Nói Về File Name Và Extension

1. Nói Về File Name Và Extension Và Cách Open Một File Bằng Software Định Trước Hôm nay tôi xin thưa chuyện cùng các bạn về tên các file chứa trong hard disk của các bạn. Bài nầy chỉ giới hạn tên các file của Windows và DOS mà thôi, không đè cập tới những operating system khác như Mac như Linus. Bài được trình bày dưới hai dạng: Microsoft Word (DOC) và dạng slide show PPS. Cả hai được bỏ vào Quan Ven Đường, và được gời đến các bạn có tên trong mailing list. Ngoài ra còn nhiều bài viết về computer trước đây cũng có mặt trong Quán Ven Đường.  Xin các bạn hiểu cho rằng tôi viết cho những bạn tay ngang đọc chỉ cần thực hành được việc mà thôi, do đó những chi tiết “sách vở” vô ích được tôi bỏ qua. Press space bar hay mouse để sang trang Huỳnh Chiếu Đẳng 17-Dec-07

2. Một Chút Lịch Sử. Ngày xưa khi IBM và Microsoft viết ra cái DOS (Disk Operating System) thì theo qui ước chung tên các file được chứa trong computer nằm dưới dạng 8.3 nghĩa là tên có hai phần cách nhau bằng dấu chấm. Tám chữ đầu là tên, 3 chữ sau là extension. Thí dụ tôi viết một bức thơ gởi ba Ếch với nhan đề là “Thơ cho anh Ba Ếch”, khi save vào hard disk không thể đặt tên dài hơn 8 chữ, mà cũng không được bỏ dấu. Do đó tên cái thơ khi save vào hard disk có thể sẽ là TGANHBAE.DOC. Vì vậy sau một thời gian dùng computer, viết nhiều thơ, save nhiều file vào hard disk lâu ngày tên các file trở thành bí hiểm. Sau nầy Windows XP hay Windows Vista ra đời thì tên các computer file được phép dài đến 256 chữ, và extention có thể dài hơn 3 chữ. Thí dụ với bức thơ trên tôi có thể cho nó cái tên dễ tìm như: “Thơ Gởi Anh Ba Ếch Về Chuyện Đi Thầy Gòn Chơi.docx”. Có một số dấu đặc biệt không thể dùng trong tên file, các bạn không cần nhớ đâu, khi lỡ dùng các dấu nầy thì computer sẽ cho các bạn hay liền. Ở thí dụ trên các bạn nhớ là dường có bỏ dấu tên file trong Windows XP, vì có khi cái file nằm ngờ ngờ đó nhưng khi các bạn open nó ra thì sẽ thấy chữ “File Not Found”. Gặp trường hợp nầy thì right click nó mà rename lại loại bỏ hết các dấu chữ Việt đi. Kế đó khi gởi email đi nhớ đừngbỏ dấu trong hàng Object. Khi mail server chuyển đi các hàng nầy có khi thành chữ bùa.

3. Về Cái Extension Trong Tên Computer File. Thưa các bạn ba chữ extension phía sau dấu chấm có vai trò rất đặc biệt. Nó giúp cho computer biết được đó là file thuộc loại nào, thí dụ: EXE = một executable file DOC=Microsoft Word file COM = một command file HTML= HyperText Markup Language. SYS = là system file MP3= Audio file dưới dạng compressed. BAT = là một batch file WAV= Tên Audio File dưới dạng không compressed. Còn hàng ngàn extension khác nhau, mỗi cái mang một ý nghĩa rõ rệt và thường không trùng nhau. Thí dụ extension JPG để chỉ hình ảnh đã compressed theo kiểu Joint Photographic Experts Group (đọc là jay-peg). Thi dụ file có extention là PDF là file tài liệu Portable Document Format tạo ra bởi các software của hãng Adobe (như Acrobat). Thí dụ file có extention là PPS là một slide show chạy tự động (Owerpoint Show). Tên file thì các bạn thay đổi tuỳ ý để cho dễ nhớ dễ tìm dễ hiểu, nhưng extension thì thường do các software tạo ra nó tự ý cho vào. Thí dụ các bạn viết bài bằng Microsoft Word (2003) khi save nó tự động thêm 3 chữ DOC vào tên do các bạn đặt. Khi rename một file các bạn không nên rename ba chữ extension, nếu rename extension thì computer sẽ không biết được đó là file thuộc loại nào và mở ra bằng software gì.

4. Bình thường Windows không cho các bạn nhìn thấy 3 chữ extension, nhưng nó cho các bạn thấy icon của software dùng để run hay dể edit, để xem… các file liên hệ :  Extension CVS CVS: là file có thể xem bằng Excel JPG: file hình, có nhiều software dùng để xem.  Extension JPG Icon của software WinZip  Icon của software Acrobat  Icon của software Microsoft Excel  Có một điều quái đản là Windows Vista hay Windows XP đều không cho các bạn nhìn thấy extension của các file chứa trong hard disk hay trong CD… Hình phóng đại các icon bên trên (lấy từ computer chạy Windows Vista)

5. Muốn nhìn thấy được các extension các bạn hãy làm như sau: Tong Windows XP hay Windows Vista, các bạn open bất cứ một folder nào. click Tools click Folder Options   Khi Folder Options hiện ra các bạn click View vàghi các check mark y như hình bên xong click Apply, click OK. Chỉ làm một lần cho bất cứ folder nào, từ đó trở đi khi các bạn open một folder các bạn sẽ thấy các extention như thấy trong hai hình đầu tiên. Trong thi dụ nầy chúng ta thấy có file csv, mp3, docx (Word 2007), zip, jpg, txt, pdf, xlsx (Excel 2007)… bình thường các bạn không nhìn thấy nó đâu.   

6. Cách Chỉ Định Software Dùng Open Một File. Chắc có nhiều khi các bạn bực mình, khi click một file nhạc MP3, thay vì Windows Media Player hiện ra hát, thì Nero lại nhảy vô thay. Có khi các bạn click một tấm ảnh JPG, thay vì software xem ảnh quen thuộc xưa nay, thì Photoshop lại nhào ra open tấm hình vừa click làm cho các bạn ngở ngàng. Tiếp theo đây, tôi bày các bạn open một file theo software quí bạn muốn, không để cho những software lạ nhào ra thay. Thí dụ chúng ta chỉ định software dùng để xem hình JPG mà không để computer tuỳ tiện dùng software theo ý nó. Trước tiên righ click file JPG. righ click    click Thí dụ chúng ta muốn chỉ định ACDSee từ đây là software dùng để xem hình JPG thì click Icon bên tay trái.

7. Nếu như những program có tên trong cái Windows nầy chưa đúng ý các bạn thì các bạn click chữ Browse (trong hình bên dưới) để tìm software ưng ý quen dùng, để từ đây trở đi mỗi khi các bạn click tên các file JPG thì software bạn chọn tự động chạy và mở hình cho các bạn xem chớ không phải là Nero, là Paint, là Windows Photo Gallery xa lạ với các bạn. 

8. Khi các bạn click Browse thì folder Program Files hiện ra. Nơi đây chứa gần như toàn bộ software đã install vào computer các bạn xưa nay. Các bạn hãy chọn program nào thích thì click nó…. Tới đây hơi xa cho một số bạn, nhưng tôi tin có nhiều bạn tiếp tục được đoạn kế tiếp.  Trong computer của các bạn, có thể hình ảnh chỉ tương tợ như các hình trong bài nầy. Mỗi loại Windows mỗi khác, mà ngay trong cùng một computer cũng có thể setup nhiều kiểu cách display khác nhau.

9. Trường Hợp Một File Lạ. Đôi khi các bạn gặp một file mà extension lạ, chưa thấy mà các software trong computer của các bạn cũng không có cái nào support. Thí dụ như “Tieu Ngao Giang Ho 60.rm” trong hình. Rm là extension của một compressed audio file và hát bằng Real player. Trong computer của bạn không có install Real player (free) nên cái icon của file chỉ là trang giấy trắng (xem hình, Windows Vista).  Khi các bạn click tên nó, một Windows thế nầy sẽ hiện ra.  

10. Vì computer không biết software nào support cái file có extension là ra, nên nó đề nghị kiếm software trong Internet hay tự các bạn chọn trong số những software đã install vào computer. Các bạn chọn vô ích, vì computer rành hơn, nó đã không thấy software support cái ra file nầy, thì chắc các bạn cũng chịu thua. Chọn hú hoạ nó không chạy cũng vô ích. Trong trường hợp nầy các bạn dùng Google để search “extension ra”. Khi đó các bạn có rất nhiều webpage giải thích về extention nầy (ở đây là ra): Cứ vào các webpage nầy các bạn sẽ thấy phải open nó với software nào, download ở đâu, free hay phải mua…thường thì miễn phí. Bài nầy được viết dưới hai dạng DOC và PPS (slide show) và được bỏ vào Quán Ven Đường http://huynhchieudang.googlepages.com/home (click ngay link xanh sẽ vào quán) Ngoài bào viết về computer webpage nầy còn nhiều tiết mục khác, nếu có thì giờ mời các bạn vào đây thưởng thức. Mong bài viết ngắn giản dị nầy giúp được phần nào cho các bạn. HCĐ (17-Dec-07)