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第 4 章 資訊管理的組織面觀點

第 4 章 資訊管理的組織面觀點. 本章大綱. IT 與組織的互動架構 IT 對組織外部資源獲取化的影響 IT 與組織內部的結構設計：扁平化的組織 IT 對員工的影響：員工的授能 IT 與組織的流程 流程導向的 IT 管理. 圖 4-1 IT 與組織的互動架構. IT 與組織的互動架構. IT 對組織影響的主要構面： Leavitt 鑽石模式 (Leavitt‘s Diamond Model) 的運用 IT 對組織結構的影響. IT 對組織影響的主要構面： Leavitt 鑽石模式 (Leavitt‘s Diamond Model) 的運用.

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第 4 章 資訊管理的組織面觀點

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Presentation Transcript

  1. 第4章 資訊管理的組織面觀點

  2. 本章大綱 • IT與組織的互動架構 • IT對組織外部資源獲取化的影響 • IT與組織內部的結構設計：扁平化的組織 • IT對員工的影響：員工的授能 • IT與組織的流程 • 流程導向的IT管理

  3. 圖4-1 IT與組織的互動架構

  4. IT與組織的互動架構 • IT對組織影響的主要構面：Leavitt鑽石模式(Leavitt‘s Diamond Model)的運用 • IT對組織結構的影響

  5. IT對組織影響的主要構面：Leavitt鑽石模式(Leavitt‘s Diamond Model)的運用 • Leavitt(1958)認為，一個組織主要可分為下列四個構面：任務、員工（人）、組織結構、科技，如圖4-2。重點強調「組織」必須從這四個構面來整體瞭解外；另一個MIS的重點，則在強調IT技術的改變一定要配合新的任務、人及組織結構，才可以從舊的平衡狀態達到另一個新的平衡狀態。

  6. 圖4-2 Leavitt的鑽石模式

  7. IT對組織結構的影響(1/3) • 對資源外部獲取化的影響：是「交易成本」(Transaction Cost)，通訊與資訊(ICT)能有效地降低交易成本，大部分企業大量的進行各種境內、境外的委外、策略聯盟或形成所謂的價值網路(Value Network)或稱虛擬式組織(Virtual Organization)。 • 對內部層級扁平化的影響：IT能有效的提升控制、監督的效率，故可降低代理成本(Agency Cost) ，讓一個管理者可管理更多的人，提升其控制幅員，因此，能有效促成組織的扁平化。 • IT能有效提升5C的能力：組織、群組與個人之間的下列五種能力：

  8. IT對組織結構的影響(2/3) • 連結(Connection) • 例如Internet、Extranet、廣域網路(WAN)等，來支援彼此的即時互動。 • 溝通(Communication) • 例如E-Mail、BBS、Teleconference、Groupware）提升個人、群組、組織間便利的溝通。 • 商務(Commerce) • 例如電子資料交換(EDI)、供應鏈管理(SCM)系統）來進行價值網路或供應鏈的協同與合作。

  9. IT對組織結構的影響(3/3) • 協同合作(Collaboration) • 線上團隊協同合作間可透過工作流程軟體(Workflow Software)群組決策支援系統(GDSS)或跨組織資訊系統(IOIS)來互相合作，例如協同商務(C-Commerce)，來與策略夥伴執行跨組織同步的協同規劃、設計及行銷策略。 • 社群(Community) • 形成網路型的虛擬式組織(Virtual Organization)或虛擬社群(Virtual Community)來共同討論與分享商務資訊與知識。

  10. 圖4-3 IT組織內外部結構的影響

  11. 圖4-4 IT支援內外部網路型組織的5C

  12. IT對組織外部資源獲取化的影響 • 組織對外部資源獲取化的影響 • 價值網路（虛擬式組織）

  13. 組織對外部資源獲取化的影響 • 外部統理機制(Governance Mechanism) 分成二大類：公開市場(Open Market)採購；建立外部連結機制(External Linkage Mechanism)依關係密切程度又分為：長期合約（例如委外、OEM）、價值網路(Value Network)、合資、入股等不同方式的策略聯盟類型。 • 重要的解釋理論，交易成本理論(Transaction Cost Theory, TCT)。 • 交易成本理論的基本概念 • 交易成本 • 影響交易成本的因素 • 內製與向外獲取的比較 • IT對交易成本的影響

  14. 交易成本理論的基本概念 • 廠商決定內製或委外獲取：產品的製造成本＋交易成本＝總成本，亦即如果內製的總成本大於向外獲取的總成本則採取委外；反之亦然。

  15. 交易成本 • 交易成本(Transaction Cost) ：除了製造成本外，企業或消費者為了採購原料（產品）所發生的、與製造無關但與雙方交易有關的成本。 • 搜尋成本(Search Cost) • 決定成本(Determinate Cost) • 監督成本(Monitor Cost) • 規範執行成本(Enforcement Cost)

  16. 影響交易成本的因素(1/2) • 環境的不確定性(Enviromental Uncertainty) • 環境不確定性愈高，風險會愈高，對方愈有可能產生投機欺騙行為。交易成本亦愈高。 • 投機行為與資源依賴性(Resource Dependence) • 買方強烈依賴對方提供產品的情況下，賣方議價能力大，投機行為(Opportunism)更容易發生。交易成本就會變高。 • 資訊不對稱性(Information Asymmetry) • 愈嚴重時，弱勢的一方勢必要投入許多成本去執行資訊的搜尋、比較、分析與議價等工作上，以防止對方因為掌握資訊而獲利，交易成本也因此而提高。

  17. 影響交易成本的因素(2/2) • 風險(Risk)與資產的特用性(Asset Specificity) • 資產特用性是企業為了某一個特別的交易關係，所投入的機器設備、員工技能、資訊系統及知識等，資產的特用性高，對方的議價能力也更高、更強勢、更有可能發生投機行為，交易的風險相對也會隨之增高，交易成本勢必也跟著提高。

  18. 內製與向外獲取的比較 • 資源內製的好處，統理機制交易成本最低。 • 缺點「製造成本」(Prodaction Cost)高於向外獲取： • 專業能力的問題：每個廠商有其專業領域與核心能力。 • 規模經濟(Economic of Scale)的問題：普通的廠商如要自製、研發Windows，則其必須獨自負擔上億美元的投資成本，非常不划算。 • 官僚成本的問題：規模會愈來愈大，而其所產生的管理、行政、溝通、協調、控制等所謂的內部官僚成本(Bureaucratic Cost)也將隨之增加。

  19. IT對交易成本的影響 • IT降低搜尋成本：許多搜尋代理人軟體(Search Agent) ，大幅地降低了搜尋成本。 • IT降低決定成本：比價代理人(Comparison Agent)、議價代理人(Bargaining Agent)、線上拍賣機制(Online Auction)，可有效地降低「決定成本」。 • IT降低監督成本：線上的訂單進度追蹤、產品設計規格資訊分享、庫存資訊分享、物流運送資訊追蹤等。 • IT降低資訊的不對稱性：EC的全球化普及，買方可快速的擷取各種廠商、產品、價格、成本等資訊而大大降低資訊的不對稱性及其所產生的交易成本。

  20. 價值網路（虛擬式組織）(1/2) • 價值網路的基本概念 • 組織透過不同的合作關係（包括策略聯盟、委外、代工）所形成的網路型組織，也稱之為價值網路(Value Network)整合。 • 價值網路的特色 • 最優秀核心競爭能力(Excellence)的組合(Competence)：每家公司只要專注在自己最優秀的地方去加強，一旦集合起來就可成為最優秀核心競爭能力的組合，NBA的「夢幻明星隊」。 • 提高各企業的彈性與資源利用率(Asset Utilization)：如同積木一樣，可以與各種不同的積木組合成各種不同的形式的成品，以便應付不同需求的改變非常具有彈性，資源較不會有閒置的問題。

  21. 價值網路（虛擬式組織）(2/2) • 機會主義者快速擷取市場的契機(Market Opportunism)：隨時可找到已準備好的策略夥伴們。 • 價值網路成敗在於不同企業夥伴間的互信合作，是生命共同體(Trust)：彼此必須共同合作，不能有本位主義，資訊、知識要共享。 • 業務處理委外(Business Process Outsourcing, BPO) • 非核心能力的業務(Non-Core Business Process)處理，委外交給專業的第三者經營，BPO是企業利用長期合約，將非核心的業務處理，例如會計、行政、人事、付款及客服中心等業務，轉由外部的委外服務提供業者來執行。

  22. 圖4-5 組織與價值網路

  23. IT與組織內部的結構設計：扁平化的組織 • IT影響組織結構設計的主要經濟理論：代理理論 • 組織扁平化的設計與IT的支援 • 內部的網路型結構組織

  24. IT影響組織結構設計的主要經濟理論：代理理論(Agency Cost Theory)(1/2) • 假設組織中的群體都會為了增進組織整體的最大利益而努力，「人是完全理性」(Rationalization)的假設，但是這與實際情況不合： • 因為現代公司通常經營權與所有權是分離的，只重視短期的績效，而損害眾多組織所有者的利益。 • 因為資訊不對稱(Information Asymmetry)，管理人員也可能粉飾太平或隱瞞重要事實。 • 代理成本(Agent Cost)是「由於企業主與代理之間目標的差異所造成的成本，包括監督成本(Monitor Cost)、束縛成本(Bonding Cost)與殘餘成本(Residual Cost)」。

  25. IT影響組織結構設計的主要經濟理論：代理理論(Agency Cost Theory)(2/2) • 監督成本：為了監督員工 • 束縛成本：為了應付監督，要額外從事非生產性的表單製作等工作 • 殘餘成本：例如政治鬥爭、權力遊戲、粉飾太平、本位主義、不合作等(Jensen & Mechling, 1976)。 • IT的引進有下列幾個影響： • 代理成本降低，管理控制幅員可擴大。 • 組織可扁平化。 • 組織決策權會更集中。 • 在同一代理成本下，組織管理更大更複雜的規模。

  26. 組織扁平化的設計與IT的支援(1/2) • 提升高階管理人員的控制幅員來減少中階主管 • 例如利用MIS、EIS、企業智慧系統(BI) • 取代中階主管的資訊管理工作，降低中階管理的需求 • 中階主管的管理工作 • 資訊導向(Informational Orinted)的管理工作 • 例行性、結構性的工作，向CEO報告與分析整理過的工程進度、財務狀況、庫存量資訊、銷售狀況等，或將上層的工作命令散布傳遞給下層。 • 決策導向(Decisional Orinted)的管理工作 • 對於非例行性、非結構性的問題，作出決策與提出解決方案。

  27. 組織扁平化的設計與IT的支援(2/2) • 中階主管的工作，如偏向於資訊導向，會較決策導向更容易被IT所取代。 • 提升基層員工的能力，取代中階主管 • 員工授能(Empowerment)，方面讓員工有更大的權力與責任來執行工作；另一方面透過IT來支援其在決策（例如DSS）、知識(KM、e-Learning)、生產力(SFA)上的能力，使其能執行決策與資訊管理工作。不僅能促成組織扁平化，亦能整體地提升每個員工的生產力與對企業價值的貢獻。

  28. 內部的網路型結構組織 • 「自主團隊」 • 由下列的條件所組成的，包括：1.授能的員工；2.自主的團隊；3.團隊間如網路型的水平協調及彈性組合。整個IT支援的角色如圖4-6所示。

  29. 圖4-6 IT影響組織結構設計架構圖

  30. IT對員工的影響：員工的授能(1/2) • 員工授能的主要原因 • 扁平化的需求：基層員工都具備知識、資訊、能夠自主及判斷的知識工作者(Knowledge Worker) 。 • 決策權與知識的配合：「應該讓有資訊與知識的人來作決策」。 • 提升創新的動機：員工有責任感與決策權，才有動機去努力學習與創新，進而發揮其潛力。 • 員工是資產不是費用

  31. IT對員工的影響：員工的授能(2/2) • 員工授能的作法與IT的支援 • 提高其決策權、自主權。 • 提供其優異的設備與工具（例如IT）。 • 提供其工作決策所需的豐富資訊。 • 培育、訓練其工作生涯上所需的有用知識。

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