KAMU IDARELERINDE I KONTROL SEMINERI 21.12.2010

1. KAMU IDARELERINDE I� KONTROL SEMINERI21.12.2010 Dr. Bertan Kaya

2. Bug�nk� Paylasimimiz 1. B�l�m: (45 dakika) Kamu idarelerinde i� kontrol sistemi olusturma �alismalarinda mevcut durum nedir? Hizli anket Etkin bir i� kontrol sistemi kurmak neden �nemli? D�nyada ve T�rkiye�de gelismeler �zel sekt�r ve kamu idareleri I� kontrol sisteminin faydalari Oyun plani 1,2,3: �st y�netimi, personeli ve i� denetimi isin i�ine �ekebilmek I� kontrol sistemi olusturmaya y�nelik yanlis bilinenler!

3. Bug�nk� Paylasimimiz 2. B�l�m: (45 dakika) Idaremizde i� kontrol sistemini nasil kurabiliriz? Farkli y�ntemler Kritik basari fakt�rleri nelerdir? Yol haritasini olusturmak S�rece iliskin firsat ve tehditler nelerdir? 3. B�l�m: Soru ve cevaplar

4. Seminer neyi ama�liyor? Idarelerde etkin i� kontrol sistemleri kurulmasina y�nelik katki saglamak Etkin i� kontrol sistemleri olusturulabilmesi i�in uygulanabilir stratejiler �nermek Idarelerin i� kontrol sistemlerini olusturmalarina y�nelik ortak bir payda �nermek

5. Iyi haber, k�t� haber Iyi haber: 5018, i� kontrol standartlari, i� kontrol tanimi, i� kontrol unsurlari, COSO �er�evesi, eylem planlari ve teorik bilgiler �zerinde durmayacagiz! Bu ne demek? Daha az uyku, daha fazla paylasim? K�t� haber: Seminerde i� kontrol sistemi kurmaya y�nelik hazir re�eteler, hap ��z�mler verilmiyor? Her idarenin kendine �zg� bir yapisi var Seminer s�resi kisa I� kontrol sistemi kurmak sanildigindan �ok daha zor bir s�re�.

6. 1. B�L�M

7. Mevcut durum Hizli Bir Anket 1. I� Kontrol Eylem Planini hazirlamis, ancak neyi, nasil yapacagini bilmeyen idareler (�alismalari programlamamis, metodolojisini olusturmamis, uygulamaya y�nelik adim atmamis idareler) 2. Eylem planini ger�eklestirmeye y�nelik �alismalari programlamis, metodolojiyi belirlemis, harekete ge�meye hazir ancak teredd�tleri olan idareler (kim, ne zaman, nasil sorularina yanit bulmus idareler)? 3. Eylem planini hayata ge�irmeye y�nelik �alismalari programlamis, metodolojiyi belirlemis, projeyi baslatmis (belirli adimlari tamamlamis) ve y�r�tt�kleri �alismalardan son derece emin idareler?

8. I� kontrol sistemi kurmak neden �nemli?

9. I� kontrol sistemi kurmak neden �nemli? Kamudan bazi vakalar: TUIK, TRT, �SYM Itibar kayiplari, mali kayiplar, yasal yaptirimlar, vb. kayiplar Kendi idaremizde de benzer veya farkli riskler ger�eklesebilir! I� kontroller genellikle en maliyet etkin risk y�netim stratejileridir.

10. I� kontrollerin �z� AMA�LAR-RISKLER-KONTROLLER Idare olarak ama� ve hedeflerim nelerdir? (Stratejik Planlar ve Performans Programlari) Bunlara ulasmak i�in; Etkin ve verimli �alismaliyim, Varliklarimi korumali, kaynaklarimi ekonomik kullanmaliyim, Veri, bilgi ve raporlamalarim hem i�, hem de dis karar alicilar i�in g�venilir olmali, Faaliyetlerimde i� ve dis mevzuata uygun hareket etmeliyim.

11. �ikis noktasi Ama�lar olmadan riskler, riskler olmadan kontroller olamaz! Ama� ve hedeflerimi tehdit eden riskler varsa; Bu risklerden kaynaklanabilecek kayiplari �nlemeliyim. Bana i� kontroller lazim. �rnek: satin alma y�netmeligi, muhasebede g�revler ayriligi, A ve B onaylari, yetki devri prosed�rleri, b�t�e takibi, i� denetim, otomasyon.

12. Riskler

13. I� kontrollerin fonksiyonu

14. Idarelerde i� kontrol sistemleri Idarelerin; Kamu kaynaklarini etkin ve verimli kullanmasini, Finansal tablo ve raporlamalarinin dogru ve g�venilir olmasini, Kurum faaliyetlerinin mevzuata uygun y�r�t�lmesini, Varliklarinin korumasini saglamak �zere, tasarlanmis y�netsel, operasyonel, mali ve teknolojik i� kontrollerin tamamini i�eren b�t�nc�l bir sistemdir.

15. Idarelerimizde i� kontrol sistemi yok mu? Idarelerde her b�l�m�n, fonksiyonun ve s�recin i�inde mali, y�netsel ve operasyonel kontroller var. I� kontrol sistemi bu kontrollerin b�t�n� ise; bizim bir i� kontrol sistemimiz var diyebilir miyiz?

16. Etkin bir i� kontrol sisteminin kosullari 4 kosul var; I� kontroller bir model �er�evesinde (COSO veya Kamu I� Kontrol Standartlari Tebligi) b�t�nlestirilmis mi? Kritik kontroller is akislari �zerinde tespit ve dok�mante edilmis mi? Bu kontrollerin yeterlilik ve etkinligi risk odakli i� denetim teknikleri (teftisten farkli bir denetim yaklasimi) ile denetleniyor mu? I� kontrol�n �nemi �st y�netim ve personelce anlasiliyor mu? Teskilat genelinde farkindalik y�ksek mi? Cevap EVET ise; etkin bir i� kontrol sistemine sahibiz. Cevap KISMEN ise; i� kontrol sistemi var ancak gelistirilmeli Cevap HAYIR ise; i� kontrol sistemi yok ve olusturulmali!

17. D�nyada ve T�rkiye�de gelismeler D�nya�da gelismeler (1992; COSO/ INTOSAI, 2002; SOX, 2004; INTOSAI ve COSO KRY, 2000,2007: AB I� Kontrol Standartlari T�rkiye�deki degisim �zel sekt�r (BDDK, SPK d�zenlemeleri, yeni TTK) Kamu (5018�de i� denetim ve i� kontrol) Kurumsal y�netime verilen �nem. T�rkiye ger�eklestirdigi d�zenlemeler ile g�nceli yakalamistir.

18. I� kontrol sisteminin bazi faydalari Stratejik planlarda yer alan ama� ve hedeflerin ger�eklestirilmesine y�nelik katki saglar. Idarenin itibarini korur, Yetersiz ve isabetsiz y�netim kararlarini �nler (saglikli veri), Kaynak ve varliklarin etkili, ekonomik ve verimli kullanimini saglar Hizmet kalitesini ve vatandas memnuniyetini artirir Yolsuzluk ve usuls�zl�kleri �nler, Y�netsel performans artisi saglar, Faaliyetlerin mevzuata uygun y�r�t�lmesini saglar, Kurum i�i �retilen bilgi ve raporlarin dogru ve tam ve g�venilir olmasini saglar, Merkez disi teskilatin faaliyetlerinin kontrol altinda tutulmasini saglar.

19. I� kontrol sisteminden fayda saglamak i�in 3 �nemli sart: �st Y�netimi isin i�ine �ekmek Personeli isin i�ine �ekmek I� denetimi isin i�ine �ekmek �st y�netim ve teskilat i� kontrol sisteminin mevzuat geregi yerine getirilen bir k�lfet oldugu inancini korudugu s�rece i� kontrol yukaridaki faydalari saglamaz!

20. Oyun planlari Oyun plani 1: �st y�netimi s�rece dahil edelim! G��l� bir kontrol ortami i�in Oyun plani 2: teskilati s�rece dahil edelim! G��l� risk y�netimi, bilgi ve iletisim i�in Oyun plani 3: i� denetimi s�rece dahil edelim G��l� bir g�zetim (izleme) mekanizmasi i�in

21. Oyun Plani 1: �st Y�netim 5018 sayili Kanunda yeterli ve etkili bir i� kontrol sisteminin olusturulmasi i�in gerekli �nlemleri alma sorumlulugu, idarelerin �st y�neticilerine ve diger y�neticilerine verilmistir. �st y�netimin destegi olmadan, i� kontrol sistemi kurulmasi m�mk�n degildir. �st y�neticilerin i� kontrole iliskin algilari degistirilmelidir! I� kontrol sistemini mevzuat geregi degil, isin geregi kuruyoruz I� kontrol �st y�neticiyi korur I� kontrol sistemi �st y�neticiyi kisitlamaz

22. �st y�netimden beklentiler I� kontrol sistemi ile ilgili �alismalara destek verildigini teskilata g�stermek ve hissettirmek, I� kontrol ile ilgili kurum i�i ve disinda d�zenlenen seminer ve toplantilara m�mk�n oldugunca katilim saglamak, Etkin bir i� kontrol sistemi kurulmasini temin edecek d�zeyde kaynak saglamak, Eylem plani �er�evesinde ger�eklestirilmesi gereken mevzuat ve diger yapisal degisiklikleri desteklemek, Periyodik olarak y�r�t�len �alismalar ile ilgili bilgi almak ve g�revli ekip ile toplantilar ger�eklestirmek.

23. Oyun Plani 2: Personel Teskilata (orta, alt d�zey y�netim ve personel) farkindalik kazandirilmadan, i� kontrol�n �nemine inanmalari saglanmadan etkin bir i� kontrol sistemi kurulamaz. Tesis edilse bile, isletilemez! Teskilatin tamaminin tasin altina elini koymasi saglanmalidir; Farkindalik egitimleri Proje ekiplerinde yer alacak kontrol-liderlerinin dikkatli se�ilmesi �z degerlendirme y�nteminin aktif olarak kullanilmasi

24. Oyun Plani 3: I� Denetim I� denet�iler Idarede risk/kontrol bilgisi en y�ksek olan gruptur. S�re� bazli �alisma k�lt�rleri vardir. Idarenin yapisini tanirlar. Ekip �alismasi, proje y�netimi ve iletisim konularinda becerileri vardir. S�re�te i� denet�ilerin danismanlik hizmetlerinden faydalanilmalidir. UYARI: I� denet�ilerin i� kontrol sistemini kurmalari dogru degildir! Ancak danismanlik yapabilirler.

25. I� kontrole iliskin yanlis inan�lar 1) Eylem planini olusturduk, �nemli mesafe aldik!

26. I� kontrole iliskin yanlis inan�lar 2) 30.06.2011� e kadar �n�m�zde neredeyse 6 ay var; bu s�re bize fazlasiyla yeter!

27. I� kontrole iliskin yanlis inan�lar 3) Mevzuat geregi y�r�t�len �alismalar oldugundan teskilatta bir diren� olmaz, islerimizi hizli, sorunsuz ve programladigimiz sekilde y�r�tebiliriz!

28. I� kontrole iliskin yanlis inan�lar 4) I� kontrol sistemini hatali kursak dahi geri d�n�s olabilir. Zaman i�inde iyilestirme sansimiz olacaktir.

29. 2. B�L�M

30. Idaremizde i� kontrol sistemini nasil kurabiliriz? Tek tip ��z�m yok. Farkli y�ntemler s�z konusu olabilir. Metodoloji se�iminde dikkate alinmasi gereken unsurlar: Stratejik plan, performans programi ve i� kontrol eylem planlari nasil olusturuldu (kisitli veya katilimci yaklasimlar) �rg�t�n takim �alismasina yatkinligi, proje y�netimi tecr�beleri Teskilat yapisi, k�lt�r� ve personelin yetkinlik d�zeyi �st y�netimin destek d�zeyi �rg�t�n i� denetim tecr�beleri ve bakis a�isi �rg�t i�i iletisimin d�zeyi, teknolojiye yatkinligi

31. Alternatifleri ikiye indirmek 1) Proje y�netimi yaklasimi; Proje amaci, kapsami, asamalari, kritik s�releri, �iktilari, sorumlulari ve y�ntemi belirlenmeli. Koordinat�r: Strateji Gelistirme Birimi Her birimden kontrol liderleri se�ilmesi (asgari 3 kisi) Strateji Biriminden personelin de katildigi karma ekipler kurulmasi (en az 7-8 ayri ekip) I� denet�ilerin ekiplere danisman olarak katilmasi Kontrol ekiplerine yogun uygulamali egitimler verilmesi

32. Proje Y�netimi Yaklasimi Idareyi s�re�lere b�l, makro risk analizi yap, en riskli s�re�leri pilot s�re�ler olarak belirleyerek, bu pilot s�re�lerde gerekli �alismalari yapmalari i�in ekipleri g�revlendir. Ekipler, ilgili s�re�te g�revli y�netici ve personele egitim ve seminerler ile farkindalik kazandiracaklar. Ekipler belirli s�relerde, s�re�lerde i� kontrol standartlarina g�re degerlendirmeler yaparlar. Is akislari, kritik g�rev ve kontrollerin tespiti, risklerin tespiti, �l��m�, kaydi, risk kontrol matrislerinin olusturulmasi, mevzuat incelemeleri, bilgi sistemlerinin degerlendirilmesi, kontrol ortaminin g��lendirilmesi, bilgi ve iletisim mekanizmalarinin degerlendirilmesi. S�re�te etkinligi artirmak i�in gerekirse disaridan egitim & danismanlik hizmeti alinabilir.

33. Y�ntemin arti ve eksileri Artilar: Islerin son derece sistemli ve disiplinli y�r�t�lmesini saglar Proje y�netimi yaklasimi ile s�re�te etkin kontrol ve koordinasyon saglanir Ekipler tecr�be kazandik�a hizlanirlar Egitim almis ekiplerin (egiticinin egitimi), s�re�lerdeki y�netici ve personeli egitilmesi saglanarak teskilat geneline farkindalik kazandirilabilir. Birimler arasi dayanisma, iletisim ve isbirligini zenginlestirir. Ekip �alismasi k�lt�r�n� destekler. Kontrol liderlerinin, kendi mensubu olduklari birimleri ikna etme ve destek alma ihtimalleri y�ksektir.

34. Y�ntemin arti ve eksileri Eksiler: S�re� tahmin edilenden yavas ilerleyebilir. �rnegin 100 s�re� ve 10 ekip var ise, 1 ekip 10 adet s�re�te �alisma yapmak zorundadir. Siki ve disiplinli �alisilmaz veya dis danisman destegi alinmaz ise 30.06.2011 tarihinde �alismalari tamamlamak m�mk�n olmayabilir. Dis destek almak gereklidir (ekiplerin egitimi, pilot projeler ve ekiplerin g�zetimi i�in) Personelin katki ve katilimini saglamak m�mk�n olmaz Ekiplerin �st�ne fazlaca y�k d�smesi nedeniyle, bir s�re sonra etkin ve saglikli sonu� elde etmek zorlasabilir �st�n ekip �alismasi ve iletisim becerileri gerektirir Yetkin insan kaynagi gerektirir (kontrol liderleri)

35. �z Degerlendirme Yaklasimi �z degerlendirme yaklasimi, her birimin kendi faaliyet alani i�indeki s�re�lerde, kendi �alismalarini kendisinin ger�eklestirmesidir. Koordinat�r: Strateji Gelistirme Birimi Her birimden kontrol liderleri se�ilmesi (asgari 3 kisi) Kontrol liderlerine yogun uygulamali egitimler verilmesi Kontrol liderlerinin bir pilot projede, tecr�be kazanmasinin saglanmasi Kontrol liderlerinin kazandiklari yetkinlikler ile kendi birimlerinde benzer �alismalari, s�rece o birim y�netici ve personelini dahil ederek ger�eklestirmeleri I� denetim ve Strateji Biriminin, diger Birimlere teknik destek, danismanlik ve g�zetim saglamasi

36. Y�ntemin arti ve eksileri Artilar: Katilimci bir y�ntem olmasi. Birimlerin tasin altina tam anlamiyla ellerini sokmalarini �alismalarin hizli ilerlemesi ve diren�lerin daha �abuk asilmasi Egitim ve pilot uygulama hari� dis destege fazla ihtiya� duyulmamasi Daha saglikli sonu�lar elde edilebilmesi

37. Y�ntemin arti ve eksileri Eksiler: Kurum i�i iletisimi g��lendirmemesi, ancak birim i�i iletisime imkan vermesi G�zetim ve koordinasyonun zor olusu Fazlaca �z disiplin ve kisisel inisiyatiflere dayaniyor olusu Strateji ve i� denetim birimlerine �ok fazla g�zetim g�revi d�smesi �alismalarin belirli standartlarda ve b�t�n ile uyumlu bir sekilde s�rd�r�lmesinin kolay olmamasi

38. Kritik basari fakt�rleri-1 S�re�te �st Y�netim desteginin saglanmasi I� denetim ve Strateji Birimi arasinda etkin isbirligi saglanmasi Y�ntem se�iminin idarenin kapasite ve imkanlari dogrultunda yapilmasi Y�netici ve personelde farkindalik ve sorumluluk duygusu olusturulmasi Kontrol liderlerinin se�imi Egitmen ve danisman se�imi I� kontrol tecr�besi Kamu tecr�besi Egitim ve uygulama becerileri Mesleki yetkinlik

39. Kritik basari fakt�rleri-2 Kisa vadede; Risk Degerlendirme ve Kontrol Faaliyetleri unsurlarina Orta vadede; Bilgi/Iletisim ve Izleme unsurlarina Uzun vadede; Kontrol Ortami unsuruna odaklanmak. Projenin g�zetimi ve ilerleyisin periyodik olarak degerlendirilmesi ve g�zetiminin saglanmasi �alismalara en kisa s�rede baslanmasi Diger idarelere odaklanmak yerine, inisiyatif kullanilarak eyleme ge�ilmesi

40. Yol Haritasi �nerisi

41. 1. Asama:Mevcut Durum Tespiti Idarenin vizyonu, misyonu, ama� ve hedefleri, y�netsel yapisi, mali tablolari, b�t�eleri, faaliyet raporlari, i� denetim raporlari, organizasyon semalari, s�re�leri, is akislari (varsa) incelenir. �st d�zey y�neticiler ve diger bazi birim y�neticileri ile g�r�s�lerek Idarenin �rg�t yapisi, faaliyetleri, beklentiler ve ihtiya�lara iliskin daha detayli bilgi edinilir. Mevcut i� kontrol yapisi analiz edilir, halihazirda y�r�t�len �alismalar incelenir, eksiklikler, gelisme saglanacak alanlar belirlenir, genel bir degerlendirme yapilir.

42. 2. Asama: Uygulama Metodolojisi Se�imi T�m Idare s�re�lerinde uygulama metodolojisinin (y�ntem ve prosed�rler) tespit edilmesi; Proje Y�netimi Yaklasimi �z Degerlendirme Yaklasimi Digerleri Uygulama programlarinin olusturulmasi (kim, nerede, nasil, ne zaman)

43. 3. Asama: Proje Ekibi Olusturma & Egitimler Kontrol liderlerinin belirlenmesi Kontrol liderleri ve proje ekibine; proje y�ntemi, yaklasimi, s�re� y�netimi, i� kontrol, COSO modeli, risk y�netimi, risk analizi, s�re� y�netimi, iletisim becerileri ve is akislarinin dok�mantasyonu gibi konularda egitimler verilmesi. Projede kullanilacak metodoloji ve ara�larin tanitiminin yapilmasi Pilot uygulamalar ger�eklestirilmesi

44. 4. Asama: Idare Genelinde Farkindalik Saglanmasi �rg�t�n proje ile ilgili bilgilendirilmesi, I� kontrole iliskin farkindalik yaratilmasi, Karsilikli beklentilerin paylasilmasi, �alistaylar d�zenlenmesi, Projeye destek saglanmasi, Personelin i� kontrol, i� denetim, risk y�netimi gibi alanlarda bilgilendirilmesi, Personelin g�r�s ve �nerilerinin alinmasi, Personelin kontrol �z degerlendirme metoduna alistirilmasi, Personelin, i� kontrol sistemini etkin bir sekilde kullanmasinin saglanmasi.

45. 5. Asama: Uygulama & Entegrasyon Idare s�re�lerinde �nceden belirlenen metodoloji ve planlar �er�evesinde uygulamalar yapilmasi, Uygulamalarin Kurumun bilgi sistemleri ile raporlama, iletisim, risk y�netimi ve i� denetim sistemleri ile entegrasyonun saglanmasi, Erken uygulama sonu�larinin degerlendirilmesi, gerekli revizyonlarin yapilmasi, Eylem Planlarinin hayata ge�irilmesi

46. 6. Asama: G�zetim & Raporlama Proje ekibi ve kontrol liderlerine g�zetim ve destek saglanmasi, Y�r�t�len �alismalarin periyodik olarak g�zden ge�irilerek, sonu�larin Idare �st Y�netimine raporlanmasi, Proje bitiminde, proje hedefleri ile fiili durumun karsilastirilmasi, eksikliklerin giderilmesine y�nelik �alismalarin planlanmasi. Gerekirse g�zetim s�reci i�in bir dis danismandan destek saglamak

47. Firsatlar Erken yol alarak, Kamu Idareleri arasinda bir �en iyi uygulama� �rnegi olmak Stratejik Plan ve Performans Programi ile entegrasyonu saglayarak, bunlarin ger�eklestirilmesine ciddi katki saglamak �rg�tsel ama� ve hedefler ile bunlari tehdit eden risklerin t�m Idare teskilatinda daha iyi anlasilmasini saglamak I� kontrol sistemi kurulum s�recinde Birimlerin birbirleri ile etkilesimlerinin artmasi ve teskilatin isbirligine daha a�ik hale gelmesi Islere iliskin yeni perspektifler, fikir ve �neriler elde edilmesi Teskilat ve is s�re�lerindeki gizli kalmis, �st� kapatilmis veya kritik �nem tasiyan sorunlarin y�zeye �ikartilmasi Teskilatin riskler ve kontrollere iliskin farkindaliginin artirilarak; daha etkin ve verimli �alisilmasinin ve kaynaklarin daha ekonomik kullaniminin saglanmasi

48. Tehditler �st y�netimin i� kontrol sisteminin saglayacagi faydalara inanmiyor olmasi ve s�rece yeterli destek vermemesi Diger birimlerin s�rece yeterli katki saglamamasi �alismalarin eylem planinda belirtilen s�reler i�inde tamamlanamamasi nedeniyle motivasyon ve destegin kaybedilmesi S�rece y�nelik yeterli d�zeyde kaynak saglanamamasi (parasal, beseri ve teknik) I� denet�ilerin, denetim g�revlerini aksatmalari nedeniyle yasanabilecek sorunlar S�re� ile ilgili g�revlendirilecek personelin ayni zamanda Stratejik Plan ve Performans Programi �alismalarinda da yer almis olmalari nedeniyle yorgun olmalari

49. I� Kontrol Sistemi Olusturma Projesi

50. Beklenen Proje �iktilari I� kontrol sistemini gelistirme projesi kapsamindaki temel proje �iktilari; Egitim notlari, sunumlar ve egitim videolari, I� kontrol ile ilgili mevzuat, I� kontrol uygulamalari, Risk ve kontrol veritabanlari ile takip yazilimi, S�re� ve risk haritalari, Proje degerlendirme raporlari, Analiz raporlari, Toplanti tutanaklari, I� kontrol �alisma kagitlari, I� kontrol personelinin yetkinligi

51. Ama� deger katmak

52. 3. B�L�M

53. Genel Degerlendirme S�re�te disaridan egitim ve danismanlik hizmeti almanin faydalari Sunuma iliskin soru ve cevaplar Yol haritasina iliskin kritik tarihler

54. Dis Destek Almak: Egitim ve Danismanlik �st y�netimi ikna etmede �nemli islevi vardir (�st y�netim seminerleri) Disaridan bir g�z�n teskilata bakmasi sagliklidir Idarenin dogru metodoloji se�mesini saglar Profesyonel uzmanlardan saglanacak yetkinlikler G�zetimin etkin s�rd�r�lmesi S�re�lerin daha hizli ilerlemesi En iyi uygulamalarin b�nyeye adaptasyonunun saglanmasi Dis destek alirken dikkat edilmesi gereken hususlar