Project Management Institute

1. Project Management Institute Grupo de Estudos – 2008.2 Capítulo 12 Gerenciamento de Aquisições do Projeto Eduardo Castor | eduardocastor@hotmail.com Gustavo Henrique Oliveira | gholiveira@hotmail.com

2. Agenda • Introdução • Processo 1 - Planejar compras e aquisições • Processo 2 - Planejar contratações • Processo 3 - Solicitar respostas de fornecedores • Processo 4 - Selecionar fornecedores • Processo 5 - Administração de contrato • Processo 6 - Encerramento do contrato • Exercícios • Respostas dos Exercícios • Bibliografia • Histórico de Revisões

3. Introdução • Gerenciamento de Aquisições do Projeto (GAP) → processos para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. • 2 perspectivas: organização como compradora ou fornecedora serviços, produtos ou resultados. • Inclui processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças (membros do Projeto ou da organização externa). • Processos GAP interagem entre si e com outros processos. • Ocorrem pelo menos uma vez em todos os Projetos e podem se repetir em outras fases.

4. Introdução • Envolvem contratos (documentos legais) entre comprador e fornecedor. • Contratos → obrigações legais ambas partes. • É responsabilidade do GP ajudar a adaptar o contrato às necessidades do projeto. • Podem ser chamados de acordos, subcontratos ou pedidos de compras. • Processo amplo de aprovação e deve conter: produtos, serviços ou resultados → satisfazer as necessidades do Projeto. • Suporte de especialistas: contratação, compras e legislação.

5. Introdução • Riscos: evitar ou mitigar ger. ciclo vida contrato e redigindo com cuidado termos e condições. • Fornecedor x comprador → • contratada, vendedor, prestador, etc x • cliente, usuário, contratada, adquirente, etc. • Termos e condições contratos → entradas processos gerenciamento do fornecedor. • Considera comprador como parte da equipe do projeto e fornecedor externo. • Considera que há uma relação contratual formal → a maior parte dos assuntos aplica-se a acordos formais não-contratuais.

6. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos • Obtém respostas como cotações e propostas → requisitos são alcançados. • Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais • Confirma que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. • Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

7. Processo 1 – Planejar compras e aquisições • Identifica quais necessidades podem ser melhor atendidas pela compra de SPR e quais podem ser atendidas pela equipe do Projeto. • Como, o que, quanto, se, e quando adquirir. • Possíveis fornecedores, licenças e autorizações profissionais → legislação ou políticas. • Cronograma → processo compras → cronograma. • Inclui análise dos riscos envolvidos nas decisões de fazer ou comprar.

8. Processo 1 – Planejar compras e aquisições • Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas:

9. 12.1.1 Planejar compras e aquisições – Entradas 1. Condições do mercado e quais PSR estarão disponíveis e de que forma. 2. Políticas, procedimento, diretrizes relacionados a aquisições → plano de gerenciamento de aquisições. 3. Limites, requisitos, restrições e premissas do projeto relacionados com o escopo. Fornece a lista de entregas e critérios de aceitação. 4. Relação entre todos os componentes do Projeto e as entregas. 5. Declarações detalhadas do trabalho que fornecem identificação de entregas. • 6. Inclui planos auxiliares: PG Escopo, PG Aquisições, PG Qualidade, PG Contratos. • Riscos identificados, proprietários, etc. • Acordos para seguro, serviços, etc.

10. 12.1.2 Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas • 1. Análise de fazeroucomprar: • Determinar se um produto ou serviço específico pode ser produzido pela equipe do projeto ou pode ser comprado. • Restrições do orçamento; compra ou locação; análise de custos diretos e indiretos (processo); antecipações de compras (estratégia). • 2. Opiniõesespecializadas: • Avaliar entradas e saídas; desenvolver ou modificar os critérios na avaliação de propostas, inclusive jurídica.

11. 12.1.2 Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas • 3. Tipos de contratos: Definem o grau de risco assumido. • 3.1 Preço fixo ou global: • Preço total fixo para produto bem definido. Podem incluir incentivos de metas ($). Pedido de compra: preço e data entrega definidos. • 3.2 Contratos de custos reembolsáveis: • Envolve o pagamento para o fornecedor pelos custos reais, acrescidos de um remuneração (lucro). Também podem incluir incentivos de metas ($). • 3 tipos: Custo + Remuneração (CMR) ou Custo + % do Custo (CMPC); Custo + Remuneração Fixa (CMRF); Custo + Remuneração de Incentivo (CMRI).

12. 12.1.2 Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas • 3.2 Contratos de custos reembolsáveis • a) Custo + Remuneração (CMR) ou Custo + % do Custo (CMPC): • Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração variável calculada sobre % dos custos. Varia de acordo com o custo real. (Terceirização pessoal). • b) Custo + Remuneração Fixa (CMRF): • Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração fixa calculada sobre % dos custos estimados. Não varia com os custos reais. • c) Custo + Remuneração de Incentivo (CMRI): • Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração predeterminada (bônus) calculada sobre objetivos.

13. 12.1.2 Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas • 3. Tipos de contratos: • 3.3 Contratos por tempo e material (T&M): • Híbrido: aspectos custos fixos e custos reembolsáveis. • Valor total do acordo e quantidades de itens não são definidos pelo comprador na assinatura do contrato. • Podem ter valores aumentados ou valores unitários pré-estabelecidos. • Requisitos de contrato, grau de competição do mercado, grau de risco, compras futuras determinarão tipo de contrato. podem incluir incentivos de metas ($).

14. 12.1.3 Planejar compras e aquisições – Saídas • 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): • Tipos de contratos; • Quem irá preparar estimativas independentes; • Documentos de aquisições padronizados; • Gerenciamento de fornecedores; • Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Define a parte do escopo do Projeto incluída no contrato. A DT é definida a partir da DEP, da EAP e do dicionário da EAP. 3. Documentadas e podem permitir a compra de apólice de seguros ou contratos de seguro-desempenho (riscos). Lista com justificativa. 4. Mudanças no PGP → Planejar compras e aquisições. Processadas para revisão e destinação pelo processo Controle Integrado de Mudanças.

15. Dúvidas

16. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

17. Processo 2 – Planejar contratações • Prepara os documentos necessários para dar suporte aos 2 processos seguintes: Solicitar Respostas Fornec. e Selecionar Fornecedores.

18. 12.2.1 Planejar contratações – Entradas • 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): • Tipos de contratos; • Quem irá preparar estimativas independentes; • Documentos de aquisições padronizados; • Gerenciamento de fornecedores; • Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Define a parte do escopo do Projeto incluída no contrato. A DT é definida a partir da DEP, da EAP e do dicionário da EAP. 3. Documentadas e podem permitir a compra de apólice de seguros ou contratos de seguro-desempenho (riscos). Lista com justificativa. 4. Fornece documentos que podem ter sido modificados → revisados → datas do cronograma.

19. 12.2.2 Planejar contratações – Ferramentas eTécnicas 1. Contratos padrão, descrições padrões de itens, termos de confidencialidade, padrões documentos de licitação, etc. 2. Avaliar entradas e saídas; desenvolver ou modificar os critérios na avaliação de propostas, inclusive jurídica.

20. 12.2.3 Planejar contratações – Saídas • 1. Usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. • O comprador estrutura documentos para facilitar respostas exatas e completa → comparação. • Complexidade e níveis de detalhes → valor da aquisição e riscos. • 2. Usados para classificar ou pontuar propostas. • Podem ser objetivos ou subjetivos. • Exs: Entendimento da necessidade, Custo total ou do ciclo de vida, capacidade técnica, abordagem técnica, capacidade financeira, interesse e capacidade de produção, referências, direitos de propriedade, etc. 3. Modificações em uma ou + declarações do TC na preparação da documentação de aquisição.

21. Dúvidas

22. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos • Obtém respostas como cotações e propostas → requisitos são alcançados. 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

23. Processo 3 – Solicitar respostas de fornecedores • Obtém respostas como cotações e propostas de possíveis fornecedores sobre como os requisitos do projeto podem ser alcançados.

24. 12.3.1 Solicitar respostas de fornecedores – Entradas 1. Listas ou arquivos com informações sobre possíveis fornecedores pré-qualificado. Histórico de fornecimento. • 2. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): • Tipos de contratos; • Quem irá preparar estimativas independentes; • Documentos de aquisições padronizados; • Gerenciamento de fornecedores; • Coordenação aquisições x cronograma, etc. • 3. Usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. • O comprador estrutura documentos para facilitar respostas exatas e completa → comparação. • Complexidade e níveis de detalhes → valor da aquisição e riscos.

25. 12.3.2 Solicitar respostas de fornecedores – Ferramentas e Técnicas 1. Reuniões com possíveis fornecedores antes da proposta para esclarecimentos. 2. Ampliação da lista de possíveis fornecedores através da colocação de anúncios em jornais e revistas de grande circulação. 3. Relação de fornecedores a partir dos ativos organizacionais. Pesquisas na internet, catálogos de sindicatos, bibliotecas, associações locais, etc.

26. 12.3.3 Solicitar respostas de fornecedores – Saídas 1. Contém os fornecedores que são solicitados a apresentar uma proposta. 2. Solicitação formal preparada pelo comprador solicitando a proposta. Base para o fornecedor. 3. Documentos preparados pelo fornecedor que descrevem a capacidade e a disposição do fornecedor de fornecer os PSR solicitados na documentação de aquisição. Oferta formal e legal. Pode ser completada com exposição oral para o comprador.

27. Dúvidas

28. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos • Obtém respostas como cotações e propostas → requisitos são alcançados. • Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

29. Processo 4 – Selecionar fornecedores • Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação para selecionar 1 ou + fornecedores (qualificados e aceitáveis). • Fatores que podem ser avaliados na definição: • Preço ou custo: menor preço nem sempre é o menor custo → incapacidade fornecimento. • Propostas separadas nas seções técnicas e de comerciais. Avaliar seções de gerenciamento. • Possibilidade de vários fornecedores para o mesmo produto: ↓ riscos, ↑ $.

30. Processo 4 – Selecionar fornecedores • Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas:

31. 12.4.1 Selecionar fornecedores – Entradas 1. Políticas formais que afetam a avaliação das propostas. • 2. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): • Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 3. Exemplos de PSR produzidos anteriormente → avaliar capacidades do fornecedor e qualidade dos seus produtos. 4. Solicitação formal preparada pelo comprador solicitando a proposta. Base para o fornecedor. 5. Conjunto básico de informações que serão usadas por um organismo de avaliação para seleção do(s) fornecedor(es). 6. Contém os fornecedores que são solicitados a apresentar uma proposta.

32. 12.4.2 Selecionar fornecedores – Ferramentas e técnicas 1. Quantificação de dados qualitativos através da atribuição de pesos para critério de avaliação. Pesos são multiplicados e totalizados. 2. Contratante prepara suas próprias estimativas que serão comparadas às fornecidas (estimativa de custos exeqüíveis). Diferenças significativas → incompreensão DT ou mudança no mercado. 3. Requisitos mínimos de desempenho para 1 ou + critérios de avaliação. Pode empregar SP ou EI. Melhor para o pior. 4. Estrutura e requisitos do contrato antes da assinatura. Responsabilidades, leis, solução técnica, cronograma, pagamentos, preço, etc. GP pode não ser o líder negociador do contrato (técnicos, qualidade, gerenciamento). 7. Sempre utilização opinião especializada e formas de critérios de avaliação (componentes objetivos e subjetivos). Sistema de ponderação para avaliar várias propostas. 5. Informações como desempenho passado, avaliação de qualidade, desempenho de entrega e atendimento do contrato. São utilizados juntos com os sistemas de triagem. 6. Equipe multidisciplinar com especialização em cada uma das áreas.

33. 12.4.3 Selecionar fornecedores – Saídas 1. Considerados como estando em uma faixa competitiva → resultado da proposta ou licitação e negociaram versão preliminar do contrato. 2. Um para cada fornecedor selecionado. Pode ser complexo ou simples pedido de compra. Acordo legal que gera obrigações para as partes. Sujeita a remedição nos tribunais. 3. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento. 4. Quantidade e disponibilidade de recursos e datas nas quais este poderão estar ativos ou ociosos. 5. Atualizações para refletir solicitações de mudanças aprovadas. 6. Alterações no cronograma, ou PGA, e outras podem impactar neste processo. Mudanças processadas e destinação pelo Processo Integrado de Mudanças.

34. Dúvidas

35. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos • Obtém respostas como cotações e propostas → requisitos são alcançados. • Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais • Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

36. Processo 5 – Administração de contrato • Comprador e fornecedor administram o contrato → garantir atendimento às suas obrigações e direitos contratuais. • Equipe de GP a par de todas as implicações legais. • Administrador de contratos pode estar na equipe do Projeto mas, em geral, se reporta para um supervisor de outro departamento. • Envolvem aplicação de processos do GP: orientar e gerenciar a execução, relatório de desempenho, controle da qualidade, mundanças, riscos, pagamentos ao forncecedor, etc.

37. Processo 5 – Administração de contrato • Documentado qualidade de desempenho do fornecedor (competências, obrigações) → futuro. • Possibilidade de aditamento.

38. 12.5.1 Administração de contratos – Entradas 1. Um para cada fornecedor selecionado. Pode ser complexo ou simples pedido de compra. Acordo legal que gera obrigações para as partes. Sujeita a remedição nos tribunais. 2. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento. 3. Considerados como estando em uma faixa competitiva → resultado da proposta ou licitação e negociaram versão preliminar do contrato. 4. Documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor; outras informações de entrega do contrato; relatório de desempenho do fornecedor. 5. Modificações nos termos e condições do contrato. Documentadas e aprovadas. 6. Ponto de atendimento da qualidade, custos incorridos, notas fiscais. Quais entregas foram terminadas.

39. 12.5.2 Administração de contratos – Ferramentas e técnicas 1. Processo pelo qual o contrato pode ser modificado. Documentação, acompanhamento, procedimentos e níveis de aprovação mudanças. 2. Análise estruturada do progresso no fornecimento. Análise da documentação, inspeções, auditorias de qualidade → sucessos ou falhas de desempenho. 3. Identificar quaisquer deficiências nas entregas ou nos processos de trabalho do fornecedor. 4. Informações à gerência do grau de eficácia que o fornecedor está atendendo os objetivos contratuais. 5. Inclui análises e aprovações da equipe GP; são tratados pelo Sistema de Contas a Pagar; pagamentos mediante termos do contrato. 6. Mudanças contestadas e construtivas → não há acordo sobre $ ou se houve mudança. São documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas durante todo do ciclo de vida do contrato. 8. Automatiza partes do sistema de registro, pagamentos, reclamações, relatório de desempenho. Troca de dados entre as partes. 7. Usado pelo GP para gerenciar os registros e a documentação do contrato. Índice de correspondências e documentos.

40. 12.5.3 Administração de contratos – Saídas 1. Não se limita ao contrato → cronograma, mudanças aprovadas e não, documentos técnicos, relatórios de desempenho, entregas, et. 2. Mudanças solicitadas são processadas para revisão e aprovação pelo processo Controle integrado de mudanças. Incluem orientações do comprador. Identificadas e documentadas. 3. Qualquer coisa que precisa ser feita para que o fornecedor fique em conformidade com os termos do contrato. 4. Correspondências: advertências, solicitações de mudanças e esclarecimentos. Pode incluir resultados de auditoria e inspeções. Cronogramas e solicitações de pagamentos: projeto usando sistema de pgtos externo. Próprio sistemas → pagamentos. Documentação de avaliação do fornecedor: capacidade do fornecedor em continuar a fornecer o trabalho. Avalia possibilidade de contratos futuros e qualidade do trabalho. Base para rescisão ou penalidades. 5. Refletir solicitações de mudanças aprovadas.

41. Dúvidas

42. Introdução – Processos GAP .doc ? 2. Planejar contratações 3. Solicitar respostas de fornecedores 1. Planejar compras e aquisições • Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. • Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos • Obtém respostas como cotações e propostas → requisitos são alcançados. • Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais • Confirma que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. • Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato 4. Selecionar fornecedores

43. Processo 6 – Encerramento do contrato • Dá suporte ao Processo Encerrar Projeto → confirma trabalho e entregas aceitáveis. • Aborda cada contrato do Projeto ou uma de suas fases. • Reclamações não resolvidas podem estar sujeitas a processo judicial. • Rescisão: pode resultar de acordo mútuo ou de descumprimento de uma das partes. • Comprador pode ter direito de finalizar contrato ou parte, por qualquer motivo ou conveniência, a qualquer momento → compensações $ ao fornecedor.

44. Processo 6 – Encerramento do contrato • Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas:

45. 12.6.1 Encerramento do contrato – Entradas • 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): • Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento. 3. Não se limita ao contrato → cronograma, mudanças aprovadas e não, documentos técnicos, relatórios de desempenho, entregas, et. 4. Metodologia passo a passo que aborda termos e condições dos contratos e quaisquer critérios de saída ou de término necessários para o encerramento do contrato. Contém atividades e responsabilidades das partes para encerramento. Ações realizadas encerram formalmente o contrato.

46. 12.6.2 Encerramento do contrato – Ferramentas e Técnicas • Análise estruturada do processo de aquisição do processo Planejar compras e aquisições até a Administração de contrato. • Identifica sucessos e falhas que forneçam um embasamento para o reconhecimento na preparação de outros contratos de aquisição 2. Usado pelo GP para gerenciar os registros e a documentação do contrato. Índice de correspondências e documentos.

47. 12.6.3 Encerramento do contrato – Saídas • Comprador apresenta ao fornecedor aviso formal por escrito de que o contrato está encerrado. • Requisitos para encerramento definidos no contrato e incluídos no PGC. 2. Arquivo do contrato: conjunto de documentações, inclusive o contrato encerrado . Aceitação da entrega: comprador apresenta ao fornecedor um aviso formal por escrito que as entregas foram aceitas ou rejeitadas. Documentação das lições aprendidas: análise de lições aprendidas e recomendações de melhoria nos processos → planejamento e implementação de aquisições futuras.

48. Dúvidas

49. Bibliografia • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI), PMBOK Guide, 3ª edição, 2004. • GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, O’Reilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

50. Histórico de Revisões