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IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION MECI-SGC-SISTEDA CONCEPTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION. Versión 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI, 2011. ACUERDOS Y COMPROMISOS. Todas las intervenciones son válidas e importantes.
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IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION MECI-SGC-SISTEDACONCEPTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION Versión 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI, 2011.
ACUERDOS Y COMPROMISOS • Todas las intervenciones son válidas e importantes. • Todas las intervenciones serán constructivas. • Daremos buen manejo al uso de la palabra. • Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros, así no las compartamos. • Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva. • Los celulares están en silencio.
CONTENIDO • La Calidad y el Usuario • Ciclo PHVA - Mejora Continua • ¿Qué es un Proceso? • Metodología de procesos de la Entidad (Macroprocesos, procesos y subprocesos). • ¿Qué es un Procedimiento? • ¿Qué es un Registro? • Principios de los Sistemas de Gestión.
1. LA CALIDAD Y EL USUARIO • Taller # 1 • La calidad de un producto. • La Satisfacción del usuario.
1. LA CALIDAD Y EL USUARIO • La calidad de un producto: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. • La Satisfacción del usuario: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. • El usuario: nuestra razón de ser. • (Principio de los Sistemas de Gestión).
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA • Herramienta de la mejora continua, presentada por Edward Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: • Planificar (Plan) • Hacer (Do) • Verificar (Check) • Actuar (Act) • Aumentar eficacia, eficiencia y efectividad. • Toma de decisiones basados en hechos y datos. • (Principios de los Sistemas de Gestión).
Taller # 2 Elabore un listado de “acciones” que realiza para…(aquí escoja un ejemplo cotidiano). Coloque estas actividades dentro de los cuadrantes del ciclo PHVA.
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA • PHVA puede describirse brevemente como: ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. PLANIFICAR Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y las políticas de la entidad. VERIFICAR Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. HACER Implementar los procesos.
3. ¿QUÉ ES UN PROCESO? • Definición: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Tomado de la NTCGP1000:2009 ACTIVIDADES DE TRANSFORMACIÓN ENTRADAS SALIDAS
3. ¿ QUE ES UN PROCESO? • Aspectos más importantes de un proceso: • Objetivo • Alcance • Actividades (que sean transformadoras, que agreguen valor y que se mantengan dentro del alcance). • Cuando existen transformaciones intermedias de insumos, debe considerarse la existencia de subprocesos. • La suma de subprocesos, debe lograr el objetivo único de un proceso.
3. ¿ QUE ES UN PROCESO? • Taller # 2. Escoger un procesos de la Dependencia y analizar: objetivo, alcance y subprocesos que tenga. • Principios de los Sistemas de Gestión, relacionados con el tema de procesos: • Enfoque basado en procesos. • Enfoque del sistema para la gestión (identificar, entender, mantener, mejorar procesos). • Coordinación de un trabajo en equipo con partes interesadas. Optimizar el uso de los recursos y acciones. • Transparencia
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD (MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) • PROCESOS ESTRATÉGICOS • PROCESOS MISIONALES • PROCESOS DE APOYO • PROCESOS DE EVALUACIÓN
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) • Macroproceso: conjunto de procesos agrupados de acuerdo a su propósito. • Proceso / subproceso: conjunto de actividades / resultados finales / parciales.
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS) • Macroproceso: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia. • Proceso:Escriba aquí un ejemplo de su dependencia. • Subprocesos: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia.
5. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO? • Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
6. ¿QUE ES UN REGISTRO? • Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. • Formatos: preforma, que una vez diligenciada se convierte en un registro.
7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION • Enfoque hacia el cliente: la razón de ser. • Liderazgo • Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. • Enfoque basado en procesos. • Enfoque del sistema para la gestión: contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION • Mejora continua: para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. • Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. • Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios. • Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo. • Transparencia.
