Thérésa POTAMI 10/05/2006

Encaisser son argent & Prévenir les impayés Thérésa POTAMI 10/05/2006

POURQUOI ? L’impayé n’est pas seulement un risque commercial pour l’entreprise, c’est également un risque financier qui pèse sur sa trésorerie. Attendre pour encaisser son argent, c’est prendre le risque d’arriver trop tard (disparition du client ou de vous-même !) Agir vite est un gage de réussite dans le recouvrement des créances.

OBJECTIF Mettre en place une démarche PRÉVENTIVE pour réduire les risques d’impayés et éviter d’arriver à la procédure lourde Les bonnes attitudes à adopter : Prudence Respect dans la contractualisation Organisation Politique efficace en matière de relances

Prudence Comment éviter AU MIEUX les clients générateurs d’impayés ? En sélectionnant ses clients Les clients particuliers (non-commerçants) Sélection faite par le biais de garanties demandées avant de procéder à la vente ou à la prestation de services Les clients professionnels (commerçants) Sélection par identification et enquête de solvabilité auprès de sources de renseignement officielles

Prudence… Les clients professionnels (commerçants) Sources de renseignements officielles Le registre du commerce et des sociétés (RCS) Tous les commerçants, en nom propre ou en société, doivent être immatriculés au RCS tenu par le greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve leur siège. Le document le plus intéressant à obtenir est l’extrait du RCS appelé «K BIS». Celui-ci, véritable « carte d’identité » de l’entreprise

Prudence… • L’extrait « K BIS » • Il comprend les informations suivantes : • la dénomination sociale de l’entreprise (précision importante car bien souvent sur le papier à en-tête de l’entreprise, c’est un nom commercial qui est mis en avant et non la dénomination sociale) • l’adresse du siège social et des établissements secondaires (précision importante notamment pour déterminer le tribunal territorialement compétent en cas de procédure ultérieure) • la forme juridique de l’entreprise • le montant de son capital social

Prudence… • L’extrait « K BIS » (suite) • la date de constitution de l’entreprise • le mode d’exploitation • l’identité détaillée des dirigeants de l’entreprise et le cas échéant, des commissaires aux comptes • la mention éventuelle d’une procédure collective en cours (redressement ou liquidation judiciaire) avec l’identité de l’administrateur judiciaire et du représentant des créanciers.

Prudence… • LES COMPTES SOCIAUX • On peut obtenir du greffe la copie des comptes sociaux que la plupart des sociétés sont tenues de déposer au greffe. • L’examen des comptes des 3 derniers exercices donnera une idée de la solidité de l’entreprise. A noter que l’ensemble des informations ci-dessus peut rapidement être donné en se connectant sur le service des tribunaux de commerce appelé INFOGREFFE

EXEMPLE AVEC INFOGREFFE.FR

EXEMPLE AVEC SOCIETE.COM

Identité complète de la société LA REDOUTE

Les comptes sociaux de la société LA REDOUTE

Prudence… Les clients particuliers (non-commerçants) En prenant quelques garanties élémentaires En matière de relations commerciales et de solvabilité du client, le « risque zéro » n’existe pas. Vous pouvez cependant limiter ce risque en prenant un certain nombre de précautions destinées à vous garantir.

Prudence… Par exemple : LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE Si le client est un professionnel, la loi du 29 janvier 1993 fait obligation de communiquer au futur client ses conditions de prix et conditions générales de vente. En effet, les conditions générales de vente ont pour objet – lorsqu’elles sont licites ! – de « faire la loi » entre fournisseur et client. Vous avez tout intérêt à procéder de même si votre client est un PARTICULIER

Prudence… LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite) • La législation en vigueur impose de voir figurer dans les conditions générales de vente : • le barème des prix (avec les remises et leur justification détaillée) • les rabais, remises et avantages particuliers ; • les conditions de règlement (délais, escomptes, etc) ; •  les pénalités de retard (ne pas oublier de les faire figurer également au bas des factures, conformément aux dispositions de l’article L441-3 du code de commerce).

Prudence… LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite) Afin que le client ne puisse prétendre n’avoir pas eu connaissance des conditions générales de vente du fournisseur, ces conditions générales de vente figureront au dos de tous les documents précontractuels notamment devis, bon de commande. Si le fournisseur a une clientèle « particulière », il faudra en outre faire figurer dans les conditions générales de ventes, les mentions imposées par le Code de la consommation.

Prudence… MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Prudence… MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)

Prudence… Autres types de garantie  Les clauses pénales La clause pénale permet au fournisseur – et au client qui est présumé avoir accepté les conditions générales de ventes – de fixer forfaitairement les dommages intérêts dus notamment en cas de retard de paiement  Les clauses de réserve de propriété Elle permet d’obtenir la restitution de la marchandises ou du matériel vendus si le client n’en paie pas le prix à l’échéance convenue.  Les acomptes et dépôts de garanties Il y a intérêt à percevoir un acompte substantiel à la commande. Pour un nouveau client, il est parfois préférable de consentir un rabais sur le prix en échange d’un acompte important. Il en va de même pour le dépôt de garantie que demandent les entreprises de location.

Prudence… Autres types de garantie (suite) Les cautions Le cautionnement est un procédé simple et peu onéreux de garantie de la créance. Préférez une caution bancaire limitée dans son montant et en durée. Si la banque refuse de cautionner le futur client, il faut s’interroger sur la santé financière du client.  Les sûretés réelles Ce genre de garantie est réservé aux opérations importantes. L’affacturage C’est une technique permettant au vendeur de se décharger de la gestion des ses comptes clients, d’être garanti contre le risque d’impayé. En France, ce système a connu un succès limité en raison de son coût qui en exclut en pratique les petites entreprises.

Prudence… PREMIERE CONCLUSION La démarche préventive commence par un principe de PRUDENCE dans le choix de vos clients et dans les précautions destinées à vous garantir. ET VOUS ? Quelles attitudes adoptez-vous face à de nouveaux clients ? En matière de renseignement sur vos clients En matière de garanties

La contractualisation Chaque fois que l’on vend une marchandise ou une prestation de services, l’accord sur la chose et sur le prix, même tacite, fait naître un CONTRAT, c’est-à-dire l’obligation pour le vendeur de livrer le produit et pour l’acheteur d’en payer le prix. L’ECRIT RESTE UN MOYEN DE PREUVE DU BIEN FONDÉ DE VOTRE CREANCE

Contractualisation… Les documents contractuels Tout document contractuel (bons de commandes, devis, bon de livraison) devra être établi de manière claire, précise et lisible. Il devra contenir les mentions obligatoires qui garantiront le bien fondé de la créance. Chaque fois que cela sera possible, les documents contractuels devront faire mentionner la date, la signature suivie du nom du client.

Contractualisation… LE DEVIS Le caractère gratuit ou payant des devis est une véritable préoccupation dans le monde artisanal. Et un enjeu commercial. Le devis est, en effet, un document central dans le quotidien des chefs de TPE et de leur gestion. Pourquoi facturer un devis ? Nécessité de tenir compte du temps passé à effectuer les devis, volonté de limiter les demandes inutiles Pourquoi ne pas facturer ou le faire systématiquement ? Difficile de réduire le temps et le soin consacré à établir le devis, peur de perdre des commandes. A rappeler que le caractère gratuit du devis n’est pas une obligation légale. La seule nécessité pour l’artisan est d’informer à sa clientèle de ses tarifs.

Contractualisation… LE DEVIS Le devis a valeur contractuelle dès qu’il est accepté et signé : l’artisan a l’obligation de respecter les engagements y figurant. Parfois, le devis est une véritable contrainte imposée par la loi : c’est le cas des prestations d’entretien, de dépannage et de réparation effectuées par les travaux suivants : maçonnerie, menuiserie, plomberie… lorsque le montant des travaux est supérieur à 150 € TTC (arrêté du 2/3/1990 modifié par l’arrêté du 30/7/1999) C’est donc logiquement que les artisans qui consacrent du temps à rédiger les devis souhaitent que ce travail d’élaboration soit rémunéré.

Contractualisation… LE DEVIS Quelles sont les mentions à faire figurer ? • Il doit indiquer les mêmes mentions qu’une facture : • le nom et l’adresse de l’entreprise et de son client • le lieu d’exécution de l’opération • le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation • les frais de déplacement, le cas échéant •  la somme totale à payer HT et TTC en précisant le taux de TVA

Contractualisation… LE DEVIS • Et les mentions spécifiques suivantes : • la durée de validité de l’offre • l’indication du caractère payant ou gratuit du devis • les conditions éventuelles de révision du prix • la date et la mention manuscrite « Bon pour accord » du client • la signature de chaque partie •  les conditions de règlement précises avec demandes d’ACOMPTES éventuels

Contractualisation… LES ACOMPTES Certaines opérations commerciales peuvent être importantes par la quantité, la nature, le montant. Dans ces cas, n’hésitez pas à réclamer des acomptes ou faire des appels de fonds. Il est fréquent que les professionnels demandent un acompte à la commande des marchandises ou des prestations (souvent 30 %) et le solde à la livraison. En cas de prestations plus longues (construction d’une maison par exemple), vous pouvez réclamer 2 fois 30 % et le solde à la réception de la prestation.

Contractualisation… LES ACOMPTES • L’intérêt de cette démarche est : • - de disposer d’argent pour régler les marchandises ou les matériaux à vos fournisseurs • d’être sûr d’avoir recouvrer une partie de la créance et donc de limiter les risques d’impayés. • N’oublions pas que nous sommes dans une démarche de prévention !

Contractualisation… Deuxième conclusion Une RIGUEUR DANS LA CONTRACTUALISATION permet d’éviter les risques de contestation de la créance de la part du client au moment du paiement. ET VOUS ? Appliquez-vous cette rigueur sur vos documents contractuels ?

L’organisation Il est important d’effectuer la prestation en respectant, en nature et en délai, les termes du contrat ( devis / offre de prix / commande) afin que votre client ne conteste pas la créance. La facture devra : - correspondre à la prestation commandée et effectuée • contenir toutes les mentions obligatoires • préciser le montant des acomptes déjà versés, le solde restant dû et la date d’échéance de paiement. • être établie en double exemplaire

Organisation… Mais quand facturer ? Le principe veut que la facturation se fasse aussitôt la marchandise ou la prestation réceptionnée par le client !

Organisation… Troisième conclusion Pour être payé, n’hésitez pas à réclamer des acomptes ou à faire des appels de fonds. N’oubliez pas d ’établir assez rapidement la facture à la livraison des marchandises ou des travaux. ET VOUS ? La facturation : quand et comment ?

LES INCIDENTS DE PAIEMENT Deux types de situations bien distinctes : LE CHEQUE SANS PROVISION LA FACTURE IMPAYEE Il faudra alors tenter successivement Recouvrement amiable Recouvrement judiciaire

Prévention des incidents de paiement… LE CONTACT TELEPHONIQUE – LA VISITE CHEZ LE CLIENT • POURQUOI ? • HUMANISER LES RELATIONS • - pour marquer la bonne relation d’affaire en cours. • - pour permettre d’instaurer un dialogue avec son client afin de comprendre les raisons du défaut de paiement et d’aboutir à un accord. • pour avoir plus de chance de récupérer son argent.

Prévention des incidents de paiement… Le chèque sans provision : recouvrement amiable Une première prise de contact préalable à toute procédure de recouvrement Avant de mettre en œuvre une procédure de recouvrement lourde, il est préférable dans un premier temps de prendre contact avec votre client par téléphone puis par courrier (pour confirmation).

Prévention des incidents de paiement… Le chèque sans provision : recouvrement judiciaire Si la prise de contact n’aboutit pas ou si vous estimez qu’il sera difficile d’obtenir le règlement de la facture, vous pouvez entamer la procédure de recouvrement simplifiée (uniquement possible en cas de provision insuffisante).

Prévention des incidents de paiement… La procédure de recouvrement simplifiée Cette procédure n’est possible qu’en cas de provision insuffisante. C’est une procédure simple et efficace permettant d’obtenir le recouvrement judiciaire d’une créance.

Prévention des incidents de paiement… La procédure de recouvrement simplifiée Trente jours après la présentation du chèque, le bénéficiaire doit demander un certificat de non-paiement à sa banque (à ne pas confondre avec l’attestation de rejet). Un Huissier de Justice, muni de ce certificat, s’occupera de toute la procédure : signification au débiteur avec commandement de payer. Passé le délai de 15 jours et faute par le débiteur d’avoir obtempéré au commandement, il apposera la formule exécutoire (formule spéciale pour exécuter une décision de justice), ce qui confère au chèque la force d’un véritable jugement.

Prévention des incidents de paiement… La facture impayée • A la date d’échéance de la facture, le client ne paie pas. • Il est indispensable d’agir vite. • POURQUOI ? •  Parce que si vous-même ne respectez pas les délais que vous avez imposés, pourquoi le client le ferait-il ? •  Parce que vous montrez ainsi immédiatement votre détermination à vous faire payer • Parce qu’il existe des délais de prescription après lesquels vous ne pourrez plus réclamer votre créance. QUE FAIRE ?

Prévention des incidents de paiement… RECOUVREMENT AMIABLE CONTACTS TELEPHONIQUES – VISITES CHEZ SON CLIENT Lettre simple Graduelles Brièvement cadencées DIFFERENTES LETTRES DE RELANCE LR/AR Crédibles avec menaces mises à exécution DERNIERE LETTRE DE MISE EN DEMEURE DE PAYER RECOUVREMENT JUDICIAIRE Exemple de l’injonction de payer : procédure la plus rapide et peu coûteuse ACTION JUDICIAIRE RAPPELEZ-VOUS : Un mauvais accord vaut mieux qu’un bon procès !

Prévention des incidents de paiement… RECOUVREMENT AMIABLE • Dès la livraison, vous adressez au client une FACTURE • Dans un délai relativement court à partir de la date d ’échéance indiquée sur la facture, le client ne paie pas : • vous le contactez par téléphone • vous lui adressez des lettres de rappel ou de relance en envoi simple. Le client ne conteste pas la créance Le client ne réagit pas

Prévention des incidents de paiement… Le client ne conteste pas la créance Le client ne réagit pas Il connaît des difficultés de règlement et peut sollicité un règlement fractionné ou différé. Ayez soin de lui proposer un échéancier par écrit. Envoi d’une dernière lettre de relance valant mise en demeure sous forme recommandée avec accusé réception. RAPPEL : respectez vous-même les délais que vous donnez et graduez la sévérité de vos lettres de rappel.

Prévention des incidents de paiement… LES LETTRES DE RELANCE Il est important que vous même respectiez les délais que vous imposez et graduez la sévérité de vos lettres de rappel. 1ère relance : 30 jours après la facture - …nous pensons qu’il s’agit un oubli 2ème relance : 15 jours après la 1ère relance - …nous vous demandons de bien vouloir régulariser votre situation dans les 15 jours Dernière lettre : 15 jours après la 2ème relance - …, nous prions de bien vouloir considérer la présente comme valant mise en demeure de payer….

Prévention des incidents de paiement… LES LETTRES DE RELANCE Toujours faire référence à la facture impayée et rappeler les lettres déjà envoyées et restées sans réponse. Attention, il est important de faire une distinction entre le nouveau client et l’ancien client, entre les petites créances et les grosses créances. Pour les anciens clients, faire jusqu’à 3 lettres simples avant la lettre de mise en demeure Pour les nouveaux clients ou le récidivistes, faire 2 lettres simples avant la lettre de mise en demeure Entre chaque relance écrite, vous pouvez contacter votre client par téléphone voire demander à le rencontrer.

Prévention des incidents de paiement… LA LETTRE DE MISE EN DEMEURE Le client ne réagit pas, envoyez-lui la dernière lettre de relance valant mise en demeure sous forme AR/AC. La lettre de mise en demeure est à la fois la dernière mesure amiable et la première mesure contentieuse. C’est une mesure amiable puisqu’elle est faite sans formalités particulières et qu’elle est remise au client sans intervention d’un huissier simplement par lettre recommandée avec accusé réception. C’est aussi une mesure contentieuse car cette mise en demeure doit être faite avant toute assignation comme l’exige l’article 1146 du Code Civil.

Thérésa POTAMI 10/05/2006