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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR. PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE. José D. Sánchez Rojas Auditor Senior, Div. B. Definición. Propiedad (activos fijos):

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Presentation Transcript

  1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE José D. Sánchez Rojas Auditor Senior, Div. B

  2. Definición Propiedad (activos fijos): bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión, donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno.

  3. Clasificación de la Propiedad Mueble se puede utilizar repetidas veces, de relativa permanencia se puede transportar de un sitio a otro Inmueble no se puede transportar de un sitio a otro existencia permanente

  4. Leyes y Reglamentación Aplicables Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico: Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.

  5. Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Rama Ejecutiva Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico Departamento de Hacienda Cartas Circulares y Reglamentos Reglamentación interna

  6. Departamento de Justicia Departamento de Hacienda Oficina del Contralor Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables • Pérdida o hurto de la propiedad • Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 • Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.

  7. Encargado de la Propiedad • Nombrado por el jefe de la entidad. • Responsable de: • La custodia • El control de los activos fijos En el caso de las dependencias gubernamentales el nombramiento es aprobado por el Secretario de Hacienda

  8. Cont. Encargado de la Propiedad • Responsabilidades: • Mantener al día los expedientes • Asignar número y numerar el equipo. • Dar de baja equipo. • Emitir Recibo de Propiedad en uso • Realizar inventarios físicos anuales Fianza Tiene que estar cubierto por una fianza

  9. Control de la Propiedad Identificación y numeración • Controles • la asignación e identificación mediante número visible y que no sea fácil de remover • etiquetas • marbetes de metal • tinta permanente • Valoración • Costo real • Tasación o estimados

  10. Inventario Físico • ¿Cuándo? • una vez al año o • cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables • ¿Quién lo realiza? • Encargado de la Propiedad • bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

  11. Propiedad Excedente o Inservible • Criterios • Sin utilidad, obsoleto • Deteriorado y su reparación sea costosa • No cumple con el fin para el cual fue adquirido • Se debe seguir los procedimientos establecidos según la entidad, para declarar una propiedad excedente

  12. Pruebas a realizar • Programa de auditoría • Propiedad Mueble e Inmueble, LA-02, Rev. Mayo 05 • Propósito • Determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad

  13. Cont. Pruebas a Realizar • Verificaciones a base de la reglamentación, tales como: • Inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias • Evaluación de disposición de propiedad dada de baja. • Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.) • Informes de hurto de propiedad hurtada

  14. Cont. Pruebas a Realizar • Conclusión – del auditor • Si a base de la evaluación de los controles internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.

  15. Hallazgos más comunes • Utilización de propiedad para fines político-partidista y otros fines ajenos a la gestión pública. • Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia. • No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.

  16. Cont. Hallazgos más comunes • No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad. • No se le requieren a los funcionarios que cesan en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico. • Propiedad no localizada para examen.

  17. Cont. Hallazgos más comunes • Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad. • No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados. • Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario

  18. Folleto Informativo

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