ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2070

1. ROTARY INTERNATIONALDISTRETTO 2070 SIPE – Seminario Istruzione Presidenti Eletti (Lucca – 20 Marzo 2004) “EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA” A cura di : Commissione distrettuale Informatizzazione 2003-2004

2. SITO DISTRETTUALE 2070ARCHITETTURA Area Pubblica del SITO Area Riservata del SITO Accesso regolamentato ai SERVIZI dell’Area Pubblica Accesso regolamentato agli ARCHIVI strutturati

3. SITO DISTRETTUALE 2070CONTENUTI Qualità delle Informazioni: • ordinate • implementabili • rintracciabili

4. SITO DISTRETTUALE 2070CONTENUTI Quantità delle Informazioni: • il Sito 2070 occupa circa 160 Mb • il Manuale di Procedura 2001 occupa 1 MB ed è costituito da circa 300 pagine • il Sito 2070 equivale quindi a circa 160 Manuali di Procedura e contiene poco meno di 50.000 pagine

5. EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIASPECIFICA TECNICA (*) • obiettivi • strumenti • tempi • vantaggi • conclusioni (*) Per il Segretario del Club o per l’Informatico del Club, delegato dal Segretario

6. OBIETTIVI • compiti burocratici dei Club ridotti al minimo • un solo interlocutore per i Club: il Distretto • richieste saltuarie di informazioni eliminate • trasferimento delle informazioni semplificato • pubblicazione dell’Annuario su CD o su carta

7. STRUMENTI • predisposizione di un ampio spazio protetto all’interno dell’Area Riservata 2070 • assegnazione ad ogni Club di una parte dello spazio protetto • apertura di tale parte di spazio ai Segretari dei Club, a mezzo di Codice e di Password • abilitazione dei Segretari dei Club a: • visualizzare le informazioni contenute nei database • inserire le informazioni relative ad un nuovo socio • modificare le informazioni già archiviate (socio e club) • cancellare un socio a seguito di cessazione • inserire le informazioni relative all’anno seguente (club)

8. TEMPI • le fasi necessarie per la messa a regime del sistema sono le seguenti: • inserimento dei dati relativi a soci non presenti negli archivi • aggiornamento dei dati relativi a soci già presenti negli archivi • cancellazione dei soci che hanno lasciato i club • aggiornamento dei dati relativi ai club per l’anno seguente • contemporaneamente è opportuno: • sospendere lo scambio di informazioni con ICR nei due sensi • mantenere lo scambio di informazioni con Evanston, come attualmente, fino a nuove istruzioni

9. VANTAGGI • i Club informatizzati operano direttamente nel proprio spazio protetto, con piena responsabilità • i Club in corso di informatizzazione continuano a colloquiare (temporaneamente) con la Segreteria distrettuale trasferendo i loro dati via fax: la Segreteria opererà nel loro spazio riservato • tutte le operazioni di trasferimento dati • verso il produttore di CD per l’Annuario • verso lo stampatore dell’Annuario • verso Evanston (dopo futuri accordi da fare) sono demandate al Distretto

10. CONCLUSIONI a regime, cioè dopo implementazione dei database, il Segretario del Club è impegnato per non più di 4 – 5 ore nel corso dell’annata, tempo senz’altro adeguato per: • inserire i dati dei nuovi soci (quanti in un anno: 3, 5, 8, 10 ?), operazione che richiede 8-10 minuti al massimo per ognuno; • inserire le variazioni ai dati esistenti comunicate dai soci, (di solito qualche numero telefonico o qualche indirizzo), operazione che può richiedere circa 5 minuti per ognuno; • inserire i nuovi dati relativi al club, operazione con cadenza annuale che può richiedere non più di 10-15 minuti; • cancellare i dati di un socio a seguito di cessazione, 3 minuti.