UNIT 4

1. UNIT 4 Penstrukturan Organisasi

2. Penstrukturan Organisasi Prof. Madya Dr. Jegak Uli

3. Objektif: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: • Mengenal pasti jenis struktur organisasi. • Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam penstrukturan organisasi. • Memilih struktur organisasi terbaik. • Memahami berbagai bentuk perubahan pada komponen struktur dan kelebihan dan keburukannya. • Memahami struktur organisasi terkini.

4. Penstrukturan organisasi meliputi kegiatan-kegiatan berikut: • (a) menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan pengkhususan • (b) mereka dan menyusun struktur organisasi, • (c) memperuntukkan kerja, tugas, tanggungjawab dan autoriti, dan • (d) mengatur kakitangan mengikut corak yang baik atau patut.

5. Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah • untuk mendapatkan kakitangan untuk bekerja bersama-sama • dengan lebih berkesan dan cekap lagi • ke arah mencapai matlamat utama sesuatu organisasi.

6. Struktur Organisasi • Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan penyelarasan formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk • menyambung tugas atau • tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat utama organisasi.

7. Struktur menentukan bagaimana • pengagihan kerja (division of work), • Tanggungan (responsibility), • kerjasama (cooperation), • perundingan (consultation) dan • peringkat keputusan • perlu wujud dalam organisasi.

8. Jenis struktur manakah atau gabungan jenis manakah yang terbaik? • Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1) penstrukturan sebuah organisasi, tidak ada satu jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik bagi semua organisasi dalam semua situasi.

9. Jenis struktur atau pengumpulan kerja yang terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit bergantung kepada: • (a) tugas, matlamat atau apakah produk yang akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan dicapai, • (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan, • (c) faktor-faktor dinamik lain seperti teknologi, kadar perubahan dalam sesuatu alam sekitar, dan jenis kerja yang berhubung kait dan • (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan darjah pemusatan (degree of centralization).

10. Gambarajah 1: Model Luar jangka Penstrukturan Sebuah Organisasi

11. Pilihan jenis struktur atau pengumpulan kerja. • Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan kerja yang boleh digunakan. • Diantaranya ialah seperti: • (a) pengeluaran, atau perkhidmatan, • (b) fungsi, • (c) tempat, • d) pelanggan, • (e) waktu, • (f) matriks dan • (g) struktur lini dan staf, • setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.

12. Pengeluaran atau perkhidmatan • Bagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan mengikut jenis produk yang dikeluarkan atau perkhidmatan yang diberikan. • Kelebihan pengelompokan jenis iniialah ia merapatkan kesemua mereka yang mempunyai pengetahuan khusus tentang keluaran, dan memudahkan penyelarasan aktiviti seperti • pembelian, • pengeluaran dan • penjualan yang berhubung dengannya.

13. Fungsi • Inilah dasar pengumpulan yang paling umum digunakan dalam kebanyakan organisasi. • Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi termasuk: • perjawatan, • kewangan, • penyelidikan, • Pemasaran • kejuruteraan dan sebagainya.

14. Kelebihannya • Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan. • Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan mengumpulkan pengetahuan khusus yang diperlukan untuk kegiatan yang tertentu itu. • Ini membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang cukup untuknya dapat diberikan.

15. Tempat • Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah berasaskan tempat. • Matlamat jenis struktur ini ialah untuk menempatkan unsur-unsur organisasi di mana kerja di buat atau perkhidmatan di beri. • Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan kecekapan dari segi kos, dan pengetahuan mengenai keadaan tempatan adalah di antara kelebihan struktur jenis ini.

16. Pelanggan • Jenis struktur berbentuk ini mengumpulkan kegiatan berasaskan pelanggan yang dilayani. • Kelebihan utama jenis ini ialah keperluan-keperluan pelanggan yang tertentu boleh disediakan dengan lebih bijaksana lagi.

17. Waktu • Pengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya digunakan oleh organisasi yang memp pekerja syif di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau pengeluaran dapat dilakukan sepanjang masa.

18. Lini dan Staf (Line and Staff) Pendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskankonsep bahawa ada terdapat dua kategori pekerja dalam satu organisasi: • Lini - orang yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk mencapai tujuan atau matlamatutamasesuatu organisasi. Mereka ini menentukan apa yangperlu dibuat dan bagaimana membuatnya.  • Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang bertanggung­jawab untuk membantu dan membuat kerja kepada pekerja lini.

19. Matriks • Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf digabungkan dengan organisasi pengurusan projek atau program. • Dalam jenis ini setiap orang atau kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang fungsi dan kepada pengurus projek atau program.

20. Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi: • Saiz • Teknologi • Alam Sekitar • Bidang Kawalan dan Desentralisasi

21. Saiz • Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan bilangan kakitangan yang terdapat dalam sebuah organisasi. • Selain daripada itu penunjuk lain yang boleh digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan sebagainya. • Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan lebih berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih banyak peraturan, kedudukan yang formal, pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit kecil.

22. Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar atau rumit untuk berinteraksi secara tidak formal lagi. • Oleh yang demikian, peraturan/prosedur lebih formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.

23. Teknologi • Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk: peralatan, alat, mekanikal, tindakan, pengetahuan dan bahan yang digunakan dalam proses pengeluaran atau memberi perkhidmatan. • Woodward (1958) menunjukkan bahawa nisbah pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan bilangan peringkat dalam sebuah organisasi bertambah dengan meningkatnya kompleksiti teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan yang nyata di antara saiz dengan kompleksiti teknologi.

24. Kajian yang terbaharu menunjukkan bahawa: • Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut sesebuah organisasi akan lebih bercorak formal dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak terkenal dan kompleks sesuatu teknologi, peraturan dan undang-undang akan menjadi kurang ketat. • Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan jenis pengeluaran adalah lebih nyata jika dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan atau lain.

25. Alam Sekitar • Struktur organisasi atau unit bergantung kepada keadaan kepastian atau ketidakpastian alam sekitaran. • Ketidakpastian sesuatu organisasi atau unit adalah disebabkan oleh perubahan­ perubahan yang agak cepat pada jangka masa yang pendek seperti penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik permintaan/tidak tetap.

26. Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah organisasi (atau unit) patut direka bentuk berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns & Stalker, 1962; Lawrence & Lorch 1967).

27. Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis organisasi yang bercorak mekanistik adalah lebih sesuai. • Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang jelas, menetapkan autoriti, tanggungjawab, pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang nyata.

28. Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau stabil jenis organisasi yang bercorak organik adalah lebih sesuai. • Bercorak organik bererti • kurang penetapan autoriti, • lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan, • dan lebih menumpukan kepada penyesuaian (adaptability), dan • kuasa berasaskan kepakaran (expertise).

29. Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan yang tidak stabil memerlukan lebih pengkhususan untuk menghasilkan inovasi dan pengkhususan yang lebih biasanya memerlukan lebih banyak penyelarasan. • Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan gabungan kedua-dua corak tersebut di atas.

30. Bidang Kawalan • Bidang kawalanmenentukan beberapa banyakkah jawatan atau kakitangan yang hendak diletakkan di bawah kawalan seorang penyelia/ketua? • Faktor ini boleh juga mempengaruhi jenis struktur yang akan digunakan oleh sesebuah organisasi.

31. Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan yang sesuai bergantung kepada banyak faktor, di antaranya ialah (Van Fleet & Bodeian 1977: 356-372):

32. Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi. Lebih banyak pengalaman dan pengetahuan orang diselia lebih luas bidang kawalan dan sebaliknya. • Kebolehan penyelia - setengah penyelia boleh mengawal lebih ramai orang daripada yang lain.

33. Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih rutin kerja itu, maka lebih banyaklah orang yang boleh diselia. • Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika kawalan ketat atau terperinci diperlukan maka lebih sempit bidang kawalan dan sebaliknya. • Darjah hubung kait di antara unit. Lebih tinggi hubung kait (interdependence), lebih banyak penyelaras diperlukan dan lebih sempit bidang kawalan.

34. Gambarajah 2: Perbandingan bidang kawalan bagi struktur tinggi dan mendatar

35. Struktur Tinggi • Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang banyak dan bidang kawalan (span of control) yang sempit (narrow).

36. Struktur Mendatar • Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang sedikit dan bidang kawalan (span of control) yang luas (wide).

37. Desentralisasi • Merujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan autoriti ke peringkat penugasan bawahan. Setakat manakah desentralisasi (Desentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti diturunkan ke peringkat bawahan.) atau sentralisasi (Sentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan di peringkat atasan)?

38. Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam sekitar ada kaitan langsung dengan proses desentralisasi atau sentralisasi. • Sebagai contoh, lebih besar saiz organisasi itu maka lebih kuatlah sokongan bagi mengadakan desentralisasi (Steward 1985: 118). • Dan dalam alam sekitar yang tidak pasti atau tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.

39. Menilai Struktur Organisasi • Oleh kerana faktor-faktor dinamikyang tersebut di atas sentiasa berubah maka struktur sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa.

40. Aspek yang harus dipertimbangkan dalam menilai struktur organisasi ialah seperti berikut: • Penyelarasan: Adakah masalah penyelarasan bertambah apabila bidang pengkhususan bertambah dalam satu organisasi? • Ekonomi: Apakah kos relatif bagi jenis pengumpulan atau jenis struktur yang digunakan? Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah dari segi kos relatif? • Pengkhususan: Apakah pengkhususan yang perlu ada dan di manakah pengkhususan amat berkekurangan?

41. Kejelasan dalam pembahagian kerja: Adakah pembahagian kerja untuk setiap bahagian jelas? • Konflik: Adakah konflik wujud oleh kerana pengumpulan yang baru?

42. Bentuk Perubahan pada Komponen Struktur Bentuk perubahan pada komponen struktur umumnya melibatkan salah satu atau kombinasi berikut: • penstrukturan semula organisasi (organizational restructuring), • pembentukan semula Kerja, • mengadakan persekutan strategik dan/atau • mencuba struktur organisasi baru yang bersesuaian.

43. 1. Penstrukturan Semula Organisasi (Organizational Restructuring) • Satu proses membuat perubahan besar dalam struktur organisasi yang lazimnya melibatkan pengurangan peringkat pengurusan yang mungkin mengubah sebahagian komponen besar organisasi melalui • penghapusan (divestiture) atau • perolehan/pengambilan termasuk juga • pengecilan saiz tenaga kerja bagi tujuan untuk meningkatkan keberkesanan dan kecakapan organisasi.

44. Pengecilan (Downsizing) • Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan atau peringkat pengurusan pertengahan yang signifikan dan mengakibatkan • peningkatan bidang kawalan (wide span of control) dan • pengurangan saiz tenaga kerja dan • tujuannya adalah untuk meningkatkan atau memperbaiki keberkesanan dan kecekapan organisasi.

45. Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja dalam sesebuah organisasi dikurangkan kepada saiz optimum. • Pengurangan pekerja dilakukan melalui pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.

46. Biasanya, pengecilan adalah perlu kerana ia boleh mengurangkan kos buruh dan menggunakan teknologi kumpulan secara menyeluruh. • Bagaimanapun, pengecilan perlu dikendalikan secara berhati-hati kerana ia boleh menjatuhkan moral dan produktiviti pekerja.

47. Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz firma demi kelangsungan firma. • Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi dan komputer menyebabkan pengurangan bilangan pekerja yang diperlukan, peningkatan kos buruh, dan penurunan permintaan terhadap produk yang dikeluarkan.

48. Kebaikan Pengecilan Organisasi Pengecilan akan memberi kebaikan berikut: • Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan daripada bilangan pekerja yang lebih kecil. • Mengurangkan kos gaji. • Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan belanjawan yang telah ditentukan.

49. Memudahkan komunikasi di antara pemimpin dengan pimpinan atasan. • Meningkatkan keberkesanan operasi dengan mengurangkan pertindihan atau penduaan. • Memudahkan urusan penyeliaan

50. Keburukan Pengecilan Organisasi Di samping itu, pengecilan juga mendatangkan keburukan-keburukan berikut: • Kehilangan pekerjaan. • Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi. • Sumbangan input pekerja berkekurangan. • Produktiviti menurun akibat bimbang akan dikeluarkan daripada organisasi.