ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ ( HRIS :Human Resource Information System)

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRIS :Human Resource Information System)

2. ความหมายของระบบ HRIS • ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (human resource information system) หรือ HRISหรือ ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human ResourceManagementSystem) หรือ HRMS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์ง่ายขึ้น สะดวก แม่นยำ รวดเร็ว และเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์Human Resource Information System : HRIS • องค์การต่างๆเริ่มให้ความสำคัญต่อการนำระบบ HRIS มาใช้ตั้งแต่ศตวรรษที่ 1970(องค์การอยู่รอดไม่ได้ถ้าไม่ใช้ HRIS) • อดีต ใช้กับงานสารสนเทศพื้นฐานของพนักงาน ปกติใช้ในกระบวนการสรรหาพนักงาน • ปัจจุบัน ใช้งานกับทุกๆหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น การจ่ายเงิน บำเหน็จบำนาญ ค่าตอบแทน โยกย้ายฝึกอบรม และการวางแผนกำลังคน

4. หากเปรียบ HRIS เหมือนกับสินค้าหรือเครื่องมือที่องค์การซื้อมา จะต้องใช้มันอย่างเต็มประสิทธิภาพ เพื่อช่วยในการจัดการด้านบุคลากรและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างเต็มที่ • การใช้ระบบ HRIS จะไม่จำกัด • องค์การใดเพียงองค์การหนึ่งนั้น • องค์การประเภทใดประเภทหนึ่ง • องค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ • ปัจจุบัน HRIS ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์กับหลายๆองค์การเช่น องค์การราชการและธุรกิจ งานวิจัย และงานทางการศึกษา เป็นต้น

5. ระบบ HRIS กับ องค์การ

6. ข้อมูลในระบบ HRIS • ข้อมูลบุคลากรเป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและ สวัสดิการ เป็นต้น • ผังองค์การแสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล • ข้อมูลจากภายนอกระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น

7. ตัวอย่างข้อมูลในระบบ HRIS

8. การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะประสบผลสำเร็จต้องพิสูจน์ได้ว่า • เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุนเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์การ • เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุนการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจและส่งเสริมการเรียนรู้ในองค์การ • เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานของฝ่ายบุคคล ลดเวลาการทำงานเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพในงานบริการและเอื้อให้ฝ่ายบุคคลสามารถทำงานที่มีคุณค่าหรืองานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

9. กรณีศึกษา : บริษัทผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ระบบ HRIS • บริษัท T.J.S Consultants Co.,Ltd. • ชื่อซอฟต์แวร์ HRMS (Human Resources System) • เป็นระบบงานที่ได้ถูกออกแบบขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญระบบบริหารงานบุคคลมากกว่า 20 ปีโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บข้อมูลของพนักงานและเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานรวมถึงช่วยผู้บริหารในการวิเคราะห์และวางแผนต่างๆเกี่ยวกับงานทางด้านบริหารงานบุคคลทั้งหมดประกอบด้วย 11 งานย่อย ดังนี้

10. โครงสร้างของระบบบริหารงานบุคคล (HRMS V 9.0) • http://www.tjs.co.th/Demo/Demo.swf

11. กรณีศึกษาการประยุกต์ใช้ HRIS ในระบบราชการไทยสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) • สำนักงานก.พ. พัฒนาโปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS: Departmental Personnel Information System) • เพื่อเป็นเครื่องช่วยในการบริหารจัดการข้าราชการและลูกจ้างประจำระดับกรมสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของกรมที่เกี่ยวกับงานการเจ้าหน้าที่และการจ่ายเงินเดือน • เพื่อให้ส่วนราชการมีระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่ใช้เป็นฐานในการวางแผนและการบริหารทรัพยากรบุคคลของส่วนราชการ • เพื่อสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่มีมาตรฐานและสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงาน

12. โปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม(DPIS : Departmental PersonnelInformation System) • ระบบเริ่มพัฒนาตั้งแต่ พ.ศ. 2531 จนได้เป็นระบบ DPIS Version 2.8 เมื่อ พ.ศ. 2542 • พ.ศ.2546 เกิดการวิเคราะห์ออกแบบและพัฒนาจนได้ DPIS Version 3.0 • 2 มีนาคม 2547 ครม.มีมติเห็นชอบกับระบบDPIS Version 3.0 ที่สำนัก ก.พ. เสนอและให้นำไปปรับใช้ในทุกส่วนราชการ • สำหรับคุณสมบัติของระบบเป็นระบบที่สามารถใช้ได้ทั้งในลักษณะ Standalone หรือระบบเครือข่าย (Network) และสามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมระบบฐานข้อมูลสัมพันธ์ (RDBMS)

13. ข้อมูลที่จัดเก็บในระบบ DPIS http://www.ocsc.go.th/DPIS/DPISScreen.pdf

14. ปัญหาในการดำเนินการระบบ DPIS • การไม่ยอมรับระบบ DPIS ในส่วนราชการ • การใช้และการติดตั้ง ไม่สามารถ Download จากWeb site ได้ • ปัญหาที่เกิดจากการปรับปรุงโครงสร้าง ทบวง กรมใหม่ • ปัญหาการถ่ายโอนข้อมูล • ปัญหาในการจัดตั้งคณะทำงานของส่วนราชการ

15. THE END