550 likes | 798 Views
Compliance. Bent u in control? Kennisbijeenkomst NNK, 19 November 2013 Jan Willem de Jager, KWA Bedrijfsadviseurs. Nieuwsberichten. Nieuwsberichten. Nieuwsberichten. Nieuwsberichten. Nieuwsberichten. Wat is Compliance?. Wat verstaan we onder Compliance ?
E N D
Compliance. Bent u in control? Kennisbijeenkomst NNK, 19 November 2013 Jan Willem de Jager, KWA Bedrijfsadviseurs
Wat is Compliance? • Wat verstaan we onder Compliance? • Wanneer bent u in Compliance? • Wie vindt/denkt dat zijn/haar organisatie 100% in Compliance is?
Definitie van Compliance Compliance = Aantoonbaar voldoen aan/naleven van verplichtingen. Compliancemanagement = Intern(e) beheersing(systeem) dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig handelen binnen die organisatie Oftewel Het zorgen dat de organisatie gestructureerd alles aantoonbaar onder controle heeft?
Compliance en de kwaliteitsdeskundige • Resultaat online Compliance scan over 50 organisaties.
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • Architecten-bureauJSa
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • Strukton Civiel
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • Coentunnel
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • KWA Bedrijfs-adviseurs
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • SYSTEEM GERICHT
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingJeugd en Compliance • Karakter
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingJeugd en Compliance • Opvoeding
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingJeugd en Compliance • Omgeving
Jan Willem de Jager 06 10 92 24 72 jwj@kwa.nl KennismakingCarrière en Compliance • BEPAALD HET GEDRAG
Waarom Compliance?Compliance-kansen • Positief imago • Transparantie • Verbeterde relatie met stakeholders • (Concurrentie voorsprong) • Duurzame bedrijfsvoering
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Voorbeelden van verplichtingen: • Wet- en Regelgeving • (NEN)normen • Keurmerken • Convenanten • Interne regels • Productkwaliteit • Klantvereisten • Afspraken met (externe) stakeholders • Beloften • Etc. In verplichtingen worden vereisten op een ‘gestructureerde’ wijze opgesomd.
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Eisen: • Processen • Product • Activiteit • Grondstoffen • Leveranciers • Gebouwen/infrastructuur • Installaties Eis = behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is.
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Aantonen = verificatie (zie ISO 9000) Bevestiging dat aan gespecificeerde eisen is voldaan door het verschaffen van gegevens die het bestaan of de waarheid van iets onderbouwen. • Soorten, bijvoorbeeld: • Keuring • Observatie • Meting • Monitoring • Inspectie • Beproeving • Beoordeling • Auditen Kijken welke verificatiemethode passend is bij het aantonen van de soort vereiste.
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen • Fase: • Ontwerp • Bouw • Ingebruikname • Gebruik • Onderhoud • Sloop • Frequentie, op basis van: • Statische technieken • Klasse • Risico’s voor bedrijf/omgeving • Analyse/evaluatie resultaten
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Beheer van: • Documenten • Registraties • Configuratie Is de informatie: • Betrouwbaar • Traceerbaar • Identificeerbaar • Houdbaar • Toegankelijk
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Omgaan met afwijkingen (voldoet niet aan de eis): • Correctie → actie om de afwijking weg te nemen: • Herbewerking → voldoet alsnog aan eis. • Herclassificatie → voldoet aan een lagere eis. • Reparatie → voldoet opnieuw aan de eis. • Concessie → eis aanpassen, waardoor het wel voldoet. • Tot afval bestempelen → voldoet niet aan de eis. • Wijzigingen (de eis of scope verandert) • Verbetering (de werkwijze verandert) • Maatregelen (actie die genomen moet worden om te voldoen)
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen Validatie =nagaan of het gerealiseerde product voldoet aan de behoeften van de klant. • Soorten: • Demonstratie • Test • Simulatie • Prototype • Eindoplevering met klant • Certificatie • Kwaliteit • Klanttevredenheid Kwali-teit is
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
ComplianceTheorie over naleving + Calcu-leerders Context gevoeligen Principieel verantwoor-delijken Bron: Kirchler’s model: Determinanten van compliance afhankelijk van ‘macht van autoriteit’ en ‘vertrouwen in autoriteit’ Naleving verplichtignen Macht uitoefening door autoriteit Vertrouwen laten groeien in autoriteit - - - Geen naleving Gedwongen naleving Vrijwillige naleving
ComplianceTheorie over regelgeving + Het nut van gedragsregels • Helderheid • Consistentie • Efficiency • Handhaving • Drukken belang uit • Geven ruimte Aantal incidenten - - Aantal regels + Bron: Muel Kaptein, KPMG Risk Consulting
ComplianceTheorie over beïnvloeding organisatie + Resultaat = Techniek + Systeem + Gedrag Techniek en standaarden Systeem benadering Aantal incidenten Cultuur bedrijf - - - 1ste generatie kwaliteitszorg 2de generatie kwaliteitszorg 3de generatie kwaliteitszorg
ComplianceBeïnvloeding organisatie + + Resultaat = Techniek + Systeem + Gedrag Gedrags- beïnvloeding Aantal incidenten Naleving verplichtingen Systeem benadering - - - - - - Gene-ratief Reac-tief Patho-logisch Calcu-latief Pro- actief
Complianceen de kwaliteitsdeskundige? Relevantie: • Steeds vaker geïntegreerde functie (QESH-breed) • Steeds meer geïntegreerde management systemen (QESH) • Maatschappelijke ontwikkeling - MVO/regelmaatschappij Rol kwaliteitsdeskundige: • Stakeholder manager/relatiebeheerder (goeroe) • Interne controleur voor alle verplichtingen (politieagent) • Lesgeven/instrueren/continu verbeteraar (vader) • Waardevolle ondersteuner/interne adviseur (vakman) Complex?! GEEN tIJD!? Hoe organiseren we dit
Complianceen de rol van de kwaliteitsdeskundige? goeroe vakman politieagent vader
Rol kwaliteitsmanagerAls goeroe dood Gevolg… • Demotiverend • Eigenbelang • Calculerend • Motiverend • Passie Waarom Compliance? • Verplichting (wettelijk, interne organisatie) • Continuïteit/imago/ winstverwachting • Continue verbetering • ‘Morele plicht’ • Innerlijke drang leven Motivatie van binnen uit
Rol kwaliteitsdeskundigeAls politieagent Gerechtvaardigd vertrouwen
Rol kwaliteitsmanagerAls vakman • Randvoorwaarden scheppen • Compliance van verplichtingen • Organiseren borging • Procedures en werkinstructies • Adequate hulpmiddelen • Afspraken met derden • Inzicht in QESH aspecten • Analyses, studies , trendanalyse en meldingen • Management of Change (MOC) • Statistische procescontrol • Sig Sigma / 5S / etc. • Controle naleving 17 november 2014 - 38
Rol kwaliteitsmanagerAls ‘vader’ • Individu • Communicatie met direct leidinggevende • Mindfullpractices • Vertrouwen, leidinggevende, collega • Werkdruk • Job-tevredenheid • Nakomen van regels • Participatie • Empowerment • Organisatie • Veiligheidsklimaat • Management commitment • Management prioriteit • Organisatie communicatie • Organisatie participatie • Organisatie support • Managementklimaat • Golden rules • Definiëren KPI’s op alle niveaus • Team • Bewustzijn team • Communicatie, collegiale betrokkenheid • Waarden systeem • Collegiaal aanspreken op • Empowerment • Training • Organiseren feedback
CompliancemanagementHoe organiseer je het? Hulpmiddelen: • Richtlijn Compliance (ISO 18386) - in ontwikkeling • Richtlijn Risicomanagement (ISO 31000) • Verbeteren gedrag (NTA 8544) • Model systeemgericht toezicht (uitgave LAT) • ISO 15288:2008 Systems and software engineering - System life cycle processes
CompliancemanagementWerkwijze KWA Voorwaarden: • Eenduidige visie en wijze van structureren. • Eerst organiseren, dan automatiseren. • Stapsgewijs verbeteren: ‘geen revolutie, maar evolutie’. • Voldoen aan de scope. • Passend bij de organisatie. • Pilot. • Actueel. • Communicatie (intern en extern). • Effectief ingericht. • Resultaat: aantoonbaarheid.
CompliancemanagementVisie KWA 6.Act • 1.Vision • 5.Analyse • 2.Plan • 4.Check • 3.Do
CompliancemanagementVoorbeelden van borging Dossier Portfolio Analyse Rapportage 6.Act • 1.Vision Beleid Managementplan Risicoanalyse Doelstelling • 5.Analyse • 2.Plan Melding Registratie Rapport Verslag Jaarplan/-ning Procedure Functieprofiel Informatie • 4.Check • 3.Do Planning Template Werkinstructie Overleg Meting Rondgang Vragenlijst Interview
Compliance in 6 stappenVisie KWA - Detail 6.Act • 1.Vision • 5.Analyse • 2.Plan • 4.Check • 3.Do