Elektronizácia nákupných systémov vo Východoslovenskej energetike a.s.

1. Elektronizácia nákupných systémov vo Východoslovenskej energetike a.s. Apríl 2009 Vypracoval: Ing. Miloš Olejník Vedúci úseku Nákup a logistika

2. Čo predstavuje nákup vo VSE a.s. • Široký záber nakupovaných komodít (tovary, práce, služby) • 400 veľkých a 1000 malých výberov ročne • Uzavretých 500 dodávateľských zmlúv • 18 000 objednávok v systéme SAP • Objem nákupu cca 2 miliardy Sk (66 miliónov EUR) • Veľká administratívna záťaž, ktorú zvláda tím 20 nákupcov

3. Najčastejšia kritika procesu výberu dodávateľa • Výber dodávateľa trvá príliš dlho • Stráca sa prehľad o nakupovaných komoditách, dochádza k zdvojovaniu požiadaviek • Uzatvorené zmluvy neodrážajú reálnu potrebu • Technická špecifikácia je nejasná • Interný zákazník nevie, čo chce • Interný zákazník vie až príliš dobre, čo chce... • Archivácia výberovej dokumentácie je neprehľadná

4. TRI piliere nákupu vo VSE EFEKTIVITA NÁKUPU ÚSPORY TRANSPARENTNOSŤ

5. Výberové konania pred rokom 2007 Procesy výberu Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka . . Procesy výberu Procesy výberu Procesy výberu

6. Výberové konania v roku 2007-2008 • Skrátenie procesných časov • Zníženie administratívnej náročnosti • Zefektívnenie vyjednávania - ÚSPORY Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka . . e - aukcie • Procesy výberu: • - Obálkové ponuky • Dopyty (mailom, faxom, poštou, zo SAPu)

7. Vyber si správnych ľudí Motivuj ich Nájdi im správny nástroj Vytvor záložný plán Nastav jasné pravidlá Priprav dodávateľov Pozývaj tých správnych Sleduj vždy aukciu „naživo“ Komunikuj úspechy Monitoruj výsledky Desatoro používania e-aukcií

8. Pred spustením e-aukcie si odpovedz na tieto otázky: • Existuje v danej komodite reálna konkurencia? • Oslovujem kvalifikovaných (schopných) dodávateľov? • Je hodnota výberu pre dodávateľa motivujúca a hodna stráveného času? • Je jasná technická špecifikácia? • Zapadá e-aukcia do celkovej stratégie spolupráce? • Aké benefity očakávam od e-aukcie? (nielen úspory, ale aj napr. complete audit trail) • Dokážem hodnotiace kritéria previesť do numerických hodnôt?

9. Avšak, na každé pravidlo existujú výnimky (búranie mýtov) Mali sme úspešné aukcie aj pri: • iba dvoch zúčastnených dodávateľoch • malom objeme nákupu • komplikovanej technickej špecifikácii • stovkách položiek na nacenenie • stavbách na kľúč • zložitých vyhodnocovacích vzorcoch LEARNING BY DOING Nákupcovia vo VSE majú obrovské množstvo praktických skúseností po realizovaní stoviek e-aukcií, ktoré nenahradí žiadna odborná literatúra

10. Vývoj e-aukcií – medziročné porovnanie 2008 361 e-aukcií 2007 193 e-aukcií

11. Vývoj úspor – medziročný nárast o 60 % 2007: 82 2008: 131

12. Medziročný vývoj sledovaných parametrov (KPI) NOVÝ CIEĽ na rok 2009

13. Výberové konania v roku 2009 • Skrátenie procesných časov • Zníženie administratívnej náročnosti • Zefektívnenie vyjednávania - ÚSPORY • Zvýšenie transparentnosti výberov (complete audit trail after event) • Monitoring transparentnosti – odhaľovanie rôznych súvislostí • Reporty Maximálna elektronizácia Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka Požiadavka . . . e - aukcie e - obálky e - dopyty všetko v JEDNOM SYSTÉME

14. Ako motivovať nákupcov na používanie progresívnych nástrojov nákupu • Dovoliť im podieľať sa na úspechoch - prechod od tarifnej mzdy k individuálnej cieľovej dohode • Nastaviť spoločné SMART ciele pre nákupcov aj ich nadriadených • Zabezpečiť kvalitný nástroj a nadštandardnú podporu – prekonanie počiatočného odporu k novým veciam je kľúčové! • Uskutočnovať pravidelné porady a dávať feedback o plnení cieľov- angažovanosť zamestnancov • Neformálne oceneňovať mimoriadnu iniciatívu – súťaže

15. Cieľová dohoda strategického nákupcu na rok 2009 (príklad)

16. Súťaž nákupcov Raz ročne je možné oceňovať napríklad tieto kategórie: • Najväčšia e-aukcia vyjadrená vo finančnom objeme v Sk • Najväčšia úspora dosiahnutá v jednotlivej e-aukcii v Sk • Najväčšia úspora dosiahnutá v e-aukcii v % • Nákupca s najvyšším realizovaným počtom e-aukcií • Nákupca s najväčším realizovaným objemom e-aukcií v Sk • ....

17. Čo chystáme ďalej • Úplná elektronizácia výberových konaní- žiadne papierové obálky - jeden z nových cieľov na r. 2009 • Outsourcing predkvalifikačného systému - vo februári 2009 zavedenie systému • Implementácia parametrov kvality do e-aukcií

18. E-aukcia so zohľadnením kvality dodávok E-aukcia predkvalifikácia Prizvaní všetci predkvalifikovaní dodávatelia Vybraný dodávateľ na realizáciu Koeficient pridelený dodávateľovi ovplyvňujúci poradie na základe kvality realizácia Hodnotenie kvality Hodnotenie každej ukončenej akcie

19. Ďakujem za Vašu pozornosť.