LEAN SISTEMOS DIEGIMAS SODROJE 2014 m. birželio 19 d.

1. LEAN SISTEMOS DIEGIMAS SODROJE 2014 m.birželio 19 d.

2. ABEJONĖS DĖL LEAN SISTEMOS DIEGIMO SĖKMĖS PRASIDEDANT PROJEKTUI

3. AR IŠ GAMYBOS KILĘS METODAS GALI BŪTI ĮDIEGTAS VALSTYBINĖJE ĮSTAIGOJE?

4. SODROJE ĮDIEGTAS KOKYBĖS VADYBOS STANDARTAS LST EN ISO 9001:2008

5. KAIP DARBUOTOJAI REAGUOS Į PERMAINAS, KURIOS BUS NEIŠVENGIAMOS DIEGIANT METODĄ?

6. AR TURIME NEIŠSPRĘSTŲ PROBLEMŲ/TOBULINTINŲ PROCESŲ ĮSTAIGOJE?

7. SODRA skaičiais: • Darbuotojų skaičius - 3201 • Nuolat dirbame su: • 343,8 tūkst. draudėjų • 1,7 mln. išmokų gavėjų • Kas mėnesį mokame: • 596543 senatvės pensijų; • 495617 kitų rūšių pensijų;

8. SODRA skaičiais: • 2013 metais skyrėme: • 62910 motinystės ir tėvystės išmokų; • 582028 ligos pašalpų; • 2013 m. surinkome ~ 10 mlrd. Lt įmokų

9. LEAN SISTEMOS DIEGIMAS • Sodroje yra diegiami 5 LEAN metodai: • KaizenTeian metodas • 5S metodas • PDTV metodas • VACA metodas • Standartizuoto darbo metodas

10. LEAN SISTEMOS KAIZEN METODO DIEGIMAS

11. KaizenTeian – nuolatinis tobulėjimas. Šio metodo tikslas – įtraukti visus organizacijos darbuotojus į nuolatinį siekį tobulėti ir gerinti organizacijos procesus. Šis metodas suteikia galimybę kiekvienam darbuotojui teikti pasiūlymus, kurių dėka būtų didinamas darbo vietos produktyvumas, šalinami nuostoliai, gerinama sauga ir kokybė.

12. KAIZEN METODO DIEGIMAS. PROBLEMOS • Skeptiškas nusiteikimas • Idėjų pateikimo kanalų dubliavimasis • Ūkio srities klausimų sprendimas pasitelkus Kaizen • Sunkumai įgyvendinant idėjas: • delegavimas • derinimas

14. KAIZEN METODO DIEGIMAS. STATISTIKA

15. KAIZEN METODO DIEGIMAS. PIRMŲJŲ KAIZEN IDĖJŲ PAVYZDŽIAI

18. KAIZEN METODO DIEGIMAS. Ūkio pagalbos pašto įkūrimas Apsikeitimų baldais ir kitokiu ūkio inventoriumi sistemos sukūrimas

19. KAIZEN METODO DIEGIMAS 15 idėjų per 1 valanda Sodros Užsienio išmokų tarnyboje

20. KAIZEN METODO DIEGIMAS. SKATINIMAS • 1-50 taškų – antistresinis kamuoliukas • 51-100 taškų – puodelis-termosas • 101-200 taškų – USB • 201-300 taškų – žibintuvėlis • 301 ir daugiau taškų – pasirinktos temos mokymai (iki 500 Lt)

21. KAIZEN METODO DIEGIMAS. DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI „Asmeniškai mane Kaizen metodas nuteikė teigiamai, be to, manau, kad tai naudinga mūsų organizacijai tiek visų darbuotojų įtraukimo, tiek galimybių pareikšti ir įgyvendinti savo idėjas atžvilgiu.“ „Man labai svarbu, kad į šį procesą įtraukti visi mūsų darbuotojai. Tai skatina mąstyti plačiau: kai kurie kolegos pasiūlo labai įdomių idėjų, kurios padeda siekti tobulėjimo ir gerina šiuo metu esančius procesus.“

22. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS

23. 5S –  vizualus valdymas. Šio metodo tikslas – surūšiuoti, susitvarkyti darbo vietose esančius daiktus, atsargas, įrankius bei užtikrinti švarą. Siekiant išlaikyti tvarką – standartizuoti ir laikytis savikontrolės.

24. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS Kodėl pažeidžiama mano konstitucinė teisė dirbti nesutvarkytoje darbo vietoje?

25. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS 5S METODAS PADEDA IŠVENGTI BEPRASMIO LAIKO GAIŠINIMO DOKUMENTŲ/DAIKTŲ PAIEŠKOMS

29. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS. DARBO VIETOS PO

30. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS. INVENTORIUS, KURIO ATSISAKYTA

31. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS. PASIEKIMAI • Sukaupta daugiau nei 1 t makulatūros • Į archyvą atiduotos 1352 bylos • Sukurta apsikeitimų daiktais sistema

32. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS. DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI Tai puikigalimybėpasižiūrėti į savodarbovietąirkeistis. Daugkanceliariniųpriemoniųatsargųatradome, koksmakulatūroskiekis. Manau, versletikraiviskąskaičiuoja, o čianuomonėtokia,- jeigu man nekainuoja, kam man skaičiuoti. Įdiegus 5S kabinetai tapo mažiau apkrauti, sumažėjo nereikalingų daiktų. Kaip smagu, kad visi nereikalingi daiktai taip pat puikiai atranda savo vietą šiukšlių dėžėje.”

33. 5S METODO ĮGYVENDINIMAS. DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI Nesąmonė, kam to reikia, manote, mesneturimekąveiktidarbe, neturimelaikožaidimams. 5S procesastampamalonustikįpusėjusveiklą. Pradžiakupinaprieštaravimų– nesąmonė, kam to reikia. Sėdėdamassutvarkytamekabinetepajautidarbingesnęnuotaiką.

34. PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS

35. PDTV – problemų sprendimas. Tai problemų sprendimo metodas, skirtas išmokyti darbuotojus efektyviai spręsti problemas,  kovojant ne su pasekmėmis, o identifikuojant ir šalinant jų priežastis.

36. PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS • PDTV metodu siekiama: • standartizuoti teisės nemokėti PSD įmokų vertinimą • tobulinti pirkimo paraiškų pildymą

37. PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS. PSD ĮMOKŲ MOKĖJIMAS • Atlikta problemospriežasties-pasekmės analizė. Nustatytos esminės problemos priežastys • Sudaryti veiksmų planai parengti procedūrų aprašymą, išanalizuoti galimybes dėl duomenų teikimo sutarčių ir programinės įrangos pakeitimo

38. PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS. VIEŠIEJI PIRKIMAI • Nustatyta, kad 2013 m. duomenimis net 42 % pateiktų paraiškų buvo tikslinamos. Paraiškų tikslinimas (2013) m.) Tikslintos paraiškos (2013) m.) IT skyrius ŪV skyrius

39. PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS • Siekiama sumažinti viešųjų pirkimų paraiškų tikslinimą, t.y. kad 2014-07-01 tokių paraiškų būtų ne daugiau nei 40 %, o 2014-12-31 ne daugiau 20 %

40. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS

41. VACA METODU SIEKIAMA IŠSKAIDYTI PROCESUS Į SMULKIUS ŽINGSNIUS, ATSISAKYTI PERTEKLINIŲ, VERTĖS NESUKŪRIANČIŲ PROCESO DALIŲ

42. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS Analizei parinkti 4 procesai: • IT sistemos keitimų procesas • Individualią veiklą vykdančių asmenų PSD įmokų apskaitos procesas • Ligos pašalpų skyrimo ir mokėjimo procesas • Viešųjų pirkimų vykdymo procesą

43. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS Esama situacija / Būsima situacija(Realaus laiko)

44. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS IT SISTEMOS KEITIMAS PLANUOJAMA SUTAUPYTI ~ 3150 DARBO VALANDŲ PER 1 METUS

45. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS PSD ĮMOKŲ APSKAITA • Procesas išskaidytas į 89 veiklos žingsnius • 27 veiklos žingsniuose nustatytos problemos • Nustatyta galimybė šalinti 4 veiklos žingsnius • Numatyta 17 veiksmų proceso gerinimui

46. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS PSD ĮMOKŲ APSKAITA • Nustatyta, kad galima: • pagerinti individualią veiklą vykdančių asmenų PSD įmokų apskaitos procesą, jį sutrumpinant iki 20% • pagerinti sprendimo dėl teisės nemokėti PSD įmokų priėmimo procesą, sutrumpinant iki 25 %

47. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS PSD ĮMOKŲ APSKAITA 2013 METAIS BUVO 69200 INDIVIDUALIĄ VEIKLĄ VYKDANČIŲ ASMENŲ

48. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS • Procesas išskaidytas į 176 veiklos žingsnius • 36 veiklos žingsniuose numatyti veiksmai proceso pagerinimui • Sudarytas veiksmų planas proceso gerinimui

49. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS

50. VACA METODO ĮGYVENDINIMAS LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS PLANUOJAMA SUTAUPYTI ~ 4 % DARBO LAIKO