titel, Betriebsvorrichtungen, etc.) - Planunterlagen einschließlich Planliste (Planstand !) - Bau- und Nutzungsgenehmigungen (soweit vorhanden) - Terminplan (Stand / Version) - Schnittstellenliste (Stand / Version) - vertragliche Vorgaben, z. B. Zahlungs-, Erfüllungs- bzw. Gewährleistungsbürgschaften

4. - Angebotsrückgabefristvorgabe - Angebotsbindefrist - Rechtsform der Firma, z. B. GmbH, GmbH & Co. KG, etc. - Beifügung aktueller Handelsregisterauszug - Nachweis der Zugehörigkeit einer Berufsgenossenschaft - Freistellungserklärung gemäß § 48b Abs. 1, Satz 1 EStG - Referenzangaben - Angebotskalkulation im geschlossenem Umschlag mit dem Hinweis, diese nur nach Maßgabe der vertraglichen Regelung öffnen zu dürfen - Hinweis auf Nichterstattung etwaiger Aufwendungen für die Angebotserarbeitung - Kenntlichmachung bzw. schriftlicher Hinweis von Ergänzungen oder Änderungen bei der Angebots- einreichung durch den Bieter (evt. Alternativen, etc.)

5. 2.2 Angebotsrückfragen • Zeitfenster für schriftliche Rückfragen • Sammeln und Bewerten der Rückfragen • Formulieren der Rückfragen und Mitteilen evt. • Zusatzinformationen an den Bieterkreis • - Schließen des Zeitfensters für Rückfragen • 2.3 Angebotsrücklauf • - Angebotsunterbreitung in digitaler oder schriftlicher Form • - Angebotszusammenstellung nach vorgegebener Gliederung • mit rechtsverbindlichen Unterschriften des Bieters • einschließlich Gültigkeits- und Vollständigkeitshinweis • bezogen auf die digitale Angebotsform • Arbeitsergebnisse • 3.1 Kontrolle der angebotenen Honorarleistung des Generalplaners (Kostenschätzung, Leistungsumfang, Honorar, Zuordnung eventueller besonderer Leistungen, z.B. Logistik- oder Brandschutzplanung)

6. 2.4 Angebotsprüfung - Vollständigkeitsprüfung der Angebotsunterlagen - Prüfung auf Einhaltung der Angebotsinhalte - Prüfung und Bewertung von Bieterhinweisen - rechnerische Prüfung der günstigsten Angebote - Erstellung des Bauteil- / Titelpreisspiegels - Erstellung des Preisspiegels für alle Positionen - Abgleich der geprüften Angebote mit der Kostenschätzung / - Kostenberechnung und dem festgelegtem Budget - Bewertung von Alternativen (Sondervorschläge) - Einsparpotentiale bei Budgetüberschreitung - Aufzeigen von evt. Risiken (Fremdleistungen Dritter) - Leistungsfähigkeit des Bieters

7. 2.5 Angebotsabstimmung mit dem Bauherrn / Auftraggeber - Schriftliche Dokumentation der eingegangenen Angebote - Schriftliche Dokumentation der Vollständigkeitsprüfung der eingegangenen Angebote - Schriftliche Risikobetrachtung (z. B. Subunternehmer, etc.) - Schriftliche Dokumentation bezüglich Kostenrahmen- / Budgeteinhaltung mit Bestätigung durch den Bauherrn / Auftraggeber (z.B. Qualitätsvorgaben / -änderungen) - Schriftliche Empfehlung der einzuladenden Bieter zur Vergabeverhandlung (Vergabevorschlag) - Festlegung des Vergabeverhandlungsprozedere

8. 3.0 Vergabeverhandlung 3.1 Schriftliche Einladung der Bieter mit Rückmeldung - Tag, Uhrzeit und Ort der Vergabeverhandlung - Nennung der Teilnehmer des Bieters (rechtsverbindliche Unterschrift des Verhandlungsprotokoll erforderlich) - Nennung der Teilnehmer des Bauherrn / Auftraggebers / Erfüllungsgehilfen (Architekt, Ingenieure, Sonstige) - Richtige Zeit- und Raumplanung, etc. - Präsentationsmöglichkeiten der Planunterlagen, etc. 8

9. 3.2 Erste Verhandlungsrunde mit Protokoll inkl. Teilnehmerliste - allgemeiner Hinweis: Internes Vorgespräch mit Bauherrn / Auftraggebers und deren Erfüllungsgehilfen (Festlegung der Begrüßung der Bieters allgemeine Hinweise zur geplanten Baumaßnahme, Finanzierung des Objektes, Erwartungshaltung an den Bieter, Protokollführung, Zusendung der Angebotsüberarbeitung, etc.) - Vorstellung aller Teilnehmer und deren Funktion - aktuelle Visitenkarten 21.06.2009 9

10. - Technische Klärung der Angebotsinhalte (Abweichungen oder Ergänzungen des Leistungsumfangs, Richtigstellung der Leistungsinhalte und Qualitäten, Anforderungen an Nebenleistungen, Koordinationsverpflichtungen gegenüber Dritten, etc.) - Einhaltung von Terminvorgaben (Leistungsbeginn, Zwischen-, Inbetriebnahme- und Fertigstellungstermine) - Hinterfragung der Leistungskapazität und Bauabwicklung - Weitere Vorgehensweise ( Ablauf sowie Nachreichen von Angebotsergänzungen, etc.) - Nächster Vergabetermin

11. 3.3 Zweite Vergabeverhandlung mit Protokoll inkl. Teilnehmerliste Hinweise analog wie vor ! - Technische Erläuterung des überarbeiten Angebots durch den Bieter - Falls möglich, direkte Prüfung und Akzeptanz der technischen Angebotsergänzungen - Gemeinsames Herleiten des Angebotspreises - Festlegen der Vergütungselemente / Optionen /entfallende Leistungen, Schlechtwetterregelung, Bindefrist für die Beauftragungsentscheidung

12. 3.4 Beauftragungsphase - Ergebniszusammenstellung der Bietergespräche nach Ende der zweiten Verhandlungsrunde und erste Trendeinschätzung für den Zuschlagsfindung - Gemeinsame abschließende Festlegung für die geplante Vertragsbindung zwischen Bauherrn / Auftragnehmer und seinen Erfüllungsgehilfen - Vertragliches Klärungsgespräch (Werkvertrag und Anlagen)

13. - Einseitige Vertragsunterzeichnung durch Bieter (Original bleibt bis zur Auftragsentscheidung beim Auftraggeber / Bauherrn) - Kopie des einseitig unterschriebenen Werkvertrages für den Bieter - Unterzeichnung des Werkvertrages durch den Auftraggeber / Bauherrn und Paraphierung der Erfüllungsgehilfen - Versand des Werkvertrages an den Auftraggeber - Rückversand des Werkvertrages - Versand der Beauftragung - Versand der Absagen an die nicht zum Zuge gekommenen Bieter 21.06.2009 13

14. 4.0 Umsetzung des Auftrages - Kick-off-Meeting mit den Ansprechpartner / Personen der Umsetzung der Aufgabenstellung beider Vertragsparteien - Festlegung der Besprechungstermine - Personenkreisfestlegung der Besprechungstermine - Besonderheiten der Leistungserbringung (Anmeldung von Mitarbeitern (Ausweis), Mitnahme von technischen Geräten, Einweisung von Mitarbeitern (SiGeKo, Betriebsfeuerwehr, Werkschutz, etc.) - Bautagebuchführung und deren Dokumentation 21.06.2009 14

15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! • Dipl. – Ing. Dieter Neuhaus • Architekt AK NW - BDB 21.06.2009 15