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Tabla de Contenido. Grupos de Procesos de la Direcci
E N D
3. GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
4. Proceso Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios.
El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso.
Los procesos se pueden ejecutar varias veces
5. Tipos de procesos Los procesos de la dirección de procesos.
Son comunes a la mayoría de proyecto.
Se relacionan por que son integradores.
Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto.
Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del proyecto (áreas de conocimiento).
Los procesos de orientados a producto.
Especifican y crean el producto del proyecto.
Se definen por el ciclo de vida del proyecto.
6. Grupos de proceso Son cinco grupos de procesos.
Son independientes del área de aplicación y de la industria.
Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso.
Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto.
7. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Los procesos de la dirección de proyectos se dividen en cinco grupos de proceso.
8. Grupos de Procesos Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el proyecto y una fase del mismo.
Grupo de procesos de planificación. Define y refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.
Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.
Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas.
Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.
9. Grupos de Procesos
10. Grupos de Procesos
11. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION
12. Grupo de Procesos de Iniciación Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del mismo.
Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del proyecto.
Se inicia con la documentación de las necesidades o requisitos de la organización.
La viabilidad se realiza a través de un proceso de evaluación de alternativas.
Se estable la definición de los objetivos del proyecto
13. Procesos de Iniciación
14. Procesos de Iniciación Entradas
Descripción del Producto
Plan Estratégico
Criterios de selección del proyecto
Información histórica Salidas
Acta de constitución del proyecto
Enunciado del alcance del proyecto
Jefe de Proyecto asignado
Restricciones
Supuestos
15. Grupo de Procesos de Iniciación Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser abordadas dentro de los límites operacionales normales de la organización
Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el plan estratégico de una organización, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organización o mediante un servicio contratado
16. Procesos de Iniciación Los proyectos son típicamente autorizados como resultado de una de las siguientes situaciones:
La demanda del mercado
Una solicitud de un cliente
Un avance tecnológico
Un requisito legal o regulatorios
Una necesidad social
La alta gerencia de precisa decidir cómo responder a estos estímulos y cuales proyectos deben ser autorizados
17. Objetivo del Proyecto Describir lo que el proyectos debe hacer o producir.
Debe seguir la regla SMART
Specific (específico)
Measurable (medible)
Accurate (exacto)
Realistic (realista)
Time bounded (limitado en el tiempo)
18. Ejemplo Ejemplo 1
Construcción de depósitos para el almacenamiento.
Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento en 8 meses con un proyección de inversión de USD 60,000.
Ejemplo 2
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos.
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente años invirtiendo USD 8,000.
19. Procesos Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples fases con una fase del proyecto.
Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado.
Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar)
Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de constitución del proyecto y otras entradas.
Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites de los proyectos, los métodos de aceptación y control de alcance de alto nivel
20. Acta de constitución del proyecto Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional.
Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.
Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto
Identificar los límites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto.
Contiene un referencia a:
las necesidades del negocio
El alcance del producto o servicio a entregar
Los beneficios para la organización
Debe tener amplia publicidad en la organización
21. Enunciado del alcance del proyecto Objetivos del proyecto y del producto
Requisitos y características del producto o servicio
Criterios de aceptación del producto
Límites del proyecto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto
Organización inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma
EAP inicial
Estimación de los costos en orden de magnitud
Requisitos de gestión de la configuración del proyecto
Requisitos de aprobación
22. Premisas Es algo que se asume como verdadero para el proyecto.
Son condicionantes para la ejecución del proyecto conforme a la planeación.
Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento del proyecto.
Una premisa debe ser específica, precisa y clara.
Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos.
Ejemplos
Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero
Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante
Cada programador desarrolla 5 clases por día
El tipo de cambio en el año será de 3.2
23. Restricciones Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de proyecto.
Ejemplos
El proyecto debe estar operativo a fines del 2007
Los límites de gasto son USD 150,000
Todos los productos deben atender a las especificaciones de la norma ISO XXXXX
24. GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION
25. Grupo de Procesos de Planificación Permite planificar y gestionar el proyecto
Ayuda a recoger la información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza
Es un proceso iterativo de control y mejora continua.
Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto.
Define el plan de gestión del proyecto.
26. Procesos de Planeación
27. Procesos de Planificación Entradas
Acta de constitución
Enunciado del alcance del proyecto preliminar
Salidas
Plan de Gestión del Alcance
Plan de Gestión del cronograma
Plan de Gestión de costes
Plan de Gestión de calidad
Plan de Gestión de personal
Plan de Gestión de las comunicaciones
Plan de Gestión de riesgos
Plan de Gestión de las adquisiciones
28. Plan de Gestión del Proyecto Plan de Gestión del alcance
Plan de Gestión del cronograma
Plan de Gestión de costes
Plan de Gestión de calidad
Plan de Gestión de personal
Plan de Gestión de las comunicaciones
Plan de Gestión de riesgos
Plan de Gestión de las adquisiciones
29. Grupo de procesos de planificación Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos
Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el más corto, de menor costo y de menor trabajo)
30. ¿Qué planificar? El alcance (estructura analítica del proyecto)
El cronograma (tiempos)
Los costos
La calidad
El personal
Las comunicaciones
Los riesgos
Las adquisiciones
31. 1. Planeación del Alcance alcance del producto.
Aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio.
Se mide contra los requisitos del producto
alcance del proyecto.
El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto.
32. 2. Planeamiento del Tiempo Incluir todos los procesos necesarios para planear cómo concluir el proyecto en un determinado plazo.
Incluye:
Definición de las actividades
Secuenciación de las actividades
Estimación de recursos para cada actividad
Estimación de la duración de cada actividad
Desarrollo del cronograma de trabajo.
Control del cronograma
33. 3. Planeamiento de Costo Involucra planear los costos asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos.
Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.
34. 4. Planeamiento de la Calidad El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfacción de las necesidades de los interesados.
La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.
35. 5. Planeamiento de RRHH Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del proyecto.
36. 6. Planeamiento de las Comunicaciones Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto.
Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders
Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién los producirá y cuándo
37. 7. Planeamiento de Riegos Incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos.
Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-)
Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos.
Involucra la anticipación y el tratamiento de los riesgos del proyecto.
38. 8. Planeamiento de las Adquisiciones Incluye los procesos para comprar y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.
La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto.
Incluye los proceso de gestión de contratos y control de cambios.
39. GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION
40. Grupo de Procesos de Ejecución Administra los proceso de ejecución del proyecto.
Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.
Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.
41. Procesos de Ejecución
42. Procesos de Ejecución Entradas
Plan de gestión del proyecto (PGP)
Salidas
Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparación de defectos implementada
Información sobre el rendimiento del trabajo
43. GRUPO DE PROCESOS DE CONTROL
44. Grupo de Procesos de Control Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario.
El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente.
Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipación a posibles problemas.
45. Procesos de Control
46. Procesos de Control Entradas
Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparación de defectos implementada
Información sobre el rendimiento del trabajo
Salidas
Solicitudes de cambio aprobadas – rechazadas
Acciones correctivas aprobadas – rechazadas
Reparación de defectos recomendada – aprobada - validada
Actualización al PGP
Actualización de alcances
Acciones preventivas recomendadas
Acciones correctivas recomendadas
Informes de rendimiento
Proyecciones
Productos entregables aprobados
47. GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE
48. Grupo de procesos de cierre Incluye los procesos utilizados para:
Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto
Entregar el producto terminado a terceros
Cerrar un proyecto cancelado
Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto
Fin formal del proyecto
49. Procesos de Cierre
50. Procesos de Cierre Entradas
Productos entregables aprobados
Procedimiento de cierre administrativo
Procedimiento de cierre de contratos Salidas
Producto, servicio o resultado final
Actualización de: Activo de los procesos de la organización
