KM et intranet juridique d'une entreprise multilingue - un début d'expérience

1. KM et intranet juridique d'une entreprise multilingue - un début d'expérience M. Simon GOSSET. Conseiller juridique Senior Direction Juridique Corporate SUEZ simon.gosset@suez.com 17 11 2005 Juriconnexion

2. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 2 Introduction • KM /Intranet= “logiciel culturel” d’intégration à la croisée de plusieurs “couches d’information” utiles : communication interne/externe + information interne/externe + organisations d’entreprises + droits + visions + etc. • Juridique d’entreprise : le juriste d’entreprise, expert dans ses domaines doit être à l’écoute de l’évolution des droits mais aussi des métiers de l’entreprise qu’il sert (clientèles internes). • Le multi-linguistique/culturel = facteur de complexité pour le juriste comme pour la mise en place et la dynamique de KM

3. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 3 Introduction • Rappel de l’identité/profil de SUEZ en tant que groupe international • Rappel des grands axes d’organisation du groupe, de l’organisation des départements juridiques, du profil de KM juridique • Du multi/inter-lingue au multi/inter-culturel : choix préalables et « traductions » concrètes dans l’intranet pour favoriser la Communauté de Pratiques (CoP) des Juristes du Groupe SUEZ

4. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 4 Identité de SUEZ • Groupe industriel et de services international, • SUEZ conçoit des solutions durables et innovantes dans la gestion de services d’utilité publique en tant que partenaire des collectivités, des entreprises et des particuliers dans l’électricité, le gaz, les services à l’énergie, l’eau et la propreté.

5. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 5 Chiffres clés • 40,7 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2004. • 80% du chiffre d’affaires réalisé en Europe (dont 55 % en Belgique et en France). • 160 700 collaborateurs dans le monde (dont 25 000 en Belgique et 65 000 en France). • Plus de 3 000 municipalités et 200 millions de particuliers desservis au quotidien. • 500 000 clients industriels et commerciaux. • 1 653 sites certifiés ISO 14001, ISO 9001 v2000 ou EMAS. • 400 chercheurs dans 6 centres de R&D.

6. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 6 Chiffres d’affaires et effectifs par région • Chiffre d’affaires 2004 :40,7 milliards d’euros • Effectifs monde : 160 700 collaborateurs * E u r o p e € 32,4 mds 128 800 coll. A s i e &P a c i f i q u e € 1,9 md 5 200 coll. A m é r i q u ed u N o r d € 3,9 mds 5 700 coll. A f r i q u e € 0,6 md 4 000 coll. A m é r i q u ed u S u d € 1,9 md 17 000 coll. * au 31.12.2004

7. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 7 Un développement ciblé • Marché domestique : France + Benelux • Marché de développement : reste de l’Europe E u r o p e C h i n e E t a t s - U n i s T h a ï l a n d e B r é s i l Marché domestique Développement prioritaire Positions fortes

8. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 8 Une histoire de plus de 150 ans 1822 1858 1880 1895 1919 2001 S U E Z S o c i é t é L y o n n a i s e d e s E a u x e t d e l ’ E c l a i r a g e (future Lyonnaise des Eaux) S o c i é t é I n d u s t r i e l l e d e s T r a n s p o r t s A u t o m o b i l e s (SITA) S o c i é t é G é n é r a l e d e s P a y s - B a s (future Société Générale de Belgique) CompagnieUniverselledu Canal M a r i t i m e de Suez C o m p a g n i e M u t u e l l e d e T r a m w a y s (future Tractebel)

9. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 9 Une organisation intégrée • Le métiers de SUEZ sont structurés en quatre branches d’activité opérationnelles : Services à l’énergie Services d’eau et d’assainissement Electricité Electricité Gaz Gaz Ingénierie du traitement de l’eau Ingénierie Gaz Naturel Liquéfié Gaz Naturel Liquéfié Installation et Maintenance Services de propreté Services Services

10. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 10 L’organisation du Juridique, support du KM • Groupe jeune (1997), dont les 4 métiers techniques et les structures (Branches) sont depuis fin 2003 stabilisés • Société de production et de services fortement décentralisée (« BU’s 1st »/ « People 1st »). • Plus de 200 juristes et assistantes dans 19 pays (2004) deployés au milieux de 160 000 collègues. Multi-localisme juridique. • Europe, centre et point de départ du groupe à l’international, avec deux racines culturelles, belge et française. • Informatique très hétérogène en voie d’unification, le KM juridique doit s’insérer dans un univers IT complexe.

11. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 11 Eléments Clefs du KM Juridique • Intranet très récent (Mars 2005). Technologie SAP Portal (v. 6). KM de 1ère génération. Coûts 50 K€ initiaux. • Logique « communautaire » = adhésion de chaque individu. KM = Fédération des directions juridiques corporate + branches + BUs • 300 utilisateurs dont 100 « invités » (accès partiel et limité) et 200 juristes et assistantes (bilan 10/05) • Gérer les forces centrifuges naturelles: différences de pays, langues, cultures, de systèmes juridiques => Belgique + France + …. Volonté de décloisonnement des savoirs juridiques • Structuration : taxonomie (Branches de droit/ Périmètre: Int, EU, B, F) = simplicité / rusticité / pérennité.

12. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 12 Les choix préalables pour gérer l’inter-linguistique Multi-Culturel (E, F, NL, etc.) « KM Harvest » « By branch of law » E English (E) « Strong Trunk » “Common language for the intranet « Cultural & Language Roots  by community» Next Legal CoP Belgique (F, NL) France (F)

13. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 13 Les choix préalables pour gérer l’inter-linguistique • Langue de navigation : sous SAP Portal (5 langues possibles) : anglais seulement pour faire simple en matière de structuration • Langue de contenu : langue locale utilisée (F/NL/E) mais l’anglais est prédominant à l’international et en affaires européennes (News/ Content) • Traductions : F/Anglais/NL uniquement pour favoriser la culture juridique Groupe (« Legal Topics ») • Tools : Outils informatiques de traduction au cas où… • Membre : Peut faire partie d’1 voire 2 communautés (expatriés) + Repérage des compétences linguistiques (W s’W) outre ses compétences juridiques (National/Europe/International)

14. (ne pas diffuser)11/10/2005 14 Extraction Legal Portal

15. (ne pas diffuser) 11/10/2005 15 Extraction Legal Portal F Nl Eng

16. 16 Natural demand of language skills according to the Group’s target countries (listed in LP) Source H. van Bockhaven - 18/05/05

17. 17 The potential richness of the Legal Portal : • Linguistic skills detected via the Legal Portal (May 2005) : Source H. van Bockhaven - 18/05/05

18. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 18 L’inter-culturel : facteurs d’évolution (conclusions) • Gérer l’inter-culturel en mode virtuel via l’informatique: • 1) L’anglais, une langue non hégémonique mais véhiculaire, réductrice de coûts et de temps, incontournable dans un monde des affaires désormais globalisé • 2) Respect des langues = respect des identités et des cultures, ferment de la pérennité de la démarche • 3) Support progressif de la hiérarchie au décloisonnement. Animateurs relais tournés vers l’inter-culturel indispensables. • Début d’expérience : objectif B + F = 198 juristes et assistantes d’ici fin 2005. 90 ont fait le premier pas.

19. E n g a g e m e n t • P e r f o r m a n c e • R e s p o n s a b i l i t é 19 L’inter-culturel : facteurs d’évolution (conclusions) • Rappel : L’évolution technologique devance celle des mentalités • Bill Gates (Microsoft) : « De plus en plus, l’information abandonne le papier pour adopter le format de l’écran. (…)Un jour, la monnaie deviendra obsolète, ainsi que les cartes et plans sur papier. Prendre des notes sur des feuilles sera obsolète. (…) Pour les ordinateurs, la traduction simultanée sera prête d’ici à 5 ans. (…) (Mais), l’histoire et la culture sont les domaines les plus difficiles à traiter …». (Challenges – 06/12.10.05) • Stratégie : Le modèle d’un KM juridique interculturel en entreprise est à réadapter en permanence en scrutant les attentes et besoins • Tactique : simplicité des solutions et humilité des approches …pour faire évoluer les esprits et les habitudes (résistance au changement) !