TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009

1. TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009

2. İÇERİK • Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz? • Toplantı yapmanın kriterleri • Toplantının işlevleri • Toplantı çeşitleri • Verimli bir toplantının yapılandırılması • Toplantı öncesi yapılması gerekenler • Toplantı sırasında yapılması gerekenler • Toplantıda oynanan roller ve oyunlar • Toplantı sonrasında yapılması gerekenler

3. TOPLANTI; Belli sonuçlara ulaşmak için iki veya daha fazla insanın arasındaki bilgi, görüş ve fikir alışverişidir.

4. Neden toplantı yapıyoruz? • İletişimi sağlamak, • Motivasyonu yükseltmek, • Bilgi alışverişinde bulunmak, • Karar almak, • Kişiler arası uyumu sağlamak, • Sorun belirlemek ve sorun çözmek, • Değişiklikleri duyurmak, • Görevlendirmek, • İkna etmek.

5. Toplantıya İhtiyaç Duyulan Durumlar; • Pek çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa, • Bir karar almak için “organizasyonu çalıştırmaya zaman” yoksa, • Herkesi aynı anda bilgilendirip koordinasyon içinde çalışmaları isteniyorsa, • Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa,

6. Sinerjiye ihtiyaç duyuluyorsa, • Hata yapma maliyeti ve riski yüksekse, • Belirsizlik riski varsa, • Çok sayıda seçenek olup çok azı tespit edilebiliyorsa, • Aynı konuda farklı görüşe ihtiyaç varsa, • Motivasyon azalmışsa.

7. Motivasyon Özellikle; • Herkes toplantının amacını anlıyorsa, • Grupta çatışma yoksa, • Toplantı başkanına güven ve saygı varsa, • Katılımcılar birbirlerine saygılı davranıyorsa, • Katılımcıların daha önce başarılı çalışma deneyimleri varsa, • İş ortamında yıkıcı politikalar yoksa,

8. Doğru ekip bir araya geldiyse, • Hiyerarşi, yorum özgürlüğünü kısıtlamıyorsa daha da artar.

9. Toplantı Sayısını Artıran Etkenler; • Proje merkezli çalışmalar, • Çapraz faaliyet gösteren ekipler, • Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar, • Pazar ilişkileri, • Kaynak bulma faaliyetleri, • Kurumların kendi içindeki yoğun ilişkiler.

10. Toplantılara ihtiyaç duyulmayan durumlar; • Verilerin yetersiz olduğu ve iyi hazırlık yapılmadığı durumlarda, • Varılacak sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı biliniyorsa, • Toplantılarda elde edilecek sonuçlar başka yollardan elde ediliyorsa , • Diğer bireyleri işin içine çekmek, konuyu bulanık hale getirecekse,

11. Konu bire bir görüşmeyle ele alınmayı gerektiriyorsa, • Başka bir iletişim yöntemi (not, e-posta, telefon) daha yararlı olacaksa , • Mesele zaten karara bağlanmışsa, • Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse, • Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse,

12. Toplantının İşlevleri; • Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme, koordinasyon) kaynağıdır, • Sorun çözer, • Karar alınmasını sağlar, yönetimde hem sağlıklı bilgi alış verişi hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır ve toplantı kararları grubun kararıdır,

13. Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir, • Toplantı bir grubu, birimi, tanımlayan en kolay yoldur, • Bir toplantı bilgi ve deneyimlerin paylaşıldığı yerdir, • Toplantılar kişiyi motive eder, • Toplantılar statü çekişmesinin ortaya çıktığı yerdir.

14. TOPLANTILAR SORUN ÇÖZME KARAR VERME EĞİTİM VE BİLGİ VERME EMİR TOPLANTISI (GÖREVLENDİRME) BİLGİLENDİRME KURUL TOPLANTILARI KOMİSYON PANEL MESLEKİ TOPLANTILAR KONFERANS BRİFİNG KONGRE KOORDİNASYON FORUM SEMİNER

15. Bir Toplantı Tekniği; Beyin Fırtınası • Etkili bir şekilde uygulanması için birtakım kurallara uyulması gerekir. Bu kurallar büyük bir kağıda yazılıp duvara asılmalıdır, • Bir çok katılımcı düşüncelerini dile getirmekte zorlanır. Onları cesaretlendirmek gerekir, • Toplantı çok ciddi bir havada geçmemeli, rahat ve keyifli, neşeli bir ortam sağlanmalıdır.

16. Toplantı sırasında abartılı ve hayalci düşüncelere karşı çıkılmamalıdır. • Eleştiri veya değerlendirme yapmak yasaktır. • Başlanmadan önce tartışılacak konu açıkça tanımlanmalıdır.

17. Uygulama ilkeleri; • Tartışılacak konu ya da sorun seçilir ve açıkça tanımlanır, • Katılımcılar ellerindeki kağıtlara konu ile ilgili düşüncelerini yazar, • Her katılımcı sırası geldiğinde konu ile ilgili fikrini söyler. Başkan bu fikirleri kağıda yazıp asar, • Katılımcılar “pas” diyebilirler ancak başkan onları cesaretlendirmelidir,

18. Başkan herkese yeni düşünceleri olup olmadığını sorar, • Hiçbir düşünce nedeni ne olursa olsun listenin dışında bırakılmaz, • Benzer fikirler birleştirilebilir, • Yazılı olan her düşünce tekrar tekrar oylanır, • İlk oylamada her üye istediği sayıda madde için oy kullanır,

19. Destekleyici oy kullanılır, karşı oy söz konusu değildir, • Her maddenin aldığı oy, maddenin yanına kaydedilir, • Fazla oy alanlar çerçeve içine alınır, liste sadeleştirilir, • Katılımcılar bu maddeler üzerinde tartışırlar, • Bu maddeler tekrar oylanır, • Aldıkları oy miktarına göre en geçerli görülen seçilmiş olur.

20. VERİMLİ BİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI TOPLANTI ÖNCESİNDE TOPLANTI SIRASINDA TOPLANTI SONRASINDA Zamanlama Hazırlık Toplantı sonrası takip Anlaşmazlıklara yaklaşım Aksiyon planı hazırlama Gündem Not alma Katılımcılar Katılımı sağlama Maliyet Yer, araç, gereç Yerleşim düzeni Toplantı bildirimi

21. Toplantı zamanı yapılmak istenen iş için harcanacak zamanın %20’sini aşmamalıdır

22. Toplantı Öncesi Hazırlık; Amaç belirlemek, Gündem oluşturma, Toplantıya kimler katılmalı, Toplantı maliyeti, Toplantı yeri ve araç gereçler, Yerleşim düzeni.

23. Toplantı Amacı; • Toplantı organizasyonunun hazırlık aşamasında bilinmesi gereken cevaplardan biri de niçin toplantı yapılacağıdır, • Uygulamanın başarısındaki en önemli faktör hedefi açık olarak belirmektedir, • Hedef gerçekçi, ulaşılabilir, teşvik edici ve ulaşmaya değer olmalıdır.

24. Toplantı Gündemi; Amacı ve belli hedefleri gösterir, Başlama ve bitiş saatini belirtir, Kimin hangi konuyla ilgilendiğini gösterir, Hazırlanma imkanı sağlar, Toplantı sonuç odaklı olur.

25. Gündem; • Hazırlığa yardımcı olması açısından toplantının planını, gelişimini kontrol etmek için tarafsız bir kontrol aracıdır, • Toplantının başarısını ölçmek için bir kriterdir, • Katılımcılar gündem konusunda önceden bilgilendirilmelidir,

26. Toplantıya sunulacak belge varsa bunlar mümkün olduğunca kısa olmalı ve bunlar gündemde belirtilmelidir, • Gündem, toplantıda neler olacağını göstermelidir. Her madde aslında bir görevdir, • Gündemin başlığı, görevin ne olduğunu, nasıl ele alınacağını ve grubun buna yönelik ne karar vereceğini göstermelidir,

27. Zihinsel enerji, dinç kafa gerektiren maddeler gündemin başında olmalıdır, • Önemsiz maddelerin üzerinde çok zaman harcanmamalıdır, • Gündeme “diğer işler” gibi açık olmayan maddeler konulmamalıdır, • Toplantı, üyeler arasında uyum ve birlik sağlayacak bir madde ile bitirilmelidir.

28. Tarih Yer Başlama zamanı Bitiş zamanı Toplantının amacı Katılımcılar Konuşulacak başlıklar Madde no Konu Katılımcı Süre ----------- ----------- ----------- ----------- ----------- Gündem;

31. Katılımcılar; • Anahtar karar alıcılar, • Uzman ya da bilgi aktarıcılar, • Bilgiye ihtiyaç duyan kişiler, • Düşünce oluşturucular, • Alınması gereken karara ilgi duyan üst düzey yöneticiler, • Potansiyel ihtilaflara hakemlik edecek olan kişiler, • Danışmanlar ve konuklar olabilir.

32. Karar Toplantılarına; • Kilit noktadaki kişilerin, • Karar mekanizmasında aktif rol oynayanların, • Uzman kişilerin katılımı sağlanmalıdır.

33. Sorun Çözme Toplantılarına; • Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır, • Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.

34. Bilgi Toplantıları İçin; • Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? • Kimden bilgi edinebilirim ?

35. Katılımcılar; • Sanki ben orada değildim. • Benimle hiç ilgisi yoktu. • Bu toplantıya ne gerek vardı? • Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum. şeklinde düşünüyorlarsa, toplantıya ilgisiz kişiler çağırılmış demektir.

36. Katılımcı Sayısını Azaltmak İçin; • Gündemin gözden geçirilmesi, • Gündemi oluştururken, kimlerin hangi konuyla ilgili katılacağının belirlenmesi, • Geniş çaplı bir toplantı yerine küçük gruplu toplantı seçeneğinin araştırılması, • Konular arasında ayıklama yapılması gerekir.

37. Toplantı Maliyeti; • Maddi faktör, • Moral faktörü.

38. Maddi Faktör; Özellikle şehir dışından katılanların; • Yol, • Otel, • Yemek, • Harcırah masrafları, • Donanım ya da kiralama, • Kırtasiye, baskı, posta, • Harcanan emek, • Harcanan enerji.

39. Kurumdan katılanlar için; Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi toplantının işgücü maliyetidir.

40. Zaman kaybı, Dikkati başka tarafa yoğunlaştırma, İşlerin yavaşlaması, Toplantı sırasında moral bozulması. Moral Faktörü;

41. Toplantı Yerinin Hazırlanması; • Eğer toplantı büyük bir yerde yapılıyorsa gerekli yer düzeninin temini, • Toplantıda video, kaset, slayt gibi araç ve gerecin hazır bulundurulması gerekir, • Salonda yeterli sayıda katılımcıyı alacak oturma yeri bulunmalıdır, • Toplantı yerinde bulunan koltuk ve sandalyeler ergonomik olmalıdır.

42. Oturma Düzeni Planlanırken; Oturma düzeni toplantının türüne göre belirlenmeli ancak özellikle karar toplantılarında herkesin herkesi görebileceği şekilde olmalı, Başkan konum olarak herkesle göz teması kurabilecek durumda olmalı, Uzlaşmacı ve hoşgörülü insanlar, kavgaya eğilimli insanlarla yan yana oturtulmalı,

43. Toplantı Zamanı; • Toplantının ne zaman ve nerede yapılacağı, başarısını etkiler, • Bir toplantının başarısı, ne kadar uzun sürdüğü ile değil, katılımcıların ne kadar katkıda bulunduğu ile ölçülür, • Toplantı 90 dakikayı aşmamalıdır. Eğer bu vaktin aşılması zorunluysa, yemek ve çay-kahve molaları için kısa aralar verecek şekilde bir program yapılmalıdır.

44. Zamanı Verimli Kullanmak İçin; • Toplantıya zamanında başlamak, • Gündemi konularına göre ayırmak, her konu için zaman belirtmek, • En önemli konuları öncelikle görüşmek, • Gündem dışı konulara fazla vakit ayırmamak, • Kilit konumdaki kişilerin katılımlarını sağlamak, • Zamanlamaya dikkat etmek (öğle yemeği v.b.).

45. Zaman Kayıpları; • Toplantıya geç başlamak, • Gündemde konularla ilgili zaman sınırlaması olmayışı, • Daha az önemli konulara daha fazla zaman ayırmak, • Toplantıyı geç bitirmek.

46. Yerleşim Düzeni; • Sinema stili. • U veya V şekli. • Karatahta stili.

47. Katılımcı sayısının çok olduğu, bir kişinin sunuş yaptığı toplantılar için uygundur. “Sinema” Stili;

50. En fazla 20 kişiye kadar olan toplantılar için uygundur. Bu düzende kişisel katılım ve karşılıklı Tartışma mümkündür. “U” veya “V” Şekli;