Kai

1. Kai

2. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährtenInventarisierungslösung

3. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? • Was heißt Inventarisierung? • Wer ist Kai? • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel • Fünf gute Gründe …

4. Kai • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007 • Inventarführungspflicht gemäß §37 • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig) • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend) • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht

5. Kai • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007 • Inventarführungspflicht gemäß §37 • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig) • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend) • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht • frühzeitig planen: • nur die Mindest-anforderungen erfüllen? • wer macht das? • wie kann ich Arbeit sparen? • Wie kann ich einen Zusatznutzen erreichen?

6. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? • Was heißt Inventarisierung? • Wer ist Kai? • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel • Fünf gute Gründe …

7. Kai • Kai … • … ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung • … wurde im Jahr 2004 aufgesetzt, gemeinsam mit 18 Pilotkommunen • … steht für "Kann Alles Inventarisieren" • … steht für Praxistauglichkeit, Einfachheit und überzeugende Funktionalität • … ist bundesweit in mehr als 225 Verwaltungen im Einsatz • … ist bei 10 kommunalen IT-Dienstleisternals strategische Lösung für die Inventarverwaltung positioniert

8. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? • Was heißt Inventarisierung? • Wer ist Kai? • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel • Fünf gute Gründe …

9. Kai • Es geht um das mobile Sachvermögen der Kommune • Faustregel für Städte und Gemeinden: Anzahl mobile Inventargegenstände = ½ Einwohnerzahl • Wert: eher geringfügig (ca. 1% der Bilanzsumme) • Manchmal geht es auch um andere Themen: • Eine Reihe von Kommunen verwalten Flurstücke in Kai • Andere Kommunen verwalten Verträge in Kai • Fast täglich kommen neue Einsatzbereiche hinzu • Kai-Einsatzbereich 1: Die erstmalige Vermögensaufnahme • Kai-Einsatzbereich 2:Die dauerhafte Inventarbestandsführung

10. Kai • Die erstmalige Vermögensaufnahme • mit KAI

11. Kai … oder mit Erfassungsbogen Erfassung des Vermögens mit mobilem Gerät … … oder mit Laptop und Scanner … sowie Barcode-Kennzeichnung

12. Kai • Vorbereitungen und Planung der Inventarisierung • Inventurplanung mit einem • Sachplan • Zeitplan / Personalplan • Ressourcenplan • Standortbegehung • Inventurnachbearbeitung • Bewertung, Kontierung • Überführung in das Anlagenbuch

13. Kai • Flexible Inventarbeschreibung Die benötigten Datenfelder legt die Verwaltung selbst fest • Revisionssichere Planung und Durchführung der Inventur • Komfortable Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop • Historienführung, Änderungsnachweis • Datenimportaus bestehenden Inventarverzeichnissen • Unterstützung großer Verwaltungen Mandanten und Buchungskreise Zentrale/dezentrale Administration • Parametrierbare Übergabeschnittstelle zum AnlagenbuchGruppen-/ Festwertbildung Bewertung und Kontierung mit Hilfe von FormelnPlausibilitätsprüfungen

14. Kai • ……. dafür haben wir schon was im Hause und das kostet uns keinen Cent zusätzlich……… • keine Sicherheit gegen Handhabungs- und Kopierfehler • keine Änderungshistoriedaher keine Nachvollziehbarkeit • keine Plausibilitätsprüfung • keine zentrale Kontrolledes Erfassungsfortschritts • Mühsam und fehlerträchtig:Zusammenkopieren und Aufbereiten • Bei größeren Verwaltungen endet das leicht im Chaos • keine Lösung für die wiederkehrende Inventur

15. Kai • Die dauerhafte Bestandsführung • mit KAI

16. Kai Die dauerhafte Inventarbestandsführung mit Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch im Finanzverfahren Bestandsverzeichnis Kommunale Inventarisierungslösung Kai OperativeBestandsführung Dialog-Verbindungfür den Anlagenbuchhalter Nachweis für die Bilanz Inventuren Abschreibungen ermitteln Einzelnachweis GWG's Fachbereich Finanzbereich

17. Kai • Bestand führenAuskünfte und Auswertungen bereit stellen • Barcode-Kennzeichnung • Anforderungen des Fachbereichs erfüllen • Technische Daten • Wartungstermine • … • Inventuren planen und durchführen • Veränderungen ins Anlagenbuch melden • Neubeschaffungen • Abgänge • Nutzungsänderungen

18. Kai • Komfortable Inventarführung im Fachbereich • Der Fachbereich arbeitet in Kai und benötigt keinen eigenen Zugriff zum Anlagenbuch • Die benötigten Datenfelder legt das Fachamt selbst fest • Vielfältige Auswertungen, Dialog-Abfragen, Excel-Export • Einfache und intuitive Handhabung • Revisionssichere Planung und Durchführung von InventurenInventaraufnahme mit Mobile oder Laptop • Barcode • Anschluss von Barcode-Scannern • Etikettendruck

19. Kai • Klare Bearbeitungsabläufe • Inventarkennzeichnung unmittelbar "vor Ort" • Die GWG's brauchen nicht im Anlagenbuch geführt werden • Dialog-Schnittstelle zum Anlagenbuchfür den Anlagenbuchhalter • Zentrale Vorgabe/Kontrolle möglich • Mandanten und Buchungskreise • Benutzerschutz mit Rollenkonzept • Kombination aus zentraler und dezentraler Stammdatenführung

20. Kai • Mengenproblem für den FinanzbereichAnzahl Inventargüter = ½ Einwohnerzahl • Viel zu viel Aufwand für die GWG'sbis 410 (bzw. 1.000) EUR • Keine Einbeziehung der FachämterZugriff auf das Anlagenbuch durch die Fachämter ??? • Keine strukturierten Standort-AngabenGebäude, Etage, Raum • Keine Daten für den Fachbereich Technische Daten Garantie- und Wartungsfristen etc. • Umständlicher Ablauf bei der Neuanlage Druck des Inventar-Etiketts aus dem Anlagenbuch? Transport des Etiketts per Hauspost? • Keine revisionssichere Inventur

21. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? • Was heißt Inventarisierung? • Wer ist Kai? • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel • Fünf gute Gründe …

22. Verknüpfung zwischen Inventargut und Anlagegut Werteverzeichnis Anlagegut im Finanzverfahren Bestandsverzeichnis Inventargut im Kai 1 : 1 ein Inventargut – ein Anlagegut n : 1 viele Inventargüter – ein Anlagegut 1 : 0 nur Inventargut – kein Anlagegut Die Verknüpfung wird im Kai geführt – nicht in der Anlagenbuchhaltung

23. Möglicher Buchungsablauf für die Beschaffung Lieferschein /Rechnung Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich

24. Lieferschein /Rechnung Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich Möglicher Buchungsablauf für die Beschaffung >= 410 €: aus Kai heraus • Prüfung der Kontierung • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" >= 410 € ?>= 1.000 € ? GWG: in Kai • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007" Finanzbereich

25. Lieferschein /Rechnung >= 410 €: aus Kai heraus • Prüfung der Kontierung • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" >= 410 € ? Anlagegut anlegen? • Etikettierung des Inventargegenstands • Erfassung in Kai • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst GWG: in Kai • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007" Fachbereich Finanzbereich Möglicher Buchungsablauf für die Beschaffung Im Finanzsystem • Rechnung erfassen • Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung") Rechnung buchen

26. Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? • Was heißt Inventarisierung? • Wer ist Kai? • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel • Fünf gute Gründe …

27. Kai Kai … … ist viel mehr als "Barcode & Scanner" Kai unterstützt ein schlüssiges Konzept sowohl für die Ersterfassung als auch für die laufende Bestandsführung … ist eine überzeugende Applikation für die Inventarführung in den Fachämtern … ist gegenüber Excel der eindeutig bessere Weg für die erstmalige Vermögensaufnahme … verfügt in Ergänzung zum Anlagenbuch über eine Fülle herausragender Leistungsmerkmale … ist bereits in mehr als 250 Verwaltungen im Einsatz

28. Kai Ihre Ansprechpartner bei der KIRU: Norbert Fischer Fachbereichsleiter Telefon 0731 / 9455-11160 Telefax 0731 / 9455-31160 e-mail: norbert.fischer@rz-kiru.de Hartmut Maier Berater Telefon 0731 / 9455-11164 Telefax 0731 / 9455-31164 e-mail: hartmut.maier@rz-kiru.de KIRU - Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband Schulze-Delitzsch-Weg 28 89079 Ulm zurück