Performance Appraisal

Performance Appraisal Oleh : Harmein Nasution Performance Appraisal

P e n d a h u l u a n Sebutan lain : - Penilaian Karya - Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan - Penilaian Kondite - Penilaian Prestasi kerja - Merit Rating Performance Appraisal

1. T u j u a n : • Untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan selama periode waktu tertentu (dibandingkan dengan standar). • Untuk mengetahui tentang diri karyawan (baik sikap, watak, kekuatan, maupun kelemahannya), sehubungan dengan pekerjaannya di perusahaan. • Untuk mengetahui apakah karyawan mempunyai potensi untuk menduduki jabatan lain (dengan/tanpa training lebih lanjut). 2. M a n f a a t : Penilaian prestasi kerja ini bermanfaat baik bagi pekerja, maupun bagi perusahaan. Manfaat bagi pekerja,terutama sebagai umpan balik (feedback) tentang prestasi kerjanya selama ini. Ini sangat berguna bagi pekerja untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada dirinya, untuk tujuan pengembangan diri lebih lanjut. Manfaat bagi perusahaan,antara lain sebagai dasar untuk mengambil keputusan tentang : Promosi (jabatan/gaji), transfer (mutasi), demosi, PHK, atau untuk mengidentifikasi kebutuhan akan training. Performance Appraisal

Persentase kegunaan penilaian kinerja dari hasil survey diperoleh seperti tabel berikut ini : (Hasil penelitian terhadap 600 perusahaan) Mengingat pentingnya manfaat dilakukannya penilaian karya, maka penilaian harus dilaksanakan seobyektif dan secermat mungkin. Cara penilaian yang subyektif dan otoriter dapat mengakibatkan menurunnya motivasi kerja dan menghambat pengembangan pribadi karyawan yang dinilai, oleh karena itu sebaiknya dipakai cara yang lebih bersifat partisipatif and supportif. Performance Appraisal

3. Syarat-syarat Penilaian • Relevance • Acceptability • Reliability • Sensitivity • Practicality Performance Appraisal

Sikap Pengetahuan Kebiasaan Skill 4. Mekanisme Penilaian Prestasi : • Menentukan faktor-faktor dan sasaran yang akan dinilai • Menurut Grote (2002) dan Rivai, at.al. • Masukan (atribut dan tingkah laku), • Keluaran (hasil kerja). • Berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab • Menurut Grote (2002) • Tingkah laku (pengetahuan, skill, attitude, habit), • Keluaran (kualitas, cost, batas waktu). Performance Appraisal

b. Ukuran Penilaian Umumnya seorang atasan secara otomatis langsung ditetapkan sebagai penilai. Untuk itu ia harus memenuhi persyaratan : • Cukup dekat untuk memahami pekerjaan karyawan, termasuk hambatan, masalah, maupun tindakan-tindakannya. • Mempunyai akses informasi terhadap prestasi, sikap kerja dan aspirasi karyawan yang bersangkutan. • Berkemauan untuk mengkonsultasikan pandangan dengan pihak lain untuk memperkaya sudut pengamatannya. Apabila persyaratan di atas dipenuhi oleh penilai, maka laryawan akan merasa ‘comfortable’ dalam mengikuti proses penilaian karya karena ia merasa yakin akan memperoleh perlakuan yang tidak ‘mengancam’, meskipun nilai yang didapatkannya ‘kurang memuaskan’. Performance Appraisal

c. Menyelenggarakan Penilaian Karya Penyelenggaraan Penilaian Karya seyogyanya memenuhi 3 kegiatan sebagai berikut :  Interview (Performance Interview) Sesi ini memberikan kesempatan untuk : • Mengkomunikasikan unpan balik atas pekerjaan dan menyepaki bobot nilai pekerjaan yang telah dicapai. • Memahami parameter dan indikator pengukuran atas tiap pekerjaan dan bagaimana menerapkannya pada tiap pekerjaan yang spesifik. • Menjalin saling pengertian mengenai posisi prestasi pekerjaan karyawan yang dinilai saat ini dalam kaitannya `dengan pengembangan usaha. Performance Appraisal

Beberapa hal yang dapat dilakukan agar Interview efektif : Memberi perhatian pada aspek positif performa karyawan.  Memberitahu setiap karyawan bahwa sesi ini untuk meningkatkan performa, bukan disiplin.  Mengatur agar intervie bersifat pribadi.  Meriviu performa yang ditampilkan pada periode terakhir dan dapat lebih sering dilakukan pada karyawan baru atau yang performanya buruk. Membuat kritik yang spesifik, tidak bersifat umum dan samar-samar.  Memfokuskan kritik mengenai performa, bukan karakteristik pribadi. Tenang dan jangan beradu argumentasi dengan karyawan yang dinilai. Identifikasi tindakan yang dapat ditingkatkan performanya. Memberikan perhatian penuh untuk membantu usaha-usaha karyawan dan peningkatan performanya.  Mengakhiri sesi ini dengan menekankan aspek-aspek positif performa karyawan. Performance Appraisal

 Pengembangan Performa (Performance Development) Dalam kegiatan ini penilai dan karyawan berdiskusi untuk menentukan faktor-faktor apa yang mempengaruhi hasil akhir dari pekerjaan. Diharapkan setelah berdiskusi karyawan mempunyai bekal untuk pelaksanaan tugas di periode berikutnya sehingga karyawan tidak merasa seperti ‘tentara dikirim perang tanpa senjata’.  Setting Goal Penilaian karya diharapkan tidak hanya menunjukkan apa yang terjadi kemarin dan bagaimana konstribusi karyawan terhadap perusahaan. Akan tetapi juga dapat memberi jalan bagi karyawan untuk melihat masa depan dan memperoleh rasa aman mengenai apa yang dapat perusahaan berikan untuknya. Performance Appraisal

d. Frekwensi Penilaian Secara formal, penilaian dilakukan sebanyak sekali dalam setahun, atau sekali dalam waktu enam bulan. Secara informasl, penilaian dilakukan setiap saat. Performance Appraisal

5. Prinsip-prinsip Dasar : a. Semua tenaga manajemen terutama Top Manajemen ‘commit’ terhadap pelaksanaan Penilaian Karya. b. Semua manajer harus memahami prosedur dan pelaksanaan- pelaksanaan penilaian karya yang baik. c. Perlu training. d. Dilaksanakan secara konsisten; prosedur dan aturan-aturan harus jelas. e. Komunikasi terbuka menciptakan rasa adil bagi yang dinilai. f. Dilaksanakan secara jujur dan berani. g. Perlu adanya perbaikan/pembaharuan uraian jabatan dan program kerja. h. Prestasi penilai merupakan bagian yang harus dinilai oleh atasan. I. Penilaian karya merupakan suatu proses yang berkesinambungan sepanjang tahun. Performance Appraisal

6. Pendekatan Pelaksana Penilaian Prestasi : Ada beberapa alternatif : a. Dilakukan oleh atasan langsung, yang kemudian diperiksa oleh atasannya lagi (untuk menjaga obyektifitas penilaian). b. Dilakukan oleh "Komite Penilaian", yang bisa terdiri atas atasan langsung, atasannya lagi, rekan kerja, bawahannya, serta juga "konsumen" (bagian lain dalam perusahaan yang berkepentingan langsung dengan hasil kerja orang yang dinilai). Penilaian yang dilakukan oleh "Komite" ini mempunyai kelebihan, yaitu karena melakukan penilaian dari berbagai sudut pandang (sudut pandang atasan, rekan kerja, bawahan, serta "konsumen"). Dengan demikian diharapkan hasil penilaian akan lebih obyektif. c. Rekan kerja menilai koleganya. d. Bawahan menilai atasannya. Hasil penilaian ini biasanya diteruskan pada Bagian Personalia yang, bilamana perlu, akan memprosesnya untuk keperluan lebih lanjut dan kemudian menyimpan datanya dalam catatan arsip pegawai. Performance Appraisal

7. Metode Penilaian Prestasi Kerja : A. Berorientasi Masa Lalu 1. Rating Scale Penilai mengevaluasi kerja karyawan, berdasarkan faktor- faktor (kriteria) yang dianggap penting bagi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Faktor-faktor (Kriteria Penialaian) tersebut antara lain adalah : - Pengetahuan tentang pekerjaan - Kreatifitas - Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang lain - Sikap - Ketergantungan - Kepemimpinan - Dll Performance Appraisal

Penilaian dilakukan menurut pendapat penilai, dengan mempergunakan skala tertentu, dari rendah sampai tinggi. Kelebihannya : - Tidak mahal - Waktu relatif singkat - Dapat diterapkan untuk menilai sejumlah besar karyawan Kelemahannya : - Sulit untuk menentukan kriteria yang relevan dengan pelaksanaan pekerjaan. - Faktor - faktor yang dipakai sebagai kriteria penilaian diasumsikan mempunyai bobot yang sama, dan berlaku untuk semua jenis pekerjaan. - Penilaian terhadap faktor bersifat "Additif", dimana kelebihan dalam satu faktor dapat "menutupi" kelemahan dari faktr yang lainnya. - Evaluasi deskriptif dapat ditafsirkan dengan sangat bervariasi oleh para penilai. Performance Appraisal

Untuk menutupi kelemahan ini, biasanya "Rating Scale" dilengkapi dengan "Overall Rating" (Metode Uraian) yang bersifat "Terbuka", dan berupa gambaran umum yang lebih lengkap dan terinci tentang diri pekerja. Hanya saja metode uraian ini sangat kualitatif dan subyektif sifatnya. 2. Forcet Distribution Karyawan dibagi dalam "Kelompok - kelompok" yang berbeda prestasi kerjanya, misalnya dalam kelompok istimewa, berprestasi tinggi, biasa, berprestasi rendah, buruk. Pengelompokan itu sendiri biasanya ditentukan dengan menggunakan distribusi normal, misalnya 10%, 20%, 40%, 20%, dan 10%. Kelemahannya : - Sulit untuk membedakan prestasi kerja dari karyawan yang mempunyai pekerjaan yang berbeda - Prosentase pengelompokan tersebut hanya dilakukan berdasarkan judgment saja. Performance Appraisal

3. Metode Uraian Atasan menguraiakan secara tertulis kesannya tentang setiap bawahan, antara lain tentang inisiatifnya, kemampuannya bekerja sama, pengetahuannya tentang pekerjaan, dan hasil pekerjaannya. Kelemahannya : - Memerlukan banyak pemikiran atasan untuk menilai - Menuntut ketelitian atasan dalam menilai - Banyak memakan waktu - Sulit untuk dilakukan oleh atasan yang "tidak pandai" menulis 4. Critical Incident Method / Critical Requirement System / Critical Job Requirement Langkah - langkahnya : - Menetapkan Critical Job Requirement, yaitu persyaratan kritis yang dituntut untuk bisa melaksanakan pekerjaan dengan baik - Atasan mencatat semua peristiwa (tingkah laku pekerja) yang berkaitan dengan terpenuhi/tidak terpenuhinya persyaratan kerja tersebut. Performance Appraisal

5. Behaviorally Anchored Rating Scale Dasar pemikirannya, adalah mengembangkan "Rating Scale" yang sesuai bagi tiap-tiap jenis pekerjaan. Langkah - langkahnya : a. Atasan membuat daftar dari beberapa "Dimensi Kunci" (Hal-hal yang harus dimiliki oleh pekerja) yang diperlukan untuk bisa melaksanakan pekerjaan dengan baik. Contohnya dimensi kunci untuk pekerjaan dosen, adalah : - Pengetahuan yang mendalam tentang ilmu yang diajarkan - Hubungan interpersonal yang baik dengan para mahasiswanya - Kemampuan untuk memotivasi para mahasiswanya agar mau belajar dengan baik. b. Dimensi kunci tersebut di atas, kemudian dijabarkan dalam contoh-contoh konkrit, yang menunjukkan prestasi yang baik, sedang, atau buruk. c. Menentukan derajat penilaian dari beragam prestasi tersebut di atas d. Melakukan penilaian. Performance Appraisal

B. Berorientasi Ke Depan • Self Appraisals • Management by Objectives • Psychological Appraisal • Assessment Centers • Sistem 360o Performance Appraisal

8. Berbagai Kesalahan Penilaian : Kesalahan penilaian bisa terjadi karena beberapa hal, antara lain kesalahan penilai, ataupun kesalahan pemilihan metode penilaian. Secara khusus akan dikemukakan disini beberapa kesalahan yang bersumber pada diri penilai, yaitu : - Efek halo. - Central Tendency, yaitu kecenderungan penilai untuk memberikan nilai tengah-tengah. - Leniency/strictness Bias, yaitu kecenderungan penilai yang "terlalu lunak" atau "terlalu keras" dalam memberikan penilaiannya. - Prasangka pribadi. - Recency Effect, yaitu kecenderungan penilai untuk hanya mengingat pada peristiwa - peristiwa yang baru terjadi. Performance Appraisal

Contoh : Ada 4 karyawan yang akan dinilai, yaitu Amir (A), Budi (B), Candra (C) dan Dedi (D). A vs B ; A Maka rangking prestasi : A A vs C ; A C A vs D ; A D B vs C ; C B B vs D ; D C vs D ; C Jumlah pasangan yang dibandingkan = N (n-1)/2 Performance Appraisal

Graphic Rating Scale : Quality High Low 5 4 3 1 2 Sangat Kurang Kurang Cukup Baik Sangat Baik Misal : 1. Kemandirian 2. Inisiatif 3. Kehadiran 4. Sikap 5. Kerjasama Performance Appraisal

Critical Incident : Sangat Baik VS Sangat Buruk Performance Appraisal

Contoh : Behavior Expectation Rating Scale For : Bartender Kategori Kinerja : Customer Ralaton Performance Appraisal

Forced Distribution Untuk 10 karyawan Method Contoh : Performance Appraisal

Instruksi : Alokasi 100 point di bawah ini pada anak buah Anda. Anak buah dengan nilai maksimum adalah anak buah Anda yang terbaik. Performance Appraisal

Nama : _____________________ Bagian : _____________________ Tanggal Mulai Bekerja : _____________________ Tanggal Penilaian Performansi Yang Lalu : _____________________ Tanggal Penilaian Performansi Sekarang : _____________________ PETUNJUK BAGI PENILAI : Isi Formulir ini menggambarkan penilaian Anda atas performansi aktual pekerja pada jabatan yang didudukinya sekarang. Hasil dari Penilaian Performansi ini sangat tergantung pada keahlian dan netralitas Anda dalam menilai, serta tergantung juga pada ketepatan keputusan yang Anda buat. Dalam melakukan penilaian ini Anda senantiasa harus mempertimbangkan manfaat yang dapat diambil oleh pihak perusahan, juga manfaatnya bagi pekerjaan itu sendiri. Performance Appraisal

UNTUK MEMBANTU ANDA DALAM MEMBUAT SUATU ANALISIS SECARA HATI-HATI, IKUTILAH PETUNJUK-PETUNJUK DI BAWAH INI : • Nilailah faktor-faktor di bawah ini satu persatu. Jangan sampai penilaian Anda atas suatu faktor mempengaruhi penilaian Anda atas faktor yang lainnya. • Penilaian yang Anda buat hendaknya berdasarkan pada persyaratan jabatan yang ada serta pada performansi pekerja dalam jabatan tersebut, dibandingkan dengan performansi pekerja lain yang melakukan pekerjaan yang sama. • Bacalah dengan teliti uraian dari setiap faktor yang dinilai serta spesifikasi dari masing-masing derajat penilaian sebelum Anda menentukan keputusan penilain Anda. Berilah tanda pada kotak yang paling mendekati penilaian Anda tersebut. • Setelah selesai mengisi, periksa dan tinjau kembali hasil penilaian Anda tersebut. • Tuliskanlah komentar Anda pada tempat yang tersedia, untuk menambahkan informai lain tentang pekerja yang dinilai tersebut, yang menurut Anda penting. Performance Appraisal

Menurut Rivai at.al., syarat berkualitasnya penilaian prestasi : • Input (Potensi) Kejelasan ruang lingkup penilaian. • Who ? • - Siapa yang harus dinilai • - Siapa yang harus menilai • What ? • - Objek / materi yang dinilai • - Dimensi Waktu (saat ini, dan yang akan dikembangkan) • Why ? • - Memelihara potensi kerja • - Kebutuhan pelatihan • - Mengembangkan karir • - Promosi • When ? • - Formal (periodik) • - Informal (Kontinu) • e. Where ? • - Ditempat kerja (on the job evaluation) • - Diluar tempat kerja (off the job evaluation) Performance Appraisal

2. Proses Pelaksanaan • Briefing / penjelasan singkat, (face to face, buku panduan, mekanisme) • Pelatihan 3. Output (hasil) - Kejelasan hasil penilaian - Manfaat, dampak, resiko, meningkatkan kinerja, motivasi, kepuasan. Performance Appraisal

HASIL KAJIAN DP3 DOSEN (Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggungjawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, inisiatif, kepemimpinan) * Melintang (90-100), Menegak (80-89), Mendatar (50-79), Statik (<49) Hasil kajian Philip (1992) dan Rivai (2005), menyatakan 25 % pegawai berkelakukan buruk. Performance Appraisal

KINERJA MANAJEMEN ORGANISASI (OPM) STRATEGI DAN RENCANA VISI MISI VALUE TUJUAN DAN SASARAN CAPAIAN ORGANISASI UKURAN PRESTASI TARGET RENCANA KERJA SCORE CARD CAPAIAN KARYAWAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KINERJA YANG DIHARAPKAN PERFORMANCE ASSESSMENT • Hasil yang diharapkan • Kompetensi yang diharapkan KONSELING TINDAKAN KOREKSI • Umpan Balik • Komunikasi Performance Appraisal

APA YANG DIUKUR a. Traits : Hubungan karyawan dengan kultur organisasi b. Behaviour : Proses di dalam melaksanakan aktivitas kerja c. Hasil : Hasil yang dicapai secara objektif BAGAIMANA MENENTUKAN TARGET Minimum → : Kita hampir selalu mencapainya Low → : Kita seringkali mencapainya Average → : Kita mencapai 50 % sepanjang waktu High → : Kita dapat mencapai, tetapi tidak sering Maksimum → : Kita dapat mencapai, tetapi sangat jarang Performance Appraisal

Performance Appraisal