Kennismaking met de problematiek van de overheidsopdrachten (versie 30.12.2010)

1. Kennismaking met de problematiek van de overheidsopdrachten(versie 30.12.2010) Urbain Bruggeman Directeur van de Cel Overheidsopdrachten

2. Inhoudtafel van deze meeting 1 Afspraken 2 Soorten aannemingen 3 Procedures 4 De geschikte procedure kiezen - principes 5 De algemene offerteaanvraag - kenmerken 5.1. Overzicht van de procedure 6 De openbare aanbesteding - kenmerken 6.1. Overzicht van de procedure 7 De beperkte offerteaanvraag - kenmerken 7.1. Overzicht van de procedure

3. Inhoudtafel van deze meeting (2) 8 De beperkte aanbesteding - kenmerken 8.1. Overzicht van de procedure 9 De onderhandelingsprocedure met bekendmaking - kenmerken 9.1. Overzicht van de procedure 10 De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking - kenmerken 10.1. Overzicht van de procedure 11 Bijkomende nuttige tips 12 Bedragen van de opdrachten en mogelijke procedures 13 Termijnen 14 Naar de Ministerraad!

4. Inhoudtafel van deze meeting (3) 15 Te vermijdenvalkuilen 16 Te verwachtenwijnzigingenaan de reglementering 17 Vragen

5. 1. Afspraken • Voorstelling van de belangrijkste aspecten van de overheidsopdrachten • Enkele aandachtspunten: • Wij spreken vandaag over overheidsopdrachten van leveringen en diensten in de klassieke sectoren • Over aannemingen van werken wordt tijdens deze meeting niet gesproken • Er wordt een overzicht gegeven van de verschillende procedures die voor aannemingen van leveringen en diensten kunnen worden gekozen • De kenmerken van elke procedure krijgen tevens aandacht • Vragen mogen gesteld worden na elke slide • Deze PowerPoint presentatie bevindt zich op het portaal www.publicprocurement.be • Eventuele vragen die rijzen na het afsluiten van deze meeting blijven vanzelfsprekend welkom en zullen met genoegen door ABA worden beantwoord ( 02/790.54.47 – e-mail: cpaba@p-o.belgium.be)

6. 2. Soorten aannemingen • Aanneming van werken • bv. bouwwerken, wegenwerken, werken van burgerlijke bouwkunde, …. • De werken belichamen het grootste gedeelte van de aanneming (financieel) • Creëren van onroerende goederen • Aanneming van leveringen • bv. levering van kantoorbenodigdheden, meubelen, brandstoffen, voertuigen, …. • De leveringen belichamen het grootste gedeelte van de aanneming (financieel) • Leveren van roerende goederen (kunnen onroerend worden door bestemming). • Aanneming van diensten • bv. schoonmaakdiensten, consultancydiensten, drukwerken (papier niet inbegrepen), maaien van gras, het kappen van bomen, … • De diensten belichamen het grootste gedeelte van de aanneming (financieel) • Er worden noch onroerende goederen gecreëerd, noch roerende goederen geleverd • Tijdens deze meeting spreken we dus verder enkel over aannemingen van leveringen en diensten

7. 3. Procedures • De volgende procedures kunnen worden gekozen bij aanneming van leveringen en diensten: • Algemene offerteaanvraag • Openbare aanbesteding • Beperkte offerteaanvraag • Beperkte aanbesteding • Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking • Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

8. 4. De geschikte procedure kiezen - principes • De algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding is de algemene regel omdat deze procedures de beste garantie bieden voor een zo groot mogelijke concurrentie. • Er kan ook worden gekozen voor de beperkte offerteaanvraag of voor de beperkte aanbesteding mits motivering • De onderhandelingsprocedure moet een uitzondering blijven (in welke gevallen? Zie artikel 17 van de wet van 24 december 1993)

9. 5. De algemene offerteaanvraag - kenmerken • Er gebeurt een aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (hangt af van het geraamd bedrag van de opdracht) • Het bestek moet beschikbaar zijn vanaf de publicatie • De opening van de offertes is voor iedereen toegankelijk. De prijzen worden niet bekendgemaakt • De procedure bestaat uit één enkele fase onderverdeeld in drie opeenvolgende stappen (de selectie van de inschrijvers, het onderzoek van de regelmatigheid van de offertes en de keuze van de offerte die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt) • De offertes worden getoetst aan meerdere gunningcriteria • De interessantste (prijs/kwaliteit) offerte komt voor het sluiten van de opdracht in aanmerking • Tijdens de procedure mag er niet worden onderhandeld: ingediende offerte = aanvaarde offerte

10. 5.1. De algemene offerteaanvraag - overzicht van de procedure Voorbereiden publicatie- bericht en bestek Advies inspectie van Financiën Publiceren be- richt in BDA (en in PEU) Opening offertes Onderzoek selec- tiecriteria Onderzoek ad- ministratieve regelmatigheid Onderzoek tech- nische regelma- tigheid Onderzoek of- fertes in raam van de gunning- criteria Gemotiveerde gunningsbeslissing Voorleggen voorstel gun- ning opdracht aan advies IF Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de niet- gekozen inschrijvers (wachtperiode) Kennisgeving van de Gunningsbeslissing aan de gekozen inschrijver (wachtperiode) Kennisgeving sluiten op- dracht Kennisgeving aan niet gekozen Inschrijvers (Indien geen Wachtperiode) Publicatie ge- sloten opdracht in BDA en in PEU

11. 5.1.1. De algemene offerteaanvraag – kennisgeving van de Gunningsbeslissing aan de niet gekozen inschrijvers en aan de gekozen inschrijver – Toepassing wachttermijn (deze regel geldt voor alle procedures voor zover de aankondiging van de opdracht in het PBEU werd gepubliceerd) • Bijkomende stap in de procedure ingevolge de rechtsmiddelenrichtlijn (RL 2007/66 van 11 december 2007; omgezet door Wet van 23 december 2009 en KB van 10 februari 2010) • Verplichting van informatie aan en toepassing van een wachttermijn voor de niet voor de gunning van de opdracht gekozen inschrijvers en aan de voor gunning gekozen inschrijver vooraleer de opdracht wordt gegund • Enkel van toepassing voor: • Opdrachten die het door de Koning vastgestelde bedrag voor de Europese bekendmaking bereiken en onderworpen zijn aan een voorafgaande Europese bekendmaking • Opdrachten waarvan de oorspronkelijke raming lager is dan het door de Koning vastgestelde bedrag voor Europese bekendmaking maar het goed te keuren offertebedrag zonder BTW meer dan 20 % hoger is dan dit door de Koning vastgestelde bedrag

12. 5.1.1. kennisgeving van de Gunningsbeslissing aan de niet gekozen inschrijvers en aan de gekozen inschrijver – Toepassing wachttermijn (deze regel geldt voor alle procedures) • Procedure: niet voor gunning gekozen inschrijvers en de gekozen inschrijver worden via het snelst mogelijk communicatiekanaal (via fax, email of een ander elektronisch middel) in het bezit gesteld van de gunningsbeslissing. Op dezelfde dag wordt de gunningsbeslissing per aangetekend schrijven aan deze inschrijvers gezonden. • De niet voor de gunning van de opdracht gekozen inschrijvers krijgen 15 kalenderdagen om een vordering tot schorsing via de procedure van de uiterst dringende noodzakelijkheid in te dienen bij de Raad van State. De betrokken inschrijvers zijn niet verplicht om de aanbestedende overheid in te lichten van het feit dat zij een beroep hebben ingediend. In de brief tot kennisgeving kan wel de aanbeveling opgenomen worden om de aanbestedende overheid binnen dezelfde termijn te verwittigen van een eventuele vordering tot schorsing. Bijgevolg wordt de aanbestedende overheid aangeraden na afloop van de 15 kalenderdagen voldoende tijd te wachten vooraleer tot de gunning van de opdracht over te gaan. • Indien een niet voor de gunning van de opdracht gekozen inschrijver een beroep heeft ingediend, moet de aanbestedende overheid wachten tot de uitspraak van de Raad van State om tot de gunning van de opdracht over te gaan, tenzij de Raad van State het beroep van de verzoeker heeft ingewilligd. In dat geval moet de aanbestedende overheid de beslissing van de Raad van State toepassen en desgevallend: hetzij de gunningsbeslissing aanpassen of, indien dit niet mogelijk zou zijn zonder het gelijkheidsbeginsel te schenden, de lopende procedure stopzetten en eventueel een nieuwe procedure opstarten.

13. 6. De openbare aanbesteding - kenmerken • Er gebeurt een aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (hangt af van het geraamd bedrag van de opdracht) • Het bestek moet beschikbaar zijn op het ogenblik van de publicatie • De opening van de offertes is voor iedereen toegankelijk. De prijzen worden bekendgemaakt • De procedure bestaat uit één enkele fase onderverdeeld in drie opeenvolgende stappen (de selectie van de inschrijvers, het onderzoek van de regelmatigheid van de offertes en de keuze van de offerte die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt) • De offertes worden getoetst aan één enkel gunningcriterium, de prijs • De regelmatige offerte met de laagste prijs komt voor het sluiten van de opdracht in aanmerking • Tijdens de procedure mag er niet worden onderhandeld: ingediende offerte = aanvaarde offerte

14. 6.1. De openbare aanbesteding - overzicht van de procedure Voorbereiden publicatie- bericht en bestek Advies inspectie van Financiën Publiceren be- richt in BDA (en in PEU) Opening offertes Onderzoek selec- tiecriteria Onderzoek ad- ministratieve regelmatigheid Onderzoek tech- nische regelma- tigheid Vaststelling- regelmatige offerte met de- Laagste prijs Gemotiveerdegunningsbeslissing Voorleggen voorstel gun- ning opdracht aan advies IF Kennisgeving van de Gunningsbeslissing aan de niet- gekozen inschrijvers (wachtperiode) Kennisgeving van de Gunningsbeslissing aan de gekozen Inschrijver (wachtperiode) Kennisgeving sluiten op- dracht Kennisgeving aan niet gekozen Inschrijvers (Indien geen Wachtperiode) Publicatie ge- sloten opdracht in BDA en in PEU

15. 7. De beperkte offerteaanvraag - kenmerken • Er gebeurt een aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (hangt af van het geraamd bedrag van de opdracht) • De procedure wordt opgesplitst in twee delen: selectie van de kandidaten en indienen van offertes • Het bestek wordt opgezonden aan de geselecteerde kandidaten • De opening van de offertes is enkel voor de geselecteerde kandidaten toegankelijk (de prijzen worden niet medegedeeld) • Hettweede deel van de procedure bestaat uit één enkele fase onderverdeeld in twee opeenvolgende stappen (het onderzoek van de regelmatigheid van de offertes en de keuze van de offerte die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt) • De offertes worden getoetst aan meerdere gunningcriteria • De interessantste (prijs/kwaliteit) offerte komt voor het sluiten van de opdracht in aanmerking • Tijdens de procedure mag er niet worden onderhandeld: ingediende offerte = aanvaarde offerte

16. 7.1. De beperkte offerteaanvraag - overzicht van de procedure Voorbereiden publicatie- bericht en bestek Advies inspectie van Financiën Publiceren be- richt in BDA (en in PEU) Opening kandida- turen Onderzoek selec- tiecriteria Onderzoek administratieve regelmatigheid offertes Gemotiveerde selectiebeslissing Kennisgeving selectie kandidaten + bestek Kennisgeving niet geselecteerde kandidaten Opening offertes Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de niet gekozen Inschrijvers (wachttermijn) Onderzoek technische regelmatigheid offertes Onderzoek offertes in hetraam van de gunningscriteria Gemotiveerdegunningsbeslissing Voorleggen gunningvoorstel aan advies IF Kennisgeving aan niet gekozen Inschrijvers (indien geen wacht-termijn) Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de gekozen Inschrijver (wachttermijn) Kennisgeving sluiten opdracht Publicatie gesloten opdracht in BDA en in PEU

17. 8. De beperkte aanbesteding - kenmerken • Er gebeurt een aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (hangt af van het geraamd bedrag van de opdracht) • De procedure wordt opgesplitst in twee delen: selectie van de kandidaten en indienen van offertes • Het bestek wordt opgezonden aan de geselecteerde kandidaten • De opening van de offertes is enkel voor de geselecteerde kandidaten toegankelijk (de prijzen worden medegedeeld) • Tijdens hettweede deel van de procedure gebeuren het onderzoek van de regelmatigheid van de offertes en de keuze van de offerte die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt, in één ruk • De offertes worden getoetst aan één enkel gunningcriterium, namelijk de prijs • De regelmatige offerte met de laagste prijs komt voor het sluiten van de opdracht in aanmerking • Tijdens de procedure mag er niet worden onderhandeld: ingediende offerte = aanvaarde offerte

18. 8.1. De beperkte aanbesteding - overzicht van de procedure Voorbereiden publicatie- bericht en bestek Advies inspectie van financiën Publiceren be- richt in BA (en in PEU) Opening kandida- turen Onderzoek selec- tiecriteria Gemotiveerde selectiebeslissing Kennisgeving selectie kandidaten + bestek Kennisgeving niet geselecteerde kandidaten Opening offertes Onderzoek administratieve regelmatigheid offertes Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de niet gekozen Inschrijvers (wachttermijn) Onderzoek technische regelmatigheid offertes Vaststelling offerte met de laagste prijs Gemotiveerdegunningsbeslissing Voorleggen gunningvoorstel aan advies IF Kennisgeving aan niet gekozen Inschrijvers (indien geen wacht-termijn) Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de gekozen Inschrijver (wachttermijn) Kennisgeving sluiten opdracht Publicatie gesloten opdracht in BDA en in PEU

19. 9. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking - kenmerken • Er gebeurt een aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (hangt af van het geraamd bedrag van de opdracht) • De procedure wordt opgesplitst in twee delen: selectie van de kandidaten en indienen van offertes • Het bestek wordt opgezonden aan de geselecteerde kandidaten • De opening van de offertes is enkel voor de geselecteerde kandidaten toegankelijk indien de aanbestedende overheid een publieke opening van de offertes wenst te organiseren. De prijzen worden niet bekendgemaakt. • Het tweede deel van de procedure behelst één fase, onderverdeeld in twee stappen: de regelmatigheid van de offertes en het inhoudelijk onderzoek van de offertes plaats, teneinde te weten met welke inschrijvers de aanbestedende overheid zal onderhandelen • Onderhandelingen grijpen plaats. Nadien wordt definitieve offerte neergelegd door inschrijvers die betrokken waren bij de onderhandelingen (BAFO’s = Best and Final Offers) • De Best and Final Offers worden getoetst aan de gunningcriteria vermeld in het bestek • De interessantste (prijs/kwaliteit) offerte komt voor gunning van de opdracht in aanmerking

20. 9.1. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking - overzicht van de procedure Voorbereiden Publicatie- bericht en bestek Advies inspectie van Financiën Publiceren be- richt in BDA (en in PEU Opening kandida- turen Onderzoek selec- tiecriteria Kennisgeving niet geselecteerde kandidaten Kennisgeving selectie kandidaten + bestek Onderzoek administratieve regelmatigheid offertes Opening offertes Gemotiveerde selectiebeslissing Onderhandelingen Uitnodigng onder- handeligen aan de in de short- list opgenomen inschrijvers Inhoudelijk onderzoek of- fertes in raam van shortlist Gemotiveerde beslissing inzakede samenstellingvan de shortlist Kennisgeving aan de voorlopig niet in de shortlist opgenomen inschrijvers Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de niet gekozen Inschrijvers (wachttermijn) Gemotiveerdegunningsbeslissing Verslag van de onderhandelingen Onderzoek of- fertes na onder- handelingen in het raam van de gunningcriteria Voorleggen gunningvoorstel aan de inspectie van Financiën Kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de gekozen Inschrijver (wachttermijn) Kennisgeving aan niet gekozen Inschrijvers (indien geen wacht-termijn) Kennisgeving sluiten opdracht Publicatie gesloten opdracht in BDA en in PEU

21. 10. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking - kenmerken • Er gebeurt geen publicatie. • De aanbestedende overheid kan maar moet geen selectiefase voorzien • Er moet aan ten minste drie potentiële kandidaten worden gevraagd om een offerte in te dienen op basis van het bestek • Het bestek wordt dus opgezonden aan de kandidaten die de aanbestedende overheid heeft uitgekozen • De opening van de offertes gebeurt normaal achter gesloten deuren, maar er mag ook een opening van de offertes plaatsgrijpen waarop enkel de geselecteerde kandidaten aanwezig mogen zijn (de prijzen worden niet bekendgemaakt) • Er grijpt een onderzoek van de regelmatigheid van de offertes en een inhoudelijk onderzoek van de offertes plaats, teneinde te weten met welke inschrijvers de aanbestedende overheid zal onderhandelen • Onderhandelingen grijpen plaats. Nadien wordt definitieve offerte neergelegd door inschrijvers die betrokken waren bij de onderhandelingen (BAFO’s = Best and Final Offers) • De Best and Final Offers worden getoetst aan de gunningcriteria vermeld in het bestek • De interessantste (prijs/kwaliteit) offerte komt voor het sluiten van de opdracht in aanmerking

22. 10.1. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking - overzicht van de procedure Voorbereiden bestek Advies inspectie van Financiën Verzenden bestek aan uitgekozen kandidaten Opening offertes Onderzoek ad- ministratieve regelmatigheid Inhoudelijk onderzoek of- fertes in raam van shortlist Gemotiveerdebeslissing inzakede samenstellingvan de shortlist Kennisgeving aan de voorlopig in de shortlist niet weerhouden inschrijvers Uitnodiging voor onderhandelingen aan de in de shortlist opge- nonmen inschrijvers Onderhandelingen Gemotiveerdegunningsbeslissing Kennisgeving van het sluiten van de opdracht Verslag van de onderhandelingen Onderzoek of- fertes na onder- handelingen in het raam van gunningcriteria Voorleggen gunningvoorstel aan inspectie van Financiën Kennisgeving aan de niet gekozen inschrijvers Publicatie gesloten opdracht in BDA en in PEU

23. 11. Bijkomende nuttige tips • Billijkheid en gelijke behandeling van alle kandidaten/inschrijvers zijn van primordiaal belang • Na betekening hebben de niet weerhouden kandidaten/inschrijvers het recht om de gemotiveerde selectiebeslissing en de gemotiveerde gunningsbeslissing te kennen. De motivering dient hen te worden opgezonden bij aangetekend schrijven binnen de 15 kalenderdagen na ontvangst van de schriftelijke aanvraag • Wat betreft de selectie: voor beperkte aanbestedingen en offerteaanvragen en voor onderhandelingsprocedures wordt er tussen de opening van de kandidaturen en de betekening van de beslissing van de aanbestedende overheid geen contact opgenomen met de kandidaten. De enige uitzondering is het inwinnen van bijkomende inlichtingen (schriftelijk - aangetekend - deadline vermelden) • Er wordt tussen de opening van de offertes en het sluiten van de opdracht geen contact opgenomen met de inschrijvers, behalve voor het inwinnen van bijkomende info, voor het voeren van de noodzakelijke onderhandelingen (bij onderhandelingsprocedures) en indien de wachttermijn wordt toegepast • De publicatie van de aankondiging van de opdracht wordt bij voorkeur op hetzelfde ogenblik verzonden aan het Bulletin der Aanbestedingen en aan het Publicatieblad van de Europese Unie. Dit gebeurt automatisch indien eNotification wordt gebruikt.

24. 11. Bijkomende nuttige tips (2) • Er wordt steeds een verslag gemaakt door de aanbestedende overheid van: • het onderzoek van de kandidaturen (bij beperkte offerteaanvraag en aanbesteding en bij onderhandelingsprocedures) • het onderzoek van de selectie van de inschrijvers (bij algemene offerteaanvragen en openbare aanbestedingen) • het administratief onderzoek van de offertes (alle procedures) • het technisch onderzoek van de offertes (alle procedures) • het inhoudelijk onderzoek van de offertes in het raam van de shortlist (enkel onderhandelingsprocedures) • het inhoudelijk onderzoek van de offertes (of best and final offers) in het raam van de gunningcriteria vermeld in het bestek (algemene en beperkte offerteaanvraag alsook onderhandelingsprocedures) • i.v.m. de vaststelling wie de laagste regelmatige offerte heeft ingediend (bij openbare en beperkte aanbestedingen)

25. 11. Bijkomende nuttige tips (3) • In een technisch luik wordt steeds een realistische omschrijving van het product of van de dienst gegeven. Dit mag niet leiden tot ongeoorloofde uitsluiting van potentiële leveranciers of dienstverleners. DOE DUS EEN DEGELIJK EN VOLLEDIG MARKTONDERZOEK • Snelheid bij het afwerken van de procedure is vooral een kwestie van een goede proactiviteit • Gebruik de typebestekken die ABA heeft ontwikkeld (enkel administratief-juridisch luik) • Contacteer ABA bij elke twijfel. Indien we niet op uw vraag kunnen antwoorden zenden we ze door naar Claude Dardenne van de Commissie voor Overheidsopdrachten, een autoriteit op dit vlak sinds vele jaren

26. 12. Bedragen van de opdrachten en mogelijke procedures - drempels • Tot 5.500,00 euro, exclusief BTW: de aanbestedende overheid kan de opdracht gunnen aan wie zij wilt • Vanaf 5.500,01 euro, excl. BTW, tot 31.000,00 euro, incl. BTW: er moeten steeds drie potentiële kandidaten worden aangeschreven. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is de ideale formule. De inspectie van financiën moet niet om advies worden gevraagd • Vanaf 31.000 euro, incl. BTW, tot en met 67.000,00 euro, excl. BTW: er moeten steeds drie potentiële kandidaten worden aangeschreven. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is de ideale formule. De inspectie van financiën moet wel om advies worden gevraagd • Vanaf 67.000,01 euro, excl. BTW, tot 125.000,00 euro, excl. BTW: de algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding is algemene regel. Enkel publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen • Vanaf 125.000 euro, excl. BTW, en meer: de algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding is de algemene regel. Publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie

27. 12. Bedragen van de opdrachten en mogelijke procedures – de tussenkomst van de inspectie van Financiën • U moet het gunningvoorstel aan de Inspectie van Financiën voor advies voorleggen indien: -    voor algemene offerteaanvragen en openbare aanbestedingen: het totaal bedrag van de te gunnen opdracht, inclusief BTW, meer dan 250.000,00 euro bedraagt; -    voor beperkte offerteaanvragen en beperkte aanbestedingen: het totaal bedrag van de te gunnen opdracht, inclusief BTW, meer dan 125.000,00 euro bedraagt; -    Voor onderhandelingsprocedures met en zonder voorafgaande bekendmaking: het totaal bedrag van de te gunnen opdracht, inclusief BTW, meer dan 31.000,00 euro bedraagt.

28. 13. Termijnen • A) Europese publicatie verplicht (raming opdracht is gelijk aan of hoger dan 125.000 Eur, excl. BTW). • Algemene offerteaanvraag en openbare aanbesteding: • zonder enuntiatieve aankondiging: opening offertes na 52 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de offertes niet inbegrepen) • met enuntiatieve aankondiging: opening offertes na 36 dagen (algemene regel) of 22 dagen (strikt minimum) (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de offertes niet inbegrepen) • Beperkte offerteaanvraag en beperkte aanbesteding (gewone procedure): • opening kandidaturen: na 37 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: na 40 dagen (dag van het opzenden van het bestek en van de opening van de offertes niet inbegrepen) of 26 dagen indien enuntiatieve aankondiging is gebeurd • Beperkte offerteaanvraag en beperkte aanbesteding (versnelde procedure): • opening kandidaturen: na 15 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: na 10 dagen (dag van het opzenden van het bestek en van de opening van de offertes niet inbegrepen)

29. 13. Termijnen (2) • Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: • geen termijn vermeld in de wetgeving inzake de overheidsopdrachten, maar voorzie een billijke termijn die de inschrijvers moet toelaten om een degelijke offerte in te dienen! • Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (gewone procedure): • opening kandidaturen: na 37 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: geen termijn vermeld in wetgeving inzake de overheidsopdrachten, maar voorzie een billijke termijn die de inschrijvers moet toelaten om een degelijke offerte in te dienen • Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (versnelde procedure): • opening kandidaturen: na 15 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: geen termijn vermeld in de wetgeving inzake de overheidsopdrachten, maar voorzie een billijke termijn die de inschrijvers moet toelaten om een degelijke offerte in te dienen!

30. 13. Termijnen (3) • B) Europese publicatie is niet verplicht (raming opdracht is lager dan 125.000 Eur, excl. BTW). • Algemene offerteaanvraag en openbare aanbesteding: • opening offertes na 36 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de offertes niet inbegrepen) • mits 7 dagen bekendmaking: 10 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de offertes niet inbegrepen) indien hoogdringendheid kan worden ingeroepen • Beperkte offerteaanvraag en beperkte aanbesteding (gewone procedure): • opening kandidaturen: na 15 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: na 15 dagen (dag van het opzenden van het bestek en van de opening van de offertes niet inbegrepen) • Beperkte offerteaanvraag en beperkte aanbesteding (versnelde procedure): • opening kandidaturen: na 10 dagen (voor zover de opdracht minimum 7 dagen werd bekendgemaakt, dag van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: na 10 dagen (dag van het opzenden van het bestek en van de opening van de offertes niet inbegrepen)

31. 13. Termijnen (4) • Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: • geen termijn vermeld in de wetgeving inzake de overheidsopdrachten, maar voorzie een billijke termijn die de inschrijvers moet toelaten om een degelijke offerte in te dienen! • Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (gewone procedure): • opening kandidaturen: na 15 dagen (dag van het opzenden van de publicatie en van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: 15 dagen (dag van het opzenden van het bestek en dag van de opening van de offertes niet inbegrepen) • Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (versnelde procedure): • opening kandidaturen: na 10 dagen (voor zover de opdracht minimum 7 dagen werd bekendgemaakt, dag van de opening van de kandidaturen niet inbegrepen) • opening offertes: 10 dagen (dag van het opzenden van het bestek en dag van de opening van de offertes niet inbegrepen)

32. 14. Naar de Ministerraad! • Algemene offerteaanvragen en openbare aanbestedingen: • leveringen: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 11.000.000,00 euro • Diensten: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 3.300.000,00euro • Beperkte offerteaanvragen en beperkte aanbestedingen: • leveringen: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 2.700.000,00 euro • Diensten: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 2.200.000,00euro • Onderhandelingsprocedures met voorafgaande bekendmaking: • leveringen: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 2.700.000,00 euro • Diensten: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 2.200.000,00euro • Onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking: • leveringen: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 1.100.000,00 euro • Diensten: het geraamd bedrag van de opdracht bedraagt meer dan 270.000,00 euro • alle bedragen zijn exclusief BTW • De raming van de opdracht dient maximalistisch te worden benaderd. Indien een overeenkomst voor meerdere jaren wordt afgesloten of wanneer en één of meerdere verlengingen van de opdracht mogelijk zijn, dient de geraamde uitgave voor de maximale duur in aanmerking te worden genomen.

33. 15. Te vermijden valkuilen • Controleer of de selectiecriteria in verhouding staan met de grootte van de opdracht • Ga bij de controle van de kandidaturen/offertes niet verder dan wat in de selectiecriteria beschreven staat • Niet ondertekende offertes veroorzaken de substantiële onregelmatigheid bij open en beperkte procedures • Afwijkingen in de offerte met betrekking tot de betalingstermijn van de facturen, de geldigheidstermijn van de offertes vermeld in het bestek en de maximumtermijnen vermeld in het bestek, veroorzaken de substantiële onregelmatigheid van de offertes • De gunningsbeslissing moet degelijk gemotiveerd worden • Pas de wachttermijn correct toe! Wacht na de vijftiende dag nog een week vooraleer de opdracht te sluiten (indien geen beroepen werden genoteerd)

34. 16. Te verwachten wijzigingen aan de reglementering • Implementatie van de nieuwe Europese Richtlijn inzake de overheidsopdrachten van 31 maart 2004 in de Belgische reglementering, in het bijzonder: • Het voorzien van de mogelijkheid om in de klassieke sectoren raamovereenkomsten af te sluiten. • Het opnemen van het begrip ‘aankoopcentrale’ in de reglementering op de overheidsopdrachten. • Voor beperkte procedures: het invoegen van een ‘dialoogfase’ tussen de selectie van de kandidaten en het opzenden van het bestek, namelijk de concurrentiegerichte dialoog. • Eventueel: • Het mogelijk maken voor de aanbestedende overheden om te werken met dynamische aankoopsystemen. • Het voorzien van de mogelijkheid om veilingen in overheidsopdrachten te voorzien.

35. 17. Vragen • Zijn er nog vragen?