Import af egne filer

1. Import af egne filer Har I adgang til importmodulet kan I importere jeres egne filer til CRM-DIRECT. Import kan kun foretages af en administrator, og selvom der forud for importen foretages en validering af filens indhold og format tilrådes en vis forsigtighed. Vi har bestræbt os på at udvikle et modul, der både giver den størst mulige fleksibilitet og samtidig tager højde for situationer hvor det kan gå galt, men hovedreglen er: Garbage in = Garbage out. Hvis der importeres en fil med stave-/skrivefejl eller forkerte oplysninger, bliver resultatet og dermed jeres CRM-database også derefter. Når data importeres overskrives evt. eksisterende datamed data fra importfilen, hvis der er et match på nøglen (KOBnr. eller Kundenr.) Bemærk: Når importen er påbegyndt, kan den ikke fortrydes/annulleres. Til gengæld kan I validere jeres filer så ofte I har lyst. Filens format Filformatet skal være semikolon separeret *.csv-fil Det er muligt at gemme en Excel-fil i dette format ( skal gøres i Excel), men vær opmærksom på, at kolonner som ikke skal medtages skal slettes. Det er ikke nok at rydde indholdet, da Excel under konverteringen oversætter den tomme kolonne til semikolon, og filen derfor vil blive afvist under valideringen, med den begrundelse at den indeholder for mange kolonner. Mængde 5000 linier pr. fil indenfor ”prime time” kl. 09.00 – 16.00 20000 linier pr. fil udenfor ”prime time” Hvor mange kunder/virksomheder dette repræsenterer afhænger af, hvor mange kontaktpersoner der skal importeres - idet 1 kontaktperson = 1 linie. Bemærk: Import af store mængder data, tager tilsvarende tid og kan påvirke hastigheden. Dette er både afhængig af antal linier og hvor mange data hver linie indeholder. Importer derfor gerne mindre filer, og foretag evt. et kvalitetscheck af dine data efter udført import. Data der kan importeres Importmodulet giver adgang til at importere danske kunder/virksomheder og kontaktpersoner, men for at systemet kan genkende oplysningerne og placere dem i de korrekte felter, er det nødvendigt at navngive kolonneoverskrifterne jfr. de følgende sider, hvor vi har specificeret hvilke oplysninger der kan importeres. Her gennemgås også hvad der valideres for og hvilket resultat man kan forvente at få efter importen. Da importen samtidig giver mulighed for tilknytning af parametre, kundegrupper, oprettelse af kundegrupper samt tilknytning af ansvarsområder på kontaktpersoner er det en god idé at gennemgå vejledningen grundigt. Der kan oprettes tilknytning til flere parametre/ansvarsområder og kundegrupper ved samme import. Bemærk: Importfilen skal som minimum indeholde nøgle – KOBnr eller Kundenr og navn eller navn såfremt der ikke er nogen nøgle. Vi anbefaler naturligvis ikke import af filer uden nøgle, da dette indebærer en risiko for dubletter.

2. Kobnr = Nøgle, Talfelt – max. længde: 9 Kundenr = Nøgle, Tekstfelt – max. længde: 50 Kundenr2 = Alternativt kundenr. – ej nøgle, Tekstfelt – max. længde: 50 Navn = Kundenavn, Tekstfelt – max. længde: 255 Adresse = Kundeadresse, Tekstfelt – max. længde 150 Postnr = Kundepostnummer, Talfelt – max. længde: 4

3. Telefon = Kundetelefonnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 Fax = Kundefaxnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 www = Kunde hjemmeside, Tekstfelt – max. længde: 255 Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med liste af værdier eller Ja/Nej parametre Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen tekst. Værdi = Tekstfelt, max. længde: 255

4. Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen tal Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen dato Kundegruppe$Navn = Navn på kundegruppe der enten skal skabes ved importen, eller eksisterende kundegruppe som emnerne skal tilknyttes. Kundegruppenavn, Tekstfelt - max. længde: 50. Værdi, Talfelt - max. længde: 1 CVRnr = Kundens CVR-nummer, Tekstfelt – max. længde: 20

5. Kontaktnavn = Navn på kontaktperson, Tekstfelt – max. længde: 255 Kontaktmobil = Kontaktpersonens mobilnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 Kontakttelefon = Kontaktpersonens telefonnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 Kontaktemail = Kontaktpersonens E-mail adresse, Tekstfelt – max. Længde: 100 Kontaktstilling = Kontaktpersonens stilling eller titel (den der vises i oversigtsbilledet) Tekstfelt – max. Længde: 255

6. Kontaktansvarkompakt = Kontaktpersonens områdeansvar – egne typer såvel som KOB-områder Tekstfelt – max. længde: 255 Testfil For at blive fortrolig med importfunktionen og før du kaster dig ud i større importopgaver, kan det være en god idé at lave en lille testfil med to kundeemner + kontaktpersoner hvoraf den ene findes i databasen i forvejen (opret f.eks. en test virksomhed/kontaktperson til formålet). På den måde kan du se hvilke konsekvenser det vil få, når du begynder at tilføje parametre, ansvarsområder m.v. På supportsiden for CRM-DIRECT (klik på logoet på forsiden af CRM-DIRECT) kan du endvidere hente en forudfyldt csv-fil. Hvis du bruger denne som skabelon, skal du huske at slette de kolonner du ikke ønsker at medtage. Validering og import Når du har skabt din importfil, kan du påbegynde valideringen. 1. Gå til <Søg i CRM> og luk søgeboksen såfremt denne fremkommer. 2. Gå til menuen <Kunder> og vælg herunder <Importer> og dernæst <Importer fra fil>: Du vil nu få selve importmenuen frem – se næste side

7. 3. Klik på <Find> og vælg importfil. Bemærk at der kun vises filnavne i csv-format. 4. Indeholder din importfil KOBnr., kundenr. eller begge skal der være hak ved <Nøgle krævet>. Det er muligt at importere filer uden kobnr. og kundenr., men fjerner du hakket, vil du få følgende advarsel, som skal accepteres før du kan gå videre: 5. Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at <Medtage inaktive KOBnr.> – f.eks. hvis resultatet 100 % skal afspejle indholdet af den importerede fil, men det skal tilvælges. 6. Uanset om du har valgt at oprette en ny kundegruppe i forbindelse med importen, vil emnerne blive lagt i en ny kundegruppe der automatisk oprettes medmindre du fjerner hakket ved <Opret kundegruppe for alle kundeemner>. Denne kundegruppe får tildelt navnet Importeret dd.mm.åååå.tt.mm.ss 7. <Stop ved antal fejl> giver dig mulighed for at vælge om du vil vente på at hele filen valideres før du præsenteres for evt. fejl – sæt da begrænsningen til 0, eller om du hurtigst muligt vil orienteres – sæt da begrænsningen til 25 eller mindre. 8. Klik på <Validér importfil>. Når valideringen er foretaget vil du blive præsenteret for en log-fil, der fortæller om filen indeholder fejl – og i så fald hvilke og hvor i filen. Log-filen skabes både i forbindelse med validering og efter import, men overskrives fra gang til gang. Der er tale om en html-fil som lægger sig i roden af c:\. og har du brug for support fra KOB i forbindelse med import, kan log-filen være os en stor hjælp. 9. Når filen er blevet valideret som fejlfri klikker du på <Importer fil>. Efter endt import kan du evt. under Kundegrupper finde den frem, og tjekke om dine data ser fornuftige ud. Bemærk: Fejlfri validering betyder ikke at der ikke kan opstå fejl under selve importen. Afbrydes importen vil nogle kundeemner muligvis være tilføjet. Tjek evt. under Kundegrupper og fjern emnerne fra importfilen før du fortsætter. Så slipper du for at importere de samme igen.