Felsőoktatási Kollégiumok Országos Szövetsége V E Z E T Ő K É P Z Ő

1. Felsőoktatási Kollégiumok Országos SzövetségeV E Z E T Ő K É P Z Ő „Pályázatok és pályázatírás” Balogh József BMF kollégiumigazgató, FEKOSZ elnökségi tag FEKOSZ Vezetőképző 2008. november 28. Noszvaj-Síkfőkút 2008. november 28-29.

2. 2/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatok szerepea szervezet életében • Fontos, hogy egy szervezet anyagi szempontból „több lábon álló” legyen (saját bevétel, tagdíj, normatív támogatás, stb.). • Egy adott program megvalósításához szükséges anyagiakat egészítheti ki a pályázati forrás. • A forrás nem csak pénz. Forrásnak tekintjük az adott projekt sikeréhez szükséges eszközök, feltételek összességét. • Ne az egyes pályázatokhoz találjunk ki terveket, hanem a meglévő, kidolgozott, előre megtervezett projektekhez keressünk pályázati lehetőségeket. • Nem érdekes, hogy melyik támogatóhoz pályázunk, mivel a programunk alapvetően nem változhat(na) a kiírás hatására.

3. 3/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatok szerepea szervezet életében • Semmi sincs ingyen! Azt állítani, hogy mi ingyen dolgozunk, saját munkánk lebecsülése. • A pályázatírás nem koldulás! A támogatási folyamatban két szervezet vállal szerződéssel szabályozott partneri viszonyt. • A támogató és a támogatott egyenrangú partner. • Az általunk elküldött pályázatot egyfajta PR anyagnak is kell tekintenünk, hiszen ez közli a legtöbb információt szervezetünkről. • Mindegy, hogy ki a bíráló a lényeg az, hogy a mi pályázatunk figyelemfelkeltő és bizalmat gerjesztő legyen. • A támogatásszerzés a már meglévő és leendő támogatókkal történõ kapcsolatépítésről szól, nem (csak) a pénz felmarkolásáról.

4. Mikor áll készen egy szervezet a támogatásszerzésre? 4/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. • Egy szervezet készen áll a támogatásszerzésre, ha: • Rendelkezik alapító okmányokkal, • Létezik küldetése, és munkaterve a pályázathoz, • Van információs bemutatkozó anyaga, mely tartalmazza a szervezet felépítését, múltját, jelenét- és jövőképét, • Rendelkezik éves költségvetéssel, mivel ez jelzi komolyságát, teherbírását, és a támogatás felelősséggel való elköltésének módját, • Tevékenységét hitelesen tudja igazolni, pl.: támogatólevelekkel, további sikeres pályázatok bemutatásával, egyéb híranyagokkal, • Tudja, hogy mit és hogyan tud nyújtani a támogatásért cserébe.

5. 5/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. Miért pont minket támogatna valaki? • A közvetlen érdek általában előnyösebb, mint a közös. • Vigyázzunk kitől fogadunk el pénzt, mert lehetnek rejtett érdekek is a háttérben. • A kormányzati támogatásokat elosztó szervek NEM szponzorok, hanem közvetítők, lehet, hogy a támogatás a feladatuk. • Ha egy ügyosztály feladata a valós szponzor (állam, minisztérium, tulajdonos) stratégiai döntéseinek a végrehajtása, akkor neki is érdeke, hogy a leginkább oda illő tevékenységet támogassa. • A legfontosabb, hogy találjuk meg a projektünkhöz azt a lehetséges támogatót, akiknek még érdeke is lehet támogatni minket.

6. 6/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. Mecénás, szponzor és/vagy közreműködő? • A mecénás jószolgálatból, előre kikötött ellenszolgáltatás nélkül, „névtelenül” támogat. • A szponzor joggal várja el nevének feltüntetését, azaz reklám-tőkét kovácsol a támogatásunkból magának. • Ha csak lehet, ajánljuk fel a személyes közreműködés lehetőségét! (Ha a bankelnök nyitja meg az oktatóközpontot, máris elkötelezettebb irányunkba.) • Ahol fogadókészséget találunk rá, ott a projekt megvalósítása során a támogató is részt vehet a munkában, így tovább nőhet irányunkba a bizalma.

7. 7/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. Pályázatfigyelés, pályázati adatbázis • Léteznek a támogatók címeit és fõbb programjait, illetve a határidőket tartalmazó kiadványok. • Ezek a listák azonban nagyon hamar érvényüket vesztik, illetve a beadási határidő előtt csak egy-két héttel jelennek meg benne az aktuális pályázatok. • Legjobb, ha készítünk egy listát saját magunknak azokról a támogatókról, akik a mi területünkhöz tartozó tevékenységeket támogatnak. • Ez alapján már pontos és részletes pályázati naptárat lehet készíteni (ki, mikor, mire, mennyit fog kiírni), amely jelzi nekünk, hogy mikor kell több figyelmet és energiát fordítanunk a pályázatokra.

8. 8/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. Pályázatfigyelés, pályázati adatbázis • A legegyszerűbb az alábbi gyűjtő-portálok valamelyikéről elindulni: • http://www.palyazat.lap.hu • http://www.palyazatiras.lap.hu • http://www.sansz.hu • http://www.pafi.hu • http://www.projektek.lap.hu • http://eupalyazat.lap.hu

9. 9/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírásról általában • A sikeres pályázat nagy mértékben függ a pályázó szervezettől, a pályázatot összeállító személytől, a megcélzott forrástól, és a bírálók személyétől. • Mindig próbáljuk a bíráló helyébe képzelni magunkat! Úgy írjuk a pályázatunkat, mintha egy túlterhelt, morcos, fáradt embernek kellene röviden, egyszerűen és érthetően "eladnunk„ a programunkat. • A pályázat részeit csak általánosságban lehet összefoglalni, mivelazegyestámogatóknál az információk sorrendje és formátuma különbözõ lehet. • Gyakran kapunk pályázati űrlapot, amely a pályázóra és a tervezett tevékenységre vonatkozó egységesített kérdéseket és útmutatót is tartalmaz.

10. 10/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • „Ki kell hangsúlyozni, hogy univerzális pályázatírási módszer és lépéssor nem létezik.” • Kísérőlevél (kuratóriumnak szóló levél) • Nem elengedhetetlen, de szokásos része egy pályázatnak. • A támogató udvarias megszólítása. • Rövid utalás a pályázó szervezetre, és a pályázat tartalmára. • A pályázattal kapcsolatos elkötelezettségünk jelzése. • A kísérőlevél ne legyen tolakodó, nyomást gyakorló, fenyegető.

11. 11/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • Előlap („iránytű”) • Irányítja és a megfelelő ember kezébe juttatja a pályázatot. • Szerepeljen rajta a pályázó szervezet neve, címe, logója. • Szerepeljen rajta a támogató neve, a pályázat címe, esetleg a megfelelő alkuratórium, vagy bizottság neve. • A pályázat adatlapja • Az alapinformációkat tartalmazza, amely a pályázat könnyebb feldolgozását teszi lehetővé. • Megengedhetetlen, hogy bármi hiba és hiányosság legyen rajta.

12. 12/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • Az adatlap főbb részei: • Pályázat címe. • A pályázó szervezet neve, címe, pontos adatai (adószám, számlaszám, stb.), elérhetősége (web, telefon, fax, e-mail). • Képviselő (projektvezető, kapcsolattartó) neve, beosztása, elérhetőségei (cím, telefonszám, fax, e-mail). • A pályázat rövid tartalmi összefoglalása. • A támogatótól kért támogatás, pénzösszeg (pénznem, teljes költség, önerő). • Mellékeljük az egyes projektek vezetőinek szakmai önéletrajzát, a hozzáértésük igazolása miatt.

13. 13/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A pályázó szervezet bemutatása • Bármilyen kapcsolatfelvétel esetén első dolog a bemutatkozás. • Röviden ismertessük a szervezet történetét, jelenét és jövőképét, az eddig elért eredményeket. • Mutassuk be a szervezet felépítését, működési formáját, a tevékenységi területet, illetve annak célját. • Más szervezetekkel való együttműködés bemutatása. • A szervezet eddigi munkájának külső, illetve belső értékelésének, megítélésének prezentálása. • A működés személyi, tárgyi- és anyagi feltételrendszerének bemutatása.

14. 14/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A pályázati program és igény ismertetése • Ebben a részben kell bemutatni a pályázat ok-okozati összefüggéseit, a célcsoport igényeit, a koncepció lényegét. • Az igényleírásnak tényeken kell alapulnia, igyekezzünk dokumentációkra és statisztikai adatokra támaszkodni. • Időrendben haladva írjuk le a program ütemtervét, úgy hogy a bíráló számára világos legyen, mikor milyen esemény zajlik. • A probléma leírásának a célja az, hogy meggyőzzük a támogatót az általunk választott megoldás megalapozottságáról. • Ebben a részben csak a pályázati programmal foglalkozzunk, ne a saját szervezetünkkel.

15. 15/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A célok és a módszerek ismertetése • „A cél az eredmény, az elérni kívánt állapot.” • Hosszú távú cél, az álmunk, aminek eléréséért dolgozunk. • Rövid távú célok, az adott pályázaton kapott támogatással elérhető, mérhető eredmények. • „A módszer az út, eszköz, tevékenység, ami a célhoz vezet.” • A módszernek érthetőnek és igazolhatónak kell lennie. • Állítsunk össze részletes munkatervet, mely tartalmazza az egyes tevékenységek sorrendjét, idő- és anyagszükségletét, a résztvevők számát. • Adjunk meg határidőket és felelősöket az egyes részfeladatokhoz, illetve legyenek a célhoz vezető úton ellenőrzési pontok.

16. 16/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • Értékelési szempontok meghatározása • Gondolni kell arra is, hogy a pályázaton nyert támogatással el kell majd számolni. • Az elszámolás két fő részből áll, a szakmai és a pénzügyi tevékenység értékeléséből. • A pályázatban rögzíteni kell, hogy milyen eredményeket várunk a programtól, az értékelési szempontokat és mérőszámokat egyaránt. • Célszerű az értékelési szempontokat már a tervezéskor rögzíteni, mert így objektív képet kaphatunk az elért eredményről, mi adjuk meg az értékelési módszert és szempontokat, nem a támogató.

17. 17/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A pályázat költségvetése • A pályázati csomag egyik legfontosabb része, a pályázat leíró részének beárazása. • Csak letisztázott célokkal, módszerekkel, illetve munkatervvel és határidőkkel álljunk neki a költségvetés készítésének, mert különben mindig lesz olyan tétel, ami kimarad. • Reálisan tervezzünk, mert a túl alacsony költségvetés a program megvalósíthatóságát veszélyezteti, a túl magas pedig, arra utalhat, hogy sumákolunk. • A költségvetésből derüljön ki, hogy szervezetünk több lábon áll (saját forrás, egyéb bevétel és támogatás, stb.).

18. 18/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A költségvetés egy lehetséges formája:

19. 19/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • Utolsó simítások, a pályázat beadása • Minden olyan anyagot mellékeljünk a pályázathoz, amely segíthet az értékelőknek, de ügyeljünk arra, hogy ne terheljük túl a pályázatot bizonygató anyagokkal. • Az így összeállított pályázatot néhány napig pihentessük, majd újra elővéve javítsuk ki azokat a hibákat, amiket addig nem vettünk észre. • Nézessük át „nem szakmabeli” emberrel is a pályázatot, több szem – többet lát alapon. • Személyesen adjuk le a pályázatot, ilyenkor megkérhetjük a kiírót, hogy nézze át minden rész benne van a pályázati csomagban.

20. 20/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • A pályázat utóélete • Amennyiben pályázatunk nem nyert, érdeklődjünk a pályázató szervezetnél, hogy mi volt a visszautasítás oka. • Ha sikeresen szerepeltünk és támogatást kaptunk, ne felejtsük el megköszönni. • Legfontosabb teendő, a támogatási szerződés megkötése, melynek pontjait maradéktalanul be kell tartani. • Lehetőleg egy személy tartsa a kapcsolatot a támogatóval, aki minden információval rendelkezik a pályázatról. • A támogatásból megvalósuló nyilvános programra, az adományozó minden esetben kapjon meghívást.

21. 21/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázatírás folyamata, részei • Gondosan dokumentáljuk a pályázattal kapcsolatos levelezést, a megállapodásokat, valamint a pénzügyi bizonylatokat. • A szakmai beszámoló készítése során igyekezzünk táblázatokkal, grafikonokkal illusztrálni a pályázati projekt megvalósulását. • Az értékelésnek tartalmaznia kell a program lefolyását, az elért eredmények összefoglalását. • A pénzügyi elszámolás esetén, a pályázatban szereplő költségvetés alapján, a kapott támogatással kell elszámolni (számla másolatok, bizonylatok, stb.).

22. 22/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázat külleme, stílusa • Tippek, trükkök, javaslatok • Az olvasható méretű, magyar ékezetes karakterekkel rendelkező betűtípus, illetve a megfelelő sorköz választása áttekinthetővé, olvashatóvá teszi az anyagot. • A megfelelő tördelés és tagoltság, segít a pályázat struktúrájának megértésében. • Az egyes fejezeteket lássuk el címmel, az oldalakat oldalszámozással. • Ellenőrizzük a helyesírást, de ne csak a számítógép szövegszerkesztőjével. • Az egyes lapok oldalán hagyjunk helyet a lefűzésnek, illetve a bírálóknak a jegyzeteléshez.

23. 22/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A pályázat külleme, stílusa • A szövegben alkalmazzunk kiemeléseket, vastagított betűket, hogy az általunk fontosnak tartott kulcsszavak megragadjanak a bírálók fejében. • Kerüljük a szakszavakat, mivel nem biztos, hogy a bírálók mindegyike ismeri az adott területet, és tisztában vannak azok jelentésével. • Hosszú és összetett mondatok helyett, inkább áttekinthető felsorolásokat, táblázatokat és grafikonokat használjunk. • Feltételes mód helyett jövő időt használjunk, ezzel is kifejezve magabiztosságunkat, hogy a program mindenképpen megvalósul.

24. 23/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A sikeres pályázat "tízparancsolata" • 1. Ragadd meg a figyelmet - és tartsd is meg! (A támogató szervezetek gyakran százával kapnak pályázatokat, emlékezniük kell rád.) • 2. Használd a támogató nyelvét! (Az általad használt kifejezéseken és megfogalmazásokon más is ugyanazt értse, amit te.) • 3. Legyél magabiztos! (Ne értékeld túl magad, de ha te nem vagy biztos magadban és a tevékenységedben, a bírálók sem lesznek azok.) • 4. Érthetőség. (Pályázatod legyen oly módon elrendezve és megszerkesztve, hogy minden "simán folyjon„ benne.) • 5. Kezelhető méret/Reális program. (Aki sokat markol, keveset fog! Kérj meg másokat a "realitásvizsgálat„ elvégzésére.)

25. 24/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29. A sikeres pályázat "tízparancsolata" 6. Falatka-teória. (Mindent vágj falatnyi darabokra - olyanokra, amelyek egy darabban "lenyelhetők" és nem kell az olvasónak rágódni rajtuk.) 7. Használd a támogató kiírását. (A támogató okkal adott kiírást – szorosan kövesd hát azt. A pályázatodat úgy szerkeszd meg, ahogy ők kérik.) 8. Lényegre, lényegre, lényegre! (Ne feledd a kezelhető méretet.) 9. Hitelesség. (Hangsúlyozhatod a háttéranyagokban de látsszon a pályázat egészén is!) 10. Teljesség. (Pl.: Ha három másolatot kérnek, mellékelj három másolatot.)

26. Felsőoktatási Kollégiumok Országos SzövetségeV E Z E T Ő K É P Z Ő KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMÜKET! További jó munkát kívánok a vezetőképző résztvevőinek. Balogh József kollégiumigazgató Noszvaj-Síkfőkút 2008. november 28-29.