Diverse regnskapsspørsmål

1. Diverse regnskapsspørsmål Sissel Mikalsen Fagansvarlig regnskapsrevisor Temadager 2011

2. Disposisjonsfond avsetning/bruk Sentrale brev fra KRD: • Til NKRF, 07.04.2010 • ”Om avsetning til og bruk av disposisjonsfond” • Til Vest-Agder fylkesrevisjon, 01.09.2006 • ”Årsbudsjett – delegasjon og fordelingsfullmakt” • Til Sandefjord kommune, 10.10.2005 • Budsjettforskrift – fordelingsfullmakt og rammestyring Temadager 2011

3. Disposisjonsfond avsetning/bruk Avsetning til og bruk av disposisjonsfond må være forankret i kommunestyre • Budsjett • Delegert myndighet – disposisjonsadgangen er begrenset til avsetning og bruk av disposisjons-fond innenfor de enkelte bevilgninger gitt i budsjettskjema 1B • Skjema 1A er kun forbeholdt kommunestyret – avsetninger og bruk av disposisjonsfond må føres i tråd med kommunestyrets vedtak Temadager 2011

4. Bevilgninger i budsjettskjema 1B • Bevilgninger (definert i budsjettforskriften § 2) i budsjettskjema 1B kan gis som: • Brutto (uavhengig av inntektene knyttet til formålet – merinntekter kan ikke disponeres uten kommunestyret har endret bevilgningen) • Netto (innebærer at merinntekter knyttet til formålet kan disponeres innenfor bevilgningens størrelse) Temadager 2011

5. Disposisjonsfond avsetning/bruk Forutsetninger for å kunne foreta avsetning og bruk av disposisjonsfond • Rammebudsjettering • Gjelder kun bevilgninger som er vedtatt i årsbudsjettet og til det spesielle formålet (budsjettskjema 1B) • Budsjettert med nettorammer • Delegert fullmakt fra kommunestyret • Underordnede organ • Administrasjon (tolkning KRDs brev av 01.09.2006 til Vest-Agder fylkesrev) • I økonomireglementet • Eget vedtak Temadager 2011

6. Disposisjonsfond avsetning/bruk Avsetning og bruk av disposisjonsfond ihht delegert myndig • Avsetninger til disposisjonsfond rammes av strykningsbestemmelsene • Avsetning og bruk av disposisjonsfond bør synliggjøres i skjema 1B • Bør skilles ut fra ”kommunestyrets” disp.fond • For eksempel egne undernummer i drift og balansen • Bør opplyses i note (ikke krav) • Oversikt over avsetning og bruk i skjema 1B • Avsetning og bruk på rammeområdene ihht kommunestyrets vedtak og delegert myndighet • Samme vurdering når det gjelder overføring fra drift til investering, men er unntatt fra strykningsbestemmelsene Temadager 2011

7. Fellespost til senere fordelig Brev til Vest-Agder fylkesrevisjon (01.09.2006: • Kommunestyret har i årsbudsjettet vedtatt eget rammeområde for fellesposter til senere fordeling (eks. lønnsoppgjør) • Fordelingsfullmakt kan delegeres til underorgan selv om det medfører endringer av rammer • Forutsatt at • kommunestyret har angitt mål og premisser knyttet til bevilgningen Temadager 2011

8. Overføring av momskomp til investeringsregnskapet 2011: Mimimum 40% av momkomp fra investeringer skal overføres investeringsregnskapet • Skal overføres uavhengig av budsjett (forskriftsbestemt) • Overføring av mer enn 40% krever budsjett • Gjenstand for strykninger • Prinsippvedtak i kommunestyret: ”All momskomp skal overføres til investeringsregnskapet” • Kan ikke gjennomføres • Uten budsjett • Uten eksakt beløp Temadager 2011

9. Digitalisering av kinofinansiering Finansiering (VPF-modellen): • Utgiftene deles mellom kinoeierne og distributørene • Utstyrsleverandør påtar seg investeringene mot at kinoeierne og distributørene nedbetaler kostnadene over en gitt periode (5 – 9 år) • Distributørene betaler en avgift pr. film – tilsvarende det de sparer ved å slippe å framstille et stort antall fysiske kopier • Kinoeierne betaler en fast årlig avgift (midlertidig utstyrsavgift) Resten finansieres med rentefritt lån Temadager 2011

10. Digitalisering av kinofinansiering Fakta • Kommunens egenandel er 300 000 (+/- avregning) • Gjeldsbrevet har kun funksjon som pantedokument • Kommunen som eier av utstyret måtte derfor underskrive på låneavtale/gjeldsbrev • Det faktureres ikke renter og avdrag på dette lånet • Utgiftene ved finansieringen inngår i kommunens egenandel (Film og kino har 40 mill. på konto i DnB som føres mot lånet dersom noe uforutsett skulle oppstå. Sannsynligheten for mislighold slik at pantet realiseres er derfor minimal) Temadager 2011

11. Digitalisering av kino regnskapsføring Fakturaen fra utstyrsleverandøren (UniqueCinema System) på utstyret som er montert i kinosalen på kr 546 000 inkl mva • Bokføres i investeringsregnskapet med fradrag for inng. mva og motpost leverandørreskontro (skyldig Norsk Film og Kino) Temadager 2011

12. Digitalisering av kino regnskapsføring Betaling av fakturaen (546 000) • Betaler hele beløpet • Kredit bank og debet leverandørgjeld (Norsk Film og Kino) • Betaler en del (eks. kr100 000) • Kredit bank og debet leverandørgjeld (Norsk Film og Kino) • Resten (kr 200 000) føres som låneopptak mot Norsk Film og Kino og finansiering i inv.regnskapet som bruk av lån. • Kvartalsvis avdrag og renter føres på ordinær måte • NB! Låneopptaket krever kommunestyrevedtak etter KL § 50 nr 1 Temadager 2011

13. Digitalisering av kino regnskapsføring Betaling av fakturaen (546 000) fortsetter: • Faktura på kr mva beløpet på kr 118 772 er inngående mva på fakturaen. Dette krever Norsk Film og Kino å få utbetalt. Føres kredit bank og debet leverandører (Norsk Film og Kino). Nå har kommunen betalt 418 000 (100 000 + 200 000 + 118 000). Resten kr 128 000 (546 000 – 418 000) inntektsføres som overføring fra andre (tilskudd) med motpost debet leverandører (Norsk Film og Kino) (Leverandørkontoen er nå oppgjort) Aktivering: Kommunen aktiverer kr 436 800 (546 000 – mva) som anleggsmiddel i balansen Temadager 2011

14. Digitalisering av kinogjeldsbrev • Kommunen skal ikke betale renter og avdrag - det skal Norsk Film og Kino ihht avtale • Skal ikke finansiere utgifter i kommunens regnskap og derfor ikke bokføres • Lånet skal ikke regnskapsføres i balansen (har ikke gitt tilgang til lånemidler) • Gjeldsbrevet bør håndteres som en kommunal garanti overfor DnB og Norsk Film og Kino. • Gjeldsbrevet bør føres opp som garantiforpliktelse i note til regnskapet. Temadager 2011

15. Ufullstendig betaling av faktura • Bør ikke anvise annet beløp enn det som er fakturert • Kan medføre at momskomp på resten av fakturaen blir foreldet • Be om kreditnota og ny faktura på korrekt beløp • Kan utgiftsføre hele fakturaen • Betale det ”korrekte” beløp • Resten føres som kortsiktig gjeld (må ordne opp i forholdet i ettertid) Temadager 2011

16. Regnskapsføring av spillemiddel Når skal spillemidler inntektsføres? • Svar fra GKRS (jfr. notat om inntektsføring): • Betingede tilskudd inntektsføres når midlene mottas, det vil si på transaksjonstidspunktet. • Dersom midlene ikke er mottatt og forutsetningene for tilskuddet er oppfylt, skal tilskuddet inntektsføres i takt med påløpte de utgiftene på den tilskudds-berettiget aktiviteten • Dersom finansieringsplan tilsier 30% tilskudd av total finansiering, inntektsføres spillemidlene med et beløp som tilsvarer 30% av prosjektutgiftene pr dato. Temadager 2011

17. Bruk av premiefondpensjonskostnader • Kommunene har premiefond, som er tilbakeført overskudd fra forsikringsselskapet. • Kommunene velger selv hvordan de vil bruke fondet • Redusere pensjonsbelastningene på funksjon 180 • Redusere beløpet som skal fordeles på de tjenesteytende funksjoner • Valget av bruken skal ikke påvirke pensjonskostnadene eller fordeling mellom funksjonene – bruken av premiefondet skal føres kredit på funksjon 180 (diverse fellesutgifter) Temadager 2011

18. Regnskapsføring av pensjonsfaktura Temadager 2011

19. Regnskapsføring av pensjonsfaktura Temadager 2011

20. Rammetilskudd som ikke ”tilhører” kommunen Deler av rammetilskuddet overføres til ”andre”, for eksempel regionrådet, rovviltmidler, samarbeidsordninger. Hva er god regnskapsføring i slike tilfeller? • Redusere kommunens rammetilskudd? • Bruke art 450 på overføringene? • Andre måter? Temadager 2011

21. Diverse • Skjema 1A, 1B, 2A, 2B må være med som en del av budsjettvedtaket. En konsekvens av KRDs brev av 07.04.2010 for å kunne skille mellom hvilke disposisjoner som er vedtatt av kommunestyret selv og hvilke som er vedtatt av underordnet organ/administrasjon. • Bundne barnehagefond (avsatt skjønnsmidler) • Hva skjer med disse nå når skjønnsmidlene til barnehagene er blitt frie midler? Temadager 2011

22. Minimumsavdrag Har dere betalt nok avdrag i 2011??? • Hovedregelen er at det skal være betalt tilstrekkelig avdrag i henhold til kommunelovens bestemmelser i løpet av regnskapsåret. • Må kontrolleres fortest mulig slik at dere eventuelt kan foreta tilleggsbetaling før 31.12. Temadager 2011

23. Regnskapsmappa Regnskapsmappa foreligger nå i oppdatert utgave • I denne utgaven er bl.a. krav som følge av at bokføringsloven er gjort gjeldende i kommunal sektor innarbeidet, bl.a. gjennom en egen sjekkliste. • Det er også tatt inn et nytt skjema for å kontrollere om alle budsjettjusteringer er registrer Temadager 2011

24. Lykke til med årsregnskapet Temadager 2011