Kwalifikowalność wydatków

1. Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Kwalifikowalność wydatków 14 – 16.03.2012 Muszyna opracowanie JEMS Architekci

2. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW RAMY PRAWNE • Umowa ramowa pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno – gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej z dnia 20 grudnia 2007 r. wraz z Aneksami • Szwajcarsko-Polski Program Współpracy – system zarządzania i wdrażania w Polsce z dnia 30 czerwca 2008 r. z późn.zm. • System monitorowania SPPW • System przepływów finansowych SPPW

3. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW RAMY PRAWNE • System raportowania o nieprawidłowościach SPPW • Ogólne wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych obszarów tematycznych • Wytyczne w sprawie informacji i promocji dla SPPW • Wytyczne w sprawie kwalifikowalności podatku VAT

4. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI OGÓLNE RAMY CZASOWE DLA PROGRAMU • Określony w Umowie Ramowej zawartej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną, ogólny dziesięcioletni okres kwalifikowalności wydatków w ramach programu rozpoczął się z dniem przyznania Polsce pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, tj. 14 czerwca 2007 r. i zakończy się w dniu 14 czerwca 2017 r. • Wszelkie działania w ramach projektów SPPW muszą się zakończyć odpowiednio wcześniej, aby możliwe było terminowe zamknięcie programu

5. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI • Okres kwalifikowalności dla danego projektu POCZĄTEK = data podpisania Umowy w sprawie Projektu pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego jako Krajową Instytucją Koordynującą a Szwajcarią reprezentowaną przez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy lub Państwowy Sekretariat ds. Ekonomicznych KONIEC = data określona odrębnie dla każdego projektu w Umowie w sprawie Projektu

6. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI Uwaga! Każdy projekt ma dwie daty zakończenia: • data zakończenia rzeczowej realizacji projektu – określona w w § 3 ust.1 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu • data zakończenia działań związanych z raportowaniem, audytem i ewaluacją projektu – określona w § 3 ust.2 Umowy w sprawie Realizacji Projektu. Data zakończenia = = koniec okresu kwalifikowalności wydatków = = koniec wydatkowania środków!

7. BUDŻET PROJEKTU Budżet projektu w CHF określony w § 4 ust.1 i 2 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu. Budżet projektu w podziale na działania stanowi zał. nr 4 do Umowy w sprawie Realizacji Projektu. Dodatkowo w § 4 ust. 3 maksymalny budżet projektu w PLN. UWAGA! Oznacza to, że każda Umowa w sprawie Realizacji Projektu podaje dwa limity budżetowe – jeden w CHF oraz drugi w PLN.

8. BUDŻET PROJEKTU W przypadku niewydatkowana przez Instytucję Realizującą całej kwoty budżetu w CHF (w szczególności, gdy jest to spowodowane osiągnięciem limitu budżetu w PLN) Krajowa Instytucja Koordynująca wraz ze stroną szwajcarską na wniosek Instytucji Realizującej, zaopiniowany przez Instytucję Pośredniczącą, przed zakończeniem projektu podejmą decyzję odnośnie wykorzystania pozostającej kwoty. UWAGA! W przypadku realizacji projektów w partnerstwach budżet projektu w podziale na Instytucję Realizującą oraz partnerów projektów powinien stanowić załącznik do Umowy Partnerstwa.

9. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY OGÓLNE • Wydatek kwalifikowalny w ramach projektu to wydatek spełniający łącznie następujące warunki: • został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków dla danego projektu • jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego • jest zgodny z obowiązującą Umową Ramową • jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień Umowy w sprawie Projektu, Umowy w sprawie Realizacji Projektu oraz budżetem projektu • jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w bezpośrednim związku z realizacją projektu

10. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY OGÓLNE • został dokonany w sposób oszczędny tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najmniejszych nakładach (zasada należytego zarządzania finansowego) • został należycie udokumentowany za pomocą faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej • nie jest finansowany z innych środków unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego finansowania)

11. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY OGÓLNE NALEŻYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI (SOUND FINANCIAL MANAGEMENT) Środki Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy jako środki publiczne powinny być wydatkowane w zgodzie z zasadą należytego zarządzania finansami Koncepcja należytego zarządzania finansami = oszczędność + wydajność + skuteczność (economy + efficiency + effectiveness)

12. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY OGÓLNE NALEŻYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI = 3 x E Economy = zasoby, które instytucja zużywa do wykonywania swoich zadań udostępniane są w odpowiednim czasie, w odpowiedniej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie Efficiency = instytucja dąży do osiągnięcia jak najlepszego związku pomiędzy zaangażowanymi zasobami a osiągniętymi rezultatami Effectiveness = instytucja osiąga wyznaczone cele oraz zaplanowane rezultaty

13. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY OGÓLNE ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI A USTAWA O FINANSACH PUBLICZNYCH Art.44 Ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych „3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”

14. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wydatki ponoszone w ramach projektów mogą być podzielone na następujące rodzaje ze względu na sposób dokumentowania: - wynagrodzenia personelu zatrudnionego na umowę o pracę (pracownicy bezpośrednio i pośrednio pracujący na rzecz projektu) - wynagrodzenia personelu zatrudnionego na umowy cywilno-prawne - administracja (wydatki zarówno bezpośrednie jak i pośrednie) - podróże i zakwaterowanie - zewnętrzne ekspertyzy i usługi - inwestycje w tym roboty budowlane, dostawy, usługi związane z inwestycjami - wkłady rzeczowe

15. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Koszty wynagrodzeń personelu zaangażowanego w realizację projektu w sposób: • bezpośredni – personel bezpośrednio realizujący projekt • pośredni – personel pośrednio realizujący projekt czyli osoby, które nie są zaangażowane bezpośrednio w realizację działań projektowych, ale wykonują pracę mającą pośredni związek z projektem (np. kadrowa, księgowa, prawnik) • Personel realizujący projekt w sposób bezpośredni – personel zatrudniony wyłącznie dla celów projektu (musi wynikać to z umowy o pracę i zakresu obowiązków) bądź częściowo do realizacji projektu (procent zatrudnienia/oddelegowania dla celów projektu określony w umowie o pracę, a zakres obowiązków odpowiednio dostosowany do zadań powierzonych w projekcie)

16. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE • Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę Kwalifikowalne składniki wynagrodzenia brutto: • wynagrodzenie zasadnicze, • premie regulaminowe, • dodatek za staż pracy, • dodatek funkcyjny, • inne dodatki (np. za znajomość języków obcych) • składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe), • składka na ubezpieczenie zdrowotne, • podatek dochodowy od osób fizycznych, • składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika (np. składki PZU, spłata pożyczek mieszkaniowych)

17. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE • Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Kwalifikowalne składniki narzutów pracodawcy: • składka na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa,wypadkowa), • składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (jeśli dotyczy), • Kwalifikowalne dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) za okres przepracowany na rzecz projektu i w odpowiedniej proporcji.

18. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: • nagrody okolicznościowe, nagrody jubileuszowe • odprawy emerytalno-rentowe • odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych • świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (świadczenia socjalne takie jak dopłaty do wypoczynku, dodatkowe pakiety usług medycznych, bony świąteczne i inne okazjonalne) • składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych • wynagrodzenie chorobowe płatne przez ZUS • zasiłki finansowane z budżetu państwa, np. zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny • zasiłki finansowane ze środków ZUS, np. zasiłek macierzyński, rehabilitacyjny, opiekuńczy, wyrównawczy.

19. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Wymagane dokumenty: • regulamin wynagradzania i premiowania pracowników • umowa o pracę oraz zakres obowiązków • karty czasu pracy (w przypadku osób pracujących na rzecz projektu bezpośrednio, bez wskazania % oddelegowania do realizacji projektu) • listy obecności • lista płac każdego rozliczanego pracownika wraz z dowodami zapłaty: wynagrodzenia netto, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych, kwot potrącanych z wynagrodzenia np. składek PZU, spłaty pożyczki mieszkaniowej • deklaracja ZUS DRA • kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie (w przypadku osób pracujących bezpośrednio na rzecz projektu na podstawie kart czasu pracy oraz w przypadku osób pracujących pośrednio na rzecz projektu)

20. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE • Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie w przypadku osób pracujących bezpośrednio na rzecz projektu na podstawie kart czasu pracy • - w oparciu o godziny robocze w danym miesiącu, • - w oparciu o ilość godzin faktycznie przepracowanych na rzecz projektu zgodnie z zatwierdzonymi kartami czasu pracy. • stawka godzinowa = wynagrodzenie kwalifikowalne/liczba godzin roboczych w miesiącu • wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = stawka godzinowa x ilość godzin roboczych faktycznie przepracowanych na rzecz projektu

21. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę • Kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie w przypadku osób pracujących pośrednio na rzecz projektu • - w oparciu o godziny robocze wszystkich osób pracujących w jednostce w danym miesiącu, • - w oparciu o ilość godzin faktycznie przepracowanych na rzecz projektu przez osoby bezpośrednio realizujące projekt • wskaźnik zaangażowania czasowego = stosunek czasu pracy w związku z realizacją projektu w stosunku do czasu pracy ogółem • wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = wynagrodzenie brutto wraz z narzutami pracodawcy za dany miesiąc x wskaźnik zaangażowania czasowego za dany miesiąc

22. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umów cywilno-prawnych Wydatki kwalifikowalne: • wynagrodzenie brutto osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, w tym umowy zlecenia, umowy o dzieło Wymagane dokumenty: • umowa zlecenie, umowy o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia oraz poświadczeniem odbioru usługi oraz dowodami zapłaty wynagrodzenia brutto wynikającego z tych umów i narzutów pracodawcy (jeśli występują);

23. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umów cywilno-prawnych Wymagane dokumenty cd: • protokoły odbioru usług (jeśli poświadczenie odbioru usługi nie znajduje się na rachunku do umowy); w przypadku umów o dzieło – egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła; • dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z zasadamiuczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców.

24. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja Wydatki kwalifikowalne – przykładowe rodzaje: • materiały biurowe (np. papier, segregatory, koperty, toner do drukarki/ksero) • usługi pocztowe i kurierskie • usługi telefonii stacjonarnej, komórkowej, faks oraz usługi dostępu do sieci Internet • czynsz za wynajem pomieszczeń biurowych na potrzeby projektu • koszty utrzymania ww. pomieszczeń biurowych (np. elektryczność, ogrzewanie, usługi sprzątania, konserwacja sprzętu IT, usługi dozoru)

25. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja Wydatki kwalifikowalne – przykładowe rodzaje: • opłaty za otwarcie i funkcjonowanie wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego – jeśli otwarcie takiego rachunku jest wymagane Umową ws. Realizacji Projektu lub Umową Partnerstwa • zakup/amortyzacja sprzęt komputerowego i oprogramowania wykorzystywanego przez pracowników pracujących bezpośrednio na rzecz projektu i nie stanowiącego części inwestycji przewidzianych w projekcie • opłaty finansowe za transakcje finansowe • pieczątka imienna kierownika projektu w Instytucji Realizującej • archiwizacja dokumentacji dotyczącej projektu

26. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja Koszty te mogą być bezpośrednimi lub pośrednimi kosztami ogólnymi. Bezpośrednie koszty ogólne można określić jako bezpośrednio przypisane do projektu. Pośrednie koszty ogólne (koszty ogólnego zarządu związane z działaniami w ramach projektu) są obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie. Oznacza to obliczenia proporcjonalne na podstawie faktycznych kosztów zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą, która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie wdrażania projektu.

27. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja • Kalkulacje kosztów pośrednich winny być oparte o następujące klucze (jeden lub kombinację kilku – w zależności od typu kosztu): • - stosunek liczby osób pracujących na rzecz projektu do liczby wszystkich osób pracujących w instytucji lub jej departamencie, • - stosunek liczby godzin przepracowanych w projekcie do liczby godzin przepracowanych przez wszystkich pracowników instytucji lub jej departamentu, • - stosunek powierzchni używanej w projekcie do całkowitej powierzchni instytucji lub jej departamentu.

28. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja • Wymagane dokumenty: • faktury VAT lub dowody księgowe o równoważnej mocy dowodowej wraz z dowodami zapłaty • protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument poświadczający odbiór usług/dostaw (w przypadku usług/dostaw o małej wartości – potwierdzenie odbioru na rewersie faktury VAT) • dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców • kalkulacje kosztów pośrednich administracyjnych sporządzone w oparciu o uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodę • w przypadku usług kurierskich – list przewozowy do przesyłki w celu potwierdzenia adresata przesyłki

29. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Administracja • Wymagane dokumenty cd: • w przypadku rozliczania rozmów telefonicznych – bilingi rozmów z zaznaczeniem rozmów dotyczących projektu • wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych – w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych • zdjęcia zakupionych środków trwałych/ środków trwałych niskocennych z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi promocji • tabela amortyzacyjna, opis przyjętej metody amortyzacji oraz oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub wspólnotowej - w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych.

30. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Podróże i zakwaterowanie • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • diety krajowe i zagraniczne według przepisów krajowych • ryczałty przysługujące w trakcie podróży służbowych według przepisów krajowych • koszty noclegu • bilety autobusowe, promowe, kolejowe • bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe • wynajem środka transportu, jeśli jest to najbardziej ekonomiczny środek transportu • zakup paliwa do samochodu służbowego, jeśli podróż samochodem służbowym jest najbardziej ekonomicznym środkiem transportu • ubezpieczenie osób delegowanych na czas podróży zagranicznej • winiety, jeśli ich zakup był niezbędny

31. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Podróże i zakwaterowanie • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych według obowiązujących stawek krajowych za 1 km odbytej podróży służbowej związanej z realizacją projektu • w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach użycie taksówki dla celów projektu • w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wydatek związany ze zmianą biletu lotniczego (data, godzina wylotu, osoba podróżująca itp.) • opłaty wstępu na konferencje/spotkania

32. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Podróże i zakwaterowanie • Wydatki niekwalifikowalne – przykłady: • bilety lotnicze w pierwszej klasie lub klasie business • diety w pełnej wysokości w przypadkach, gdy organizator spotkania/seminarium/konferencji zapewniał częściowo lub całościowo wyżywienie uczestnikom – zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami • ryczałt na nocleg w przypadkach, gdy organizator spotkania/seminarium/ konferencji zapewniał nocleg uczestnikom

33. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Podróże i zakwaterowanie • Wymagane dokumenty: • wniosek na delegację służbową krajową lub zagraniczną • rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej • dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek; w przypadku wypłat w walucie obcej także dowód zakupu dewiz, na którym określony będzie kurs zakupu dewiz • faktury VAT/rachunki za nocleg • bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo karty pokładowe • bilety kolejowe, autobusowe, promowe i inne; jeśli ww. bilety były kupowane na podstawie faktury VAT należy również załączyć fakturę VAT wraz z dowodem zapłaty za nią • agenda spotkania/seminarium/konferencji oraz ewentualnie zaproszenie na nie

34. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Podróże i zakwaterowanie • Wymagane dokumenty: • sprawozdanie z podróży służbowej zagranicznej • w przypadku rozliczania ubezpieczenia na czas podróży zagranicznej należy przedstawić polisę ubezpieczeniową wraz z dowodem zapłaty za nią • w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa • w przypadku przekroczenia limitu hotelowego – dokument przedstawiający zgodę kierownika jednostki na przekroczenie tego limitu.

35. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • ORGANIZACJA SPOTKAŃ/SEMINARIÓW/WARSZTATÓW • wynajem sali na potrzeby spotkania • wynajem sprzętu do prezentacji w trakcie spotkania (np. projektor multimedialny, ekran) • koszt tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego w trakcie spotkań opłaty wstępu na konferencje/spotkania • koszty transportu uczestników spotkania w ich trakcie (np. w związku z wizytami studyjnymi) • koszt cateringu/usług gastronomicznych • koszty zatrudnienia szkoleniowców/trenerów, prelegentów oraz osób pomagających w organizacji spotkań • koszty przygotowania materiałów dla uczestników spotkania

36. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • DZIAŁANIA PROMOCYJNE I INFORMACYJNE • przygotowanie, redagowanie i drukowanie/wykonanie materiałów promujących projekt (ulotki, broszury, wkładki do gazet itp.) • koszt ogłoszeń w prasie oraz spotów promujących projekt w TV/radio • projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting • opracowanie obcojęzycznej wersji stron internetowych • organizacja konferencji promujących projekt (wynajem sali/catering/tłumaczenia symultaniczne/konsekutywne) • koszty zatrudnienia szkoleniowców, prelegentów oraz osób pomagających w organizacji konferencji promujących projekt • koszty tłumaczenia materiałów informacyjnych i promocyjnych na języki obce

37. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • EKSPERTYZY ZEWNĘTRZNE • zlecenia zewnętrzne usług podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą np. ekspertyzy, opracowania, analizy w ramach projektu • zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym tj. umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych (dotyczące działań merytorycznych) i zewnętrznych • tłumaczenie pisemne ekspertyz, analiz, opracowań, • audyt projektu

38. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wydatki niekwalifikowalne – przykłady: • materiały promocyjne projektu oznakowane niezgodnie z wytycznymi programowymi • opracowania, analizy na tematy niezwiązane bezpośrednio z tematyką projektu • zatrudnienie partnerów tego samego projektu lub ich pracowników w celu realizacji zadań projektu • koszty reprezentacji (np. prezenty) • koszty występów artystów w trakcie spotkań organizowanych w ramach projektu oraz bilety wstępu do miejsc rozrywki • koszty wycieczek niezwiązanych bezpośrednio z tematyką projektu, organizowanych dla uczestników spotkań w ramach projektu • zakup alkoholu na spotkania w ramach projektu

39. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wymagane dokumenty: • umowy z podmiotami zewnętrznymi zarówno firmami jak i osobami fizycznymi, a jeśli nie była zawierana umowa – pisemne zlecenia/zamówienia realizacji usług/dostaw • faktury VAT/rachunki do umów wraz dowodami zapłaty za nie • protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument poświadczający odbiór usług/dostaw (w przypadku usług/dostaw o małej wartości – potwierdzenie odbioru na rewersie faktury VAT/rachunku) • dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców

40. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Zewnętrzne ekspertyzy i usługi • Wymagane dokumenty: • agenda organizowanego spotkania/seminarium/konferencji • lista obecności osób obecnych na organizowanym spotkaniu/ seminarium/konferencji z odręcznymi podpisami uczestników • egzemplarz materiału promocyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury, folderu, wkładki do gazety, ogłoszenie prasowego promującego projekt), a w przypadku materiałów promocyjnych/ informacyjnych o dużych gabarytach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno przedstawia prawidłowe oznakowanie materiałów • adres strony internetowej– w przypadku tworzenia strony internetowej • nagranie spotu emitowanego w TV/radio promującego projekt z pisemnym potwierdzeniem emitenta co do daty, godziny i miejsca emisji • w przypadku zlecenia analiz, ekspertyz itp. – egzemplarz odebranego dzieła

41. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Inwestycje • Wydatki kwalifikowalne – przykłady: • roboty przygotowawcze, rozbiórkowe, budowlane, wykończeniowe • usługi nadzoru inwestorskiego, autorskiego, koszty niezbędnej dokumentacji • zakup/amortyzacja sprzętu komputerowego (komputery, monitory, drukarki, skanery) na potrzeby realizowanej inwestycji • zakup/amortyzacja oprogramowania specjalistycznego na potrzeby inwestycji • wyposażanie budowanych obiektów (zarówno montowane trwale w obiekcie, jak i ruchomości) • inny sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwej realizacji inwestycji

42. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Inwestycje • Wydatki niekwalifikowalne – przykłady: • inwestycje/dostawy nieprzewidziane w zatwierdzonej Kompletnej Propozycji Projektu • zakupy sprzętu w ilościach przekraczających ilość zaplanowaną w zatwierdzonej Kompletnej Propozycji Projektu • zakup sprzętu używanego („z drugiej ręki”), który został w ciągu ostatnich 7 lat sfinansowany z innych środków Unii Europejskiej bądź innych dotacji krajowych lub regionalnych • amortyzacja sprzętu, który w okresie realizacji projektu był już całkowicie zamortyzowany lub którego zakup został sfinansowany z innych środków Unii Europejskiej bądź innych dotacji krajowych lub regionalnych

43. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Inwestycje • Wymagane dokumenty: • umowy z podmiotami zewnętrznymi na roboty budowlane/dostawy/ usługi • dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców • faktury VAT wraz dowodami zapłaty za nie • protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument poświadczający odbiór usług/dostaw

44. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Inwestycje • Wymagane dokumenty: • przejściowe świadectwa płatności lub inne dokumenty określające zakres wykonanych robót (np. Tabele Elementów Rozliczeniowych) zgodnych z kosztorysem ofertowym, • protokoły z negocjacji dla robót dodatkowych i uzupełniających; protokoły konieczności, • protokoły odbiorów częściowych oraz protokoły odbioru końcowego robót budowlanych, • raport inżyniera kontraktu z realizacji inwestycji (jeśli dotyczy) • świadectwo dopuszczalności (jeśli wymagane) • w przypadku zakupu urządzeń/materiałów, które nie były zamontowane – protokoły odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania

45. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Inwestycje • Wymagane dokumenty: • wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych – w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych • zdjęcia zakupionych środków trwałych/ środków trwałych niskocennych z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi programowymi • tabela amortyzacyjna, opis przyjętej metody amortyzacji oraz oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub wspólnotowej - w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych.

46. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wkłady rzeczowe Wkład rzeczowy jest dozwolony i może zostać uznany za kwalifikowalny, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki: - polega na udostępnieniu gruntów lub nieruchomości, urządzeń lub materiałów (surowców), bądź nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy - jego wartość może być poddana niezależnej ocenie i audytowi. Wkłady rzeczowe nie mogą przekraczać 20 % wkładu własnego Instytucji Realizującej.

47. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ZASADY SZCZEGÓŁOWE Wkłady rzeczowe • Wymagane dokumenty: • PRACA WOLONTARIUSZY - kopia umowy/porozumienia zawartego pomiędzy Instytucją Realizującą lub partnerem projektu (w przypadku partnerstw) a wolontariuszem zgodnie z Ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, • - karty czasu pracy wypełniane przez wolontariusza wraz ze szczegółowym opisem wykonanych zadań, • - opis sposobu kalkulacji wkładu wolontariusza wraz z poświadczeniem odbioru wykonanych przez niego zadań • UDOSTĘPNIANIE GRUNTÓW LUB NIERUCHOMOŚCI • - operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego • - dokument potwierdzający tytuł prawny do korzystania z danej nieruchomości/gruntu.

48. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW OGÓLNE ZASADY PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, że został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez Instytucję Realizującą/partnera projektu. Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez Instytucję Realizującą/partnera projektu. Oznacza to, że w przypadkach gdy Instytucja Realizująca/partner projektu może odzyskać podatek VAT ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny. Wraz z pierwszym rozliczeniem Instytucja Realizujące/partnerzy składają oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT na wzorze określonym przez Instytucję Pośredniczącą

49. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW OGÓLNE ZASADY • ZAKUP SPRZĘTU UŻYWANEGO • Zakup sprzętu używanego jest kwalifikowalny łącznie pod trzema warunkami: • - sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i potwierdzi, że w żadnym razie nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej, unijnej lub środków SPPW, a także innej pomocy finansowej np. środków Norweskiego Mechanizm Finansowy lub Mechanizmu Finansowego EOG, • - cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zważywszy na jego zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas życia, i jest niższa od ceny podobnego nowego sprzętu, oraz • - sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji przedsięwzięcia i spełnia obowiązujące normy i standardy.

50. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW OGÓLNE ZASADY ZASADA BRAKU PODWÓJNEGO FINANSOWANIA Podwójnym finansowaniem jest niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – środków SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:  - zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych, - zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach SPPW.