Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Luis Alfredo Torres de Jesús Auditor Senior, Div. M

2. Temas • Definición y clasificación • Leyes y reglamentos aplicables • Encargado de la Propiedad • Uso, control, contabilidad y valoración • Inventarios físicos

3. Cont. Temas • Propiedad excedente • Pérdida o hurto • Fianza • Programas de Auditoría • Hallazgos más comunes

4. Definición • Propiedad (activos fijos): Bienes muebles e inmuebles perteneciente al, o de valor al gobierno, adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.

5. Clasificación • Propiedad Mueble • que se puede utilizar repetidas veces • de relativa permanencia • se puede transportar de un sitio a otro (Ej. escritorios, equipo de oficina, computadoras, libros, etc...)

6. Cont. Clasificación • Propiedad Inmueble • no se pude transportar de un sitio a otro • existencia permanente (Ej. edificios, terrenos, carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)

7. Leyes y Reglamentos Aplicables • Sección 9 del Artículo VI de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico “Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley”.

8. Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Municipios y Consorcios Municipales • Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 • Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el 30 de junio de 1995 • OMB-A-102 (Reglamentación Federal - OMB) • Ley de Ética Gubernamental

9. Encargado de la Propiedad • Nombrado por el Alcalde • Será responsable de: • la custodia y • el control de los activos fijos

10. Cont. Encargado de la Propiedad • Responsabilidades • Mantener al día los expedientes de los activos fijos • Asignar número y numerar el equipo • Iniciar los trámites para dar de baja cualquier equipo • Velar porque toda la propiedad esté respaldada por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) • Llevar el control de las transferencias de la propiedad (Forma OCAM FA-04) • Realizar inventarios físicos anuales

11. Uso y Control de la Propiedad Pública • Dependencia de inventario Es el Departamento al que se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad. • Toda la propiedad se controla a base de: • La asignación de un número. • Identificación con el número visible y que no sea fácil de remover, mediante el uso de etiquetas, marbetes de metal o tinta permanente.

12. Contabilidad de la Propiedad Responsables • Rama Ejecutiva • Secretario de Hacienda • Dependencias Judiciales y Legislativas • (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico) • Entidades Corporativas y los Municipios

13. Valoración de la Propiedad • Costo real • En ciertos casos por tasación o estimación del valor

14. Inventario Físico de la Propiedad • ¿Cuándo? • una vez al año o • cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables • ¿Quién lo realiza? • Encargado de la Propiedad • bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

15. Propiedad Excedente o Inservible • Criterios • Sin utilidad • Deteriorado y su reparación sea costosa • Obsoleta • No cumple con el fin para el cual fue adquirida • El Director de Finanzas certificará la propiedad inservible, el Auditor Interno y la Legislatura Municipal supervisarán el proceso y posteriormente se elimina de las cuentas e inventarios.

16. Departamento de Justicia Departamento de Hacienda Oficina del Contralor Pérdida o Hurto de la Propiedad • Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.

17. Cont. Pérdida o Hurto de la Propiedad • Oficina del Contralor • Todo caso • Prontamente Notificación a: • Departamento de Justicia • Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000 • Como resultado de una investigación que indique la comisión de un acto ilegal • Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial • Departamento de Hacienda • Notificar al Área de Seguros Públicos - para reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes

18. Fianza • Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.

19. Programa de Auditoría Propiedad Mueble e Inmueble (CI-6)

20. Objetivos del Programa de Auditoría • Facilitar una guía eficaz y actualizada al proveer una herramienta que permita detectar deficiencias y errores materiales en la propiedad • Verificar el cumplimiento de la Ley y Reglamentación

21. Cont. Objetivos del Programa de Auditoría • Obtener conocimiento general de los controles internos y estructura organizacional. • Corroborar que la propiedad esté correctamente identificada y el uso debido de la misma. • Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.

22. Áreas del Programa de Auditoría (CI-06) • Consideración del ambiente • Pruebas generales • Conclusión • Comunicación a la Gerencia

23. Cont. Áreas del Programa de Propiedad Consideración del ambiente (Cuestionario) El auditor verificará: • las leyes, reglamentos y procedimientos relacionados con la propiedad del Municipio • si existe un Encargado de la Propiedad • los controles internos, segregación de funciones, récords adecuados

24. Cont. Áreas del Programa dePropiedad • asi se investiga y notifica el hurto o desaparición de propiedad • si los funcionarios autorizados aprueban las transacciones relacionadas.

25. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Consideración del ambiente • Está la propiedad numerada • Se realiza anualmente el inventario de la propiedad • Se expiden los recibos al entregar la misma • Se concilian los subsidiario y el mayor general

26. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Pruebas de cumplimiento El propósito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad.

27. Cont. Áreas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento • Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias • Examen de la muestra de propiedad: • Registro de Órdenes y Contratos • Inventario de Propiedad • Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) • Propiedad numerada • Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04) • Uso apropiado de la propiedad

28. Cont. Áreas del Programa de Propiedad OCAM FA03 OCAM FA04

29. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Verificación de la adquisición de propiedad inmueble • Investigación de título o tasación • Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad • Registro de Bienes Inmuebles • Informes de hurto de propiedad hurtada • Investigación administrativa • Notificación a las agencias correspondientes • Se fijó responsabilidad por las mismas • Se registró o se dio de baja la propiedad

30. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Disposición de la propiedad mueble • Certificación del Director de Finanzas • Aprobación Legislatura Municipal • Verificar el proceso de subasta cuando aplique • Testigos de la disposición de la propiedad • Minuta del proceso • Eliminar del inventario

31. Cont. Áreas del Programa de Propiedad OCAM FA02

32. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Observación de la organización y protección física de la propiedad, herramientas y demás propiedad similar • Almacén de propiedad – organización y seguridad

33. Cont. Áreas del Programa de Propiedad • Conclusión • Evalúe los resultados de las pruebas de controles internos y de cumplimiento realizadas a la unidad. • Redacte los hallazgos. • Prepare la Carta a la Gerencia.

34. Hallazgos más comunes • No se efectúan inventarios físicos anuales ni periódicos • Utilización de propiedad para fines político partidista y otros fines ajenos a la gestión pública • Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia

35. Cont. Hallazgos más comunes • Propiedad no encontrada para examen • No se le requiere a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico

36. Cont. Hallazgos más comunes • No se le requiere un inventario físico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona • No se expiden recibo de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades • No se realizan investigaciones administrativa de los hurtos de la propiedad mueble

37. Cont. Hallazgos más comunes • Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad • Propiedad comprada no registrada • Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario • Adquisición de propiedad a la cual no se le dio uso

38. Folletos Informativos