A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana

1. AssociazioneNazionaleArchivisticaItaliana Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007)

2. Che cosa si propone la lezione di oggi • L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi un’introduzione alle metodologie archivistiche: • documento • Archivio • Funzione civile dell’archivista • Fasi di vita dell’archivio • Archivio corrente • Archivio di deposito • Conservazione fisica e intellettuale • Amministrazione archivistica

3. 1. Che cos’è il documento? «Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’os-servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova» C. Paoli, Diplomatica (1883)

4. Testimonianza scritta La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quale supporto, purché adottato ufficial-mente dall’ente che lo produce).

5. La rilevanza giuridica del documento • Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica. • Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.

6. la capacità probatoria del documento • Deriva da alcuni fatti: • il documento deve essere autentico, cioè • emanato dall’autorità che se ne dichiara autore • rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico) • non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)

7. Supporto (= medium) • “La materia, il contenitore e/o l’oggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d’argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)”

8. Diplomatica (Paola Carucci: 1987) • Lo studio del documento conduce inevita-bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell’atto giuridico e forma dell’atto • La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l’unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro) • Come si forma la volontà espressa nell’atto giuridico • In che forma si manifesta la volontà

9. Sempre Paola Carucci: • attira l’attenzione sulla procedura ammini-strativa che genera il documento (L. 241/90) • ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad integrarla con l’archivistica • prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce-dimento)

10. ARCHIVISTICA = disciplina che studia: • la formazione degli archivi • la sedimentazione degli archivi • la conservazione degli archivi • le modalità di utilizzo degli archivi • Quindi la gestione dei documenti in tutte le fasi di vita dell’archivio

11. Documento archivistico ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol-gimento dell’attività istituzionale, statu-taria o professionale di un ente o di una persona» P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa

12. Mariella Guercio: documento d’archivio «rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di un’attività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività»

13. legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2 «È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini-strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

14. DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1 «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» documento amministrativo = «ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

15. legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241 «ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettro­magnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale»

16. ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale «Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico» DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)

17. Allegato • Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. • Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.

18. ORIGINALE = Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare deldocumento spedito al destinatario MINUTA = Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento.

19. Copia • Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all’originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell’originale stesso.

20. il termine documento per gli archivisti ha un’accezione più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici

21. 2.ARCHIVIOstrumento e residuo dell’attività istituzionaledi un soggetto giuridico

22. ARCHIVIO «è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria» (A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p. 218-246, ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p. 67-102)

23. L’archivio non èuna somma di documenti + + +

24. L’archivio è uncomplesso di documenti ----------------------------- ------------- ---------------------

25. CARATTERISTICHEDEL VINCOLO ARCHIVISTICO • originarietà • in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima origine • in senso oggettivo: il legame sussiste fin dall’origine • necessarietà • l’archivio è frutto necessario e spontaneo dell’attività del produttore • determinatezza • il vincolo è determinato dalla natura e dalle competenze del produttore (> invariabile, definitivo)

26. Non solo scritti in senso stretto … Ma anche: • cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi, rilievi dell’esistente • fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche) • riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca) • registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche) • varietà di oggetti (corpi di reato) • “segnali” dei bambini “esposti”

27. Entità pubbliche e private • PUBBLICI • organi e uffici dello Stato: • centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale) • periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.); • enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio-sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato*** • PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***

28. Attività nella sfera del giuridico • Si esplica attraverso documenti • Rilevanza della forma scritta e, talora, della forma solenne • Ogni tipo di attività o negozio richiede una forma particolare di documento • Anche il documento informatico ha una forma

29. Nasce spontaneamente Deve esserci Componenti e struttura determinati dalle necessità del produttore Vincolo interno Extra commercium: bene infungibile Ogni pezzo è legato agli altri Valenza giuridica e culturale Nasce volontariamente Può esserci Componenti e struttura determinati dalla volontà del raccoglitore Vincolo esterno Oggetto commerciale: bene fungibile Ogni pezzo è autonomo Valenza culturale e commerciale Archivio e biblioteca

30. FUNZIONI DELL’ARCHIVIO Documentazione strumentale per l’attività del produttore Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento Fonte storica > rilevanza del soggetto conservatore Filippo Valenti

31. Strumento amministrativo: esempi e conseguenze Fonte storica: esempi e conseguenze Bene culturale: che significa? dalla concezione estetica al concetto di civilisation Archivio

32. Altri significati del termine archivio • il locale in cui si conservano le scritture • l’insieme delle persone che curano: • la formazione • la sedimentazione • la conservazione delle scritture • l’utilizzo delle scritture

33. Funzioni dell’archivio • giuridico-probatoria • Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività • storica • Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente

34. LOCUS come ISTITUZIONE che conserva Servio Mauro • locus in quo acta publica asservantur Ulpiano • locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant importanza del conservatore • realtà romana • realtà anglosassone • realtà contemporanea

35. 3. Funzione civile dell’archivista • Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996 «Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»

36. 4. Fasi di vita dell’archivio • Cencetti: «tutto è semplicemente archivio» • legislazione positiva: partizioni convenzio-nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici • Archivio corrente • Archivio di deposito • Archivio storico

37. Ciascuna delle tre fasi • è caratterizzata da un’attività archivistica prevalente: • durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dell’archivio • durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti • la terza è dedicata alla conservazione per-manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.

38. Ogni fase dell’archivio … • Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa • La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione • Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi • Novità: le tecnologie

39. 5. Archivio corrente • È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso • È strumento essenziale dell’attività pratica del soggetto produttore • Importante perché si costituisce la struttura dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»

40. Archivio corrente Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa: • Registrazione a protocollo > registro di protocollo • Segnatura > timbro di protocollo/etichetta • Classificazione > titolario di classificazione • Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli • NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso

41. L’archivionon è un magazzinoè un servizio

42. Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi «Ciascuna amministrazione istituisce un servizioper la tenuta • del protocollo informatico, • della gestione dei flussi documentali • e degli archivi»

43. Protocollo informatico Sistema di registrazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizional-mente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documen-taria.

44. Flusso documentale Movimento che i documenti compiono dall’esterno verso l’ente produttore, dall’ente produttore verso l’esterno o all’interno dell’ente produttore: è collegato alla regolamentazione dell’attività istituzionale del produttore.

45. PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria La registrazione a protocollo: • Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato documento • Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990

46. PROTOCOLLO Funzione gestionale La registrazione a protocollo • Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: -smistamento del singolo documento alla UOR di competenza -assegnazione del medesimo al RPA • Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento

47. Eugenio Casanova (1928) “Al protocollo nulla sfugge” Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente? Significa che il sistema deve essere pervasivo (= trasversale); deve essere il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso

48. Numero di protocollo(art. 57 TUDA) «Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno» • Come si cita un documento di una pubblica amministrazione? Prot. 7452/2005

49. Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo = apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. • Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

50. Elementi della segnatura __________________________________________ Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . . __________________________________________ N. . . . . . . giorno mese anno __________________________________________ UOR CC RPA ______________________________________