Change Management

1. Change Management Überblick Auslöser und Strategien Umgang mit Widerständen Management des Organisationswandels Stressmanagement und Fusionen

2. Change Management Präsentiert von • Carola Haas • Albert Fierlbeck • Aylin Serif • Tatjana Schweizer Change Management

3. Auslöser für Änderungsprozesse- veränderter Charakter der Belegschaften:Auf multikulturelle Umwelt einstellen; Mitarbeiter verschiedenartiger Herkunft gewinnen und halten; Kosten für Weiterbildung der Mitarbeiter.- Technologie:Weiterentwicklung der Informationstechnologie;Von Arbeiten in spezialisierten Routinetätigkeiten zu Arbeitsteams.- wirtschaftliche ErschütterungBeispielsweise die Wirtschaftsprobleme in Russland, Asien und Lateinamerika oder als der Ölpreis fiel in der 90ern.- Wettbewerb:Konkurrenten sind jetzt international, global.Etablierte Organisationen gegen traditionelle Konkurrenten und kleine, agile, innovative Unternehmen. Change Management

4. Auslöser für Änderungsprozesse- gesellschaftliche Trends:Bsp. Trend bei Eheschließungen: Heiratsalter steigt und Scheidungen nehmen zu.=> mehr Singlehaushalte => Auswirkung auf z.B. Tiefkühlangebote und Immobilien- Weltpolitik:Nicht vorhersehbar.Beispiel: Wiedervereinigung Deutschlands; Zusammenbruch der Sowjetunion => Budgetkürzungen im Pentagon => Unternehmen strichen Arbeitsplätze. Change Management

5. Maßnahmen zur Organisationsveränderung- Strategie des Bombenwurfs (Werner Kirsch) Organisation wird als Maschine gesehen. Läuft diese nicht rentabel wird von den Entscheidern umstrukturiert, allein oder mit Beratern und meist geheim. Die Verkündigung des neuen Organisationsplans fällt dann wie eine Bombe. Einige werden nach oben, andere nach unten gerissen und wiederum andere sind tot.- Strategie partizipativer OrganisationsentwicklungHier dominiert die Vorstellung daß Verhaltensweisen der Organisationsmitglieder das Unternehmen bestimmen. Daraus folgt daß sich die Organisation am besten dadurch verändern kann indem sie die Verhaltensweisen der Mitglieder gezielt modifiziert. Mitarbeiter werden partizipativ am Veränderungsprozeß beteiligt. Die Verhaltensänderungen können auf verschiedene Weise herbeigeführt werden. Change Management

6. Maßnahmen zur OrganisationsveränderungStrategie partizipativer OrganisationsentwicklungPersonale Ansätze- Einzelne Personen ändern => Verhalten ändern => Organisation verändert- Durch Training wird versucht Kompetenzen und Motivationen zielbezogen zu entwickeln.- Erfolg allerdings zwiespältig, da geschulte Personen nach ihrer Schulung in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen.Gruppenzentrierte Ansätze- Wechselseitige Rollenerwartungen, Spielregeln beeinflussen nachhaltig das Verhalten zwischen Menschen.- Ansatz bei den Organisationsfamilien, den Arbeitsgruppen oder Abteilungen.- Workshops: bestehende zwischenmenschliche Erwartungen/Verhaltensweisen werden reflektiert, analysiert anschließend neu definiert und eingeübt.- Erfolg zerbricht hier auch oft an der Härte bestehender Aufgaben, Strukturen oder Technologien. Change Management

7. Maßnahmen zur OrganisationsveränderungStrategie partizipativer OrganisationsentwicklungStrukturzentrierte Ansätze- Änderung der Aufgaben, Strukturen und Technologien.- Neugestaltung durch die Mitarbeiter selbst, für einen bestimmten Weg und damit auch gegen einen anderen. - Dadurch wird mit entschieden wie sie sich künftig verhalten.Integrierte AnsätzeEmpfehlenswert ist die Integration von personalen, gruppenzentrierten und strukturzentrierten Ansätzen. Change Management

8. Widerstände gegen Wandel • „Die Betroffenen haben die Ziele, Hintergründe oder Motive einer Maßnahme nicht verstanden • Die Betroffenen haben verstanden, worum es geht, aber sie glauben nicht was man ihnen sagt • Die Betroffenen haben verstanden und glauben was man ihnen sagt, aber sie wollen nicht mitgehen, weil sie sich keine positiven Konsequenzen versprechenSchwierig zu verändern, da diese Personen Erklärungen nicht zugänglich sind. Change Management

9. Theorie der Reaktanz • Reaktanz ist eine motivationale Erregung mit dem Ziel eine bedrohte oder abnehmende Freiheit wieder herzustellen. • Der Inhalt dieser Theorie bezieht sich auf die Wichtigkeit der Freiheit. Durch (vermeintliche) Freiheitsverengungen kommt es zu Widerstandsreaktionen und passiven Verhalten Change Management

10. „Grundgesetze“ von Änderungsprozessen • Änderungen beinhalten immer auch Widerstand • Widerstand enthält verschlüsselte Botschaften (sind somit nicht unbedingt eindeutig erkennbar) • Die Nichtbeachtung führt zu Blockaden • Mit dem Widerstand umgehen, statt ihn verleugnen Change Management

11. Widerstände gegen den Wandel Positive Funktion: • Ausdifferenzierung innovativer Ideen durch Kritik • Voraussetzung: Die Anerkennung von Kritik und die Kunst Kritik geben zu können. Change Management

12. Widerstand auf der Ebene des Individuums Widerstand auf der individuellen Ebene liegt in grundlegenden menschlichen Eigenschaften wie Wahrnehmung, Persönlichkeiten und Bedürfnissen • GewohnheitAls Versuch nicht laufend Entscheidungen vornehmen zu müssen (Komplexitätsreduktion) • SicherheitVeränderung als mögliche Bedrohung bei Personen mit ausgeprägtem Sicherheitsbedürfnis • wirtschaftliche Faktorenz.B. Unsicherheit bezüglich der Erfüllung neuer oder veränderter Arbeitsanforderungen • Furcht vor dem Unbekanntenz.B. bei Systemwechsel wie neuer Beruf • selektive InformationsverarbeitungSicherheitshaltung gegenüber eigener Wahrnehmung. Neue Informationen werden ausgeblendet. Z.B. bei Einführung eines QM-Systems Change Management

13. Widerstand auf Organisationsebene • Strukturbedingte Trägheitselbst geschaffene strukturelle Trägheit: durch Formalisierung z. B. ArbeitsplatzbeschreibungenAuswahlverfahren die eigener Sichtweise dient.Trainings- und Sozialisationsmethoden • Auf Subsysteme beschränkter WandelÄnderungen von Subsystemen bedarf Änderungen des Gesamtsystems, da eine gegenseitige Abhängigkeit besteht (z.B. Technologie und Arbeitsstruktur oder Innovation und Bürokratie) • GruppenträgheitGruppennormen verhindern individuelle Veränderungsbereitschaft • Entwertung von FachwissenVeränderte Organisationsmuster können Fachwissen spezialisierter Gruppen entwerten:z.B. Dezentralisierung oder öffentlicher Zugang zu Wissen lässt Präsenz von bisherigem Fachwissen veralten • Gefährdung bestehender MachtbeziehungenUmverteilung von Entscheidungsbefugnissen z.B. durch Partizipation • Gefährdung bestehender RessourcenzuteilungenRessourcenkontrolleure sind bei Veränderungen bedroht da dies für sie Unsicherheit bedeutet wie es weitergeht (ob sie Zuwächse bzw. Abflüssen von Ressourcen ausgesetzt sind) . Change Management

14. Allgemeine Symptome für den Widerstand Change Management

15. Überwindung von Widerständen Agieren auf 3 Ebenen: • auf der individuellen • auf der Ebene der Gruppe • auf der Ebene der Organisation Change Management

16. Überwindung von Widerständen Auf der individuellen Ebene ansetzen am Verständnis (warum und wozu das Ganze), Können und Wollen, z.B. durch Schulungen oder einer entsprechenden Unternehmenskultur Auf folgende Punkte bei der Problemlösung achten: • Lohn/Gehalt finanzielle Nachteile? • Sicherheit Wechsel des Arbeitsplatzes? • Kontakt Verlust persönlicher Beziehungen? • Anerkennung Überforderung? • Selbständigkeit Verlust von Entscheidungsbefugnissen? • Entwicklung Möglichkeiten in der zukünftigen Entwicklung Change Management

17. Überwindung von Widerständen Auf der Gruppenebene: • Aufklärung über Gefahren von GruppendenkenErmutigung der Gruppenmitglieder zu Zweifel und EinwändenBildung von Untergruppen zu Bearbeitung alternativer Lösungsvorschläge • Hinzuziehen externer Beobachter • Analyse der Pläne des Gegners vor Einigung auf Lösung Change Management

18. Überwindung von Widerständen Auf der Organisationsebene • Organisation setzt Rahmen innerhalb dessen sich Veränderungsprozesse abspielen • Intensive Außenkontakte um objektiver Sichtweise zu gewinnenGeringe Zentralisierung der Information und Entscheidungsprozesse • Geringe Standardisierung der internen Abläufe und der Aufgabenbewältigung • Förderung von auf Veränderung zielende Unternehmenskultur Change Management

19. Überwindung von Widerständen Theorie der kognizierten Kontrolle Menschen wollen Ereignisse erklären, vorhersagen und beeinflussen • Sinnvermittlung (Erklärbarkeit)Schaffen von Problembewusstsein und Aufzeigen von Konsequenzen • Transparenz und VorhersehbarkeitInformation über die Richtung des Wandels durch ständige KommunikationZiele, Verantwortlichkeiten und Termine klar setzenVerweis auf nichtlineares Denken mit Unsicherheiten • Partizipation (Beeinflussbarkeit)Mitwirkung befördert Bereitschaft zu Veränderungsprozessen • Gewinnen von Meinungsführern • Zeitkonsistente und beharrliche und flexible Argumentation fördert Veränderungsprozesse (durch Minoritäten) auch hierarchieübergreifend Change Management

20. Überwindung von Widerständen • Förderung von Selbstvertrauendurch Qualifizierung und positives Feedback Ziel ist Herausforderungsdenken • Vorschläge in Änderungsprozessen muss der jeweiligen Unternehmenskultur entsprechen • Unterstützendes Verhalten gegenüber Verlierern • Laufende Reflexion von Veränderungsprozessenkeine übertriebene Perfektion anstreben sonder eher 70% • Einführung einer Konsequenzkulturbei Nichtänderung z.B. negative Konsequenzen Change Management

21. Management des Organisationswandels -Lewin- Modell -Aktionsforschung -Organisationsentwicklung

22. Lewin-Modell • Kurt Lewin: Drei- Phasen-Modell erfolgreicher Wandelprozesse in Organisationen • Auftauen => Bewegen/ Verändern => Einfrieren • Auftauen(Unfreezing) des Status quo, Bewegung (Movement) zu einem neuen Zustand, der dann im Einfrieren (Refreezing) konsolidiert wird Change Management

23. 1.1 Auftauen/Unfreezing • Status quo kann man als Gleichgewichtszustand auffassen • Um diesen Zustand zu verlassen, also individuelle Widerstände und Gruppenkonformität zu überwinden • => Status quo muss in Frage gestellt werden (Unfreezing=Auftauen) Change Management

24. 1.2 Drei Möglichkeiten • Verstärkung der fördernden Kräfte =>begünstigen eine Verhaltensänderung • Verminderung der hindernden Kräfte =>wirken jeder Veränderung des bestehenden Gleichgewichts entgegen • Kombination dieser beiden Ansätze, wenn Widerstände zu gross sind Change Management

25. 1.3 Beispiel: Ein Ölkonzern im Westen der USA • Dieser Ölkonzern hatte 3 Gebietsleitungen (Seattle, San Francisco, Los Angeles) • Ziel: ein einziger Regionalbüro => Versetzung von 150 Mitarbeitern • Das Management erwartete einen Widerstand gegen diese Konsolidierungsmaßnahme • Positive Anreize könnten die Mitarbeiter zur Annahme der Veränderung bewegen Change Management

26. 1.3 Beispiel:Ölkonzern im Westen der USA • Verstärkung der fördernden Kräfte -Gehaltserhöhungen -großzügige Umzugsbeihilfen • Verminderung der hindernden Kräfte: -Mitarbeiter individuell beraten -Sorgen und Vorbehalte anhören und Lösungsmöglichkeiten vorschlagen Change Management

27. 1.4 Refreezing (Einfrieren) • Die neue Situation muss gefestigt werden (Refreezing) => um Dauerhaftigkeit und Stabilität zu verleihen • Bei Ausbleiben von Refreezing => Wandel nur von kurzer Dauer • vorübergehenden Maßnahmen durch Dauerregelungen ersetzen -Bsp.: bleibende Gehaltserhöhung Change Management

28. 2. Aktionsforschung • Nach Analyse systematisch erhobenen Daten wird ein gezielter Veränderungsprozess in Gang gesetzt • Der Prozess besteht aus fünf Schritten • Diagnose • Analyse • Feedback • Handeln • Evaluation Change Management

29. 2.1 Fünf Schritte der Aktionsforschung • Diagnose: • Der Change Agent ( oft ein externer Aktionsforschungsberater) sammelt Informationen über Probleme, Anliegen und notwendige Veränderungen • Die Diagnose enspricht der Erfragung spezifischer Beschwerden • Der Change Agent stellt Fragen • Führt Gespräche mit Mitarbeitern • Hört sich die Anliegen der Mitarbeiter an Change Management

30. 2.1 Fünf Schritte der Aktionsforschung • Analyse: Der Change Agent ordnet die Informationen, benennt die primären Anliegen, Problemgebiete und möglichen Gegenmaßnahmen • Feedback: Die Ergebnisse werden mit Mitarbeitern besprochen => Gemeinsame Entwicklung von Aktionsplänen Change Management

31. 2.1 Fünf Schritte der Aktionsforschung • Phase des Handelns: Die Mitarbeiter und der Chance Agent ergreifen gezielte Maßnahmen zur Behebung der erkannten Probleme • Evaluierung: Vergleich mit den ursprünglich erhobenen Daten => die erfolgten Veränderungen werden beurteilt Change Management

32. 2.2 Vorteile der Aktionsforschung • Problemorientiert: Der Charakter der Probleme entscheidet über die Veränderungsmaßnahmen • starke Einbeziehung der Mitarbeiter => Widerstände gegen Wandel werden abgebaut Change Management

33. 3. Organisationsentwicklung • OE umfasst Maßnahmen des geplanten Wandels, die Effektivität der Organisation und das Wohlergehen der Mitarbeiter erhöhen sollen • OE legt Wert auf persönliches und organisationales Wachstum, auf Zusammenarbeit und Partizipation Change Management

34. 3.1 Werte der OE • Respekt vor den Menschen • Vertrauen und Unterstützung • Machtausgleich • Auseinandersetzung mit Problemen • Partizipation Change Management

35. 3.2 Fünf OE-Techniken • Sensitivity Training • Survey Feedback • Prozessberatung • Teamentwicklung • Intergruppen-Intervention Change Management

36. 3.2.1 Sensitivity Training (Labortechnik, Trainingsgruppen) • Methode der Verhaltensänderung durch unstrukturierte Gruppeninteraktionen • Versammlung der Mitglieder in einer offenen zwangslosen Umgebung => Besprechung der Interaktionsprozesse mit einem professionellen Wissenschaftlers • Gruppe arbeitet prozessorientiert • Mitarbeiter sorgt dafür, dass Mitglieder Gelegenheit erhalten ihre Einstellungen zu äußern • Ziel: Das Bewusstsein der Teilnehmer über das eigene Verhalten sowie über dessen Wahrnehmung durch andere Schärfen Change Management

37. 3.2.2 Survey Feedback • Ermittlung von Wahrnehmungsunterschieden unter den Mitgliedern einer Organisation => anschließende Auflösung der Abweichungen auf Feedback-Sitzungen • Alle Mitglieder füllen einen Fragebogen aus • Erhoben werden die Wahrnehmungen und Einstellungen der Mitglieder hinsichtlich einer Vielzahl von Themen • Die ermittelten Daten werden im Hinblick der „Familie“ (Manager und ihm direkt untergebene Mitarbeiter) und im Hinblick der Gesamtorganisation dargestellt und an alle Mitglieder verteilt • Benennung von Problemen • Gespräche, Diskussionen Change Management

38. 3.2.3 Prozessberatung • Bei der Prozessberatung hilft ein externer Berater einem Kunden ( einem Manager), betreffende Prozesse wahrzunehmen, zu verstehen und auh ihrer Grundlage zu handeln • Es kann sich um Arbeitsabläufe, informale beziehungen zwischen Mitgliedern handeln • Leistungsfähigkeit der organisation kann durch die Lösung interpersonaler Probleme gesteigert werden • Betont Einbeziehung und Partizipation • Der Berater durchleuchtet die Prozesse, um den Klienten in die Lage zu versetzen, seine Probleme selbst zu lösen • Der Berater muss kein Fachmann sein Change Management

39. 3.2.4 Teamentwicklung • Die Teamentwicklung dient der Steigerung von Vertrauen und offenheit unter den Teammitgliedern durch Gruppenaktivitäten, die mit intensiver Interaktion verbunden ist • Teamentwicklung lässt sich gegenseitiger Abhängigkeit einsetzen • Ziel: Verbessern der koordinierten Anstrengungen der Mitglieder => Verbesserung der Gesamtleistung des Teams • Organisationen greifen verstärkt auf Teams zurück, um bestimmte Arbeitsaufgaben zu erfüllen Change Management

40. 3.2.4. Teamentwicklung • Weitere Ziele: • Das Aufstellen von Zielen -> günstig, da am Anfang die unterschiedlichen Auffassungen über die Zielsetzung ans Tageslicht kommen • Die Entwicklung interpersonaler Beziehungen zwischen den Teammitgliedern • Klärung der Rollen und verantwortlichkeit jedes einzelnen Mitglieds => Jede Rolle kann benannt und geklärt werden • Die Analyse der Teamprozesse • Die Teamentwicklung kann je nach Zielsetzung oder spezifischer Problemlage best. Aktivitäten betonen oder ausschließen • Allgemein: Versuch, Vertrauen und Offenheit zwischen den Mitgliedern durch intensive Interaktion zu steigern Change Management

41. 3.2.5 Intergruppen-Intervention • Zielt auf die Veränderung von Einstellungen, Stereotypen und Wahrnehmungen ab, welche die Beziehung zwischen Gruppen prägen • Konzentriert sich auf die Problemlösung • Jede Gruppe erstellt Listen darüber, wie sie sich selbst wahrnimmt, wie sie die andere Gruppe wahrnimmt und wie sie aus eigener Meinung von der anderen Gruppe wahrgenommen wird -> Listen werden ausgetauscht • Es wird versucht den Charakter des Konfliktes zu erfassen • Lösungen werden entwickelt, die zur Verbesserung der Beziehungen zwischen den Gruppen beitragen Change Management

42. Fusionen – Eine Definition Durch einen Unternehmenszusammenschluss werden zwei oder mehrere zuvor rechtlich und wirtschaftlich unabhängige Unternehmen zu einer dauerhaften Einheit verbunden. 03.02.2004 42 Change Management

43. 3 Dimensionen von Fusionstypen • Art der strategischen Ausrichtung • Grad der Freundlichkeit • Grad der Integration 03.02.2004 43 Change Management

44. Ursachen für Stress bei Fusionen • Umwelt • Struktur • Kultur • Rollen 03.02.2004 44 Change Management

45. Das Merger-Syndrom • Extremer Schock, Unglaube, Hoffnungslosigkeit • Konstruktion von Worst-Case-Szenarien • Vertrauensverlust, Commitment und Engagement nehmen ab • Weitere Stressreaktionen, z.B. Ärger, Depression, innere Kündigung 03.02.2004 45 Change Management

46. Kontrolltheoretische Grundlagen Menschen streben nach Gelegenheiten, über Situationen Kontrolle zu haben • Objektive Kontrolle • Subjektive Kontrolle • (Individuell, kolllektiv, stellvertretend) • Illusionäre Kontrolle 03.02.2004 46 Change Management

47. Wirkung von Kontrolle auf Stress 03.02.2004 47 Change Management