Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter

1. Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter 2008-10-28 Hans Petersson, Stadskansliet Lars Runesson, Intraservice Lars Ljungblom, Logica Magnus Staxäng, PREERA

2. Någon kul inledning Foto: Lennart Forsberg

3. Vad man gör på stadskansliet Start och övergång Något om system Vad som är sagt Storleken har betydelse! Foto: Lennart Forsberg

4. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Införande i flera steg Förberedelser Övergång & Driftsättning Överlämning Projektavslut projektet Införandeorganisation Övertagande staden aug-dec jan-mar apr-jun organisation

5. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Avgränsa Förbered Följ upp

6. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Införandeplan okt dec jan feb mar nov Arbets-grupper ReglerRutiner Utveckling av central redovisning Kodplan Inläsning Upp-datering Paket Utdata1 Utdata2 Använ-dare Upp-datering UB/IB m.m., förbereda/genomföra System Pres-tandatest Tester i testmiljö Tester i produktion WS Införande Gem ut-bildning Lok ut-bildning Över-lämning Drifts-strategiÖvergång TidplanDrift- och övergång Driftsättning och övergång enligt strategi och plan Beslut

7. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Utbildning • Utbildning för utbildare • Utbildning i införande • Separat systemutbildning • Nov/dec • Utbyggnadsbart utbildningsmaterial i tre nivåer – beroende på målgrupp • Förutsätter att deltagarna är väl bekanta med material och system

8. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Förändringen i sammanfattning Införs under kort period Modell RESULTAT-RÄKNING Process IT-stöd

9. Vad man gör på stadskansliet Start och övergång Något om system Vad som är sagt Storleken har betydelse! Foto: Lennart Forsberg

10. STORLEKEN HAR BETYDELSE! Önskemål, analys och beslut • Utgångspunkter för beslut som fattas av stadskansliet under projektet: • Inga regler i befintliga huvudböcker kommer att föras över med automatik!

11. VAD SOM ÄR SAGT Indatahantering Gemensamma flöden Ekonomimodelloch kodplan Bokslut och interna mellanhavanden Budget och Prognos

12. VAD SOM ÄR SAGT Ekonomimodell/Kodplan KONTO obl4 (5) pos • Verksamhetsuppföljningen A & O • Kodplan samordnad och fastställd • Kodsträng synlig i enhetlig ordning • Synliga gemensamma koder styrs lokalt • Intervall för gemensamma koder • Lokala underkoder på lokala begrepp • Enhetlig RR och BR • Stympade begrepp i Personec ANSVAR obl3+6 pos VERK obl4 pos MOTPART obl4 pos OBJEKT friv3+12 pos PROJEKT friv3+1+6 pos AKTIVITET friv3+7 pos SPEC friv3+7 pos

13. VAD SOM ÄR SAGT Indatahantering • Förvaltningen ansvarig för indatakvaliteten • Samordnade och fastställda indataregler • 100% Webbokföringsorder • Kommuncentral superbokföringsorder • Standard för buntnamn och vernummer • Begränsning i ändring på vänteregister • Ändringslogg

14. VAD SOM ÄR SAGT Finansflöden/Clearing Löne-avräkning • Central bokföring av likvidflödet • Tre gånger/månad • Stadskansliet godkänner bunt och transaktionerpå förvaltningens ansvar • Bruttobokföring • Fördelning av förvaltning Kommun-bidrag 14.400 Mkr 10.800 Mkr 4.200 Mkr Tilläggs-budget PO 1.500 Mkr Egetkapital Moms

15. VAD SOM ÄR SAGT Fakturaflöden • Konton kopplade till reskontror redovisas på förvaltningen • Låsta konton för central användning • Momsrapportering på förvaltningen • Betalning bokförs som idag • Likvidreglering efter faktisk betalning • Likvidreglering inklusive moms

16. VAD SOM ÄR SAGT Bokslut • Gemensam tidplan • Bokslutsprocessen i ett nötskal • Periodisering/upplupet samma indatakrav • Periodisering över årsskiftet • Upplupet/Vändas med fast datum och text vid bortbokning • Inga centrala krav på fördelning av OH • Övergångstidplan detta årsskifte

17. VAD SOM ÄR SAGT Interna mellanhavanden • Gemensam tidplan • Faktiskt nyttjande eller abonnemang • Säljarens periodisering ärvs av köparen • Regler för uppbokning av fakturor • Avstämning av interna mellanhavanden vid bokslut • Köparen har tolkningsföreträde

18. VAD SOM ÄR SAGT Budget och prognos 2009 • Gemensamma indatakrav • Gemensam tidplan • Budget rapporteras i Cognos • Budget registreras i GemHB från februari • Budget ska vara periodiserad • Månadsbudget • Grundpaket och lokala periodnycklar • Budget ger utfall för vissa • Prognospiloter efter delårsbokslutet

19. Vad man gör på stadskansliet Start och övergång Något om system Vad som är sagt Storleken har betydelse! Foto: Lennart Forsberg

20. NÅGOT OM SYSTEMEN Systemutformning- skillnad mot idag Utdata Test

21. NÅGOT OM SYSTEMEN Systemutformning – skillnad mot idag WebBfo Anläggningsreskontra • Ändrad kodsträng • Enda bokföringsordern • Nya händelsekoder • Ny struktur vernummer • Användarlogg (valbar från Navigator) • SuperBfo kommuncentralt • Parallellt 2008/2009 • Ändrad kodsträng • Kvar i befintliga enheter • Integration till/från för de som har investeringar • Integration till GemHB för de som inte har investeringar

22. NÅGOT OM SYSTEMEN Systemutformning – skillnad mot idag Gasell Lev- och kundreskontra • Ändrad kodsträng • Låst periodisering • Säljarens bokföringsdatum och ankomstbokföringsdatum • Ny release i december • Ändrade bokföringsflöden • Ändrade likvidprinciper • Kundreskontran styr bokföringsdatum för intäkter Fakturauppsamling • Kvar i befintliga enheter • Ändrad kodsträng • KFA-buntar från kundreskontran vid klarmarkering WebFaktura, PCLev, Dagrapport, Giraff • Ändrad kodsträng

23. NÅGOT OM SYSTEMEN Systemutformning – skillnad mot idag HN-databas Prognos/Uppföljning • Lokala DB kvar för material från Fupps m.m. • HN-kundreskontra blir HN-Gem med listor även från GemHB • Ny rapport från GemHB • Ev ändring av hierarkier Kameleonten Budget • Ändrad kodsträng • Principer för koder/förvaltning Horisonten KUB • Ändrad kodsträng • Budget ingår • En kommungemensam

24. NÅGOT OM SYSTEMEN Från textbaserat gränssnitt…

25. NÅGOT OM SYSTEMEN …till 100% webbgränssnitt !

26. NÅGOT OM SYSTEMEN Systemutformning – skillnad mot idag Huvudboken • En fysisk enhet • Ändrad och gemensam kodsträng • Prefix på lokala begrepp • Varje förvaltning styr giltighet för Konto/Verk/Motpart • Gemensamma indatakontroller • Alla tabeller blir gemensamma • Ändring av signalerade poster i normalfallet • Ett par användare kan ändra allt på vänteregistret • Ändringar i logglista • Månadsfack stängs centralt • Förvaltning kan stänga tidigare • Hjälptexter online

27. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 1 Gemensamt utseende för alla förvaltningar Anm. Alla systembilder är från testmiljö. Reservation för ändringar till produktion

28. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 2 Låst periodfördelning på kommuninterna fakturor

29. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 3 Startsida med central och lokal information

30. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 4 Markera synlighet i respektive system PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad - 30 -

31. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Exempel på förändring 5 Tillgängliga funktioner på vänteregister Webb • Tillbaka till buntöversikt • Till transaktionsöversikt • Borttag av bunt och transaktioner • Ändring av text, belopp eller aj-kod • Sök felsignaler i bunten • Avgränsa urval med villkor • Räkna om buntsumma • Kör onlinekontroll på buntens transaktioner • Direktajourhåll bunten

32. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 6 En scrollbox med valbara giltiga värden för begreppet

33. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 7 Poster som signalerats kan inte ändras (undantaget 1-2 pers per förvaltning)

34. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 8 Gemensamt baspaket av periodnycklar Förvaltningsspecifika periodnycklar inom intervall

35. NÅGOT OM SYSTEMEN Exempel på förändring 9 Logglista med postens löpnummer, vad som skett med bokföringstransaktionen, vem som påverkat posten och när förändringen gjordes

36. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdata • Gemensam navigator/frågor från arbetsgrupp • Specifik utdata beslutas av systemansvarig • Användargrupp styr navigator • Hjälptexter online • Flera förbättringar • Gemensamma favoritfrågor • Delmodell C för stadskansliet • Gemensamma rapporter och listor • Vidareutveckling under 2009

37. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdataexempel 1 Fråga resultaträkning per verksamhet med möjlighet till nedbrytning PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad - 37 -

38. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdataexempel 2 Fråga totalt utfall per verksamhet med möjlighet till urval PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad - 38 -

39. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdataexempel 3 Fråga balansräkning med möjlighet till nedbrytning PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad - 39 -

40. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdataexempel 4 Egna beställningar

41. NÅGOT OM SYSTEMEN Utdataexempel 5 Horisonten KUB

42. NÅGOT OM SYSTEMEN Tester • Prestandatester • Genomförs i flera omgångar • GemHB inkl utdata • Testas via testledare • Kodplan, vänteregister, utdata m.m. • Fuppsar/reskontror • Testas via testledare • Utmaning • Ekonomiapplikationer • Testas via testledare • Funktioner och integrationer

43. NÅGOT OM SYSTEMEN Tester • Försystem • Alla kommungemensamma (testledare) • Sju förvaltningsspecifika – övriga i produktion • Eftersystem • Testas i produktion • Anläggningsregister • Integration från systemet testas av Logica • Integration från/till, test för någon • Horisonten KUB • Testas i produktion

44. NÅGOT OM SYSTEMEN Sammanfattning • Omfattande systemutveckling • Försystem anpassade i varierande omfattning • Omfattande tester – men allt går inte att testa • Pilotmodell med kontroll före och efter • Var beredda på störningar

45. NÅGOT OM SYSTEMEN Förvaltningsfavoriter – en favoritfråga med ex förifyllda villkor

46. Vad man gör på stadskansliet Start och övergång Något om system Vad som är sagt Storleken har betydelse! Foto: Lennart Forsberg

47. START & ÖVERGÅNG Driftsättningsstrategi …eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala? Organisation Uppföljning Tidplan Piloter Övergång

48. START & ÖVERGÅNG Driftsättningsorganisation Styrgrupp rapportering Införande-grupp rapportering Driftsättnings-grupp System-grupp Centralredovisning Intraservice Stadskansli FrågorÅterkoppling FrågorÅterkoppling FrågorÅterkoppling Förvaltningar

49. START & ÖVERGÅNG Frågor… • …till Systemgrupp • Akuta problem vid inläsning från försystem kopplat till tid och innehåll • Akuta problem i funktioner eller innehåll i GemHB/EA • …till projektledning • Införande och kommunikation • Tider och aktiviteter • Instruktioner • Utvecklings-önskemål (nya systemregler, utdata etc) Styrgrupp Kontaktpersoner Mail/telnummer Publicering rapportering Införande-grupp rapportering • …till Intraservice • Kund, Leverantör, Clearing/likvid • Behörigheter och användar-parametrar • Stöd i upplägg koder • Mindre akuta frågor kopplat till komgem system/försystem • Systemanvändning • Strukturer, vernummer, buntar Driftsättnings-grupp • …till stadskansliet • Gem kodstruktur, gem koder • Tidplan, månads-stängning • Gem rapportering, redovisningsregler • Finansflöden, rutin • Avstämning, KI mellanhavanden • Gem bokning över förvaltningar System-grupp Centralredovisning Intraservice Stadskansli FrågorÅterkoppling FrågorÅterkoppling FrågorÅterkoppling Förvaltningar

50. START & ÖVERGÅNG Tidplan • Ryggraden – central och lokalt • Räkna bakåt! • Planering och uppföljning – dag för dag • Publiceras – uppdateras dagligen • Tidpunkter gäller – men förskjutningar kan ske pga oväntade händelser.