TOPLANTI SANATI

1. TOPLANTI SANATI Hazırlayan Hüsnü Çeşmeci

2. Usta gazeteci FEHMİ KORU bir yazısında: “Bazı toplantılar “körlerle sağırlar birbirini ağırlar” mantığıyla düzenlenir; konulara farklı yaklaşanlara söz verilmez, ya da genel kabul gören tezin dışındaki fikirlere temsil hakkı tanınmaz… Sonunda herkes mutlu ayrılsa da toplantı için sarf edilen onca emek ve harcanan para havaya gider…” NİÇİN BU KONU SEÇİLDİ? DİYORDU…

3. ALKIŞ DA ALINABİLİR, YUH DA… TOPLANTI YAPMAK BİR SANATIN NASIL MI? İCRASI GİBİDİR HAKLI... BİZLER DOĞRUSUNU YAPALIM

4. Günümüzde ZENGİNLİĞİN YOLU BİLGİLİ ve ÜRETKEN OLMAKTAN GEÇİYOR.

5. BİLGİYE NASIL ULAŞABİLİRİZ ? BİLGİYE ULAŞMANIN KONFERANS, SEMİNER vb. TOPLANTILARDA KONUŞMACI, UZUN ÇABALAR SONUNDA ELDE ETTİĞİ BİLGİYİ BİZLERE ÖZET OLARAK AKTARIR. EN KISA YOLLARINDAN BİRİ BİLGİ VERİLEN TOPLANTILARA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLARAK KATILMAKTIR.

6. Bir fikir, hizmet veya ürün; adı ne olursa olsun, yapılan iş bir üretim ’dir. NASIL ÜRETKEN OLUNUR? Şirket, Dernek, Vakıf ÜRETİMİN HER AŞAMASINDA Hangi tür kuruluş olursa olsun YÖNETİM KURULU TOPLANTILARINDA ORTAK AKIL ÖNEMLİDİR. ORTAK AKLI GELİŞTİRMEKLE. "ORTAK AKIL" AKILDAN ÜSTÜNDÜR.

7. İNSAN İÇİNDE BULUNDUĞU TOPLUMDA Ya YÖNETİCİ olarak karar vericidir Başkan / Kurul üyesi Veya YÖNETİLEN olarak karara uyandır Üye, Ortak, vatandaş

8. SOSYAL BİR VARLIK OLAN İNSAN YAPILAN HER TOPLANTIDAN Doğrudan Veya Dolaylı olarak ETKİLENİR

9. DOĞRUDAN ETKİLENİR Çünkü BAŞKAN veya YÖNETİM KURULU ÜYESİ , Başarısızlığın faturası doğrudan onlara çıkarılacağından, itibar kaybına veya makam kaybına uğrar.

10. DOLAYLI ETKİLENİR Çünkü Örnek – 1 Örnek – 2 Bir şirketin ortağı,şirket yönetim kurulunun alacağı kararlardan ekonomik olarak (kâr / zarar şeklinde) etkilenir. Sivil vatandaş,Belediye Meclisi’nin aldığı bir karardan ekonomik / sosyal olarak etkilenir.

11. Katılalım veya katılmayalım YAPILAN HER TOPLANTIDAN bir şekilde etkileneceğimize göre Kendimiz için Çocuklarımız için Torunlarımız için DOĞRUYU YAPALIM

12. PAROLA BAŞARISIZ BİR EKİBİN BİRİNCİSİ OLMAKTANSA BAŞARILI BİR EKİBİN BAŞARI BİR ARAYA GELEBİLMEK KÜLTÜRÜNÜ KAZANMAK VE YAYMAKLA MÜMKÜNDÜR. ÖNEMLİ BİR PARÇASI OLMAK GEREKİR

13. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ

14. KARAR TOPLANTISI İlgili konuların karara bağlanması. Örnek : Genel kurul, yönetim kurulu vb. toplantılar. BİLGİ VERME TOPLANTISI Bir konunun anlatılması. Örnek : Konferans, panel, seminer. BİLGİ ALMA TOPLANTISI Yöneticinin bir konuda kapsamlı bilgi alması. Örnek : Brifing. ÇOK AMAÇLI TOPLANTI Gündemi birkaç maksat taşıyan toplantı. Örnek : Bazı şirket toplantıları. SERBEST TOPLANTI Açılan konular üzerinde serbest konuşma yapılması. Örnek : Aile toplantısı, sohbet toplantısı.

15. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ SERBEST TOPLANTI KARAR TOPLANTISI BİLGİ VERME TOPLANTISI BİLGİ ALMA TOPLANTISI ÇOK AMAÇLI TOPLANTI KONULARIN KARARA BAĞLANMASI TOPLANTISI DİNLEYİCİLERİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI YETKİLİNİN BİLGİLENME TOPLANTISI DEĞİŞİK MAKSATLI TOPLANTI BİLİMSEL OLMAYAN TOPLANTI BİR DİĞER İFADE İLE ... • İlgili konuların • karara • Bağlanması • Örnek: • - Genel kurul • Yönetim kurulu Bir konunun anlatılması Örnek: - Konferans - Panel, form - Seminer Yöneticinin yetkilisinden bir konuda brifing alması Gündemi birkaç maksat taşıyan toplantı Açılan konular üzerinde serbest konuşma yapılması

16. ŞİMDİ AYRINTILARA GİRELİM

17. KARAR TOPLANTISI

18. TOPLANTININ TARAFLARI Başkan DOĞRU YÖNETMEYE Üyeler DOĞRU YÖNETİLMEYE Üçüncü Şahıslar DOĞRU DENETLEMEYE HAZIRLAR MI?

19. 1 Toplantıya Hazırlık 2 Toplantı Süreci 3 Toplantı Sonrası

20. 1 TOPLANTIYA HAZIRLIK

21. 1 BAŞKANIN TOPLANTI ÖNCESİ HAZIRLIĞI TOPLANTIYA HAZIRLIK FİZİKİ HAZIRLIK Başkan, toplantı yerinin fiziki şartlarının uygunluğunu sağlatır. GÜNDEM HAZIRLIĞI Gündem maddelerini belirler. Gerekli dokümanları hazırlatır ve toplantı öncesi katılımcıların eline geçmesini sağlar. Kendi hazırlıklarını tamamlar.

22. 1 ÜYELERİN TOPLANTI ÖNCESİ HAZIRLIĞI TOPLANTIYA HAZIRLIK Katılmaya engel bir mazeret doğmuşsa, önceden haber verilmelidir. BİLİMSEL HAZIRLIK Gündemin kendi görev alanını ilgilendiren kısmıyla ilgili her türlü ön hazırlığı yapmak. Geç gelme huyu bizim toplumumuzun önemli ayıplarından biridir. ZAMAN PLANLAMASI Toplantı zamanını önceden boşaltmak. Toplantıya tam zamanında katılmak. Uygun yere oturmak.

23. 1 BAŞKANIN KİMLERLE ÇALIŞACAĞI ÖNEMLİDİR TOPLANTIYA HAZIRLIK KARAR VERİCİ ÜYE BİLGİ - KÜLTÜR AÇISINDAN YETERSİZ SORUMLULUK DUYGUSUNDAN MAHRUM KÖTÜ NİYETLİ İSE...

24. 1 SORUN VAR DEMEKTİR TOPLANTIYA HAZIRLIK Çünkü BİLGİ - KÜLTÜR AÇISINDAN YETERSİZ ÜYE, HATA YAPAR... SORUMLULUK DUYGUSUNDAN MAHRUM ÜYE, GAFLETE DÜŞER... KÖTÜ NİYETLİ ÜYE, İHANET EDER...

25. 1 HATAYI ÖNLEMENİN YOLU TOPLANTIYA HAZIRLIK EĞİTİM GAFLETİ ÖNLEMENİN YOLU UYARI ÇÖZÜM İHANETİ ÖNLEMENİN YOLU SİSTEMİN DIŞINA ÇIKARMAK OLMALIDIR...

26. Bu Sebeple Kurnazlık akıllılık değildir. KURNAZA AKILLI İNSAN DEMEK YANLIŞTIR. Bir mevkie entrikayla gelenlerin(başka hiçbir özelliği olmadığından)YÖNETEBİLMEKveKALABİLMEKiçinelindeki tek sermayesientrika ’dır. Kurnazca davranmak meşru yoldur… Yükselmek için entrika şarttır… BU İNSAN İÇİN DÜRÜSTLÜK, ENAYİLİKTİR… KURNAZ Kurnazdır… Yalnız kendi çıkarlarını bilir ve korur… Herhangi bir ahlaki değeri yoktur… BU HUY, DİĞER YANLIŞLIKLARI DA DAVET EDER.

27. Kalkınmış ülkeler AKILLI İNSANLAR ülkesi iken Maalesef, Türkiye KURNAZLAR ülkesi halindedir. Ömrü ve ötesini düşünerek güzellik üretir Önce öder Keyfini sonra çıkarır AKILLI Günübirlik düşünür Bedelini önce alır Sıkıntıyı sonra çeker KURNAZ Kendi iç dünyasında AHLAKİ DENGESİ olmayanlar; diğer insanlarla nasıl barışık olabilir ki? Onun çevresine verebileceği hiçbir pozitif enerji ( üretimi ) yoktur. Bu sebeple GELİŞEMİYORUZ.

28. ÇALIŞMA ARKADAŞININ KİM OLDUĞU ÖNEMLİDİR ÇALIŞKAN GALESİZ KARARSIZ HASET ÜRETKEN TEMBEL YALANCI vs...

29. Kurumuna ve çevresine faydalı olmak isteyenler, çalışma arkadaşlarını doğru seçmelidir. BİZE TELKİN EDİLEBİLECEK BOZUK DAVRANIŞLARI GRAFİK OLARAK GÖRELİM

30. LANET ŞEY ÇALIŞIYOR MU? HAYIR ONU KURCALADIN MI? HAYIR SENİ SUÇLAYACAKLAR MI? İNSAN HAYIR Dinamik olmak YİNE DE KANITLARI YOK ET SORUN YOK ZORUNDADIR

31. LANET ŞEY ÇALIŞIYOR MU? HAYIR SENİ SALAK ONU KURCALADIN MI? EVET KİMSE BİLİYOR MU? YORUM: HAYIR Hatayı “gizlemek” yerine “telafi etmekiçin açığa çıkarmak” insani bir davranıştır. GİZLİ TUT İNSAN Dinamik olmak Çevresine güven vermek ZORUNDADIR SORUN YOK

32. LANET ŞEY ÇALIŞIYOR MU? HAYIR KİMSE BİLİYOR MU? ONU KURCALADIN MI? EVET EVET YORUM: Hata yapıldığı zaman “hatayı birilerine yıkmaya çalışanlar” hiçbir zaman “takım içinde” tutulmamalıdır. BAŞKA BİRİNİ SUÇLAYABİLİR MİSİN? İNSAN Katma değer üretmek EVET Çevresine güven vermek ZORUNDADIR SORUN YOK

33. LANET ŞEY ÇALIŞIYOR MU? HAYIR ONU KURCALADIN MI? HAYIR SENİ SUÇLAYACAKLAR MI? BAŞKA BİRİNİ SUÇLAYABİLİR MİSİN? İNSAN EVET Dinamik olmak EVET Çevresine güven duymak Çevresine güven vermek SORUN YOK ZORUNDADIR

34. LANET ŞEY ÇALIŞIYOR MU? EVET YORUM: Bazıları “Ya hata yaparsam” korkusuyla “dinamizm” gösteremezler. Arkasında kasıt olmayan hatalar için suçlama yapılmamalı, beceri eksikliğinin giderilmesi için eğitim verilmelidir. “Eğitim almayan veya almak istemeyenler” dışlanacağını baştan kabul etmelidir. Normal insan “parazit” durumuna düşmemek için “katma değer üretmek” zorundadır. ONU KURCALAMA SORUN YOK

35. 1 İNSANI EĞİTEREK GELECEĞE YATIRIM YAPMALIYIZ TOPLANTIYA HAZIRLIK Namuslu insan, bilgili / tecrübeli olmayabilir. Bilgi ve tecrübesi olan, namuslu olmayabilir. BİLGİLİ / TECRÜBELİ / NAMUSLU insan sayısı çok azdır. İyi bir yönetici, yerine gelecek olanı hazırlayandır...

36. 2 TOPLANTI SÜRECİ

37. 2 BAŞARININ İLK ŞARTI KONUŞMALARIN DOĞRU BİLGİ TOPLANTI SÜRESİNCE ÜZERİNE OTURTULMASIDIR DOĞRUCU HALK YALANCI Yalan söyler Yalanı doğru aktarır YANILTILMIŞTIR

38. 2 DIŞARDAKİ BİR HABER AYNEN YÖNETİME TAŞINMAZ TOPLANTI SÜRESİNCE BU SEBEPLE BİLGİ, GÜVENİLİR KAYNAKTAN TEMİN EDİLMELİDİR.

39. 2 TOPLANTI SÜRESİNCE HABER DOĞRU İSE Ö Z E T L E PAYLAŞILMALIDIR

40. 2 ŞURA KÜLTÜRÜ ESAS ALINMALIDIR TOPLANTI SÜRESİNCE BU KÜLTÜRDE FİKİRDE İHTİLAF ESASTIR AMELDE İTTİFAK BİR DİĞER İFADE İLE AYKIRI FİKİRLER TARTIŞILIR YAPILIR TEK UYGULAMA

41. 2 Saygı görecek, destek görecek... TOPLANTI SÜRESİNCE BAŞKAN - Ruh ve bedeniyle katılacak. - Hazırlıklarıyla katkıda bulunacak. ÜYELER Alınan karara, fikrimize ters olsa bile uyulacak. KARAR

42. 2 Saygı Göstermek Biri başkalarına saygı göstermiyorsa, başkalarından kendisine saygı duyulmasını beklememelidir. TOPLANTI SÜRESİNCE Hazırlık Yoksa Fikir de Yoktur Yönetim kurulu üyesi olmanın mesuliyetini taşımayan, ne üretebilir ki? Az gelişmiş ülkeler, bu tip yöneticilerin bol olduğu ülkelerdir. Karar Uymak İçin Alınır Karara katkısı olmayan üye için ne karar alındığının bir önemi yoktur. O, dışarı da karara uymayacak ve dedikodu üretecektir.

43. 2 KARAR NASIL ALINMALI? Kararda Öncelik TOPLANTI SÜRESİNCE ZARAR FAYDA (+) (-) o Çok az maliyet ile büyük fayda elde edilecekse, bu kararı almaktan korkmamalıdır. FAYDANIN KÜÇÜK BEDELLERİ ÖDENEBİLİR.

44. 2 Kararda Öncelik TOPLANTI SÜRESİNCE ZARAR FAYDA o (-) (+) Çok az bir fayda elde edilirken büyük bir zarar oluşuyorsa, önce zarar defedilir, sonra fayda üretilir. AZ BİR FAYDA İÇİN ÇOK ZARAR DAVET EDİLMEZ.

45. 2 KARARLARDA BİLİMİN REHBERLİĞİ TOPLANTI SÜRESİNCE ESAS OLMALIDIR İlmine / tecrübesine güvenilen kişilerden fikir alınmalıdır. Doğru örnekler incelenerek bilgi ve fikir sahibi olunmalıdır.

46. 2 KARARLARIN UYGULANABİLİR OLMASI TOPLANTI SÜRESİNCE GEREKİR Aksi halde, harcanan enerji ve kullanılan zaman boşa gider.

47. 2 KARARLARIN KAMUOYU DESTEĞİ TOPLANTI SÜRESİNCE OLMALIDIR Kamuoyu desteği olmayan hiçbir karar (hareket) başarılı olamaz. Destek için; - Kararın doğru olması - Kararın anlaşılmış olması - Kararın kabullenilmiş olması GEREKİR. Taraftar Sempatizan

48. 2 KARARLARIN DENETİME AÇIK OLMASI TOPLANTI SÜRESİNCE GEREKİR Karar, muhatabının malıdır. Onun hakları gözardı edilemez. Alınan kararlar, uygulamasından elde edilen sonuçlar, ilgilisinin denetimine açık tutulmalıdır.

49. Gündemi titizlikle uygulamak. 2 Fikirlere kapalı, ulaşılması güç tip izlenimi vermemek. TOPLANTI SÜRESİNCE Fikirlere eşit mesafede durmak. İstismara açık, yasalara aykırı teklifleri reddetmek. Yetki vermek / yetki almak. Kararlarda üçüncü şahısların hakkını korumak. BAŞKANIN DİĞER GÖREVLERİ Fikirlerden strateji üretmek. Eleştiri yapana hoşgörülü olmak,kindar davranmamak.

50. 2 DİNLEYİCİ OLABİLMEK - "Kuzu kuzu oturmak" - "Hayallere dalmak" - "Biran önce bitse de gitsek" demek... DEĞİLDİR. TOPLANTI SÜRESİNCE KONUŞMACI OLABİLMEK - Çekingen, pasif olmamak - Görüşlerini güzel bir lisanla sunmak - Haddini bilmek ve aşmamak - Gammazlık etmemek - Münakaşaya kapalı müzakereye açık olmaktır. ÜYELERİN DİĞER GÖREVLERİ OY KULLANABİLMEK Üye, kullanacağı oyun bilincinde olmalı, etki altında kalmamalıdır.