Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)

1. Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbHtekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg 28. 4. 2014

2. . Nur ein Beispiel …

3. … und im Maschinen- und Anlagenbau? Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation =Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

4. Das Spannungsfeld Vertrag Wirtschaft-lichkeit Gesetze undNormen Zeit

5. Das Problem • Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate … • Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

6. Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen Die Mitglieder der Arbeitsgruppe

7. Die Aufgabenstellung • Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“ • Lösungen aus der Praxis für die Praxis • Best practice

8. Die Zielgruppen des Leitfadens Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten

9. Die Ziele des Leitfadens • Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren • Konkrete und allgemein gültige Hilfestellungbei der Lösung der bestehenden Problemeund Konflikte • Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis • Beitrag zum QM-System

10. Analyse - Kunden und Lieferanten

11. Vertrieb Einkauf Technische Redaktion Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten

12. Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation

13. Die 8 Schritte zum Ziel Hausstandard kommunizieren Vertraganalysieren Anforderungen spezifizieren Hausstandard definieren Dokumentation bestellen Auftrags-bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren

14. Normalausführung festlegen Spezifisch für Unternehmen Produkt Kunden ............. Klar und deutlich beSCHREIBEN Schritt 1 – Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren

15. Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg.... Schritt 1 – Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren

16. Interne Fachabteilungen Vertrieb, Projektierung Einkauf Inbetriebnahme, Montage Konstruktion, Entwicklung Externe Partner Kunde, Consultant Lieferant, Fremdfertiger Zielgruppengerecht  Know-how Schutz Schritt 2 - Bitte weitersagen! Hausstandard kommunizieren

17. Abweichungen vom Hausstandard Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!

18. Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde ................. Abweichungsliste Vertrag  Hausstandard Nachverhandlung Schritt 3 - Schauen Sie genau hin! Anforderungen spezifizieren

19. System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale Lieferantenstandard Für „Wiederholungstäter“ Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard  Lieferantenstandard Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten Anforderungen spezifizieren Dokumentation bestellen

20. Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer Lieferadresse, Lieferort ALLES muss bestellt werden! Verzugsstrafen, Pönalen Schritt 5 - Wunschzettel Dokumentation bestellen Auftrags-bestätigung kontrollieren

21. Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung Abweichungen reklamieren Termine prüfen Schritt 6 – Alles klar? Auftrags-bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren

22. Schritt 7 - Wareneingang Termine verfolgen Dokumentation kontrollieren

23. Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung Kriterienkatalog Qualifikation des Prüfers Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren

24. Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen Freigabe der Lieferung Zahlungsfreigabe der Rechnung Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren z.B. 4D-Report Dokumentation integrieren

25. Zugriff auf Informationen Branche Wirtschaftlichkeit Haftung Technik Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren

26. Additive Integration Integration durch Referenzieren Selektive Integration Integration mit Änderungen Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren

27. Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Die Kür

28. Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“ Einkauf Technische Redaktion Die Kür

29. Qualität kommt nicht von selbst Lieferantenauswahl Regelmäßige Bewertung Lieferantenentwicklung Die Kür

30. Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation Standortbestimmung Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern Ziel und Zweck

31. Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen?

32. Bezugsquelle: tekom-Geschäftsstelle www.tekom.de info@tekom.de Preis: für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner – magali.baumgartner@coperion.com Armin Burry – armin.burry@assaabloy.de

33. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit