E-mailarchivierung E-Book

2. Inhaltsverzeichnis 1. E-Mail-Kommunikation in modernen Unternehmen ........................................................... 3 2. Worauf sollten Sie bei der Anschaffung eines E-Mail-Archivierungssystems achten? ........ 4 1. Gesetzeskonforme Richtlinien........................................................................................ 4 2. Duplizierung der Daten und Optimierung der Serverperformance .................................. 5 3. Wiederherstellung verlorengegangener E-Mails ............................................................. 5 4. Archivierung von PST-Dateien ....................................................................................... 5 5. Wissensmanagement .................................................................................................... 5 6. Volle Kontrolle über den E-Mail-Verkehr ........................................................................ 6 7. Optimierte Produktivität für Endnutzer ............................................................................ 6 8. Speicherung und Verwaltung mobiler Daten .................................................................. 6 9. Suchen und exportieren ................................................................................................. 6 10. Schnelles Handeln im Rechtsfall .................................................................................. 7 3. Die Kosten im Überblick .................................................................................................... 7 4. Welches System eignet sich am besten für Ihr Unternehmen? .......................................... 9 1. Lokale Implementierung ................................................................................................. 9 2. Datenhosting .................................................................................................................. 9 5. Tipps, damit Sie die richtige Entscheidung treffen! ...........................................................10 6. Wichtiges zur rechtlichen Rahmensituation (GoBS, GDPdU) im Bereich der E-Mail- Archivierung .........................................................................................................................11 7. E-Mails finden leicht gemacht mit der Archivierungslösung von emailarchiv.ch ................12 8. Varianten von emailarchiv.ch ............................................................................................13 1. Postfach und Archiv beim Provider ...............................................................................13 2. Archiv beim Provider .....................................................................................................13 3. Mailserver und Archiv beim Kunden ..............................................................................14 151001 Seite 2/14

3. 1. E-Mail-Kommunikation in modernen Unternehmen Die Kommunikation per E-Mail ist schon seit Jahren die beliebteste und effektivste Kommunikationsform in modernen Unternehmen weltweit. Die Zahl aktiver geschäftlicher E-Mail-Konten, die täglich genutzt werden, wird auf rund 930 Millionen geschätzt. Der Meinung vieler Experten zufolge wird diese imposante Zahl in den folgenden drei Jahren jährlich um 5 Prozent wachsen. Das bedeutet, dass bis 2017 die Anzahl aktiver geschäftlicher E-Mail-Konten, die täglich genutzt werden, auf 1.1 Milliarden anwachsen wird. Durch die Betrachtung dieser imposanten Fakten, wird schnell klar, dass schon heute hoch entwickelte E-Mail-Archivierungssysteme in vielen Betrieben zu einem kritischen Geschäftsfaktor gezählt werden, da dadurch den Mitarbeitern ermöglicht wird, in der E-Mail Flut blitzschnell archivierte E-Mails finden zu können. Neben diversen Compliance-Richtlinien (GDPdU und GoBS), die eingehalten werden müssen, sollten Unternehmen bei der Anschaffung eines E-Mail- Archivierungssystems auch weitere Faktoren berücksichtigen. Heutzutage sind E-Mails aus den alltäglichen Kommunikationsprozessen in modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken und stellen einen der wichtigsten Faktoren in der Unternehmenskommunikation dar. Besonders aus diesem Grund wird es immer wichtiger, diese Geschäftsdaten auf eine adäquate Weise rechtssicher aufzubewahren. Eine manuelle Speicherung und Kategorisierung war vielleicht noch vor einigen Jahren möglich, heute jedoch wäre dies aufgrund der gigantischen Datenmengen eine Sisyphusarbeit, da manuelles E-Mails finden viel zu viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen würde. Mit einem professionellen E-Mail-Archivierungssystem kann die immer größer werdende E-Mail Flut gespeichert werden und die archivierten Geschäftsdaten lassen sich jederzeit blitzschnell finden. E-Mails finden wird dadurch zu einem unkomplizierten Prozess, da sich archivierte E-Mails mit einem geringen technischen Aufwand zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen lassen. Eine E-Mail-Archivierungssoftware ermöglicht es, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie deren Anhänge gesetzeskonform automatisch indexiert und rechtssicher gespeichert werden. Damit kann man blitzschnell E-Mails finden, die schon vor etlicher Zeit archiviert wurden. Dadurch werden auch Kosten sowie Arbeitszeit und Ressourcen gespart und können auf andere Aufgaben verlagert werden. Darüber hinaus bieten einige Archivierungs- Lösungen die Möglichkeit, auch die Anhänge von E-Mails als auch weitere Inhalte wie z.B. Kalendereinträge, Ordner sowie weitere Parameter rechtssicher zu archivieren. In Betracht auf die steigende berufliche Nutzung von sozialen Netzwerken, Smartphones 151001 Seite 3/14

4. und Tablets wird auch die Speicherung und Indexierung dieser Inhalte zunehmend wichtiger, so dass Unternehmensmitarbeiter blitzschnell diese mobilen Daten und E- Mails finden können. 2. Worauf sollten Sie bei der Anschaffung eines E-Mail- Archivierungssystems achten? Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Gründe, die für den Einsatz eines solchen Systems sprechen. Diese reichen von diversen Compliance-Richtlinien über die Leistungsfähigkeit der verwendeten Server bis hin zu einem effektiven Umgang mit Dateien, damit Mitarbeiter in möglichst kurzer Zeit archivierte Dateien und E-Mails finden vermögen. Der tatsächliche Mehrwert für ein Unternehmen hängt dabei in erster Linie ab, in welcher Branche die Firma aktiv ist. So hat z. B. ein Krankenhaus andere Anforderungen an eine E-Mail-Archivierungslösung als eine Bank. Aus diesem Grund ist die Auswahl des geeigneten Systems von entscheidender Bedeutung für einen effektiven Alltagsbetrieb. Eine gut durchdachte und entwickelte Archivierungssoftware sollte folgende Kriterien erfüllen: 1. Gesetzeskonforme Richtlinien Der aktuelle gesetzliche Rahmen sowie diverse rechtliche Richtlinien schreiben es für den Großteil der Unternehmen vor, dass Kommunikation, die über den elektronischen weg abgewickelt wird, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden muss. Diese gespeicherten Daten müssen diverse Kriterien erfüllen. Zum einem müssen sie durchsuchbar sein, zum anderen sollen sie so schnell wie möglich reproduzierbar sein. Archivierte E-Mails finden ist eine mühsame Kleinarbeit, an der ganze IT-Abteilungen Wochen, wenn nicht sogar mehrere Monate arbeiten müssen. Hinzu kommen noch die hohen finanziellen Strafen, die Unternehmen drohen, die gegen aktuelle rechtliche Richtlinien in Bezug auf E-Mail-Archivierung verstoßen. 151001 Seite 4/14

5. 2. Duplizierung der Daten und Optimierung der Serverperformance Dadurch dass ein E-Mail-Archivierungssystem jeweils nur eine Kopie einer jeden E-Mail auf dem Server aufbewahrt, wird der zur Verfügung stehende Speicherplatz ideal genutzt und optimiert. Ein entscheidender Vorteil ist, dass dadurch der betriebsinterne E-Mail-Server wesentlich entlastet wird, weil der größte Teil der Dateien gesetzeskonform direkt im Archiv gelagert wird. Die Entlastung des internen E-Mail- Servers wirkt sich besonders positiv auf die Performance des Servers aus und ermöglicht höhere Geschwindigkeiten, wenn Nutzer gespeicherte E-Mails finden wollen, sowie schnellere Erstellungszeiten von Backups. 3. Wiederherstellung verlorengegangener E-Mails Systemausfälle können jederzeit eintreten. In diesen Krisenzeiten ist es von besonderer Wichtigkeit, Mitarbeitern einen ungestörten Zugriff auf ihre E-Mails und Geschäftsdaten zu ermöglichen. Ein hoch entwickeltes Archivierungssystem ermöglicht, dass Mitarbeiter jederzeit ihre E-Mails finden können und sie zudem auch einfach und bequem wiederherstellen können. Es ist allerdings wichtig zu betonen, dass eine E-Mail- Archivierungslösung ein dediziertes Backupsystem nicht ersetzen kann. 4. Archivierung von PST-Dateien Die meisten auf den Markt erhältlichen E-Mail-Archivierungssysteme können schnell und sicher PST-Dateien in das zentrale Archiv importieren. Dies bietet den Vorteil, dass im Fall eines Systemabsturzes, wodurch die Dateien beschädigt und korrumpiert werden können, diese sich in der Regel ohne große Mühe schnell wiederherstellen lassen. 5. Wissensmanagement Vielen aktuellen Studien zufolge ist ein Großteil des Unternehmenswissens in Form von E-Mails gespeichert. Im Durschnitt beträgt der Prozentsatz des Unternehmenswissens, der in E-Mails gespeichert ist, rund 75 Prozent. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung dieses Wissen sicher aufzubewahren und zu verwalten und den Mitarbeitern zu ermöglichen, dass sie jederzeit ihre archivierten E-Mails finden können und diese nicht manuell ablegen müssen. 151001 Seite 5/14

6. 6. Volle Kontrolle über den E-Mail-Verkehr Einige Archivierungssysteme bieten den Administratoren die Möglichkeit die gesamte E- Mail Flut eines Unternehmens zu kontrollieren und zu verwalten. Dieses Feature kann hilfreich sein, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern untersagen, private E-Mail-Konten zu nutzen sowie private E-Mails zu versenden. 7. Optimierte Produktivität für Endnutzer Raffinierte Archivierungslösungen geben im Idealfall den Nutzern die Möglichkeit, dass sie archivierte E-Mails finden und durchsuchen können, ohne dabei den gewohnten E- Mail-Client verlassen zu müssen. Diese Funktion wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, sondern dadurch wird auch die IT-Abteilung des Unternehmens entlastet und kann sich auf andere Bereiche konzentrieren. 8. Speicherung und Verwaltung mobiler Daten Mobile Endgeräte werden nicht nur im privaten, sondern auch immer mehr im geschäftlichen Umfeld genutzt. Durch diesen klar erkennbaren Trend der stetig steigenden Nutzung von mobilen Smart Geräten am Arbeitsplatz wird auch die Speicherung und Verwaltung von mobilen Daten immer wichtiger. Moderne Archivierungslösungen bieten Unterstützung für gängige mobile Betriebssysteme wie BlackBerry OS, Android, iOS sowie Windows Mobile und ermöglichen Nutzern, dass sie einfach und bequem archivierte E-Mails finden können. 9. Suchen und exportieren Es ist sowohl durch diverse Studien als auch unterschiedliche Praxisbespiele mehrfach bewiesen worden, dass eine gut durchdachte Such- und Exportfunktion eines der wichtigsten Features einer Archivierungslösung darstellt. Insbesondere bei dem Abspeichern von wichtigen Kundendaten kann eine Archivierungssoftware überaus hilfreich sein. 151001 Seite 6/14

7. 10. Schnelles Handeln im Rechtsfall Wenn Unternehmen in einem Rechtsfall aufgefordert werden, die E-Mail- Kommunikation über einen bestimmten Zeitraum bereitzustellen, ist es von großer Wichtigkeit, dass Systemadministratoren archivierte E-Mails finden können, um diese Daten schnellstens in gängigen Formaten der Rechtsinstanz zur Verfügung zu stellen. Neben diesen aufgezählten Kernfunktionen, die eine Archivierungslösung beinhalten sollte, ist es zudem wichtig, dass die Archivierungssoftware unkompliziert und schnell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. So ist es z. B. von Vorteil, wenn der Aufbewahrungszeitraum der gespeicherten Daten von dem Administrator je nach Anforderungen individuell festgelegt werden kann. 3. Die Kosten im Überblick Die Kosten eines E-Mail-Archivierungssystems hängen im Großen und Ganzen von drei Faktoren ab: - Die Menge der Daten, die auf den Servern indexiert und gespeichert werden muss - Die Anzahl der aktiven E-Mail-Konten bzw. der E-Mail-Nutzer - Die spezifischen Eigenheiten und Features der E-Mail-Archivierungslösung Die Kostenberechnung bei cloudbasierten Lösungen basiert in der Regel auf Per-User- Basis. Die Preisspanne reicht dabei von 5 bis 30 Euro per User. Bei sehr günstigen Angeboten, sollte unbedingt darauf geachtet werden, was wirklich darin enthalten ist. Es könnte eventuell vorkommen, dass ein preislich günstiges Angebot eventuell eher funktioniert wie ein einfaches E-Mail Backup-System als ein hoch entwickeltes Archivierungssystem für Unternehmen, das den Mitarbeitern einen effizienten Weg bietet, E-Mails finden zu können. Im Gegenteil zu lokalen Implementierungen sind die Kosten für gehostete Systeme leichter zu berechnen, da in der Regel ein Pauschalbetrag bezahlt wird, der alle Kosten abdeckt. Bei lokalen Systemen muss neben der Software auch die entsprechende Hardware angeschafft werden. Hinzu kommt auch noch die Arbeitszeit der betriebsinternen IT-Abteilung, die das Archivierungssystem in die bestehende IT- Infrastruktur des Unternehmens integrieren und regelmäßig pflegen muss, damit Mitarbeiter des Unternehmens schnell und effizient gespeicherte E-Mails finden können. Ein Unternehmen mittlerer Größe mit etwa 500 Mitarbeitern wird für eine Archivierungslösung, die lediglich mit den nötigsten Funktionen und Features versehen ist, etwa 2‘300 Euro zahlen. Für ein hoch entwickeltes Archivierungssystem, das mit einer 151001 Seite 7/14

8. Reihe diverser Funktionen versehen ist und das Einhalten strengerer Vorschriften ermöglicht sowie einen effizienten Weg bietet, damit Mitarbeiter schnell und bequem indexierte E-Mails finden vermögen, können die Kosten bis zu 23‘000 Euro oder sogar mehr betragen. Obwohl es sich bei dem Kauf eines Archivierungssystems um eine relativ große Investition handelt, lässt sich der ROI (Return on Investment) in der Regel relativ schnell erreichen. Durch den Einsatz eines Archivierungssystems werden die Speicherkosten wesentlich reduziert und die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, weil sie Geschäftsdaten nicht manuell ablegen müssen und archivierte E-Mails blitzschnell finden können. Da sich der Speicherbedarf messen lässt, wird dadurch schnell klar, welches Einsparpotenzial moderne E-Mail-Archivierungssysteme bieten. Aus diesem Grund ist dieser Faktor einer der wichtigsten Argumente, der für den Kauf einer Archivierungslösung spricht. Wenn man sich vor Augen führt, dass selbst der günstigste Speicherplatz monatlich 0.75 Euro pro User beträgt, fallen bei einem Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern jährliche Speicherkosten von rund 9000 Euro an. Ein weiterer Faktor der sich äußerst positiv auf den ROI auswirkt, ist die Senkung der Lizensierungskosten für Microsoft Exchange Clients sowie Server. Neben den obig genannten Einsparungen spielt auch der optimierte Workflow eine wichtige Rolle. Da den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, jederzeit archivierte E- Mails finden zu können und nicht manuell ablegen zu müssen, kommt es zu einer wesentlichen Zeiteinsparung und die Mitarbeiter können sich schnell anderen Aufgaben widmen. Einigen Studien zufolge ist die Produktivität der Mitarbeiter fast um das Doppelte nach der Implementierung eines Archivierungssystems gestiegen. Aufgrund dieser und anderer Faktoren lassen sich die Kosten für die Implementierung eines Archivierungssystems relativ schnell amortisieren. 151001 Seite 8/14

9. 4. Welches System eignet sich am besten für Ihr Unternehmen? Heutzutage gibt es zwei unterschiedliche Wege, ein E-Mail-Archivierungssystem innerhalb eines Unternehmens zu implementieren 1. Lokale Implementierung Bei dieser traditionellen Methode müssen neben der Software auch diverse Hardware- Produkte wie z. B. neue Server angeschafft und von der IT-Abteilung konfiguriert und in das bestehende IT-System Ihres Unternehmen integriert werden. Der Nachteil bei dieser Option sind die Vorlaufkosten, die aufgrund der Anschaffung neuer Hardware relativ hoch anfallen. Der große Vorteil liegt aber darin, dass Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über das Archivierungssystem behält und nicht auf Dienste von Drittanbietern angewiesen ist. 2. Datenhosting Bei dieser Methode stellt ein Drittanbieter die ganze Infrastruktur, die für eine einwandfreie Funktionsweise des Archivierungssystems benötigt wird, zur Verfügung und somit wird das ganze System auf den Servern des Drittanbieters gehostet. Da das ganze System in der Cloud gehostet wird, bietet diese Methode den Vorteil, dass die Anschaffungskosten für neue Hardware völlig entfallen und dazu sind auch die laufenden Kosten wesentlich geringer als bei der lokalen Implementierung. Der Nachteil liegt aber darin, dass Ihrem Unternehmen eine nur minimale Kontrolle über das ganze Archivierungssystem gewährt wird und darüber hinaus werden vertrauliche Daten über die Server des Drittanbieters weitergeleitet, was sich auf die Privatsphäre wesentlich negativ auswirkt. In Großunternehmen mit entsprechend großen IT-Abteilungen sind betriebsinterne E- Mail-Archivierungssysteme besonders beliebt und stellen in der Mehrheit der Fälle die erste Wahl dar. Da die Archivierungslösung in die betriebseigene IT-Infrastruktur integriert ist, sind auch die Zugriffgeschwindigkeiten wesentlich höher als bei einer Cloud-Implementierung. Dadurch wird die Zugriffszeit wesentlich verringert, mit der Nutzer ihre archivierten E-Mails finden können. Allerdings nimmt sowohl die Installation des Systems als auch die regelmäßige Systempflege mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch. Gehostete Lösungen lassen sich in der Regel viel schneller implementieren als lokale Systeme. Darüber hinaus bieten Cloud-Implementierungen eine Reihe diverser Vorteile gegenüber lokalen Implementierungen. Wenn Sie mit dem Service-Provider nicht 151001 Seite 9/14

10. zufrieden sind, können Sie bei Ablauf des Vertrags diesen einfach und bequem wechseln. Darüber hinaus sind gehostete Systeme in der Regel ständig auf dem neuesten Stand, da sie in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Für Unternehmen, die sowohl die Vorteile lokaler als auch cloudbasierter Archivierungssysteme nutzen wollen, besteht die Möglichkeit eines Hybridsystems, das die Funktionsweisen der zwei Implementierungsmethoden in sich vereint und den Mitarbeitern einen bestmöglichen Weg bietet, um archivierte E-Mails finden zu können. In das betriebseigene IT-System wird eine Applikation integriert, deren primäre Aufgabe darin besteht, E-Mails zu sortieren und zu verwalten. Die Geschäftsdaten werden aber nicht lokal gespeichert sondern werden an einen externen Service-Provider geschickt, der die Daten auf seinen Servern rechtssicher speichert und archiviert. Dadurch fallen die Kosten für eine betriebsinterne Datenspeicherung weg. 5. Tipps, damit Sie die richtige Entscheidung treffen! Das Wichtigste ist, dass Sie sich für ein System entscheiden, das sich dem Wachstum ihres Unternehmens automatisch anpassen kann und ihrem Mitarbeiterstab die Möglichkeit gibt, schnell und unkompliziert archivierte E-Mails finden zu können. Sie sollten sich zuerst überlegen, wie sich Ihre Speicherbedürfnisse in den nächsten 5 bis 10 Jahren entwickeln werden. - Rechnen Sie in den folgenden Jahren mit weiteren E-Mail-Usern? - Wird die Archivierung von mobilen Userdaten in absehbarer Zeit eine Rolle für Ihr Unternehmen spielen? Sie sollten sich 100 prozentig sicher sein, dass das Archivierungssystem schnell und mit minimalem technischem Aufwand, den Veränderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens gesetzeskonform angepasst werden kann. Es ist zudem äußerst wichtig, sich darüber zu informieren, ob und wie die Archivierungslösung die tägliche Arbeit der Mitarbeiter beeinflussen wird. Manche Lösungen arbeiten im Hintergrund und sind für die Nutzer unsichtbar, während andere Archivierungssysteme die Mailbox optisch verändern und mit diversen Zusatzfunktionen versehen können, sodass die Möglichkeit, gespeicherte E-Mails finden zu können, etwas erschwert wird. Falls Sie sich für eine cloudbasierte Archivierungslösung entscheiden, sollten Sie sich bei dem entsprechenden Serviceprovider unbedingt nach seinen Datenschutzrichtlinien erkunden. Da der ganze E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens im Archiv auf den Servern des Serviceproviders gespeichert wird, ist es von großer Wichtigkeit, dass Sie dem Serviceprovider vertrauen können, dass er mit Ihren Unternehmensdaten 151001 Seite 10/14

11. verantwortungsvoll umgeht, diese vertrauensvoll behandelt und sie gesetzeskonform aufbewahrt. Ein weiterer Faktor den Sie unbedingt berücksichtigen sollten, ist die Aktualität der Archivierungslösung, die sich auf die Möglichkeit, damit Ihre Mitarbeiter schnell und effizient E-Mails finden können, negativ auswirken kann. Das System sollte alle gängigen Formen der elektronischen Kommunikation sowie alle elektronische Geschäftsdaten indexieren und speichern können. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie das System in einigen Jahren einem Update unterziehen werden, um weiterhin blitzschnell archivierte E-Mails finden zu können. Im Idealfall sollte das von Ihnen ausgesuchte Archivierungssystem die Migration von Mailservern unterstützen, ohne dabei den Betrieb der Archivierungslösung zu beeinträchtigen. Zuletzt sollten Sie darauf achten, dass das System, für das Sie sich entscheiden, mit möglichst vielen Betriebssystemen und Plattformen kompatibel ist. Damit wird Ihnen ein gewisser Grad an Zukunftssicherheit gewährleistet, denn sollten Sie sich irgendwann dazu entscheiden die Plattform zu wechseln, wird Ihnen der Umstieg auf ein neues Betriebssystem wesentlich erleichtert. 6. Wichtiges zur rechtlichen Rahmensituation (GoBS, GDPdU) im Bereich der E-Mail-Archivierung Aus aktueller rechtlicher Sicht besteht für ein Unternehmen keine Pflicht, den gesamten betriebsinternen E-Mail-Verkehr zu archivieren, um in möglichst kurzer Zeit gespeicherte E-Mails finden zu können. Für den E-Mail-Verkehr gilt die gleiche rechtliche Grundlage wie sie auch bei der Beleg- und der Geschäftsbücherarchivierung sowie der Archivierung der Geschäftskorrespondenz zum Einsatz kommt. Es ist aber grundsätzlich zu beachten, dass bei der Archivierung von E-Mails einige weitere Faktoren berücksichtigt werden sollten als es bei der Archivierung anderer Unternehmensdokumente der Fall ist. 151001 Seite 11/14

12. 7. E-Mails finden leicht gemacht mit der Archivierungslösung von emailarchiv.ch Emailarchiv.ch ist einer der führenden Anbieter von Emailarchivierungs-Lösungen, der hunderte von Unternehmen weltweit bei der Archivierung des betriebsinternen E-Mail- Verkehrs unterstützt und auf diese Weise den Unternehmensmitarbeitern ermöglicht, in kürzester Zeit indexierte E-Mails finden zu können. Emailarchiv.ch kann Ihnen dabei behilflich sein die Speicherkosten zu reduzieren, Verluste von wichtigen Unternehmensdaten zu vermeiden sowie gesetzeskonform Compliance-Richtlinien einzuhalten und Ihnen die Möglichkeit geben, archivierte Geschäftsdaten blitzschnell finden zu können. Unsere User profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich der Datenarchivierung und unserem erstklassigen Support, der jederzeit zu Ihrer Verfügung steht. Es gibt viele Gründe, die für den Einsatz eines hoch entwickelten E-Mail- Archivierungssystems in Unternehmen sprechen. Die cloudbasierte Archivierungslösung von emailarchiv.ch wird sich für Ihr Unternehmen sehr schnell auszahlen. Neben verschiedenen technischen Vorteilen bietet emailarchiv.ch Unternehmen auch diverse ökonomische Vorteile, die sich auf die Kostensenkung, äußerst positiv auswirken. Das Archivierungssystem von emailarchiv.ch ermöglicht eine automatische E-Mail- Archivierung, so dass Nutzer binnen weniger Sekunden gespeicherte E-Mails finden können. Das System ist plattformunabhängig und bietet sowohl Zugriff über gewohnte Software wie Microsoft Outlook und Internet Browser als auch per Smartphone App. 151001 Seite 12/14

13. 8. Varianten von emailarchiv.ch 1. Postfach und Archiv beim Provider Diese Lösung bietet sich vor allem für kleinere Firmen an, welche keinen eigenen Mailserver betreiben und die Postfächer extern betreut haben wollen (Hosted Exchange). Der Benutzer hat den vollen Leistungsumfang der Lösung inkl. Spamfilter und Virenschutz. Über das Outlook-Add In kann er sämtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein andres Programm wechselt. Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv holen. 2. Archiv beim Provider Diese Lösung ist für Firmen gedacht, welche einen eigenen Mailserver betreiben oder Dienste wir Office 365 nutzen. Die Mails werden vom Provider aus ihrem Mailserver abgeholt. Durch den Holmechanismus wird sichergestellt, dass alle Mails im Archiv ankommen. Über das Outlook-Add In kann er sämtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein andres Programm wechselt. Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv holen. 151001 Seite 13/14

14. 3. Mailserver und Archiv beim Kunden Auf Wunsch kann die Archivierungs-Lösung direkt beim Kunden installiert werden. Bei dieser Lösung kann zwischen Miete und Kauf gewählt werden. Der Benutzer hat den vollen Leistungsumfang der Lösung inkl. Spamfilter und Virenschutz. Über das Outlook-Add In kann er sämtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein andres Programm wechselt. Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv holen. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.emailarchiv.ch oder http://www.net- design.ch Gerne beraten wir Sie auch persönlich, rufen Sie uns an +41 (0)41 429 02 02 151001 Seite 14/14