FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

1. FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund und Christoph Obholzer Verwaltungsinterne Portale Ergebnisse des Forschungsprojekts „Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“Präsentationhttp://www.foev-speyer.de/portaleForschungsinstitut für öffentliche Verwaltungbei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften SpeyerFreiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: foev@foev-speyer.de - Internet: http://www.foev-speyer.de

2. Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff Auf verwaltungsinterne und externe Informationen Unter einer einheitlichen Oberfläche Intranetportal: Definition

3. Vielzahl von Datenquellen Vielzahl von Abfragesystemen Ungenutzte interne Ressourcen  Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen Warum Mitarbeiterportale?

4. Problemlage Handbücher, Anleitungen… ERP-System Internet ? Mitarbeiter Informationen einzelner Abteilungen Aktuelle Nachrichten ? ? ? Externe Anfragen und Anträge Organisation und Kontakte Abgeschlossene Vorgänge/Archiv „Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…“

5. eArbeitsplatz Lösung: eArbeitsplatz und Intranetportale Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen

6. Elektronischer Arbeitsplatz IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch: • Direkter Zugriff auf alle Informationen • In aufbereiteter Form • Über das Intranetportal

7. Elektronischer Arbeitsplatz • Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax? • Zugriff auf das Internet? • Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen?

8. Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes • Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf • besser verfügbare Informationen • Schnellere Abwicklung von Akten und • Tätigkeiten durch parallele und • prozessorientierte Arbeitsweisen • Möglichkeit der elektronischen Auswertung • und der Zielüberprüfung • Transparenz des Mitarbeiters

9. Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes • Initiierung • Bearbeitung • Koordination • Dokumentation • von Arbeitsvorgängen • Zugriff auch • durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig • von verschiedenen Orten

10. Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80-90% günstiger als Anfragen bei „Call Center“ oder „Helpdesk“ foev.dhv-speyer.de

11. eArbeitsplatz Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 1. Säule Bewerberportale(eRecruiting)

12. Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP) 1. Stufe - Planning Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

13. … ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle. Dazu gehört: Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung) Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen Planung von Budgets Planung von Projekten 1. Stufe - Planning

14. 2. Stufe - Attraction Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

15. … ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber. Erfolgt in umfassenden Kampagnen Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet Geschieht durch: - Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien)- Veranstaltungen- Sponsoring- … 2. Stufe - Attraction

16. 3. Stufe - Sourcing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

17. … umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind. Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z.B. Bewerberportal, Zeitung etc.) Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal) Durchsuchen von „Talent-Pools“ Registrierung der Kandidaten Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch) 3. Stufe - Sourcing

18. 4. Stufe - Qualifying Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

19. ... ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team. Dazu gehören: Verschiedene Bewertungsverfahren Beratende Vorgespräche Vorstellungsgespräche Koordination der Abläufe Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern 4. Stufe - Qualifying

20. 5. Stufe - Closing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

21. … ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle. Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten Weitere Gespräche mit dem Bewerber Verfassen eines Statusberichts Abwicklung der Korrespondenz Koordination der Verhandlungen Abfassen des Vertrags Unterbreitung eines Angebots Abschluss des Vertrags 5. Stufe - Closing

22. 6. Stufe - Retaining Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

23. … ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde. Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikationüber:- Marktsituation- Persönlichen Marktwert- Aufstiegsmöglichkeiten- Berufliche Perspektiven „Warmhalten“ der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen Bündelung im sog. „Talent Pool“ 6. Stufe - Retaining

24. Bewerberportale am Beispiel von „eRecruting 2.0“ www.softgarden.de

25. eRecruting 2.0 - Übersicht der erfassten Stellen

26. eRecruting 2.0 - Bewerbungswege

27. eRecruting 2.0 - Bewerberprofil

28. eArbeitsplatz Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 2. Säule Employee Self Service (ESS)

29. Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z.B.: Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …) Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen Reisekostenabrechnung selbst erstellen Versetzungswünsche angeben und planen Fortbildungen planen und durchführen (eLearning) Mitarbeiterbindung (Alumni) „Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft“

30. Folge: Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister Gespräche vor Ort Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften Aufspüren von drohenden Entwicklungen … „People Care“ statt „People Datenpflege“

31. ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter: Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe)  Dienstherrenbezogene Daten Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …)  Personenbezogene Mitarbeiterdaten Mehr Transparenz, bitte !

32. Vorteile für das Unternehmen / Behörde: Kostenreduzierung (Personalbereich) Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von Daten) Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht) Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche) Vorteile für den Mitarbeiter: Zufriedenheit (Transparenz, „Blick für‘s Ganze“) Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher Angelegenheiten größere Autonomie für den Einzelnen Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile

33. Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3) www.sapdesignguild.org

34. ESS als Lebenslagenportal - I

35. ESS als Lebenslagenportal - II www.lawson.com

36. ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug)

37. eArbeitsplatz Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 3. Säule eLearning Wissensmanagement

38. eLearning unterstützt den Wissenserwerb • eLearning ist eine zusätzliche technisch basierte • Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die • klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung • Die Lernumgebungen basieren weitestgehend auf den • Diensten des Internet als primäre Modi für • Kommunikation und Präsentation.

39. Interaktive Übungsaufgaben Glossare, Gelbe-Seiten Asynchron / Selbstbestimmt Projektdatenbanken Chatrooms, Newsgroups Synchron / Kooperativ Konferenzsysteme Beratung Meilensteine Themen / Aufgaben Lernplan Strukturierung Steuerung / Ziele Evaluierung Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik Webbased Training Interaktive Tests Lernlogistik

40. eGov-Learning@Komm www.hfw-speyer.de

41. Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg) www.oncampus.de www.vcrp.de

42. Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen • Wissensmanagement ist ein eigener systematischer • Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von • vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der • Organisation beinhaltet • Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt?

43. Wissens- Management- System Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden? Extern Intern Implizit Kollektiv Explizit Individuell

44. Wissensträger Wissensempfänger Wissensempfänger Wissens- Management- System Funktionsweise Wissensmanagement Kommunikation Externalisierung (Explizit) Internalisierung (Neuronal) (Ontologisch) Themen Attribute Lageplan Beziehungen Klassifizierung

45. Wissens- Management- System IT-Architektur Wissensmanagement • Verbundsysteme • Standardsoftware • Groupware Benutzeroberfläche • Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung • Optimierung der Struktur der Wissensbasis • Wissenssuche und Wissensnetzwerke Services Wissenslandkarte • Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie) Wissensbasis • Data-Warehouse Systeme • Dokumenten- und Workflow-Management • Repositories Hardware und Softwarebasis

46. eArbeitsplatz Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 4. Säule Projekt- und Gruppenportale

47. Kernfunktionen eines Collaborationportals Projektvorhaben • Dokumentenverwaltung: • Aufgaben und Prioritäten • Zeitplan / Historie • Status der Dokumente • Arbeitsplanung: • Zeit und Ressourcen • Workflows • Meilensteine Collaboration • Kommunikation: • Projektkalender • Diskussionsforen • Konferenzsysteme • Controlling (Steuerung): • Zielerfüllung • Ereignisberichte • Ressourcenverwendung Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information

48. Beispiel: Dokumentum eRoom www.documentum.de

49. Beispielprojektraum: Team Project

50. Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten