Capacitación Manejo y Transporte de muestras biológicas

1. Capacitación Manejo y Transporte de muestras biológicas Clínica Colsanitas, Julio /2013

2. NORMATIVIDAD • Decreto 1609 del 31 de Julio de 2002 expedido por el Ministerio de Transporte “Por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera” OBJETIVO: Establecer los requisitos técnicos y de seguridad para el manejo y transporte de mercancías peligrosas por carretera en vehículos automotores en todo el territorio nacional, con el fin de minimizar los riesgos, garantizar la seguridad y proteger la vida y el medio ambiente

3. NORMATIVIDAD NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PARA SUSTANCIAS TOXICAS E INFECCIOSAS • Norma Técnica Colombiana NTC 4702-6: Embalajes y Envasesparatransporte-Sustancias Toxicas e Infecciosas • Norma Técnica Colombiana NTC 1692: Definiciones, clasificación, marcado, etiquetado y rotulado -Sustancias Tóxicas e infecciosas. • Norma Técnica Colombiana NTC 3969: Transporte terrestre por carretera -Sustancias Tóxicas e Infecciosas • Norma Técnica Colombiana NTC 4532: Transporte de mercancías peligrosas, tarjetas de emergenciapara transporte de materiales

4. TRANSPORTE DE MUESTRAS

5. OBLIGACIONES DEL LABORATORIO 1. Brindar capacitación sobre los procedimientos operativos y prácticas seguras para el personal que interviene en embalaje y transporte de muestras biológicas. 2.Entregar las muestras debidamente embaladas y las neveras correctamente etiquetadas. 3. Retirar las etiquetas de los envíos anteriores para evitar malas interpretaciones

6. OBLIGACIONES DEL LABORATORIO 4. Prestar ayuda técnica en caso de accidente donde estén involucradas muestras de origen biológico y dar la información que soliciten las autoridades y organismos de control sobre el producto o elementos transportados. 5. Proveer los elementos necesarios para la identificación de las unidades de transporte y el vehículo (aplica para OSI) 6. Entregar las muestras directamente al conductor o responsable del transporte

7. OBLIGACIONES DE LOSTRANSPORTADORES 1. El personal debe tener Certificado de vacunación contra Hepatitis B, Afiliación vigente a EPS, Carné de Afiliación a la ARP. 2- El personal que está a cargo de las unidades de transporte debe contar con los documentos, permisos y licencias necesarias vigentes. 3- Portar carné de identificación y mantener una adecuada presentación personal. Asimismo, garantizar que las personas responsables de las unidades de transporte reciban la capacitación sobre MANEJO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS BIOLOGICAS

8. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 4- Contar con un Plan de Contingencia para la atención de accidentes durante la prestación del servicio. Se incluye respuesta ante las emergencias y continuidad en la prestación del servicio en caso de fallas o daños de los vehículos (estrelladas, varadas y demás). En caso de daño del vehículo, se informará al coordinador operativo y la empresa de transporte deberá sustituir dicho vehículo, a la mayor brevedad, por otro que cumpla con los requisitos físicos y mecánicos para la operación. 5. Notificar cualquier incidente, accidente o avería que se presentedurante el transporte, a la empresa transportadora y a los teléfonos que aparecen en la Tarjeta de Emergencia del remitente.

9. 6. No despachar el vehículo llevando simultáneamente muestras, con animales, medicamentos, o alimentos. Se podrán transportar muestras únicamente con la persona del Laboratorio que las lleve, de ser necesario. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES

10. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 7. Los carros o motos que se utilicen para el transporte deben cumplir con las siguientes CARACTERÍSTICAS: • La estructura tiene que ser sólida, sin daños o defectos tales como neumáticos o luces defectuosas, que puedan afectar la seguridad • Las cubiertas exteriores y suelos deben carecer de agujeros o grietas. Debe contar con una estructura que separe: el suelo del vehículo del sitio donde se colocaran los recipientes con las muestras • Para las motos: el transporte de las muestras se hará en la nevera térmica o de icopor identificada con el símbolo de especimenes para diagnóstico o riesgo biológico

11. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES Características de los vehículos de transporte: • Las puertas deben funcionar normalmente y los dispositivos de cierre en condiciones satisfactorias • El espacio donde se llevan las muestras debe estar limpio, seco y sin objetos agudos que puedan perforar los envases • La carga total se debe sujetar firmemente para evitar el movimiento durante el tránsito • Se debe garantizar la limpieza y el adecuado funcionamiento general de los vehículos mediante la verificación de las condiciones de operación del mismo.

12. 6 RIESGO BIOLÓGICO OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 8. Las Unidades de Transporte (Vehículos o Motos) deben tener en un lugar visible este símbolo 9. Los automóviles destinados al transporte, deben estar dotados de: equipos y elementos de protección para atención de emergencias, tales como: extintor de incendios, ropa protectora, linterna, botiquín de primeros auxilios, equipo para recolección y limpieza (Guantes, Hipoclorito comercial, toallas absorbentes y gafas de seguridad), una nevera de icopor y los demás equipos y dotaciones especiales exigidos por el Min. de Transporte.

13. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 10. Cumplir con el plan de recorridos y horarios de acuerdo con las necesidades informadas por el Laboratorio, comunicando los cambios que se presenten a través del tiempo. 11. Cada vez que realice un recorrido deberá diligenciar el formato TRANSPORTE DE MUESTRAS, COMPONENTES SANGUINEOS Y DOCUMENTOS. Este formato será suministrado por el laboratorio. Al día siguiente del recorrido o en el mismo día, se debe entregar el ORIGINAL del formato completamente diligenciado en la oficina de administración del laboratorio al Coordinador operativo de transporte o persona encargada de coordinar las rutas y recorridos de los vehículos.

14. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 12. Responder por la conservación y cuidado de los elementos entregados para el transporte. Será responsable de los daños o perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de pérdidas, daños, hurtos o extravíos sufridos durante el recorrido. 13. Contar con un sistema de comunicación como teléfono celular, radioteléfono, avantel o radio entre otros 14. Por ningún motivo la persona responsable de la unidad de transporte debe abrir un embalaje, envase, o recipiente que contenga las sustancias o muestras transportadas, entre los puntos de origen y destino, salvo por emergencia o inspección ordenada por una autoridad competente

15. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 15. Cuando por motivo de emergencia, falla mecánica o accidente el vehículo se detenga en un lugar diferente a su destino, debe permanecer señalizado y vigilado por su conductor y/o autoridad local 16. Mantener al día los formatos de recorrido, registrar la hora militar y verificar el completo diligenciamiento de todas las casillas de transporte. 17. Colocar en un lugar visible de la cabina del vehículo las respectivas Tarjetas de Emergencia antes de comenzar el viaje

16. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 18. Mantener el vehículo y la unidad de transporte en óptimas condiciones de operación tanto físicas, mecánicas y eléctricas. La persona encargada de las unidades de transporte , es responsable de la conservación y buen uso de los equipamentos, accesorios del vehículo y que este permanezca limpio y en buen estado. 19. A las personas que están a cargo de las unidades de transporte les está prohibido fumar en la cabina y no debe operar el vehículo cuando tome medicamentos que produzcan sueño.

17. OBLIGACIONES DE LOS TRANSPORTADORES 20. Deben entregar al Destinatario los elementos y/o documentos transportados en el mismo estado en que fueron entregados por el remitente. 21. Las personas responsables de las unidades de transporte deben conocer y dar cumplimiento al procedimiento “Transporte de muestras de laboratorio y Componentes sanguíneos” Si ocurre una pérdida de muestras por robo bien sea del medio de transporte o de las muestras como tal, comuníquese a los teléfonos que aparecen en la tarjeta de emergencia y realice la denuncia ante la autoridad competente.

18. AUTOMÓVILES IDENTIFICACIÓN DE LOS VEHÍCULOS 6

19. CONTENIDO DE LA NEVERA • Muestras a temperatura ambiente: orinas, coprológicos, láminas (en recipientes de vidrio o plástico) Muestras a temperatura de refrigeración: Tubos con sangre, Biopsias (Pilas de refrigeración). Muestras a temperatura de congelación: Pruebas de coagulación (termo con hielo seco).

20. TRANSPORTE DE COMPONENTES SANGUINEOS • Glóbulos rojos: refrigerados (2-10°C) • Plaquetas: Temperatura ambiente (20 °C +- 2) • Plasma fresco: congelado • Envíos de componentes desde el BANCO DE SANGRE TOBERÍN a los servicios de transfusión CUC y CRS (generalmente tres veces a la semana), cada uno con neveras marcadas y carpeta diferente • Envíos Urgencias

21. TRANSPORTE DE COMPONENTES SANGUINEOS • Prioritario, para conservar la cadena de temperatura y la calidad del componente que va a ser transfundido al paciente. • Neveras para banco de sangre: diferentes (no mezclar con muestras de laboratorio) • Apoyo en jornadas de donación de sangre

22. TARJETA DE EMERGENCIA Suministra información sobre la identificación del material transportado y la empresa a la cual pertenece, identificación de los peligros e información sobre el transporte. Contiene: • Pasos a seguir en caso de ruptura de recipientes, derrame de las muestras, etc. • Nombre del laboratorio donde se debe notificar el incidente y teléfonos. • Tipo de sustancia que se transporta

23. SUSTANCIAS DE ORIGEN BIOLÓGICO POTENCIALMENTE INFECCIOSAS AL ENTRAR EN CONTACTO CON PIEL O MUCOSAS. EN CASO DE CONTACTO EN PIEL O MUCOSAS LAVAR CON AGUA Y JABON. SOLICITAR VALORACIÓN MEDICA PARA EVALUAR EL TIPO DE CONTACTO. EN CASO DE DERRAMES ACCIDENTAL: • Comuníquese con los teléfonos que aparecen al reverso de ésta tarjeta e informe la situación presentada para que le indiquen las instrucciones a seguir según el caso. • Si debe manipular los contenidos colóquese los elementos de protección (gafas de protección y guantes sea de látex o de caucho). 23

24. TARJETA DE EMERGENCIA BOGOTÁ LABORATORIO CLINICO SANITAS EN CASO DE DERRAMES, ACCIDENTES O RUPTURA: • Si la muestra corresponde a la nevera de Laboratorio Clínico: * Comuníquese con el Laboratorio Clínico Sanitas al teléfono: XXXX. Celular: XXXX Si la muestra corresponde a la nevera de Patología: * Comuníquese con Patología al teléfono: xxxxxxxx • Si las muestras o componentes corresponden al Banco de Sangre:*Comuníquese al teléfono xxxxxx 24

25. PASOS A SEGUIR EN CASO DE EMERGENCIA • En caso de presentarse una situación de emergencia al momento de transportar muestras biológicas debe comunicarse con el respectivo laboratorio a los teléfonos que aparecen en la TARJETA DE EMERGENCIA y con la persona encargada de coordinar el transporte para determinar las acciones a seguir. • Si se requiere cambio de unidad de transporte, una vez llegue el vehículo se procede a realizar traslado de los embalajes para continuar con el recorrido • Si ocurre pérdida de muestras por robo comuníquese con el laboratorio y coloque la denuncia ante la autoridad competente.

26. 6 ROTULACIÓN DEL EMBALAJE EXTERNO La carga deberá ir debidamente etiquetada con el autoadhesivo de Riesgo Biológico cuando se transporten muestras; este se ubicará en una de las paredes externas del recipiente para embalaje. El sticker debe tener la siguiente información: Símbolo de riesgo biológico :3 medias lunas sobre un círculo y leyenda negra fondo blanco. “Riesgo biológico” En caso de daño, derrame o fuga avísese al Laboratorio Clínico Sanitas. Teléfono: xxxxxxxx - NO MANIPULE EL CONTENIDO. Riesgo Biológico

27. ROTULACION DEL EMBALAJE EXTERNO • Al lado del símbolo se escribirá: • Nombre del laboratorio al cual se va a remitir • Dirección completa, • Número telefónico, • Ciudad y departamento, • Remitente: dirección completa, teléfono, ciudad y departamento y • El logo de la OSI en un extremo

28. CONTROL Y SEGUIMIENTO Se realizará seguimiento a la empresa Transportadora diariamente, donde se medirán los siguientes puntos: • Oportunidad en la entrega de las muestras de laboratorio de acuerdo con los tiempos definidos por el Laboratorio • Incidentes o siniestros ocurridos durante el transporte de las muestras • Quejas recibidas durante la prestación del servicio. • Semestralmente: a todos los vehículos (lista de chequeo) • Mensualmente: a vehículos escogidos al azar.

29. CERTIFICACIONES DE CALIDAD • HABILITACIÓN ANTE LA SDS: TODOS LOS LABORATORIOS • CERTIFICACIÓN ISO 9001 -2008 (SGS): TODOS LOS LABORATORIOS • ACREDITACIÓN (ICONTEC): CLINICA REINA SOFÍA • PROCESO DE AREDITACIÓN: CLÍNICA UNIVERSITARIA COLOMBIA • BUENAS PRÁCTICA CLINICA (INVIMA): CUC

30. Solicitud de móviles a proveedores externos Coordinador operativo Clínica Colsanitas Asignación de móviles para servicios en distintos puntos Logística • Rutas fijas • Domicilios • Empresas • Jornadas de Donación Coordinador proveedores externos

31. Reportar el inicio del turno con el coordinador de transporte de Colsanitas Móviles Móviles Coordinador operativo Clínica Colsanitas Asigna rutas o servicios a los móviles Logística Alistan neveras de rutas (temperatura ambiente, refrigerados y congelados).

32. Móviles Deberes de los transportadores • Reportar retrasos superiores a 15 minutos en la entrega de recorridos fijos y/o urgencias • Reportar solicitudes de traslados de sobres, documentos, o elementos ajenos a neveras con muestras ya que estos deben realizarse con previa autorización. • Al terminar el turno: deben bajar las neveras, revisarlas, sacar las pilas y descargar el hielo seco Finalmente deben revisar que la Planilla de transporte de muestras, componentes sanguíneos y documentos esté totalmente diligenciada y entregarla al coordinador de transporte de Clínica Colsanitas o del proveedor externo.

33. Reporte de incidentes En estos formato se registran inconvenientes que se presentan durante la prestación de servicio y se sugieren acciones correctivas.

34. BIOSEGURIDAD EN EL TRANSPORTE DE MUESTRAS Bioseguridad: Es un conjunto de medidas preventivas destinadas a proteger la salud del personal de salud cuando hay exposición a agentes infecciosos y cuyo objetivo es disminuir el riesgo de infectarse y/o enfermar: Uso de guantes Lavado de manos Gafas de bioseguridad

35. BIOSEGURIDAD EN EL TRANSPORTE DE MUESTRAS Factores de riesgo Son todos los elementos, sustancias, procedimientos y acciones humanas presentes en el ambiente laboral que de una u otra forma ponen en riesgo al trabajador y que pueden producirle lesión. Se agrupan de la siguiente forma: • Agentes potenciales de lesión y de accidentes: • Actos inseguros • Condiciones ambientales y personales inseguras

36. BIOSEGURIDAD EN EL TRANSPORTE DE MUESTRAS Factores de riesgo • Agentes potenciales de lesión y de accidentes: Elementos cortopunzantes como agujas y láminas de vidrio • Actos inseguros: No uso de elementos de protección personal (EPP). Por ej. contacto directo con fluidos biológicos por no colocarse guantes. • Condiciones ambientales inseguras: pisos resbalosos

37. BIOSEGURIDAD EN EL TRANSPORTE DE MUESTRAS • El principal factor de riesgo biológico durante el transporte de muestras es: • La manipulación de material biológico de origen humano o animal como: sangre, orina, materia fecal, láminas, biopsias y otros fluidos corporales.

38. USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL En caso de accidente donde sea necesario manipular muestras Al momento de realizar a entrega de las muestras y cuando se manipulen pilas de refrigeración Todas las veces que sea necesario

39. Muchas gracias