Seminário de encerramento do exercício de 2011

1. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Seminário de encerramento do exercício de 2011

2. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Objetivo: Disseminar a Orientação Administrativa nº. O1 da Pró Reitoria de Gestão & Governança, reiterando as datas limites, procedimentos e práticas de natureza orçamentária, financeira e patrimonial, identificando os agentes responsáveis. A Orientação Administrativa nº. 01 – PR6 visa à padronização e eficiência do processo de Encerramento do Exercício Financeiro de 2011 e conseqüente abertura do exercício seguinte

3. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança BASE LEGAL: • Lei 4.320, de 17 de março de 1964; • Decreto Lei nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986; • Decreto Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; • Instrução Normativa nº. 205, de 08 de abril de 1988; • Decreto de Programação Financeira nº. 7.445 de 1º de março de 2011; • Lei nº. 12.309 – LDO de 09 de agosto de 2010; • Instrução Normativa nº. 6 de 31 de agosto de 2007; • Macro função SIAFI 020317; • Macro função SIAFI 020318; • Macro função SIAFI 020314; • Lei Complementar nº. 101, de 4 de maio de 2000; • Portaria Executiva nº. 943 de 18 de julho de 2011, da Secretaria Executiva do MEC; • Acórdão nº. 2.731/2008 do Tribunal de Contas da União.

4. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Agentes envolvidos nas atividades de encerramento:

5. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Das atividades dos setores de compras: Os responsáveis pelo setor de compras deverão planejar a entrega dos materiais de consumo e permanente até o dia 09/12/2011 ou após 02/01/2012, a fim de não prejudicar as atividades desenvolvidas pelas comissões de inventário.

6. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis: Destinado à comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituídas do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.

7. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Benefícios do inventário para o gestor: • o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com saldo físico real ; • a análise do desempenho das atividades do encarregado do controle através dos resultados obtidos no levantamento físico; • o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; • a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade • ter uma visão da real situação dos bens existentes na Universidade; • identificar os bens não inventariados e tomar as providências necessárias; • identificar os bens ociosos e em disponibilidade redistribuindo-os a outras unidades gestoras; • identificar os bens inservíveis tomando as devidas providências para seu desfazimento;

8. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis (serão autuados processos administrativos para abrigar os inventários) Calendário: • Até 30/11/2011 - O dirigente da unidade deverá providenciar a publicação de • Portaria de nomeação da comissão de inventário composta de no mínimo 03(três membros) não lotados no respectivo setor . • Até 12/12/2011 - O responsável pelo setor deverá encerrar a movimentação de entrada e saída de materiais. • Até 12/12/2011 – Os documentos recebidos pelos almoxarifes ou responsáveis pelo patrimônio devem ser enviados para o setor competente para fins de apropriação. • Até 12/12/2011 – Os responsáveis pelo setor deverão proceder aos registros ainda não lançados nos controles de almoxarifado / patrimônio.

9. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inventários de material de consumo / bens móveis (cont.) • Até 13/12/2011 – O responsável pelo almoxarifado deverá apresentar a comissão • relatório similar ao modelo D, anexo da instrução normativa. Em se tratando de • inventário de bens móveis o responsável pelo patrimônio deverá providenciar prévia • do inventário junto à Divisão de Patrimônio ou imprimir através de senha. • Importante, os relatórios referentes ao item anterior devem ser separados e • totalizados por subitem conforme plano de contas SIAFI. • Até 20/12/2011 – Finalizar os trabalhos da comissão de inventário, entregando o • processo na Divisão de Contabilidade • De 21 à 23/12/2011 – Análise dos inventários pela Divisão de Contabilidade. • Até 29/12/2011 – Data final para a entrega dos inventário que apresentaram • inconsistência pela comissão de inventário

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14. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Das atividades dos setores financeiros Calendário: • Até 25/11/2011 – Prazo limite para empenho. • É vedada a emissão de empenho em favor das fundações de apoio, bem como em nome da própria UG, sob a alegação de inviabilidade de execução orçamentária temporal. • Em 28/11/2011 - A PR3 retornará os créditos orçamentários não utilizados, data • improrrogável • Até 28/11/2011 – Conciliar as contas listadas abaixo:

15. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança • Até 28/11/2011 - o saldo da Conta 29.241.01.01 - Empenhos à Liquidar, deverão ser ajustados com base nos compromissos já assumidos, devendo-se proceder a anulação total ou parcial daquelas Notas de Empenho em desacordo com a legislação vigente ou àquelas não passíveis de execução. No dia 05/01/2012 será feita a inscrição automática dos Restos a Pagar Não Processadosde 2011. • Até 28/11/2011 – O dirigente da unidade deverá encaminhar memorando à Divisão de Contabilidade informando os empenhos que devem ser inscritos em Restos á pagar • Importante: a Orientação Administrativa de encerramento do exercício autoriza o • cancelamento dos empenhos não enumerados, assim como todos àqueles cujas unidades não de manifestarem tempestivamente.

16. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança • Até 13/12/2011 – Data limite para apropriação no CPR, das despesas de material de • consumo assim como material permanente. • Até 31/12/2011 – Data limite para apropriação de serviços e encargos. Darf´s e • GPS deverão ser recolhidos na mesma data do pagamento do principal ao beneficiário. • Até 31/12/2011 – Atualizar o Rol de Responsáveis através da transação atuagente (070301).

17. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Registrar as aquisições como materiais estocáveis providenciando a baixa por ocasião do consumo.

18. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Contas que não devem conter saldo no encerramento do exercício:

19. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Demais conciliações:

20. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO CONCEITO: “A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal –SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações.” NORMA: Instrução Normativa/STN nº6, de 31/10/2007. Macrofunção Siafi: 02.03.14

21. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança A CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO ABRANGE:

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23. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Designação:

24. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Designação, excepcionalidade:

25. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança

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27. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança

28. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança CONRESTREG: Transação do SIAFI para consulta dos códigos de restrições existentes para utilização na Conformidade dos Registros de Gestão (090402)

29. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança PROCEDIMENTOS PARA O REGISTRO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO: 1 - Imprimir o relatório do “CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO”, no dia útil seguinte à emissão dos documentos, utilizando se da transação IMPCONFREG (090403);

30. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança 2 - Analisar a documentação comprobatória dos registros constantes no Relatório de Conformidade; 3 - Registrar, em até 3 dias úteis após a emissão do documento no SIAFI, a conformidade, por meio da transação ATUCONFREG (090401), indicando, caso se aplique, os códigos existentes na transação CONRESTREG (020314); 4 - Atualização até o fechamento do mês; 5 - Caso haja registro de restrição passível de correção, o fato deve ser apresentado ao responsável, e caso haja o ajuste, recomenda-se a alteração/retirada da restrição, caso a correção ocorra antes da data fixada para fechamento do mês.

31. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança • Os responsáveis pela conformidade de registro de gestão que por ventura deixaram de executar o registro da conformidade no exercício de 2011, deverão apresentar até 31/12/2011, justificativas com a devida anuência do dirigente da Unidade, a fim de que o documento fique a disposição dos órgãos de controle na administração central.

32. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Inovações para 2012:

33. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança “Por vezes sentimos que aquilo que fazemos não é senão uma gota de água no mar. Mas o mar seria menor se lhe faltasse uma gota.” Madre Teresa de Cálcuta, (27 de Agosto 1910 — 5 de Setembro 1997) foi uma missionária católica albanesa, nascida na República da Macedônia e naturalizada indiana, beatificada pela Igreja Católica. 

34. PR-6 – PRÓ-REITORIA de Gestão & Governança Diretor da Divisão de Contabilidade: Elias Costa Martins Contato: elias@pr6.ufrj.brTelefone: 2598-9625 Chefe da Seção de Análise e Conformidade: Nilton Mendes Contato: nilton@pr6.ufrj.br Telefone: 2598-1821 Analistas: Maria Cecília, Adilson Gouvêa, Adalberto Lugon, Jânio Azevêdo, Leonardo Jamir, Maria Edinauda, André Batista e Joubert Santana.