AV-utstyr i uh-sektoren Alice Sporstøl UNINETT FAS

1. AV-utstyr i uh-sektoren Alice Sporstøl UNINETT FAS

2. Bestillingssystem • Bestillingssystem • Elektronisk system for gjennomføring av bestillinger fra varekataloger på markedsplassen Ehandel.no, leverandørers nettbutikker og som fritekst bestillinger til godkjente leverandører. Funksjonalitet for godkjenning, mottak av ordrebekreftelser, varemottak og matching mellom bestilling, varemottak og faktura • https://ow.feide.no/bss:her_kan_du_lese_mer_om_funksjonaliteten_i_visma_proceedo

3. KGV Konkurransegjennomførings-verktøy • Elektronisk gjennomføring av avtaleprosessen, fra behov, utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, mottak og evaluering av tilbud, samt tildeling og distribusjon av inngåtte avtaler. • Også kjent som Elektronisk Anskaffelsesstøttesystem (EASS)

4. KGV forts. • KGV består av en Anbudsmodul og en Kontraktsmodul • UNINETT har inngått rammeavtale med leverandørene på vegne av deltakende UH-institusjoner. • Disse er tilgjengeliggjort i kontraktsmodulen til KGV-systemet.

5. Mulige effekter av e-handel • Hvorfor benytte bestillingssystem? • Forbedret økonomisk styring av prosessen fra bestilling til betaling • Bedre kontroll på bestillingstidspunktet • Sporbarhet og gjennomsiktighet i innkjøpsprosessene  Dette forutsetter at bestillingssystemet blir det naturlige punkt for bestilling av varer og tjenester!

6. Mulige effekter av e-handel (2) • Mer effektive innkjøpsprosesser • Automatisering (fra menneske til maskin) • Digitale dokumenter (for eksempel bestilling, ordrebekreftelse, e-faktura) • Kontroll av arbeidsflyt (mer effektiv og korrekt godkjenning av bestillingen)

7. Mulige effekter av e-handel (3) • Bedre kvalitet i innkjøpsprosessen • Korrekt varebestilling (optimalt produkt og bruk av godkjente avtaler) • Korrekt leveranse mht pris, mengde og sted (avstemming og kontroll automatiseres) • Korrekt oppgjør (betaling til rett tid for mottatte varer) • Reduksjon av mulighetene for bevisst manipulering

8. Mulige effekter av e-handel (4) • Bedre innkjøpsavtaler • Større lojalitet til inngåtte rammeavtaler • Bedre statistikkgrunnlag for analyse • Bedre grunnlag for forhandlinger ved inngåelse av nye rammeavtaler => Bedre priser

9. Fakturamatching i C.I. • Det er i utgangspunktet satt opp til en 3-veis match, mellom faktura, bestilling og varemottak. • Fakturamatchingen er p.t. satt opp til å matche på hodenivå. • Det vil si at det gjøres på totalsummer • Dette skyldes at vi ikke har god nok kvalitet på fakturasiden til å sette i gang med matching på linjenivå. • Matching på linjenivå kan vi få til når vi er i stand til å motta elektroniske fakturaer fra leverandørene.

10. - Investeringer som medfører opprettelse av Anleggsmidler i anleggsregisteret Contempus Invoice Fakturasystem Agresso Økonomisystem • -Konteringsregler • Konteringsdimensjoner og verdier • Leverandørregister(manuell overføring) Scanning og tolking av papirfaktura (Bilagsnummer) • -Godkjente fakturaer • Kredinotaer • (manuell overføring Fakturamatching Fullmaktshierarki ???? (Må vi ha to ulike, eller kan man gjenbruke, hvem er i så fall master?) - Kontoplan - Kontodimensjoner 1-5 (budsjettenhet, formål, person/anlegg, prosjekt, studie) - Konteringsregler (verdimatrise?) - Relasjoner • - Bestillingsdata (ordrehode, ordrelinjer) • Data fra varemottak (antall, restordrer/fullevert) • -Bilagstekst Visma Proceedo Bestillings-system BASDAT-format Brukerdata via Excel? Skille mellom bestillingsleverandører og fakturaleverandører Markedsplassen eHandel.no - Leverandørkataloger - Meldingsutveksling IBX (operatør) 3. Order Management Modul (kan motta ordresvar) 1. integrert 2. E-post FRITEKSTBESTILLING Leverandører Brukerdata til høsten 4.Roundtrip (nettbutikk)

11. Samlefaktura • Samlefaktura blir tungvint da faktura må registreres manuelt i Contempus Invoice. • 1-1 faktura anbefales inntil løsning for e-faktura er på plass.=> Utarbeide skriv til aktuelle leverandører

12. Avklaring av roller Sentralisert (HiL) eller desentralisert, dvs. for hver avdeling (HiO) • Rekvirent / Intern bestiller • Kun tillatelse til å bestille mot interne leverandører • Intern leverandør • For eksempel IT-avdelingen. Mottaker av bestiller fra andre interne avdelinger • Bestiller (HiO har innkjøper/bestiller for hver avdeling) • Kan opprette bestillinger mot ekstern leverandør. • Må ha kunnskap om godkjente avtaler og kontostrengen • Godkjenner • Kan godkjenne og avvise bestillinger • Skal ha budsjettdisponeringsmyndighet for det som bestilles mot sin enhet • Attestant / Varemottaker • Dette er gjerne bestilleren, som verifiserer at de varene man har bestilt er mottatt

13. Godkjenningshierarki • Hvem skal være godkjennere? • Samme oppbygging av hierarki som i Contempus? • Bestillinger godkjent i Proceedo trenger ikke godkjennes i Contempus

14. LEVERANDØRAKTIVERING

15. Markedsplassen Ehandel.no • Markedsplassen ehandel.no er levert av IBX per dags dato. Markedsplassen leverer hovedsaklig to viktige tjenester mellom kjøper og leverandør, og det er: • Overføring av elektroniske varekataloger på et felles format • Overføring av elektroniske forretnings-dokumenter (bestilling, ordresvar)

16. Leverandøraktivering • Leverandøraktiveringsprosessen har til hensikt å etablere følgende: • Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke produkter som skal kunne bestilles i Visma Proceedo (Elektronisk varekatalog) • Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke forretningsdokumenter som skal utveksles elektronisk (Samhandlingsavtale)

17. Leverandøraktivering • Uninett aktiverer leverandører der Uninett har fremforhandlet avtaler for sektoren • For å få tilgang til disse, sendes triggerdokument til IBX • Både katalog og punch-out (allerede eksisterende lev.): 3-6 uker. Tar ca 1 mnd pga 20 dager testing hos IBX

18. Leverandøraktivering • Dokumenter • Triggerdokument (institusjonen) • Samhandlingsavtale (UNINETT) • Godkjenning av katalog (UNINETT) https://ow.feide.no/bss:se_veiledning

19. Prosess – Fra leverandørliste til e-katalog Leverandør- liste Triggermail Leverandør 1-n SH-Avtale Godkjenning Import Institusjon Feedback e-katalog Registrering/ Rekruttering av Leverandør Tilordne konsulent Validering Prosessering IBX Totalkatalog Testkatalog Akseptere/ Avvise Evt. korrigering Leverandør

20. Fremdriftsplan Bølge 1 Ca. 3 Måneder Forbeholdsprosess Mars 2008 Tilgjengelig for HIO/HIL 28. april 08 Reell eHandel 13. Mai 2008 Kontrakt signert 17. mars 2008 Testkatalog 1. april 08 Totalkatalog 20. april 08 Samhandlings-avtale sendt Februar 2008 Dette er prosessen som ble brukt for pilotene HiO og HiL. Det skal nevnes at dette var en prosess med mange modne leverandører, som allerede var oppe med kataloger. Hadde ikke det vært tilfelle, ville ikke denne tidsplanen holdt. Ønsker leverandøren en integrert løsning, vil prosessen ta enda lengre tid.

21. Sammenligning

22. Bestilleren (innkjøperen) lager en bestilling i Proceedo (eget best.nr.) Godkjenneren godkjenner bestillingen og dette skjer: Bestillingen får et ordrenummer i systemet Bestillingen/ordren blir sendt til leverandøren Det går en ”kopi” til Contempus Varen kommer og man foretar ”Varemottak” Proceedo Nye opplysninger overføres Proceedo, hvis varen er helt eller delvis levert og prisen stemmer med innkomne faktura, vil Contempus overføre data til regnskapssystemet. Visma Proceedo (Best.system) Bestilling (ordre) --------- --------- --------- • Leverandøren mottar en bestilling/ordre fra Proceedo. • Avhengig av hvilken løsning leverandøren har skjer dette: • Ordren leses/tastes inn i leverandørens system og får et nytt ordrenummer generert av systemet (dette er altså LEVERANDØRENS nummer som vi ikke trenger å bry oss om, men det vises på den skannede fakturaen når den kommer inn i Contempus) • På bakgrunn av ordren generes det en faktura som sendes til Hydro på Notodden (som skal skanne den) Leverandørens system • Dette skjer hos Hydro: • Fakturaen skannes og legges tilbake i Contempus. Den får der status som ”innkjøpsfaktura”. NB! Husk å varsle Contempus (Hydro) om dere vil at faktura fra den bestemte leverandøren skal behandles som innkjøpsfaktura eller vanlig faktura. For disse leverandørene vil de aktivere feltet ”ordrenummer” i malene (malene er de samme for alle skoler). Hvis dette feltet begynner med f.eks. HIO eller HIL, tolkes feltet som ordrenummer for disse skolene, hvis ikke blir feltet blankt. Dokumentsenteret blanker også ut feltet for alle andre skoler. (Midlertidig løsning) Hydro Skanning Contempus Invoice (Faktura) • Dette skjer i Contempus: • Contempus mottar en bestilling/ordre fra Proceedo • Deretter mottar Contempus leverandørens faktura fra Hydro (den som ble skannet inn og havnet i Contempus som en innkjøpsfaktura) • Dersom systemet gjenkjenner ordrenummeret OG fakturabeløpet vil fakturaen leses over til regnskapssystemet (Agresso) og ”forsvinne” fra Contempus. Hvis ikke må den behandles manuelt i Contempus (eget kurs) Matching Agresso (regnskap) • Dette skjer i Agresso: • Fakturaen overføres for bokføring hvis MATCH!