Informationsveranstaltung zum Thema „Balanced Scorecard“

1. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Bezirksregierung Münster – Dez. 14 Informationsveranstaltung zum Thema „Balanced Scorecard“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

2. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Balanced Scorecard (BSC) „Methodik zur strategieorientierten Planung und Steuerung durch ein ausgewogenes Zielsystem“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

3. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Beginn Anfang der 90er Jahre, weiterentwickelt (Kaplan und Norton) vom strategieorientierten Kennzahlensystem zum Kommunikations- und Managementsystem Bezirksregierung Münster Dezernat 14

4. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC als Managementsystem Bezirksregierung Münster Dezernat 14

5. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Strategie • Plan zur Ausrichtung einer Organisation oder Teileinheit • auf die Erzielung bestimmter Ergebnisse und Wirkungen • (z.B. Regierungserklärung, Koalitionsvereinbarung) • vorausblickend (mittelfristig) • bindet verschiedene Ebenen horizontal oder/und vertikal • unterstützend oder/und widerspruchsfrei ein • klärt Zielkonflikte durch Priorisierung • passt sich veränderten Rahmenbedingungen an • beschränkt sich für öffentliche Verwaltungen idR auf die • Frage des „Wie“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

6. Strategische Stoßrichtungen Strategische Ziele Wohin will die Behörde ? Ursachen- wirkungsketten Messgrößen/ Kennzahlen Wie messen wir den Erfolg ? Welche Ziele setzen wir uns ? Zielwerte Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung ZV Maßnahmen Wie wollen wir das Ziel erreichen ? Von der Strategie zu konkreten Maßnahmen Durch die BSC wird die Strategie in Form von Kennzahlen und Maßnahmen konkreter und messbar Leitbild und Strategie Bezirksregierung Münster Dezernat 14

7. Leistungsauftrag (Gemeinwohlorientierung) Kunden/ Bürger Prozesse Finanzen Mitarbeiter Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Aufbau / Vorgehensweise 1. Vision / strategische Ausrichtung (beschreibend) 2. Perspektiven bilden und ihnen strategische Ziele zuordnen (abgeleitet aus Nr. 1) Bezirksregierung Münster Dezernat 14

8. wie hängen die Ziele zusammen? sie sollen sich unterstützen Überprüfung der Maßnahmen und der Strategie Einbindung in das System der Zielvereinbarungen, KLR und des Berichtswesens Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Aufbau / Vorgehensweise 3.Ursache- / Wirkungsketten erarbeiten 4. Messgrößen und Zielwerte festlegen 5. Aktionsprogramme für strategische Ziele bestimmen 6. Kaskade organisieren 7. Aktualisierung/ Kontrolle Bezirksregierung Münster Dezernat 14

9. 1 2 Vorgehensweise zur Erstellung der BSC 6 4 5 3 Ursache-/Wir-kungskettenerarbeiten Messgrößen festlegen Zielwerte Vision, Kernaufgaben, Strategie klären Strategische Zieledefinieren Aktionen selektierenund Ressourcenplanen Kaskadierung durchführen Einführung Grundbegriffe • Leistungsauftrag • Kunden • Finanzen Perspektivenauswählen Kaskadierung festlegen • Prozesse „kein Ziel ohne Beitrag zur Erreichung der Gesamtstrategie“ • Mitarbeiter „Von der Strategie zur Aktion!“ „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht steuern“ Was wollen wir erreichen? Wo wollen wir hin? Auftaktworkshop Workshop 1 Workshop 2 Workshop 3 Workshop 4 Workshop 5 • Review Ziele und Perspektiven • Plausibilisierung Verknüpfung Ziele • Klärung Vorgehen Erhebung Istwerte • Diskussion Messgrößen (Klärung Verant- wortlichkeiten, Datenquellen etc.) • Definition Perspektiven • Definition Ziele • Dokumentation Ziele • Definition von Aktionen • Klären von Verant- wortlichkeiten, Prioritäten, Fahr- plänen etc. • Klären Kaskadierung • Verabschiedung Vision / Kernauf- gaben • Definition der Strategie und strat. Stoßrichtungen • Projektverlauf • Strategische Grund- lagen • Klären der Vision und Kern- aufgaben

10. Leistungsauftrags-Perspektive: Wie erfüllen wir unseren politischen und gesetzlichen Auftrag? Wie erzielen wir diebeabsichtigten Wirkungen? Bürgerperspektive: Wie erfüllen wirdie Erwartungen der Bürger? Wirtschaftlichkeits-perspektive: Wie können wirunseren Handlungs-spielraumbewahren? Prozessperspektive: Wie können wir unsereAbläufe effizientund kundenorientiertorganisieren? Mitarbeiterperspektive: Wie können wir die Motivation unserer Mitarbeiter stärken? Perspektiven der Balanced Scorecard Vision, Kernaufgaben &Strategische Stoßrichtungen Strategische Ziele

11. setzt strategische Schwerpunkte verbindet Strategie und Umsetzung synchronisiert die beteiligten Ebenen strukturiert und koordiniert den Steuerungsprozess fokussiert über Ursache-/Wirkungsketten Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC Bezirksregierung Münster Dezernat 14

12. unterstützt die output-/ outcome-/ orientierte Steuerung konzentriert die Datenflut schafft Klarheit und Transparenz führt zu messbaren, überprüfbaren Ergebnissen anpassungsfähig, flexibel (z.B. ebenspezifisch) und dynamisch mündet in einem Führungsinformationssystem Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC Bezirksregierung Münster Dezernat 14

13. Vollständige Unterrichtsversorgung Qualitäts- steigerung Zielgruppenspezifische Bildungsangebote Zufriedenheit mit der Effizienz und Effektivität des Schulwesens Gemein- Wohl / Kunden (Nutzen) Finanzen Interne Prozesse Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Mitarbeiter (Lernen, Entwickeln) „Strategie-Karte“ wirkungsorientiertes Bildungscontrolling

14. Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung STRATEGIE Strategische Ziele Kommunikation Feedback Operatives Geschäft Bezirksregierung Münster Dezernat 14